Zoeken
Mijn Communities
Help

Release notes Payroll Gemal 2020-12

24-11-2020 20:19 (Bijgewerkt op 28-07-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 3268 Weergaven

 

Nieuw

2020-12/1 Mutaties en Signalen Gemal

Vanaf december is de nieuwe applicatie Mutaties en Signalen Gemal voor alle klanten beschikbaar. In deze applicatie staan je mutaties van iedere productie die je hebt gedraaid in Payroll Gemal. Ook vind je in deze applicatie alle beschikbare signalen en signaleringen terug.

Nieuw is dat je kunt zoeken naar signalen over meerdere ceanummers heen of bijvoorbeeld de mutaties van één medewerker volgen over meerdere maanden. Ook is het mogelijk van je zoekopdracht een download (in csv-formaat) af te roepen om in Excel verder te bewerken of analyseren. Het 'oude' mutatieverslag wordt op termijn vervangen.

Je vindt deze nieuwe applicatie in Dossier Online bij Mutatieverslag: selecteer een jaar/periode en daarna vind je onder de tab Resultaten de blauwe knop Mutatie en Signalen Gemal:

Zie het instructiefilmpje of lees de handleiding in de community bij Productdocumentatie. 

2020-12/2 UPA status in Payroll Manager

Met ingang van periode 12 wordt in de Payroll Manager, in de (detail)informatie van de digitale media, ook de status van de UPA-berichten getoond. In de Payroll Manager worden de statussen van de verschillende deelprocessen bijgehouden en zichtbaar gemaakt. Door middel van deze functionaliteit krijg je inzicht in de voortgang en weet je of er berichten in de UPA-module klaar staan om verzonden te worden naar het pensioenfonds.

De status van het UPA-bericht is in de volgende producties te volgen:

- Salarisproductie;
- Correctieproductie;
- Speciale productie met afroep lijstnummer 6301 of 6401.

Jaarovergang

2020-12/3 Bewaren gegevens na jaarovergang en herrekenen vorig jaar

In Payroll Gemal kun je opgeven welke gegevens je wilt bewaren na de jaarovergang, zodat ze in het bestand aanwezig blijven voor gebruik in het volgende jaar. Dit doe je bijvoorbeeld met Bewaren werknemers uit-dienst (werkgevercode 03051) waarmee je kunt aangeven dat werknemers met een datum uit-dienst in het vorige jaar (2020) of het jaar daarvoor (2019) alsnog bewaard moeten blijven. Dit leg je altijd vast bij instelling 0001.

Als je in 2021 nog gegevens van werknemers die uit-dienst zijn getreden in 2019 nodig hebt, moet je bij werkgevercode 03051 de waarde 2 vastleggen. Dit is alleen mogelijk als je in 2020 de waarde 1 hebt vastgelegd. Voor het bewaren van gegevens van werknemers die in 2018 uit-dienst zijn gegaan is geen code beschikbaar.

Als je voor de werknemers van de laatstgenoemde categorie in januari 2021 een ('loze') mutatie vastlegt, dan zal dit resulteren in een salarisstrook zonder berekeningsgegevens. Loze mutatie = wanneer je bij een code een bedrag van € +1,00 variabel vastlegt en vervolgens bij dezelfde code nogmaals een bedrag van € -1,00 variabel vastlegt. De gegevens blijven dan in Payroll Gemal nog een jaar bewaard.

Gegevensuitwisseling pensioenfondsen

Als je voor deelnemers gegevens wijzigt over vorig jaar door middel van herrekeningen over vorig jaar, dan dien je hierbij te denken aan de gegevensuitwisselingen met onder andere de pensioenfondsen ABP, PFZW of PRWI. Hierbij is het noodzakelijk dat je er ook voor kiest om werknemers die vorig jaar uit dienst zijn gegaan, te laten bewaren in Payroll Gemal. Doe je dit niet dan kunnen de gegevens van deze werknemers uiteraard ook niet door ons aan de pensioenfondsen geleverd worden en zou dit tot foutsignalen kunnen leiden.

Actie

Je legt het bewaren vast bij Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Diversen onder het kopje 'Jaarovergang/jaarafsluiting' bij Bewaren werknemers uit dienst (werkgevercode 03051).

Herrekenen vorig jaar

Je kunt met werkgevercode 03051 aangeven dat gegevens van het vorig jaar bewaard moeten blijven zodat er ook over het jaar kan worden herrekend. Wanneer je deelneemt aan bijvoorbeeld pensioenfonds ABP of PFZW is deze aansturing noodzakelijk voor de verantwoording voor het geval je wel eens over het jaar heen herrekent.

De aansturing hiervoor (Code herrekenen vorig jaar, werkgevercode 03050) hebben we enige tijd geleden aangepast en vastgelegd op Algemeen of CAO-niveau:

  • Voor alle klanten uit de sector Pensioenen en uitkeringen heeft werkgevercode 03050 de waarde 0 = geen herrekening over vorig jaar.
  • Voor alle overige klanten heeft werkgevercode 03050 de waarde 1 = wel herrekenen over vorig jaar.

Je kunt deze werkgevercode eventueel zelf aanpassen. Ons dringend advies is echter om dit niet te doen.

Handleiding Jaarovergang

Alle informatie over de jaarovergang vind je in de community bij Productdocumentatie.

2020-12/4 Jaaropgave en vooringevulde aangifte (VIA)

Het jaar loopt weer ten einde en dat betekent dat binnen enige tijd de jaaropgaven verstrekt zullen worden, waarmee de werknemers aangifte inkomstenbelasting zullen doen. Dit jaar zijn er een aantal aandachtspunten waar we je graag op willen wijzen.

Transitie-/Ontslagvergoeding

Sinds begin 2020 bieden wij de optie om een transitie-/ontslagvergoeding uit te betalen zonder een nieuw dienstverband hiervoor aan te maken. De betaling lijkt dan voor de werknemer plaats te vinden op hetzelfde dienstverband. Ook op de jaaropgave wordt de transitie-/ontslagvergoeding samengevoegd met het loon van het dienstverband. In de loonaangifte wordt de vergoeding echter aangegeven op een aparte IKV (inkomstenverhouding), los van het dienstverband. Dit is conform de fiscale voorschriften. Ook in de vooraf ingevulde aangifte wordt de vergoeding apart weergegeven. De werknemer kan de bedragen in de vooraf ingevulde aangifte optellen en deze opgetelde bedragen controleren met de jaaropgave.

In een eerder stadium is aangegeven dat de transitie-ontslagvergoeding op de jaaropgave ook apart gespecificeerd zou worden. De regelgeving heeft zich echter zodanig ontwikkeld dat per 2022 voor tal van nieuwe situaties een aparte IKV noodzakelijk is, die ook in de VIA apart gepresenteerd zal worden. Om die reden hebben we besloten om de jaaropgave per 2022 in één keer aan te passen aan de nieuwe situatie. 

Ontbrekend dienstverband bij negatieve arbeidskorting

Gebleken is dat de vooraf ingevulde aangifte, hierna te noemen VIA, niet altijd volledig door de Belastingdienst wordt gevuld. Deze situatie doet zich met name voor wanneer je aan een medewerker meer dan één jaaropgave over 2020 hebt verstrekt en het gezamenlijke loon op deze jaaropgaven hoger is dan € 34.936.

Wanneer je meerdere jaaropgaven aan een medewerker hebt verstrekt en op één (of meerdere) van deze jaaropgaven is sprake van een negatieve arbeidskorting, dan zijn de gegevens van deze jaaropgave door de Belastingdienst niet opgenomen in de VIA. Dit ondanks het feit dat de arbeidskorting correct is berekend en aan de Belastingdienst is doorgegeven. Het is daarom noodzakelijk dat medewerkers die meerdere jaaropgaven van je hebben ontvangen, controleren of alle door jou verstrekte jaaropgaven in de VIA zijn opgenomen.

Omdat het invullen van een negatieve arbeidskorting in de aangifte IB niet mogelijk is, moeten wanneer er sprake is van een jaaropgave met negatieve arbeidskorting, de jaaropgaven bij elkaar worden geteld en als één jaaropgave in de aangifte IB worden opgegeven. Voor alle duidelijkheid, dit is alleen toegestaan als er sprake is van een jaaropgave met een negatieve arbeidskorting. Is er geen sprake van een negatieve arbeidskorting dan zullen uw medewerkers eventueel ontbrekende jaaropgave(n) handmatig in de aangifte IB moeten toevoegen.

Aanvullende informatie over hoe negatieve arbeidskorting kan ontstaan

In het Nederlands belastingsysteem wordt over het inkomen loonheffing betaald. In deze loonheffing zit onder andere de arbeidskorting verwerkt. Tot een jaarinkomen van € 34.936 (2020) wordt deze korting steeds hoger. Vanaf een jaarinkomen van € 34.936 wordt de korting echter weer afgebouwd. De totale arbeidskorting op de gezamenlijke jaaropgaven van uw medewerker is altijd € 0 of hoger.

