Hvordan dokumentere fravær fra arbeidet?

[#1]

Det kan være mange årsaker til hvorfor arbeidstaker har fravær fra arbeidet, men hvordan skal egentlig et fravær dokumenteres riktig? Her har vi satt opp noen av de vanligste formene for fravær, og gitt en oversikt over hvilken dokumentasjon som kan være aktuell.

Sykefravær

Sykmelding

Ved eget sykefravær er hovedregelen at fravær skal dokumenteres med legeerklæring. 

Egenmelding

Selv om legeerklæring er hovedregelen for hvordan sykefravær skal dokumenteres, så er det slik at arbeidstaker på visse vilkår har rett til å benytte egenmelding i en begrenset periode.

For å få rett til å nytte egenmelding, må arbeidstakeren ha arbeidet hos arbeidsgiveren i minst to måneder. Dette innebærer at egenmelding bare kan benyttes i et arbeidsforhold av en viss varighet.

Det er ingen formkrav i loven til hvordan en egenmelding skal gis, den kan gis både muntlig og skriftlig. Det er arbeidstakeren som har ansvaret for at meldingen kommer fram til arbeidsgiveren uansett hvilken måte egenmeldingen er gitt på.

Egenerklæring

En egenmelding kan som nevnt ovenfor gis på hvilken som helst måte, skriftlig eller muntlig. Når arbeidstakeren har gjenopptatt arbeidet, kan imidlertid arbeidsgiver sette som et vilkår for utbetaling av sykepenger, at arbeidstakeren gir en skriftlig bekreftelse, altså en egenerklæring, på en muntlig egenmelding.

Dersom arbeidstaker ikke leverer en slik erklæring, kan arbeidsgiveren bestemme at retten til sykepenger skal falle bort.

Sykt barn

For å ha rett på omsorgspenger ved sykdom hos barn, eller barnepasser, så må fraværet dokumenteres.

På samme måte som ved egen sykdom kan arbeidstaker bruke egenmelding for de første tre kalenderdagene for hvert fraværstilfelle. Fra 4. kalenderdag med fravær kan arbeidsgiver kreve legeerklæring for den som er syk, det vil si barn eller barnepasser. Egenmelding ved barns sykdom kan først benyttes når arbeidstaker har vært ansatt i fire uker.

Ved barns- og barnepassers sykdom gjelder det ikke noen begrensning på fire tilfeller pr. 12 måneder slik som ved egen sykdom. Begrensningen her avhenger av hvor langt fravær man har pr. fraværstilfelle, og hvor mange dager med omsorgspenger man har krav på i løpet av ett år.

Når man avgjør hvilken dokumentasjon som kan kreves, ser man ikke på hvor lenge barn eller barnepasser er syk sammenhengende. Det man måler her er hvor langt sammenhengende fravær arbeidstakeren har.

Eksempel:

Pål og Kari har ett barn, Espen, på to år. Espen får vannkopper, og må være hjemme fra barnehagen i to uker på grunn av dette.

Pål og Kari bytter på å være hjemme. De er maksimalt hjemme fra arbeidet tre dager om gangen, før de er tilbake på jobb. Her har altså verken Pål eller Kari fravær fra arbeidet i mer enn tre kalenderdager i strekk da fraværet avbrytes av at de kommer tilbake på jobb. Det foreligger da et nytt fraværstilfelle neste gang de er hjemme med omsorgspenger.

Her kan både Pål og Kari benytte egenmelding for sine fravær i hele perioden Espen må være hjemme fra barnehagen, (to uker). Dette fordi hvert fraværstilfelle for foreldrene er på maks tre dager.

Ikke skriftlig egenmelding

I motsetning til ved egen sykdom, så kan ikke arbeidsgiver kreve skriftlig egenmelding ved barns sykdom. Dette vil si at arbeidsgiver kan ikke nekte å utbetale omsorgspenger dersom arbeidstaker ikke leverer en skriftlig egenmelding etter fraværet.

Ferie

Ferieloven har som utgangspunkt at det er arbeidsgiver som fastsetter tidspunkt for når de ansatte får avvikle ferie hvert år. Denne retten er en naturlig del av det vi gjerne betegner som arbeidsgiverens styringsrett. Arbeidsgiver må imidlertid forholde seg til ferielovens rammer ved fastsettelsen, f.eks. reglene om drøfting, underretning, hovedferie og restferie.

