Nyttig før man tar i bruk versjon 13.10

[#1]

Endring i bruk av dokument-typer

I versjon 13.10 av Visma Document Center (VDC) snur man litt rundt på hvordan man håndtere vedlegg og dokumenter. Tidligere skulle man slå sammen alle dokumenter til ett dokument, nå lar man vedleggene og dokumentene ha sin opprinnelige form, og legger de til som vedlegg. Det at dokumentene har sin opprinnelige form har mange opplagte fordeler. Årsaken til dette er jo at vi slutter å konvertere dokumentene til TIFF.

Se en liten video som viser hvordan man nå legger inn en faktura med vedlegg mottatt på epost.

Enkelte brukere har mislikt at noe funksjonalitet har blitt borte ved denne endringen. Detaljene er beskrevet under. Men vi planleger en ny versjon (13.10.1) som skal være tilgjengelig i slutten av februar eller tidlig i mars 2019. Der vil vi forsøke å rette opp dette. En oversikt over hva som endres til 13.10.1, ser du lenger ned i dette dokumentet.

Fordelene ved å bruke PDF og ikke konvertere til TIFF er i hovedsak dette

• Bedre og riktigere visning av dokument
• Farger - skygger kunne tidligere ødelegge hele visningen av dokumentet
• Mange PDF'er inneholder teksten slik at den kan kopieres fra PDF
• Raskere prosess - slipper å konvertere dokumentene til TIFF
• Dette vil gi mer stabil nedlastning fra AutoInvoice
• Riktigere OCR-tolkning. Hvis PDF'en inneholder teksten i et eget "lag" kan den kopieres og brukes direkte

Så i mange av tilfellene hvor man tidligere ønsket å slå sammen dokumenter, så ønsker man egentlig å legge til vedlegg. Vi skiller altså mellom «dokument» og «vedlegg». Et dokument kan bare være en, men man kan legge til 0 eller flere vedlegg til et dokument. Dokumenter ligger som vanlig i listen til venstre, mens vedlegg finner man ved å trykk på «bindersen» oppe til høyre når man har valgt et dokument.

Dette er mulig i 13.10

• Drag-n-drop dokumenter inn som vedlegg. Vedleggene slippes i det grå feltet når man har klikket på bindersen til et dokument eller i det hvite feltet helt til høyre hvis man allerede har et vedlegg der.
• Drag-n-drop direkte fra Outlook til vedlegg fungerer ikke av en eller annen grunn. Vi ser på dette til senere versjoner. Her må man først dra den til f. eks skrivebordet, for så å dra den inn til vedlegg i VDC.
• Legge til følgende typer som dokumenter: XML, PDF og bildetyper som TIFF, jpg, bmp, png og andre bildetyper
• Legge til alle typer dokumenter som vedlegg, men bare PDF, TIFF, jpg, bmp, png og andre bildetyper kan vises direkte i VDC. De andre må åpnes i respektive programmer.
• Du kan også bruke Rediger | Flytt inn / Kopier inn vedlegg
• PDF-dokumenter på flere sider kan splittes i enkeltsider, for så evt. å spleise noen av dem sammen igjen i nye dokumenter. I denne prosessen vil PDF-dokumentet bli konvertert til TIFF-format.
• Importer dokument med skilleark. Innskannede fakturaer i en PDF med en blank side, kan importeres som flere dokumenter som tidligere. Dokumentene blir da omgjort til TIFF-format. TIFF'ene er nå i farger og ikke i sort/hvitt. Dette fungerer også via AutoImport.
• Dokumenter som er i TIFF-format kan manipuleres og man kan velge å f. eks flytte en side først eller slette en side. Merk at da blir TIFF’ene sort/hvitt.

Funksjonalitet som nå ikke er mulig

• Spleise to dokumenter i PDF-format sammen. Vi tenker at vi ikke ønsker å manipulere dokumenter som blir lagt til ved å gjøre to dokumenter om til ett. Spleising av PDF'er er også en langt mer komplisert funksjonalitet enn spleising av TIFF'er, så dette vil nok ikke komme.
• Hvis man først har lagt til et vedlegg som et dokument i dokumentlisten, er det ikke mulig å flytte det inn som et vedlegg. Dvs at bruk av AutoImport for alle dokumenter, både for fakturaer og vedlegg, ikke vil være en god ide.
• Manipulere et PDF-dokument
• Sette en side som førsteside
• Slette en side midt i PDF-dokument
• Workaround vil være å splitte dokumentet og så slå dem sammen igjen. Da blir dokumentet gjort om til TIFF og funksjonalitet som «Sett som førsteside» og «Slett denne siden» vil være tilgjengelig.