Wanneer een medewerker meerdere dienstverbanden bij u heeft wordt de loonheffing, en daarmee de arbeidskorting, per dienstverband berekend. Dat gebeurt door het inkomen van het eerste dienstverband te nemen en hierover de arbeidskorting te berekenen. Dit bedrag staat op de jaaropgave van het eerste dienstverband. Het bedrag aan arbeidskorting is daar altijd € 0 of hoger. Vervolgens wordt het inkomen van het tweede dienstverband bij het eerste opgeteld. Er wordt arbeidskorting over het totale inkomen van beide dienstverbanden berekend en daar wordt de arbeidskorting van het eerste dienstverband van afgetrokken. Dit vormt de arbeidskorting over het tweede dienstverband. Hier kan de arbeidskorting wel negatief zijn.

Voorbeeld

Op het eerste dienstverband heeft uw medewerker € 34.936 verdiend. Op dit dienstverband krijgt uw medewerker de maximale arbeidskorting. Er is namelijk volledige opbouw, maar geen afbouw.

Op het tweede dienstverband heeft uw medewerker € 10.000 verdiend. Op dit dienstverband vindt geen opbouw arbeidskorting meer plaats, maar alleen afbouw. Dit gebeurt omdat dit inkomen wordt geteld bovenop het inkomen van het eerste dienstverband. Hierdoor ontstaat een negatieve arbeidskorting op dit tweede dienstverband.

2020-12/5 Nieuwe uitvoercodes in begrotingsproductie 2021

De jaarwisseling komt er aan en wij ontwikkelen momenteel diverse nieuwe functionaliteiten voor het volgende jaar. Om één van deze functionaliteiten goed te kunnen testen, hebben we alvast enkele nieuwe uitvoercodes toegevoegd die je kunt tegenkomen in een begrotingsproductie over 2021. De uitvoercodes hebben op dit moment nog geen betekenis en je kunt ze in je begrotingsproductie negeren. Nadere toelichting volgt in release 2021-01.

Het betreft de volgende uitvoercodes:

 

uitvoercode
omschrijving
01680 grsl UFO ongemax
01694 grsl WHK ongemax
01696 grsl inh WIA ong
01697 grsl WIA ongemax
01769 ln ZVW tot z max
01775 ln ZVW tot max
01776 loon LH tabel wit
02046 gr urn ziekengeld
02348 grsl WW tot z max
02349 grsl WW max

2020-12/6 Vooraankondiging: vervallen codes per 2021

Begin 2021 zal een jaarlijkse schoningsactie worden uitgevoerd in Payroll Gemal, waarbij oude codes gaan vervallen. Dit kunnen codes zijn die door veranderende wet- en regelgeving niet meer gewenst zijn of codes die in de praktijk nooit gebruikt blijken te worden. Op deze manier houden we Payroll Gemal actueel en overzichtelijk. Wanneer de code in 2020 nog wel actueel was, kun je in 2021 nog mutaties vastleggen met terugwerkende kracht in het jaar 2020, maar niet meer voor het jaar 2021.

Aan het einde van deze release notes bij de tabellen vind je een overzicht van de codes die wij in het nieuwe jaar zullen laten vervallen. Je kunt deze dan tijdig uit je rapportages of eigen cumulaties verwijderen. Als je geen gebruik maakt van HR Core, dan moet je ervoor zorgen dat jouw HR-systeem deze codes niet meer aanmaakt.

Let op: codes die in Payroll Gemal zijn vervallen, kunnen na enige tijd opnieuw gebruikt worden voor andere doeleinden. Wanneer je deze codes niet uit jouw HR-systeem of rapportages verwijdert, kan dit in de toekomst tot onverwachte resultaten leiden. Denk ook aan het verwijderen van vervallen uitvoercodes uit de journaalposten, comprimeertotalen en/of eigen cumulaties.

Gewijzigd en verbeterd

2020-12/7 Overzicht Statistiek personeelssterkte vervallen

Zoals aangekondigd op de Community op 28 oktober, is met ingang van december 2020 het overzicht Statistiek Personeelssterkte, lijstnummer 9908 (papier) en 9909 (portal) vervallen en kun je dit overzicht niet meer afroepen.

2020-12/8 Wijziging presentatie stammutaties

Als bij een werkgever of een werknemer een stammutatie met TWK wordt opgevoerd, dan wordt door Payroll Gemal een mutatie aangemaakt voor elke periode t/m de huidige periode. Dit veroorzaakt soms een enorme hoeveelheid aan mutaties op het mutatieverslag. Ook bijvoorbeeld als er een mutatie wordt gegenereerd per eerste van het jaar.

In het kader van het moderniseren van het mutatieverslag is het streven om het aantal mutaties en signalen zoveel mogelijk te beperken. Het heeft natuurlijk ook een positief effect op de performance van de nieuwe applicatie Mutatie & Signalen Gemal (MSG).

Voortaan presenteren we op het mutatieverslag alleen de eerste mutatie. Naliggende mutaties met dezelfde waarde en of foutcode worden onderdrukt.

2020-12/9 IB-47 aangifte per ceanummer

Als je betalingen verricht aan personen die niet bij je in loondienst zijn én deze betalingen kwalificeren niet als vrijwilligersvergoeding, dan moet je deze betalingen melden in een IB-47 aangifte. De IB-47 aangifte roep je in Payroll Gemal af in een speciale productie via lijstnummer 3902.

Tot op heden kon je deze afroep per instelling apart vastleggen. Dit bleek tot problemen te leiden indien je meerdere instellingen hebt met hetzelfde loonheffingennummer. Payroll Gemal maakte in dat geval een aparte IB-47 aangifte per instelling. De Belastingdienst identificeert een werkgever met behulp van het loonheffingennummer. Als je beide IB-47 aangiftes instuurde, zag de Belastingdienst dat als een dubbele aangifte voor dezelfde werkgever. Dit kon er toe leiden dat het latere bericht werd afgekeurd.

Hoe werkt het vanaf deze release?

Je kunt lijstnummer 3902 nu alleen nog vastleggen bij instelling 0001. Payroll Gemal maakt dan automatisch IB-47 aangiftes aan voor alle instellingen onder het ceanummer. De aangiftes worden gebundeld per loonheffingennummer.

Voorbeeld:
Instelling 0001 heeft nummer 100000000L01.
Instelling 0002 heeft nummer 200000000L01.
Instelling 0003 heeft nummer 100000000L01.

Je krijgt dan twee IB-47 aangiftes:

  • Een aangifte met betalingen aan derden op instelling 0001 en 0003 met loonheffingennummer 100000000L01.
  • Een aangifte met betalingen aan derden op instelling 0002 met loonheffingennummer 200000000L01.

De aangiftebestanden worden zoals gebruikelijk klaargezet in het portaal bij Zenden en ontvangen. Als je lijstnummer 3902 vastlegt bij een andere instelling dan 0001, dan wordt deze mutatie afgekeurd met foutcode 118 - mutatie bij deze instelling niet toegestaan.

Als je IB-47 aangiftes afroept, dan leg je lijstnummer 3902 dus alleen nog vast bij instelling 0001. Je roept een speciale productie af en in Gemal Direct ga je naar Afroep overzichten / bestanden > afroep variabel. Hier leg je op het eerst beschikbare volgnummer waarde 3902 vast.

2020-12/10 Werkgevercode 33012/33022 uitgebreid met factor blokkade

In januari 2020 is uitvoercode 02301 factor blokkade bezetting gemaakt. Ook bij geblokkeerde medewerkers wordt uitvoercode 01991 factor gewerkt berekend. Dit heeft effect op de telling van de medewerkers bij het maken van de journaalposten. Vanaf deze release zal bij de telling van de medewerkers op basis van factor gewerkt (werkgevercodes 33012 en 33022 waarde 2) uitvoercode 02301 in mindering worden gebracht op het totaal.

Gewijzigde werking waarde 2 van werkgevercode 33012 en 33022

2 = wel, op basis van uitvoercode 01506, 01991 en 02301.

Met werkgevercode 33012/33022 kun je aangeven of je het aantal werknemers op basis van een volledige dagtaak (uitvoercodes 01988 + 01989) of op basis van meer dan een volledige dagtaak (uitvoercodes 01506, 01991 en 02301) wilt laten afdrukken, zie de Gemal handleiding onderwerp Journaalposten bij 2.1 Afroep journaalpost.

2020-12/11 Nieuwe toelage mogelijk

In de regel is een medewerker voor een functie ingeschaald op een schaal X met trede Y waarbij een inpasnummer met bijbehorend bedrag hoort. Een medewerker kan tijdelijk ook bepaalde taken of werkzaamheden van een andere functie uitvoeren die gewoonlijk tegen een andere, hogere inschaling beloond worden. Deze medewerker kan dan hiervoor beloond worden door een toelage ter hoogte van het verschil in salaris tussen beide inschalingen naar rato van de werkzaamheden.

