Utlegg refundert etter regning - skattefritt eller skattepliktig?

[#1]

Vi gjør oppmerksom på at dette er en eldre artikkel.

Mange arbeidstakere legger ut for kostnader i forbindelse med jobben og får refundert utgiftene av arbeidsgiver. Hvilke utgifter og hva kreves av dokumentasjon for at utlegg kan refunderes skattefritt?

Type utgifter
Det er mange type utgifter ansatte kan forskuttere og deretter få refundert kostnadene de har hatt av arbeidsgiver. Kostnader i forbindelse med tjenestereiser, som f eks flybillett, togbillett og taxi regning. Det kan være utgifter til mat og drikke og kostnader til overnatting.

Det kan også være andre utgifter enn reiseutgifter. F eks nytt batteri til mobiltelefon, kostnader til bredbånd hjemme hos arbeidstaker eller bøker/faglitteratur. Det er heller ikke uvanlig at ansatte legger ut for kostnader til representasjon eller for utgifter i forbindelse med velferdstiltak i bedriften.

Avtale
Hva ansatte skal få dekket av utgifter i forbindelse med tjenestereiser er ikke hjemlet i lov eller forskrift, men følger av tariffavtale eller bedriftsintern avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.

Skattefritt eller skattepliktig
Noen utlegg vil være privatutgifter som ikke kan refunderes skattefritt. Hvilke vilkår som gjelder for at enkelte utgifter kan refunderes uten beregning av forskuddstrekk, fremgår av skattebetalingsforskriften § 5-6-11.

Et viktig moment i vurderingen av om refusjonen kan gjøres skattefritt, vil være om det er utgifter som er pådratt i forbindelse med utførelse av arbeidet, og at utgiften er en merkostnad for arbeidstaker.

Mat og drikke
Utgifter til mat på tjenestereiser, både på dagsreiser og reiser med overnatting, anses som en merutgift for arbeidstaker, da måltidet ikke kan inntas hjemme. Kostnader til mellommåltider, f eks en pølse på flyplassen, kan også refunderes skattefritt. Kostnader til alkohol er i utgangspunktet en privat utgift som ikke kan refunderes skattefritt når ansatte er på tjenestereise. Det er imidlertid akseptert at ett eller to glass øl/vin til mat kan dekkes skattefritt. Alkohol fra hotellets minibar anses som en privat utgift, og kostnadene er skattepliktig hvis arbeidsgiver refunderer slike kostnader. Om arbeidsgiver dekker utgifter til alkohol, følger av avtalen som gjelder i bedriften.

Private utgifter
Noen ansatte velger å benytte hotellets treningsfasiliteter eller spa-avdeling. Velger arbeidsgiver å refundere slike kostnader, vil det anses som dekning av private utgifter, og det vil være skattepliktig for mottaker.