Det vil si at ved fastsettelse av ferie, så kan arbeidstaker ønske seg ferie på et bestemt tidspunkt, men det er arbeidsgiver som avgjør når ferien skal avvikles. Det vil også si at det er arbeidsgiver som må varsle arbeidstaker om når ferie skal avvikles. Arbeidstaker kan i henhold til ferielovens bestemmelser kreve å få underretning om feriefastsettingen «tidligst mulig og senest 2 måneder» før ferien tar til, såfremt ikke «særlige grunner» er til hinder for dette. Denne regelen er slik at det er den ansatte selv som må fremsette krav om underretning, dette er altså i utgangspunktet ikke noe arbeidsgiver trenger å forholde seg til før den enkelte krever slik underretning. Vi anbefaler likevel at arbeidsgiver som en del av sin personalpolitikk informerer de ansatte om muligheten til å kreve slik underretning i god tid.

Hva skjer hvis arbeidsgiver ikke varsler om ferien i tide?

Det følger av forarbeidene til ferieloven at regelen om varslingsplikt, kun er en ordensforskrift. Det betyr i praksis at arbeidstaker ikke uten videre kan nekte å ta ferie selv om arbeidsgiver har varslet med for kort frist. Vår erfaring er at de fleste arbeidsgivere av eget tiltak og som en del av sin personalpolitikk, underretter de ansatte om ferieplassering i god tid.

Tilleggsferie pga alder

Det er et unntak fra hovedregelen om at arbeidsgiver bestemmer når ferien skal avvikles. Dette gjelder tilleggsferien som arbeidstaker får på grunn av alder.

Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret, er i ferieloven gitt en tilleggsferie på 6 virkedager (1 uke). I motsetning til ferielovens alminnelige ferie er det arbeidstaker som kan bestemme når denne tilleggsferien skal avvikles.

Da det her er arbeidstaker som bestemmer når tilleggsferien skal avvikles, så er det arbeidstaker som har varslingsplikt til arbeidsgiver om når ferien skal avvikles. Arbeidstaker må varsle arbeidsgiver om tidspunktet for ferieavvikling med minst 2 ukers frist.

Dersom en arbeidstaker varsler med kortere frist enn 2 uker, vil det kunne få den konsekvens at arbeidsgiver kan motsette seg at tilleggsferie avvikles før det tidligst er gått 2 uker. Arbeidsgiver kan selvfølgelig velge å akseptere kortere frist.

Det er kun den ekstra ferieuken som arbeidstaker selv kan bestemme tidspunktet for. Den øvrige ferien er det fortsatt arbeidsgiver som har styringsrett over.

Formkrav til varslingen?

Hvordan det skal varsles vil være opp til rutinene i virksomheten. Det er ingen krav i loven for hvordan et varsel om ferie skal se ut.

Foreldrepermisjon

Når det gjelder permisjon i forbindelse med fødsel og adopsjon, så må man her skille på foreldrepermisjon og foreldrepenger. Når det gjelder stønaden foreldrepenger så må arbeidstaker søke NAV om denne. Permisjonen fra arbeidet er det arbeidsgiver som må underrettes om.

Det er ingen formelle krav til hvordan arbeidstaker skal varsle arbeidsgiver om permisjon. I arbeidsmiljøloven § 12-7 finner vi bestemmelser om arbeidstakers varslingsplikt ved permisjoner. Denne paragrafen sier kun noe om når det må varsles, ikke hvordan det skal varsles.

Arbeidstaker skal varsle arbeidsgiver snarest mulig og senest en uke i forveien ved fravær utover to uker, senest fire uker i forveien ved fravær utover tolv uker og senest tolv uker i forveien ved fravær utover ett år. Oversittelse av fristene medfører ikke at arbeidstaker må utsette permisjonen dersom permisjon er nødvendig på grunn av forhold som arbeidstakeren ikke hadde kjennskap til ved fristens utløp.

Loven sier altså kun noe om når det skal varsles, ikke hvordan det skal varsles. Vi anbefaler at det lages rutiner i virksomheten for hvordan, og til hvem permisjonen skal varsles.