Je kunt dit ‘handmatig’ doen door het betreffend bedrag zelf te bepalen maar vervolgens zul je ook bij elke salariswijziging dit bedrag moeten aanpassen. Met ingang van periode 12 bieden we voor deze situatie meer ondersteuning. We maken hierbij gebruik van enkele nieuwe invoercodes. Je legt met deze invoercodes vast:

- de schaal van de andere functie (invoercode 02095);
- de trede van de andere functie (invoercode 02096) [1];
- de deeltijd waarin de werkzaamheden worden waargenomen. Stel dat de functie maar voor de helft wordt waargenomen, dan leg je bijvoorbeeld 50% vast voor een naar rato-berekening (invoercode 02102).

In Payroll Gemal wordt vervolgens het verschil tussen beide inschalingen bepaald. Dit verschil wordt eventueel nog naar rato genomen en gepresenteerd met de nieuwe uitvoercode 01185 met als standaardtekst waarnemingstoel.

In de Gemal handleiding onderwerp 'Bruto componenten' vind je bij paragraaf '3.27 Toelage verschil inschaling' meer informatie over deze nieuwe mogelijkheid. Daar zijn ook enkele voorbeelden opgenomen.

Je kunt deze aansturingen gebruiken over 2020 en vanaf 2021 ook met terugwerkende kracht over vorig jaar.

Meer informatie

[1] Maakt je salarisregeling geen gebruik van treden maar van procentuele inschaling, dan leg je de trede 00 vast en een procentuele inschaling van de andere functie met de nieuwe invoercode 02117 Waarneming procentuele inschaling.

2020-12/12 Doorbetaling bij verlof in de loonaangifte

Recent is een nieuwe 'Memo verloonde uren' uitgebracht door de Belastingdienst. In deze memo is aangegeven dat als bij een onbetaalde verlofvorm het loon deels wordt doorbetaald, de doorbetaling naar rato verwerkt moet worden in de verloonde uren. Dit is nieuwe informatie. In de voorgaande documentatie werd dit overgelaten aan de interpretatie.

Oude situatie

- Als er uren werden doorbetaald (bijvoorbeeld 5 van de 10 uur wordt volledig doorbetaald), dan moest de doorbetaling verwerkt worden in de verloonde uren.
- Als er bedragen werden doorbetaald (bijvoorbeeld 50% van het kortingsbedrag), dan moest de doorbetaling niet verwerkt worden in de verloonde uren.

Nieuwe situatie

- Als een deel van het verlof wordt doorbetaald, dan moet de doorbetaling altijd naar rato worden verwerkt in de verloonde uren

Voorbeeld:

Een werknemer neemt 20 uur verlof op en krijgt een korting van € 500 op het salaris. De doorbetaling bij verlof bedraagt € 250. De doorbetaling bedraagt € 250 / € 500 = 50 %. In de loonaangifte worden de verloonde uren verminderd met 20 x 50 % = 10 uur.

Payroll Gemal presenteert de verloonde uren voor de verlofregeling op uitvoercode 02271 t/m 02280 en 02236 t/m 02240 voor respectievelijk verlofregeling 1 t/m 15. In het voorbeeld wordt op de relevante uitvoercode 10,00 gepresenteerd.

Met het oog op de oude situatie hadden wij reeds werkgevercode 13029 Doorbetaling bij aanvulling verlofregeling omzetten naar uren loonaangifte geïntroduceerd. Op deze werkgevercode leg je vast hoe je een doorbetaling voor de betreffende verlofregeling in de loonaangifte wilt verwerken. Wij hebben deze code met ingang van periode 12 op Algemeen niveau vastgelegd met waarde 2 = doorbetaling naar rato verwerken in de verloonde uren.

Let op: langdurige ziekte heeft geen invloed op de verloonde uren in de loonaangifte. Om deze reden is bij verlofregeling 1 werkgevercode 13029 niet vastgelegd.

Er is een uitzondering gemaakt voor aanvullend geboorteverlof. Bij deze verlofvorm is er ook geen invloed op de verloonde uren in de loonaangifte. In onze instructie voor de inrichting van aanvullend geboorteverlof is reeds vermeld dat je de uitvoercode van de verlofregeling in uren dient te verwijderen uit de grondslag van werkgevercode 55189 Uitvoercodes in grondslag verloonde uren LA.

Met deze aanpassing zorg je ervoor dat de gehele verlofregeling niet wordt meegenomen in de verloonde uren voor de loonaangifte. De waarde van werkgevercode 13029 is daardoor niet relevant. Je hoeft deze dus ook niet aan te passen op de verlofregeling die je gekoppeld hebt voor aanvullend geboorteverlof. De instructie inrichting aanvullend geboorteverlof vind je in de Gemal handleiding onderwerp Verlof-/generatieregelingen bij 2.18.

Automatische herrekening 07

Wij zullen in periode 12 een automatische herrekening uitvoeren om in voorkomende gevallen de verloonde uren in de loonaangifte te corrigeren. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 07. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Let op: wij herrekenen alle situaties waarin doorbetaling bij verlof heeft plaatsgevonden om zeker te zijn dat alle relevante situaties hersteld worden. Het is daardoor mogelijk dat medewerkers met aanvullend geboorteverlof of langdurige ziekte ook worden herrekend zonder dat hierbij verschillen ontstaan.

2020-12/13 Aanvullend geboorteverlof en aanvulling tot 100% van het salaris

In diverse CAO's of bedrijfsregelingen is afgesproken dat bij aanvullend geboorteverlof de uitkering door de werkgever wordt aangevuld tot 100% van het salaris dat de werknemer ontvangen zou hebben indien er geen verlof zou zijn. Dit kun je in Payroll Gemal aansturen door bij de gekozen verlofregeling werkgevercode 13023 vast te leggen met waarde 2 (= aanvullen op basis van dezelfde grondslag als de korting).

Het bleek dat Payroll Gemal in dit geval de uitkering niet exact aanvulde tot 100% van het oorspronkelijk salaris. De oorzaak bleek een afronding in de berekening te zijn. Met ingang van deze release is het probleem verholpen.

Automatische herrekening 04

Wij zullen in periode 12 een automatische herrekening uitvoeren om de doorbetaling in voorkomende gevallen te corrigeren. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 04. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-12/14 Nieuwe wijze van synchronisatie Betaalmanager

Uit de evaluatie van het uitfaseren van de eindejaarsproducties is naar voren gekomen dat de mogelijkheid om alleen de betalingen van de aanvullende correctieproducties te synchroniseren wordt gemist. Als er een synchronisatie wordt afgeroepen voor periode 12, dan komen alle salarisbetalingen mee. Het wordt nu mogelijk om aan te sturen van welke producties de betalingen moeten worden gesynchroniseerd. Hiervoor is er in Gemal Direct Inrichting een nieuw scherm gemaakt waar dit aangegeven kan worden.

Wet en regelgeving

2020-12/15 Uitruil reiskosten en coronamaatregelen

Onderstaande oplossing is eerder aangekondigd op de community, zie onderwerp 2020-12/26 in deze release notes. 

Door de uitbraak van het coronavirus is dit jaar veel veranderd. Een belangrijke verandering is dat er veel wordt thuisgewerkt. Deze maatregel is per 13 maart 2020 halsoverkop ingevoerd. De gevolgen van deze maatregel voor reiskostenvergoedingen zijn later pas nader toegelicht.

Er was al langere tijd bekend dat een vaste reiskostenvergoeding afgesproken vóór 13 maart 2020 doorbetaald mocht blijven worden onder de aanname dat het reispatroon van de medewerker onveranderd was. Als de vaste vergoeding dus vóór 13 maart binnen de fiscale vrijstelling viel, dan mag je deze ook vanaf 13 maart onbelast doorbetalen. Als de vergoeding is afgesproken vanaf 13 maart 2020, dan is deze slechts fiscaal vrijgesteld tegen 19 ct/km op basis van de werkelijke reizen.

Onlangs zijn ook de regels omtrent fiscale uitruil nader toegelicht. Als de fiscale uitruil van een bruto vergoeding tegen een netto reiskostenvergoeding is afgesproken vóór 13 maart 2020, dan mag de fiscale ruimte berekend worden alsof de medewerker ook vanaf 13 maart 2020 in hetzelfde patroon is blijven reizen. Indien de uitruil echter is afgesproken vanaf 13 maart 2020, dan moet de fiscale ruimte worden berekend op basis van de werkelijke reizen.

In praktijk is veelal de vaste vergoeding afgesproken vóór 13 maart 2020, maar de uitruil reiskosten na die datum. De uitruil wordt in veel gevallen jaarlijks opnieuw afgesproken, waarbij de eindejaarsuitkering verreweg de meest populaire bron is. In deze situatie mag de fiscale vrijstelling van de vaste vergoeding worden berekend alsof de medewerker altijd naar de werkplek is blijven reizen, terwijl de fiscale ruimte voor de uitruil op basis van werkelijke reiskilometers moet worden vastgesteld. In Payroll Gemal was dit onmogelijk, omdat er slechts één uitvoercode voor de fiscale vrijstelling bestond.