Forbedringer som vi planlegger å forbedre til 13.10.1

• Mulighet for drag-n-drop fra Outlook
• Mulighet for å slå sammen flere typer dokumenter, både dokumenter i TIFF- og PDF-format.
• Mulighet for manuelt å konvertere til et editerbart format (TIFF), for å kunne bruke funksjonaliteten som gjelder for TIFF-filer slik man gjorde i tidligere versjoner.
• Vise tydeligere at det er mulig å dra inn vedlegg og knapp for å importere et vedlegg.
• Mulighet for å flytte et dokument fra dokumentlisten over som et vedlegg.
• Lettere å se at det finnes vedlegg til et dokument

Riktig valg av PDF-leser

VDC bruker den PDF-viseren som er angitt som standard i din Internet Explorer. Vi anbefaler at dere bruker siste versjon av Adobe Reader DC (https://get.adobe.com/reader/). Dvs at standard leser i Internet Explorer bør endres til dette.

Hvis man ønsker å fjerne/vise menyer i PDF-leseren, må dette gjøres ved hjelp av innstillingene i PDF-leseren. Adobe Reader DC har en innstilling for å huske siste visning, slik at man slipper å endre dette hele tiden.

Bruk av Zoom

Hvis dokumentet er en PDF, må man bruke zoom-funksjonaliteten inne i PDF-leseren.

Klikk CTRL-H for å vise / skjule menylinjene i PDF-viseren (gjelder Adobe Reader DC)

Hvis du ser på XML-visningen av dokumentet, kan du bruke Ctrl + og Ctrl - for å zoome. Det samme gjelder for TIFF-filer.

[Cecilie Nordbø]

Kommentar til punktet: "Funksjonalitet som nå ikke er mulig":

For noen år siden kom VDOC med versjoner som gjorde det mulig å ta inn både Tiff og pdf. Dette åpnet for at kundene våre kunne sende oss bilagene på mail som pdf (svært mange har ikke skannere som gjør det mulig å skanne i Tiff format)

Vi er ett regnskapsbyrå som er godt i gang med implementering av skybaserte Visma-løsninger, men vi får også  inn en god del av bilagene via epost, skannet av kunde i pdf og vi er helt avhengig av å splitte/spleise dokumenter i PDF-format i VDOC. Mange kunder har fremdeles ikke tatt i bruk EHF/Visma Net løsningene osv. Fremdeles håndteres det bilag via mail.

Hadde vi vært klar over at funksjonen nå er fjernet(!) ville vi foretrukket å vente med oppgraderingen! Ønsker virkelig at dere åpner for dette igjen.

Antar at det er flere enn oss som opplever at VDOC versjonen har mistet en viktig funksjon og blitt en dårligere løsning for de kundene som fremdeles bruker pdf format på skannede bilag inn til byråene. Cecilie N.

[Svein Holanger]

Kommentar til Cecilie Nordbø

Det er fortsatt mulig å ta imot PDF på epost fra kundene inn i VDC. Men man må nå være bevist på forskjellen mellom et dokument og et vedlegg til et dokument. Selve dokumentet tas inn som tidligere, men vedlegg må legges inn som et vedlegg til et eksisterende dokument, f.eks ved å dra den inn til vedlegg-siden. 

Samtidig har vi fått mange tilbakemeldinger på at "gammel vane er vond å vende" og at vi må legge inn funksjonalitet for enklere å flytte et dokument som ligger i dokumentlisten inn som et vedlegg. Se oversikt over forbedringer som vi ønsker å gjøre noe med i artikkelen.

[Cecilie Nordbø]

Hei!

Takk for raskt svar - men om en leverandør sender en faktura som består av for eksempel 5 sider av en større forsendelse, bør dette kunne behandles som ett flersidig dokument (etter splitting av f.eks en større pdf forsendelse) skal ikke behøve å måtte lagre noen av sidene som vedlegg først. Kundene våre som skanner over pdf skal heller ikke behøve å tilpasse skanning av sine dokumenter inn til oss for å forenkle en større forsendelse osv. Denne funksjonen burde ikke vært fjernet!!! Cecilie N.

[Svein Holanger]

Kommentar til Cecilie Nordbø.

Det skal fortsatt være mulig å splitte PDF-filer, f.eks filer som inneholder mange scannede bilag i en å samme PDF-fil. Hvis man velger å splitte filen i Visma Document Center (VDC), så vil VDC konvertere den til mange TIFF-filer, en for hver side av den opprinnelige PDF-filen. Disse TIFF-filene vil være i farger. Deretter kan slå sammen de filene som hører sammen, slik som tidligere.

[Svein Holanger]

Jeg har nå oppdatert artikkelen med informasjon at vi vil komme med en såkalt "patch", en ny versjon av Visma Document Center. Den er planlagt tilgjengelig i midten av februar 2019. Her vil vi forsøke å forbedre de utfordringene som er nevnt i denne artikkelen.

[Nils Bjerke]

Hei.

Vår erfaring etter et par dagers bruk er at pdf filene bør ha flere sider når de lastes inn i VDC dersom man skal splitte og slå sammen som man var vant til fra tidligere versjon. Har man pdf med bare en side som skal slås sammen med andre dokumenter så må vedleggsfunksjonen benyttes. Det går ikke å konvertere pdf på bare en side ved å bruke splitt funksjonen. Alternativt da konvertere til tiff før man laster inn.

[bjarne2]

Hei.

