Hvilke reiser kan det kreves bilgodtgjørelse for og hva er skattefritt?

[#1]

Det er ingen lov eller forskrift som regulerer hva som kan kreves i bilgodtgjørelse til arbeidstakere som bruker egen bil på reise for arbeidsgiver. 

Arbeidstakers krav på utgiftsdekning må derfor som hovedregel være regulert i avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Ofte er det derfor sagt noe om utgiftsdekning i den ansattes arbeidsavtale, gjerne med henvisning til bedriftens personalhåndbok. 

For virksomheter som er tariffbundet så kan tariffavtalen ha bestemmelser om bilgodtgjørelse.

Ansattes krav på bilgodtgjørelse vil derfor avhenge av hvilken forpliktelse arbeidsgiver har påtatt seg i de tilfeller man ikke er bundet av en tariffavtale.

2-sporet system

Dekning av utgifter til bruke av egen bil følger et 2-sporet system:

1. Hva kan arbeidstaker kreve i bilgodtgjørelse
2. Hva er vilkår for skattefri utbetaling 

Det er forskjell på hvilke reiser arbeidstaker kan kreve bilgodtgjørelse for og hvilke reiser det kan utbetales skattefri bilgodtgjørelse for. Det er også forskjell på hvilken sats som kan kreves etter statens reiseregulativ og hvilken sats som er skattefri.

Statens særavtaler

Statens særavtaler (eller statens reiseregulativ), regulerer hvilken utgiftsdekning de ansatte i staten har krav på ved reiser for staten som arbeidsgiver. Satsene i særavtalene betegnes som «statens satser».

Mange private arbeidsgivere har forpliktet seg gjennom avtaler med de ansatte å følge reglene og/eller satsene i statens særavtaler.

Type reiser etter særavtalen det gis bilgodtgjørelse for: 

• Når utgangs- og endepunkt for reisen er egen bolig, beregnes kilometergodtgjørelse for hele reisen.
• Når utgangs- og endepunkt for reisen er arbeidsstedet beregnes kilometergodtgjørelse fra arbeidsstedet og tilbake til arbeidsstedet. For reisen tur/retur egen bolig tilstås det kilometergodtgjørelse for inntil 20 km hver vei.
• Når utgangspunkt for reisen er egen bolig og endepunkt arbeidsstedet, beregnes ordinær kilometergodtgjørelse for hele reisen frem til arbeidsstedet. For reisen fra arbeidsstedet og til egen bolig tilstås det kilometergodtgjørelse for inntil 20 km.
• Arbeidstakere som blir kjørt til eller hentet på flyplass og lignende, får dekket kilometer tur/retur.

Skatteregler

Ett av vilkårene for at bilgodtgjørelse kan utbetales skattefritt er at arbeidstaker er på yrkesreise. 

Yrkesreise er:

• Reise mellom bolig og ikke-fast arbeidssted.
• Reise mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted.
• Reise der arbeidstaker av hensyn til arbeidet må bo utenfor hjemmet. Dette gjelder likevel ikke besøksreise (pendlerreiser) til hjemmet.
• Reise fra bolig til fast arbeidssted før en yrkesreise påbegynnes fra arbeidsstedet dersom arbeidstaker oppholder seg på arbeidsstedet i kort tid, og ikke utfører alminnelig arbeid under oppholdet. Det samme gjelder tilsvarende returreise.
• Reise mellom bolig og fast arbeidssted når arbeidet regelmessig gjør det påkrevet å frakte arbeidsutstyr med bil.
• Reise fra det sted arbeidstaker oppholder seg til fast arbeidssted når reisen foretas på grunn av nødvendig tilkalling utenom ordinær arbeidstid. Det samme gjelder returreisen.

Fast arbeidssted

Sted hvor arbeidstaker normalt utfører sitt arbeid. Dersom det i samme arbeidsforhold arbeides på flere arbeidssteder, anses bare det arbeidsstedet hvor det meste av arbeidstiden tilbringes i den enkelte kalendermåned som stedet hvor arbeidstaker normalt utfører sitt arbeid i kalendermåneden.

Eksempel: 

• Januar: Hjemmekontor 12 dager og 10 dager på bedriftens kontor. Hjemmekontor er da fast arbeidssted i januar.
• Februar: Hjemmekontor 8 dager og 9 dager på bedriftens kontor. Bedriftens kontor er da fast arbeidssted i februar.

Sted hvor arbeidstaker ikke normalt utfører sitt arbeid, for eksempel ute hos kunde, men som likevel er det samme i en periode på mer enn to uker. Mer enn 3 dager ferie/sykefravær o.l. avbryter “2-ukers-regelen”. Det samme gjør fysisk arbeid et annet sted 1 arbeidsdag.

Eksempel:

• Arbeidstaker skal 4 uker sammenhengende arbeide ute på kontoret til en kunde. Kontoret hos kunden blir da fast arbeidssted fra første dag. 
• Arbeidstaker skal 4 uker arbeide ute på kontoret til en kunde. Torsdag og fredag i uke 2 jobber vedkommende på sitt ordinære arbeidssted.  Alle reisene til kunden blir da yrkesreiser.

Kombinert arbeids- og yrkesreise

Ved reise til eller fra fast arbeidssted via ikke fast arbeidssted, regnes merreisen utover avstanden mellom bolig og fast arbeidssted som yrkesreise.

Eksempel:

• Det er 30 km mellom arbeidstakers hjem og kontoret. Arbeidstaker kjører til kontoret, jobber 2-3 timer og reiser 40 km ut til kunde. Fra kunde og hjem er det 55 km. Merkjøring denne dagen = Totalt kjørt 125 km minus hjem/kontor/hjem 60 km = 65 km

Satser for bruk av egen bil

Hvis arbeidstaker etter avtale i bedriften skal ha statens sats, vil differansen mellom den avtalte satsen og den trekkfrie satsen være trekkpliktig.

• kr 4,90 pr km = sats i statens særavtale
• kr 3,50 pr km = trekkfri sats
• kr 1,40 pr km = trekkpliktig 

Reiseregning

Reiseregningen skal minst ha følgende innhold for å kunne utbetales trekkfritt:

• arbeidstakerens navn og adresse og underskrift,
• dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise,
• formålet med reisen,
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på,
• fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer,
• totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram, og
• navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for.

Følg RegelPOD - hold deg oppdatert

Følg gjerne vår RegelPOD for å holde deg oppdatert på nye og aktuelle fagtema innenfor Lønn og personal. 

Hør RegelPOD her