Let op: onderstaande functionaliteit zal direct per 2021 weer vervallen. Het kabinet heeft al besloten dat per 2021 de fiscale vrijstelling voor alle reiskostenvergoedingen, dus ook vaste vergoedingen, moet worden berekend op basis van de werkelijke reisbewegingen. De situatie die met deze specifieke functionaliteit wordt ondersteund bestaat daarom in 2021 niet meer.

Werking alleen voor 2020 voor de situatie vaste vergoeding afgesproken vóór 13 maart 2020 en uitruil reiskosten op of na 13 maart 2020

We hebben de nieuwe invoercode 02591 Reisbew thuiswerk toegevoegd. In de maanden waarin de medewerker heeft thuisgewerkt, leg je op deze invoercode het werkelijk aantal reisbewegingen vast die de medewerker heeft gemaakt naar de werkplek. Thuiswerkdagen tel je dus niet mee, ziekte en vakantie ook niet. Als een medewerker wel een uitruil reiskosten heeft aangevraagd, maar een volledige maand heeft thuisgewerkt, dan leg je in die maand invoercode 02591 vast met waarde 0,01. Je legt invoercode 02591 Reisbew thuiswerk dus met terugwerkende kracht vast voor elke periode dat er sprake is geweest van thuiswerk.

Als invoercode 02591 is vastgelegd, berekent Payroll Gemal de fiscaal vrijgestelde reiskosten op basis van de werkelijke reisbewegingen die je hebt opgegeven op deze invoercode. Dit bedrag wordt gepresenteerd met uitvoercode 01667 reisk.wnwerk vrij.

Als de fiscaal vrijgestelde reiskosten hoger uitvallen dan de vaste vergoeding, dan wordt er op de reguliere wijze fiscale ruimte opgebouwd die gebruikt kan worden voor een uitruil reiskosten. Als de fiscaal vrijgestelde reiskosten lager uitvallen dan de vaste vergoeding, dan past Payroll Gemal een correctie toe. Die correctie leidt ertoe dat de vaste vergoeding alsnog fiscaal wordt vrijgesteld.

Er wordt een bedrag gepresenteerd op de nieuwe uitvoercode 01798 reisk.ww.vry.corr dat gelijk is aan de fiscaal vrijgestelde reiskosten op basis van het oorspronkelijke reispatroon. Vervolgens gebruikt Payroll Gemal:

  • Voor de berekening van het te belasten deel reiskosten uitvoercode 01798. In de cumulatieve berekening neemt Payroll Gemal uitvoercode 01798 in de maanden dat deze aanwezig is, anders uitvoercode 01667 reisk.wnwerk vrij.
  • Voor de berekening van de fiscale ruimte uitvoercode 01667. Ook bij de cumulatieve berekening wordt deze uitvoercode over alle maanden in de berekening meegenomen.

Deze werkwijze resulteert er in dat:

- als in de oorspronkelijke situatie een deel van de vaste vergoeding belast werd, ook in de nieuwe situatie precies hetzelfde bedrag belast wordt.
- als in de oorspronkelijke situatie de vaste vergoeding fiscaal vrijgesteld werd, dan is dat ook in de nieuwe situatie het geval.
- eventuele fiscale ruimte wordt altijd berekend door de ruimte op basis van het werkelijke reispatroon te toetsen aan de werkelijk uitbetaalde vaste vergoeding.

Let op:

  • Bij deze functionaliteit gaat Payroll Gemal er vanuit dat de medewerker alleen een vaste vergoeding ontvangt voor woon-werkverkeer. Als er daarnaast extra vergoedingen voor woon-werkverkeer worden betaald, dan worden die ook automatisch fiscaal vrijgesteld. In deze situatie dien je zelf de fiscale ruimte te controleren en indien nodig te corrigeren.
  • Als je er voor gekozen hebt om zakelijke kilometers en woon-werk te cumuleren (werkgevercode 26400 is vastgelegd met waarde 0 of 3), dan is het mogelijk dat je op basis van het reispatroon van vóór de coronacrisis fiscale ruimte over je woon-werkkilometers direct hebt ingezet om bovenmatig vergoedde zakelijke kilometers netto uit te betalen. Als met invoercode 02591 Reisbew thuiswerk de fiscale ruimte wordt gecorrigeerd op basis van de werkelijke reisbewegingen, dan worden de zakelijke kilometers in de meeste gevallen met terugwerkende kracht bruto uitbetaald voor zover ze bovenmatig vergoed zijn. Dit is conform de fiscale regelgeving.

Actie

Deze functionaliteit is alleen relevant als:

  • je medewerker een vaste vergoeding krijgt voor reiskosten woon-werk die niet hoger is dan het fiscaal vrijgestelde bedrag van 19 ct/km;
  • die vergoeding is afgesproken vóór 13 maart 2020;
  • dezelfde medewerker wil fiscale ruimte voor reiskosten uitruilen;
  • de uitruil is afgesproken op 13 maart 2020 of later.

Voor elke periode dat de medewerker één of meer dagen thuis heeft gewerkt, leg je met invoercode 02591 het werkelijk aantal reisdagen in die periode vast. Dit doe je ook voor de hele maand maart. De dagen tot 13 maart 2020 tel je dan als werkdagen.

Ter verduidelijking volgt hierna extra uitleg over de andere situaties.

Andere situaties

In al onderstaande situaties gebruik je invoercode 02591 Reisbew thuiswerk niet.

Geen vaste vergoeding

Als er geen sprake is van een vaste vergoeding, dan heb je het woon-werkverkeer al vastgelegd op basis van de werkelijke reisdagen of -bewegingen. In dat geval leidt de gebruikelijke manier van administreren al tot de juiste fiscale ruimte.

Vaste vergoeding afgesproken na 13 maart 2020

Bij een vaste vergoeding afgesproken na 13 maart 2020 moet de fiscale ruimte worden berekend op basis van de werkelijke reisdagen. Het gebruik van een vaste vergoeding wordt vaak voor het hele bedrijf bepaald. In praktijk komt het er dan op neer dat bij werknemers die in-dienst zijn getreden vóór 13 maart 2020 de vaste vergoeding fiscaal vrijgesteld doorbetaald mag worden, terwijl bij werknemers in-dienst op of na 13 maart 2020 de vergoeding moet worden aangepast naar de werkelijk gewerkte dagen. Om deze reden is het niet wenselijk om op werkgeverniveau van de vaste vergoeding af te stappen.

Als deze situatie zich voordoet, kun je bij de werknemers die op of na 13 maart 2020 een vaste vergoeding hebben gekregen de reisdagen corrigeren met invoercode 02518. Met deze invoercode geef je maandelijks het aantal dagen op dat de werknemer daadwerkelijk naar de werkplek is gereisd. Je gebruikt dan wel de praktische regeling, maar met aangepaste reisdagen.

Vaste vergoeding hoger dan 19 ct/km

In deze situatie dien je de nieuwe functionaliteit van invoercode 02591 Reisbew thuiswerk niet te gebruiken. De nieuwe functionaliteit stelt de fiscale vrijstelling gelijk aan de vaste vergoeding als de vergoeding hoger is dan de vrijstelling. Dat is onterecht als de vaste vergoeding hoger is dan 19 ct/km. Bovendien heeft een medewerker met een vaste bovenmatige vergoeding zelden fiscale ruimte om uit te ruilen, waardoor de functionaliteit ook niet relevant is.

Als de bovenmatige vaste vergoeding is afgesproken vóór 13 maart 2020, dan laat je Payroll Gemal de fiscale vrijstelling berekenen op de gebruikelijke wijze voor vaste vergoedingen. Als de vergoeding is afgesproken op of na 13 maart 2020, kun je met invoercode 02518 maandelijks het werkelijk aantal reisdagen woon-werkverkeer opgeven. Je gebruikt dan wel de praktische regeling, maar met aangepaste reisdagen.

Geen uitruil

De functionaliteit in Payroll Gemal voor het berekenen van fiscale ruimte is bedoeld voor de uitruil van eventuele ruimte tegen extra reiskostenvergoeding én om te toetsen dat een reguliere vergoeding aan de fiscale regels voldoet. Als een medewerker geen behoefte heeft aan een uitruil, dan is geen actie benodigd. Je kunt de vaste vergoeding en de berekening van de fiscale vrijstelling laten doorlopen zoals vóór de coronamaatregelen. De vaste vergoeding wordt dan onbelast uitbetaald.

Uitruil afgesproken vóór 13 maart 2020

De Belastingdienst heeft bepaald dat voor een uitruil afgesproken vóór 13 maart 2020 aangenomen mag worden dat de medewerker tijdens de coronamaatregelen volgens het reguliere patroon heeft gereisd. Er is geen actie benodigd.