Vi har brukt spleis-funksjonen flittig, spesielt i tilfellet hvor man får faktura og deklarasjon i egne forsendelser. Det at man må gjøre ekstra arbeidsoppgaver for å kunne slå dem sammen kan ikke sees på som annet enn et stort tilbakeskritt. Det ville dermed vært mer hensiktsmessig for oss å beholde den gamle versjonen dersom det hadde vært kjent at ny oppdatering skulle skape merarbeid. Håper dere raskt får lagt inn funksjonen for å slå sammen igjen.

[Svein Holanger]

Hei bjarne2

Vi mener at vår endring av håndtering av dokumenter, hvor vi størst mulig grad beholder det originale dokumentet er et bra skritt i riktig retning. Vi mener at det er bedre struktur å ha hoveddokumenter med vedlegg, enn å kunne manipulere dokumenter ved å slette sider, slå sammen sider og egentlig lage nye dokumenter. I eksemplet du nevner tenker jeg at det er naturlig at fakturaen er hoveddokumentet og deklarasjon som et vedlegg. At man får disse i ulike dokumenter er dermed helt naturlig, og vi tenker også at det er naturlig å ikke slå dem sammen til ett dokument. Samtidig har flere kommet med eksempler der det er naturlig å slå sammen dokumenter, f. eks hvis man har fått en tre-sidig faktura skannet til tre dokumenter.

I versjon 13.10 kan du splitte dokumenter og dermed gjøre dem om til editerbart format  (TIFF). Deretter kan du slå dem sammen igjen og bruke all funksjonalitet som du hadde tidligere. Eneste unntak er hvis dokumentet er på en side, da får du ikke splittet dokumentet. Hvis du leser artikkelen en gang til, så har jeg nå oppdatert den med informasjon om at det vil komme en ny versjon av VDC (13.10.1) som likevel vil gi deg mulighet til å slå sammen PDF-dokumenter. Men VDC vil fremover i størst mulig grad behandle original-dokumenter og vi vil fortsatt anbefale å dele inn dokumentene i hoveddokument og vedlegg. 

[bjarne2]

Hei Svein,

Takk for rask tilbakemelding, og ikke minst oppdateringen om at muligheten for å slå sammen dokumenter kommer tilbake.

For dokumentasjonen sin del spiller det liten rolle om det er en siste side eller vedlegg, men det som er viktig er at det ikke blir mer jobb med behandlingen av dokumentene. Vi ser frem til oppdateringen.

[Svein Holanger]

Oppdatering i forhold til patchen 13.10.1: Ny forventet leveringsdato vil være siste uka i februar eller første uka i mars. Årsaken til utsettelsen er at det er jobbet en del med hastighetsforbedringer i denne versjonen, for de som har mange (> 1000) klienter og mange (>100) brukere.

[Anonymous]

Hva om man har 2 bilag som man har fått på forskjellige tidspunkt i nye dokumenter, så vil man ha det ene dokumentet som et vedlegg på det andre dokumentet. Må man da skrive det ut til fil, lagre det på skrivebordet, og så trekke det over? Er det ingen funksjon for å lage et vedlegg ut av et dokument som allerede er i VDC?

[Svein Holanger]

Svar til Ingunn:

Funksjonalitet for dette skal komme i versjon13.10.1. 

Ellers er enkleste måte som du sier: Velge "Lagre som" på dokumentet og lagre den på skrivebordet. Deretter dra den inn som vedlegg.

[Ingelstrand]

Hei finnes det noe nytt dato for patchen ?

Mvh

Leif I

[Svein Holanger]

Versjon 13.10.1 er forventet å bli offentlig mandag 18. mars.

[Anonymous]

Vi MÅ kunne legge flere sider til et allerede eksisterende dokument. Det hender vi scanner inne vedleggene først, i påvente av fakturaen, og når fakturaen kommer, legger vi den til, og setter den som første side. Dette MÅ vi kunne gjøre, og så vidt jeg forstår går ikke det i versjon 13.10.0? OG: Endel brukere får forskjellige Adobe-feilmeldinger (og noe blir kastet rett ut av Dok.senter når de klikker på en dokumentlinje), dette antagelig fordi nettleseren ikke finner riktig pdf-leser (?). Vi MÅ kunne få åpnet dokumenter uten at IT-ansvarlig må løpe rundt på PC-er og rette på Adobe-settings i IE eller hva nå problemet er...... Håper ny versjon går tilbake til det forrige oppsettet, som fungerte helt fint, med tiff som standard, og mulighet for å legge til sider.

[Anonymous]

Er 13.10.1 tilgjengelig nå? Jeg ser ingenting på "nyheter".

[Svein Holanger]

Ja, 13.10.1 er nå tilgjengelig.

[Henrik Søe Jensen]

Er det meningen at 13.10.1 kun kan hentes under Nedlastninger Visma Business Regnskapsbyrå? Dvs. er der forskel på versionerne?

[Ingelstrand]

Hei er det noen endringer på gang rørende in og utgang av faktura fra autoinvoice

Noen som har sagt at det skulle ha med selve visualiseringen at gjøre

Mvh

Leif I

[Anonymous]

Noe nytt vedr. hastighet her ?