Als een vaste vergoeding is overeengekomen vóór 13 maart, dan geldt bij tussentijdse wijzigingen in het arbeidspatroon, een verhuizing of ziekte het volgende:

  • Als de wijziging zou leiden tot meer vaste vergoeding (dus meer werkdagen, verder van het werk gaan wonen), dan is de vaste vergoeding slechts fiscaal vrijgesteld op basis van het reispatroon dat vóór 13 maart gold. Alternatief mag ervoor gekozen worden om de reiskosten fiscaal vrijgesteld te vergoeden tegen maximaal 19ct/km op basis van de werkelijke reizen, indien dat gunstiger resultaat oplevert.
  • Als de wijziging zou leiden tot minder vaste vergoeding (dus minder werkdagen of dichterbij het werk gaan wonen), dan wordt het overeengekomen recht dat gold op 13 maart naar beneden bijgesteld op basis van het nieuwe patroon. De vaste vergoeding mag dan fiscaal vrijgesteld worden betaald alsof de werknemer ook na de wijziging elke werkdag naar de werkplek reist.
  • Als je de reiskostenvergoeding stopzet wegens ziekte, dan vervalt het overeengekomen recht op vaste vergoeding van vóór 13 maart geheel. Zodra de werknemer weer gaat werken, dan is een reiskostenvergoeding alleen vrijgesteld op basis van de werkelijke reisbewegingen.
Voorbeeld

Een werknemer werkte vóór 13 maart 2020 3 dagen per week. Vanaf 13 maart werd volledig thuisgewerkt.

Situatie 1

Vanaf 1 juli is de werknemer 5 dagen per week gaan werken. Je mag dan tot en met 30 juni de fiscale vrijstelling berekenen alsof de medewerker 3 dagen per week naar de vaste werkplek is blijven reizen. Vanaf 1 juli blijf je rekenen met 3 dagen per week óf reken je met de werkelijke reisdagen.

Situatie 2

Vanaf 1 juli is de werknemer 2 dagen gaan werken.  Je mag dan tot en met 30 juni de fiscale vrijstelling berekenen alsof de medewerker 3 dagen per week naar de vaste werkplek is blijven reizen. Vanaf 1 juli bereken je de fiscale vrijstelling alsof de medewerker 2 dagen per week naar de werkplek is gereisd.

Overige situaties

In praktijk kan een medewerker een combinatie hebben van vervoersregelingen die leidt tot uitzonderlijke situaties die hierboven niet zijn beschreven. Als zo’n situatie leidt tot een onjuiste vaststelling van de fiscale ruimte en de medewerker wil wel een uitruil reiskosten toepassen, dan kun je zelf de fiscale vrijstelling voor woon-werkverkeer aanpassen naar het gewenste bedrag.

Met invoercode 02373 geef je aanvullende fiscale vrijstelling op. De reeds berekende vrijstelling wordt verhoogd met het opgegeven bedrag. Met invoercode 02293 geef je vervangende fiscale vrijstelling op. Het opgegeven bedrag komt in de plaats van het door Payroll Gemal berekende bedrag [1].

Let op: deze codes hebben invloed op uitvoercode 01667 reisk.wnwrk.vry. Op deze code wordt het totale fiscale vrijgestelde bedrag voor woon-werkverkeer gepresenteerd. De resulterende fiscale ruimte, indien aanwezig, wordt gepresenteerd met uitvoercode 01751 reisk.ww.besch. De werking van uitvoercode 01751 kun je niet direct beïnvloeden.

Meer informatie

[1] Gemal handleiding onderwerp Reiskosten, fiscale afhandeling bij 5.2 Fiscale ruimte.

2020-12/16 Update vaste reiskostenvergoeding per 2021

In de release notes onderwerp 2020-11/9 hebben we aangegeven dat het fiscale regime voor de vergoeding van reiskosten per 2021 gaat veranderen en hoe je je inrichting in Payroll Gemal kunt aanpassen aan de nieuwe situatie.

Let op: we willen je met klem adviseren om de publicaties in 2020-11/9 en deze publicatie grondig door te lezen en kritisch te overwegen of het verstandig is om af te stappen van de praktische regeling voor de berekening fiscale vrijstelling (onderwerp 2020-11/9) en af te stappen van een inrichting voor een vaste reiskostenvergoeding (dit onderwerp).

Payroll Gemal voert echter twee parallelle berekeningen uit:

- Het bedrag dat volgens de fiscus belastingvrij mag worden vergoed aan reiskosten (fiscale vrijstelling).
- Het bedrag dat je conform je CAO aan reiskostenvergoeding aan de medewerker betaalt.

Het bedrag dat je betaalt, wordt in de basis bruto betaald, maar dit wordt omgezet in een netto betaling voor zover het fiscaal is vrijgesteld.

Let op: je zult in de meeste gevallen dus twee wijzigingen moeten doorvoeren. Het wijzigen van de berekening van de fiscale vrijstelling is beschreven in de release notes 2020-11/9. Het wijzigen van het uit te betalen bedrag staat hieronder beschreven.

Waar de Belastingdienst bepaalt welk bedrag is vrijgesteld, bepalen de CAO koepels het uit te betalen bedrag. Wij hebben aan de CAO koepels gevraagd hoe zij menen dat de berekening van het uitbetaalde bedrag in 2021 uitgevoerd zou moeten worden. Van enkele koepels hebben we een reactie ontvangen. De reacties kun je onderaan dit bericht lezen. Als je CAO niet genoemd is in dit bericht, dan hebben wij nog geen reactie ontvangen. Zodra de informatie beschikbaar is, zullen wij deze in de volgende release notes plaatsen. Desgewenst kun je ook zelf contact opnemen met je CAO koepel om informatie over dit onderwerp te vragen.

Aanpassing uitbetaling reiskostenvergoeding

Op dit moment lijkt de meerderheid van de koepels aan te geven dat vanaf 2021 in navolging van het fiscale regime alleen nog werkelijke reizen worden vergoed. Als je nu een vaste vergoeding aan je werknemers geeft, dan zul je je werkwijze dus moeten aanpassen.

  • Als je een vaste reiskostenvergoeding betaalt op basis van vergoeding per eenheid, dan kun je deze omrekenen met reisbewegingen. In dat geval leg je werkgevercode 26001 Code omrekening reiskostenvergoeding vast met waarde 7 - omrekenen met reisbewegingen. Vervolgens kun je met invoercode 02508 variabel de werkelijke reisbewegingen opgeven. Als er werknemers zijn die wel een vaste vergoeding blijven ontvangen, kun je invoercode 02508 ook vast/stam opgeven op basis van het vaste reispatroon. Zie voor meer informatie de Gemal handleiding onderwerp Reiskosten woon-werk, per eenheid.
  • Als je een vaste reiskostenvergoeding betaalt op basis van de tabel, dan kun je werkgevercode 03012 Code reiskostenvergoeding vastleggen met waarde 9 - omrekenen met reisbewegingen. Vervolgens kun je met invoercode 02508 variabel de werkelijke reisbewegingen opgeven. Als er werknemers zijn die wel een vaste vergoeding blijven ontvangen, kun je invoercode 02508 ook vast/stam opgeven op basis van het vaste reispatroon. Zie voor meer informatie de Gemal handleiding onderwerp Reiskosten woon-werk, tabel.
  • Als alternatief kun je zelf het te vergoeden bedrag opgeven met invoercode 01199 of een bruto diversen code, die je aanmerkt als vergoeding reiskosten. Zie hiervoor de Gemal handleiding onderwerp Reiskosten woon-werk, bedrag diversen.
  • Als je op dit moment een vaste vergoeding betaalt via de inrichting voor vergoeding per eenheid of via de tabel, dan dien je die te blokkeren bij medewerkers die niet meer volgens het vaste patroon naar de werkplek reizen. Dit doe je door invoercode 01197 Vergoeding per eenheid of invoercode 01198 Vergoeding volgens tabel vast te leggen met waarde 0,01.
  • Als er werknemers zijn die wel een vaste vergoeding blijven ontvangen, dan blokkeer je bij hen de vaste vergoeding niet.

Reacties CAO koepels

Kinderopvang
De vergoeding voor thuiswerk en de reiskostenregeling woon-werkverkeer gelden zijn maatwerk op ondernemingsniveau. De werkgever maakt hier op ondernemingsniveau met instemming van de medezeggenschap afspraken over. Zie hoofdstuk 6 van de CAO Kinderopvang 2020-2021. Mocht het fiscale regime wijzigen, dan zullen dus de ondernemingsregelingen hierop aangepast moeten worden. Wij kunnen wijzen op komende fiscale wijzigingen. Voor vragen over consequenties van die fiscale wijzigingen voor de ondernemingsregeling, zal de werkgever zelf fiscaal advies moeten inwinnen. Voor cao-partijen geldt alleen dat de standaardregeling getoetst moet worden op fiscale wijzigingen.

Politie
Woon-werkverkeer wordt reeds vergoed op declaratiebasis. De wijziging per 2021 is daarom niet relevant.

UMC
Vanaf 2021 wordt de richtlijn van de fiscus gevolgd. Alleen de werkelijke reizen worden vergoed op declaratiebasis.

VVT
Actiz geeft aan dat de wijziging per 2021 niet relevant is voor de werknemers die in het zorgproces werken, omdat zij op locatie blijven werken. Voor de stafmedewerkers gaat Actiz bij de leden na hoe zij met deze situatie willen omgaan.

Waterschappen
Alleen de werkelijke reizen naar de werkplek worden vergoed op declaratiebasis.

2020-12/17 Loonaangifte 2021

In het kader van de kwaliteitsverhoging van de gegevens in de loonaangifte worden er jaarlijks nieuwe controles toegevoegd aan de set van controles die de Belastingdienst uitvoert op de aangiftes.

Als je loonaangifte is aanvaard door de Belastingdienst, maar er zijn wel fouten in aangetroffen die niet leiden tot weigering van de loonaangifte, dan ontvang je hiervan een foutenrapport “Meldingen werknemersgegevens” van de Belastingdienst.

Dit rapport bevat informatie over het type fout met een korte omschrijving en een instructie om de fout te herstellen en in het vervolg te voorkomen. Ieder halfjaar wordt er door de Belastingdienst een 'toelichting foutmeldingen werknemersgegevens' gepubliceerd, waarin je meer informatie vindt over de meldingen en de wijze waarop je kunt/moet herstellen.

Om foutmeldingen te voorkomen en/of in een vroegtijdig stadium te constateren worden diverse controles al in Payroll Gemal uitgevoerd en zie je op het mutatieverslag deze meldingen terug. Vanaf 2021 zijn er een aantal nieuwe controles en wijzigingen in Payroll Gemal opgenomen. Onderstaand lichten we deze toe.

Indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd

De loonaangifte kent vanaf 2021 een nieuwe indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd. Indien van toepassing moet deze rubriek worden aangeleverd met ‘J’ of ‘N’. In Payroll Gemal is de aanlevering van deze nieuwe indicatie afhankelijk gemaakt van drie bestaande invoercodes:

- invoercode 02893, Code soort inkomstenverhouding;
- invoercode 02268, Code aard arbeidsverhouding waarde 18 = publiekrechtelijke aanstelling;
- invoercode 02259, Indicatie arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd waarde 0 = onbepaalde tijd, waarde 1 = bepaalde tijd.

De indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd wordt aangeleverd onder de volgende condities:

Als de Code soort inkomstenverhouding, invoercode 02893 gelijk is aan:

- waarde 11 = loon of salaris ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet, of
- waarde 13 = loon of salaris directeuren van een nv/bv, wel verzekerd voor de werknemersverzekeringen, of
- waarde 15 = loon of salaris niet onder te brengen onder 11, 13 of 17

En de Code aard arbeidsverhouding, invoercode 02268, gelijk is aan waarde 18 = publiekrechtelijke aanstelling.

Als aan deze condities wordt voldaan, wordt vervolgens door Gemal de waarde van invoercode 02259 opgepakt:
- waarde 0 = onbepaalde tijd → een ‘J’ wordt doorgegeven;
- waarde 1 = bepaalde tijd → een ‘N’ wordt doorgegeven.

De indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd wordt niet doorgegeven aan de Belastingdienst onder de volgende condities:

- als invoercode 02893 ongelijk is aan waarde 11, 13 of 15, of;
- als invoercode 02268 ongelijk is aan waarde 18.

Als de Code aard arbeidsverhouding gelijk is aan waarde 18 = publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd, dan worden de volgende indicaties niet aan de Belastingdienst doorgegeven:

- indicatie arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
- indicatie schriftelijke arbeidsovereenkomst;
- indicatie oproepovereenkomst.

Echter, indien er dus sprake is van een publiekrechtelijke aanstelling (invoercode 02268 = waarde 18), dan moet invoercode 02259 wel van een juiste waarde worden voorzien. Anders wordt de default-waarde = 0 = onbepaalde tijd doorgegeven, mits uiteraard invoercode 02893 Code soort inkomstenverhouding de waarde 11, 13 of 15 heeft.

Wijziging in bereik Code soort inkomstenverhouding (invoercode 02893)

Het bereik van invoercode 02893 is met ingang van het jaar 2021 uitgebreid met de volgende waarde:

Waarde 53 - Uitkering in het kader van vervroegde uittreding.

Hieronder vermelden wij de toelichting van de Belastingdienst bij code 53 uitkering in het kader van vervroegde uittreding.

“Op een RVU-regeling (regeling voor vervroegde uittreding) is de pseudo-eindheffing van toepassing. De werkgever is de pseudo-eindheffing verschuldigd over de uitkeringen die de werkgever ingevolge deze regeling doet aan de (gewezen) werknemer.Met ingang van 2021 geldt een tijdelijke drempelvrijstelling voor RVU-regelingen, voor zover de uitkeringen op zijn vroegst aanvangen 36 maanden voorafgaande aan de AOW-gerechtigde leeftijd van de werknemer. Voor zover de RVU-uitkering onder het drempelbedrag blijft, is de werkgever geen pseudo-eindheffing verschuldigd. Wel moet UWV deze RVU-uitkering in voorkomende gevallen in mindering brengen op de WW-uitkering, als de werknemer een RVU-uitkering krijgt en tevens een WW-uitkering aanvraagt.
Onder code 53 vallen alle uitkeringen vanwege vervroegde uittreding en prepensioen voor zover zij niet vallen onder code 56, die dienen ter overbrugging van de periode tot aan de pensioeningangsdatum of de AOW- gerechtigde leeftijd van de werknemer. Het betreft zowel periodieke uitkeringen als eenmalige uitkeringen (zoals een ontslagvergoeding) voor zover deze worden aangemerkt als een RVU-regeling. Code 53 geldt zowel voor RVU-uitkeringen waarover de pseudo-eindheffing is verschuldigd als voor RVU-uitkeringen die onder de drempelvrijstelling vallen.
Voor RVU-uitkeringen die op 31-12-2020 al lopen en die vanaf 1 januari 2021 voortduren, moet vanaf 1 januari 2021 code 53 worden gebruikt (tot 1 januari 2021 vallen deze uitkeringen onder code 63). Voor deze doorlopende uitkering hoeft per 1 januari 2021 geen nieuwe inkomstenverhouding te worden aangemaakt.”

Verscherping controle BSN (invoercode 02320)

De Belastingdienst heeft de controle op het burgerservicenummer met ingang van het jaar 2021 aangescherpt. Voor de niet-natuurlijke personen (bijvoorbeeld een BV of een samenwerkingsverband) geldt de range: >0010 00 000 <= identificatienummer aangever < = 0100 00 000 of identificatienummer aangever >= 8000 00 000.

Daarom wordt naast de bekende elfproef op het burgerservicenummer (BSN) een extra syntaxcontrole op het BSN toegevoegd. Vanaf het jaar 2021 wordt er tevens gecontroleerd of de eerste positie van het burgerservicenummer geen 8 of 9 is.

Als het nummer niet voldoet aan de nieuwe syntaxcontrole, wordt automatisch een mutatie aangemaakt die het huidige nummer verwijdert, vervolgens verschijnt foutcode 112 op het mutatieverslag. Dit is de bestaande afhandeling voor de syntaxcontrole.

Naamswijziging uitvoercode 01874

De omschrijving van uitvoercode 01874 wordt gewijzigd.
- de oude omschrijving was: Afdr WAO-WIA bas
- de nieuwe omschrijving wordt: Afdr WAO-Aof

Loonaangiftemeldingen per 2021

De nieuwe - en gewijzigde loonaangiftemeldingen per 2021 zijn opgenomen in de Gemal handleiding onderwerp Mutatieverslag bij 3.3 Meldingen.

NB: als melding L2050, L2057 of L2064 op het mutatieverslag verschijnt, dan kun je zelf niets doen om deze fout op te lossen. Wij adviseren je in dat geval direct contact op te nemen met het Service Center. Voor meer informatie over deze meldingen zie de Gemal handleiding onderwerp Mutatieverslag bij 3.3 Meldingen.

2020-12/18 Wijzigingen loonheffing in verband met Brexit

Per 2021 is de Brexit een feit. Er is nog geen overeenkomst met het Verenigd Koninkrijk gesloten en dat betekent dat voor de loonheffing dit land per 2021 wordt beschouwd als een zogenaamd Derdenland, waar dat voorheen een land in de Landenkring was.

Deze wijziging heeft effect zodra je productie 01-2021 afroept. Wij hebben de wijziging reeds opgenomen in release 12-2020, omdat in sommige sectoren al zeer vroeg producties over 2021 worden afgeroepen.

In productie 01-2021 controleert Payroll Gemal of invoercode 02252 ISO-woonland is vastgelegd met 'GB'. Indien dat het geval is, genereert Payroll Gemal bij de betreffende werknemer een mutatie voor invoercode 02323 Indicatie fiscaal woonland met waarde 3 (= Derdenland).

Ook bij in-diensttreding van een nieuwe werknemer controleert Payroll Gemal het ISO-woonland. Als je vanaf 2021 een nieuwe werknemer opvoert en je legt invoercode 02252 vast met de waarde 'GB', dan genereert Payroll Gemal bij de betreffende werknemer een mutatie voor invoercode 02323 met waarde 3.

Opgeloste meldingen

2020-12/19 Onterechte berekening inhouding WIA-WGA (change 2299008)

We hebben een melding ontvangen dat er een onterechte berekening heeft plaatsgevonden op uitvoercode 01831 grsl inh WIA-WGA en daarmee ook uitvoercode 01193 inh WN WAO/WIA. Dit komt voor bij medewerkers die in een maand volledig onbetaald verlof hebben, waarbij onder andere (terecht) geen Loon SV (uitvoercode 01598) wordt berekend. In deze maand werd het cumulatief van uitvoercode 01831 ten onrechte tegengeboekt. Hierdoor werd ook uitvoercode 01193 foutief berekend.

Automatische herrekening 02

Met ingang van periode 12 is Payroll Gemal hierop aangepast. We zullen voor de betreffende werknemers in periode 12 een automatisch herrekening uitvoeren. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 02. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-12/20 Salarisstrook in sommige gevallen niet aangemaakt (change 2285917)

Naar aanleiding van een klantmelding is gebleken dat in een specifieke situatie er geen werkgeversexemplaar (en soms ook geen werknemersexemplaar) van de salarisstrook is aangemaakt door Payroll Gemal. Het betreft de situatie dat sprake is van gekoppelde dienstverbanden. Als één van de dienstverbanden uit-dienst is en er vindt een herrekening plaats over het voorgaande jaar waarbij er op dat dienstverband een resultaat wordt berekend, dan wordt voor dat dienstverband in de actuele periode een salarisstrook aangemaakt waarop deze resultaten worden gepresenteerd. In deze situatie werd zo is gebleken wel een werknemersexemplaar maar geen werkgeversexemplaar (of omgekeerd) aangemaakt.

Oplossing

De programmatuur van Payroll Gemal is per 2020-12 op dit punt aangepast. Het is helaas niet mogelijk om alsnog het betreffende werkgeversexemplaar salarisstrook te vervaardigen.

2020-12/21 PAWW-premie dubbel berekend bij nabetaling vorig jaar (change 2336578)

De PAWW-premie wordt berekend over al het loon in geld (kolom 03 van de loonstaat, uitvoercode 02102). Een nabetaling over vorig jaar is in principe ook loon in geld en is daarom opgenomen in kolom 3 van de loonstaat.

Melding

Dit bleek te leiden tot dubbele premieheffing voor de PAWW bij een wijziging in het vorige jaar. In het vorige jaar zelf werd PAWW-premie berekend conform de opgegeven wijziging. Het bruto bedrag van de wijziging minus PAWW-premie werd in het huidig jaar gepresenteerd met uitvoercode 01066 nabetaling vorig jaar. Over deze uitvoercode werd wederom PAWW-premie berekend.

De PAWW is ingericht op de inrichting voor Premie diverse verzekeringen 15. De premie wordt berekend over de grondslag van werkgevercode 55165. In deze grondslag was alleen uitvoercode 02102 loon in geld opgenomen.

Oplossing

Wij hebben met ingang van periode 12 uitvoercode 01066 voor nabetalingen vorig jaar in deze grondslag vastgelegd met waarde 9 = negatief tellen. In de grondslag wordt dus eerst al het loon in geld geteld en vervolgens worden de nabetalingen vorig jaar weer uit de grondslag verwijderd.

Let op: voor de de CAO gemeenten (CAO 27) en Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (CAO 83) is een afwijkende regeling voor de PAWW ingericht. De grondslag voor deze regeling is niet het loon in geld (uitvoercode 02102), maar een reeks gespecificeerde bruto uitvoercodes. Uitvoercode 01066 nabetaling vorig jaar moet daarom bij deze CAO's niet worden afgetrokken van de grondslag voor de PAWW. Om deze reden hebben wij op CAO-niveau uitvoercode 01066 vastgelegd met waarde 8 = niet tellen in de grondslag.

Automatische herrekening 08

Om voorkomende situaties te herstellen voeren wij een automatische herrekening uit. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 08. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-12/22 Dubbele presentatie op salarisstrook (change 2278651)

Naar aanleiding van een klantmelding is gebleken dat in een bepaalde situatie een gegeven recht onderaan op de salarisstrook twee keer wordt gepresenteerd (waarvan 1 keer vet gedrukt. Dit probleem kan zich voordoen bij meerdere dienstverbanden waarbij de salarisstroken voor de werknemer worden samengevoegd.

Als rechts onderaan meer gegevens worden gepresenteerd dan in de linker - en middelste kolom, dan wordt de info van een volgend dienstverband links onderaan gepresenteerd. Om welk dienstverband het gaat wordt vet gepresenteerd. Op dezelfde regel wordt dan een voorliggende gegeven uit de rechterkolom ten onrechte nogmaals gepresenteerd en ook vet afgedrukt.

Per 2020-12 is de programmatuur van Payroll Gemal hierop aangepast. De presentatie van de volgdienstverbanden wordt in de betreffende situaties lager gepresenteerd zodat dit niet meer op dezelfde hoogte wordt gedaan met gegevens van de rechter kolom.

2020-12/23 Directe doorbelasting transitievergoeding en ontslagvergoeding (change 2301480)

Het bleek dat directe doorbelasting van invoercodes 00694 Ontslagvergoeding en 00699 Transitievergoeding werd afgekeurd met foutcode 112 - opgegeven waarde niet toegestaan. Op werkgevercode 57012 wordt de verbinding gelegd tussen een invoercode en de bijbehorende uitvoercode voor directe doorbelasting. Deze bleek voor de genoemde in- / uitvoercodecombinaties niet gevuld te zijn. Met ingang van periode 12 is dit verholpen. Indien gewenst kun je de directe doorbelasting alsnog met terugwerkende kracht voor het hele jaar vastleggen.

2020-12/24 Geen LA- en UPA-signalen in proefproductie (change 2335545)

Naar aanleiding van een melding is gebleken dat in de proefproductie de signalen uit de Loonaangifte en de Uniforme Pensioenaangifte ontbreken. Met ingang van deze release is dit opgelost.

Eerder gepubliceerde nieuwsberichten

2020-12/25 Vooraankondiging: overzicht Statistiek personeelssterkte vervalt in december 2020 [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

28 oktober 2020 - Eerder dit jaar hebben we aangekondigd dat enkele overzichten zullen vervallen [1]. Met ingang van december 2020 vervalt het overzicht Statistiek Personeelssterkte, lijstnummer 9908 (papier) en 9909 (portal), en kun je dit overzicht niet meer afroepen.

Meer informatie

[1] Release notes 2020-05/1.

2020-12/26 Uitruil reiskosten en coronamaatregelen [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

12 november 2020 - Als een vaste vergoeding is overeengekomen vóór 13 maart, dan geldt bij tussentijdse wijzigingen in het arbeidspatroon, een verhuizing of ziekte het volgende:

- Als de wijziging zou leiden tot meer vaste vergoeding (dus meer werkdagen, verder van het werk gaan wonen), dan is de vaste vergoeding slechts fiscaal vrijgesteld op basis van het reispatroon dat vóór 13 maart gold. Alternatief mag ervoor gekozen worden om de reiskosten fiscaal vrijgesteld te vergoeden tegen maximaal 19ct/km op basis van de werkelijke reizen, indien dat gunstiger resultaat oplevert.

- Als de wijziging zou leiden tot minder vaste vergoeding (dus minder werkdagen of dichterbij het werk gaan wonen), dan wordt het overeengekomen recht dat gold op 13 maart naar beneden bijgesteld op basis van het nieuwe patroon. De vaste vergoeding mag dan fiscaal vrijgesteld worden betaald alsof de werknemer ook na de wijziging elke werkdag naar de werkplek reist.

- Als je de reiskostenvergoeding stopzet wegens ziekte, dan vervalt het overeengekomen recht op vaste vergoeding van vóór 13 maart geheel. Zodra de werknemer weer gaat werken, dan is een reiskostenvergoeding alleen vrijgesteld op basis van de werkelijke reisbewegingen.

Voorbeeld:

Een werknemer werkte vóór 13 maart 2020 3 dagen per week. Vanaf 13 maart werd volledig thuisgewerkt.

Situatie 1: Vanaf 1 juli is de werknemer 5 dagen per week gaan werken. Je mag dan tot en met 30 juni de fiscale vrijstelling berekenen alsof de medewerker 3 dagen per week naar de vaste werkplek is blijven reizen. Vanaf 1 juli blijf je rekenen met 3 dagen per week óf reken je met de werkelijke reisdagen.

Situatie 2: Vanaf 1 juli is de werknemer 2 dagen gaan werken. Je mag dan tot en met 30 juni de fiscale vrijstelling berekenen alsof de medewerker 3 dagen per week naar de vaste werkplek is blijven reizen. Vanaf 1 juli bereken je de fiscale vrijstelling alsof de medewerker 2 dagen per week naar de werkplek is gereisd.

30 september 2020 - Door de uitbraak van het coronavirus is dit jaar veel veranderd. Een belangrijke verandering is dat er veel wordt thuisgewerkt. Deze maatregel is per 13 maart halsoverkop ingevoerd. De fiscale gevolgen van deze maatregel voor reiskostenvergoedingen zijn later pas nader toegelicht.

Er was al langere tijd bekend dat de werkgever een vaste reiskostenvergoeding afgesproken vóór 13 maart 2020, mocht blijven doorbetalen onder de aanname dat het reispatroon van de medewerker onveranderd was. Als de vaste vergoeding dus vóór 13 maart binnen de fiscale vrijstelling viel, dan mag je deze ook vanaf 13 maart onbelast doorbetalen. Als de vergoeding is afgesproken vanaf 13 maart, dan is deze slechts fiscaal vrijgesteld tegen 19ct/km op basis van de werkelijke reizen.

Onlangs zijn ook de regels voor fiscale uitruil nader toegelicht. Als de fiscale uitruil van een bruto vergoeding tegen een netto reiskostenvergoeding is afgesproken vóór 13 maart 2020, dan mag de fiscale ruimte berekend worden alsof de medewerker ook vanaf 13 maart in hetzelfde patroon is blijven reizen. Indien de uitruil echter is afgesproken vanaf 13 maart, dan moet de fiscale ruimte worden berekend op basis van de werkelijke reizen.

In de praktijk is veelal een vaste vergoeding afgesproken vóór 13 maart, maar de uitruil reiskosten na die datum. De uitruil wordt in veel gevallen jaarlijks opnieuw afgesproken, waarbij de eindejaarsuitkering verreweg de meest populaire bron is. In deze situatie mag de fiscale vrijstelling van de vaste vergoeding worden berekend alsof de medewerker altijd naar de werkplek is blijven reizen, terwijl de fiscale ruimte voor de uitruil op basis van werkelijke reiskilometers moet worden vastgesteld.

In Payroll Gemal is deze berekening momenteel niet mogelijk, omdat er slechts één berekening voor de fiscale vrijstelling bestaat die geldt voor alle reiskostenvergoedingen en fiscale uitruil. In release 2020-12 zullen wij nieuwe functionaliteit opleveren, waarmee de beschreven situatie ondersteund wordt. Wij realiseren ons dat dit voor velen niet het ideale oplevermoment is. De specificaties vanuit de wetgever zijn echter pas dusdanig laat gecommuniceerd aan ons, dat dit het eerst mogelijke moment is waarop wij de functionaliteit kunnen leveren.

De functionaliteit werkt in hoofdlijnen als volgt:

- Je geeft de werkelijke reisbewegingen op over de periodes waarin is thuisgewerkt.
- Payroll Gemal berekent de fiscaal vrijgestelde reiskosten op basis van de werkelijke reisbewegingen.
- Als de fiscale vrijstelling lager uitvalt dan de vaste vergoeding, vindt er een correctie plaats waardoor de vergoeding alsnog netto betaald wordt.
- Als de fiscale vrijstelling hoger uitvalt dan de vaste vergoeding, vindt er geen correctie plaats en kan de resterende vrijstelling worden uitgeruild.

Een uitgebreide toelichting op deze functionaliteit volgt in de release notes van 2020-12.

Actie

  • Deze functionaliteit werkt op basis van de werkelijke reisbewegingen van de medewerker. Als bovenstaande situatie in je bedrijf speelt, dan is het van belang om deze reisbewegingen te inventariseren voor alle medewerkers die een uitruil reiskosten willen toepassen.
  • In sommige CAO's wordt de eindejaarsuitkering al in 2020-11 uitbetaald. Als dat het geval is, dan adviseren wij om een eventuele de uitruil reiskosten pas in 2020-12 met TWK tot 2020-11 te verwerken. De fiscaal vrijgestelde reiskosten op basis van de werkelijke reisdagen tijdens thuiswerk zijn vrijwel altijd lager dan in het oude reispatroon. Als de uitruil in 2020-11 op basis van de oude fiscale ruimte wordt uitgevoerd en in 2020-12 gecorrigeerd met de nieuwe functionaliteit, dan leidt dit vrijwel altijd tot vorderingen. Die vorderingen ontstaan doordat de fiscale ruimte kleiner wordt en de uitruil (deels) ongedaan wordt gemaakt.
  • In sommige CAO's wordt maandelijks een IKB uitgeruild tegen extra reiskostenvergoeding. Meestal zijn keuzes voor dergelijke uitruil al in januari gemaakt. Als de keuze vóór 13 maart 2020 is gemaakt, hoef je geen actie te ondernemen. De fiscale ruimte voor de uitruil mag dan immers berekend worden op basis van het vaste reispatroon van vóór de coronamaatregelen. Als de keuze vanaf 13 maart 2020 is gemaakt, dan dien je wel de werkelijke reisbewegingen vast te stellen. Omdat bij deze medewerkers gedurende het jaar al veel reiskosten zijn uitgeruild, zal dat helaas onder de nieuwe functionaliteit leiden tot vorderingen. De fiscale ruimte wordt immers minder, waardoor (een deel van) de uitruil wordt teruggedraaid.

2020-12/27 Soms onjuiste verlofkorting in 2020-11 (change 2349060) [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

12 november 2020 - Naar aanleiding van een melding constateren we het volgende. Je kunt met invoercode 02554 een percentage verlofkorting voor verlofregeling-9 vastleggen. Je kunt daarnaast ook met invoercode 02629 het aantal verlofuren voor verlofregeling-9 vastleggen ten behoeve van de bezetting. In periode 2020-11 leidt de vastlegging van invoercode 02629 echter tot een onjuiste (lagere) verlofkorting. Dit doet zich voor bij verlofregeling 9 (via invoercode 02629) en bij verlofregeling 10 (via invoercode 02630).

- Heb je de salarisproductie voor 2020-11 nog niet afgeroepen, dan kun je de onjuiste berekening voorkomen door zolang invoercode 02629 of 02630 (met terugwerkende kracht) op nul te stellen en weer op te voeren zodra wij de benodigde programma-aanpassing in periode 2020-12 doorgevoerd hebben.

- Heb je de salarisproductie voor 2020-11 al wel afgeroepen, dan kun je overwegen om nog een correctieproductie uit te voeren bij de betreffende medewerkers. Naast de andere mutaties voor periode 11, stel je dan zolang invoercode 02629 of 02630 (met terugwerkende kracht) op nul. Nadat wij de benodigde programma-aanpassing in periode 2020-12 doorgevoerd hebben, kun je dan de bezettingscodes weer opvoeren.

Automatische herrekening 10

Voor de betreffende werknemers zullen we in periode 12 een automatische herrekening uitvoeren. Je vindt deze herrekening terug op het mutatieverslag met als reden 10. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

CAO informatie

CAO gehandicaptenzorg

2020-12/28 Eenmalige uitkering december 2020

Net als vorig jaar [1] ontvangen de werknemers die onder de CAO gehandicaptenzorg (code CAO = 38) vallen in december een eenmalige uitkering.

De (eindejaars)uitkeringsregeling-3 wordt hiervoor ook nu weer toegepast. Deze regeling is na de uitkering van vorig jaar niet geschoond. We hebben alleen het percentage in 2020-01 al aangepast.

De voorwaarde om voor de uitkering in aanmerking te komen is dat men op 1 december 2020 in-dienst moet zijn. Omdat dienstverbanden regelmatig om administratieve redenen worden beëindigd, wordt de eenmalige uitkering berekend over alle gekoppelde dienstverbanden heen, indien minstens één dienstverband op 1 december 2020 in-dienst is.

Als je deze uitkering bij enig dienstverband niet wilt uitbetalen, dan geef je bij dit dienstverband invoercode 01099 op met waarde 1. Denk eraan dat je dit doet met terugwerkende kracht vanaf 2020-01.

Automatische herrekening 05

De opbouw van de eenmalige uitkering loopt al vanaf 2020-01. Voor de gekoppelde dienstverbanden die medio 2020 uit-dienst zijn getreden, zullen we in periode 12 een automatische herrekening uitvoeren. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 05. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Meer informatie

[1] Release notes 2019-12/25 CAO gehandicaptenzorg - Akkoord nieuwe CAO.

CAO gemeenten/SGO

2020-12/29 Waarnemingstoelage

In een ander onderwerp in deze release notes (onderwerp 2020-12/11) beschrijven we de nieuwe mogelijkheid om een toelage aan te sturen ter hoogte van het verschil tussen de inschaling van de eigen functie en die van een andere, waar te nemen functie. Je kunt met deze nieuwe aansturing bijvoorbeeld de waarnemingstoelage vastleggen zoals beschreven als salaristoelage in de CAO [1]. Wij zullen de betreffende uitvoercode 01185 toevoegen aan de grondslagen waar nu ook uitvoercode 01013 en 01384 zijn opgenomen als uitvoercode voor waarnemingstoelage.

Meer informatie

[1] CAO gemeenten, H3, par 3, art. 3.10.

2020-12/30 Uitvraag salarisgegevens

Het A+O-fonds voert jaarlijks de Personeelsmonitor uit. Deze wordt deels gebaseerd op de geanonimiseerde salarisbestanden van medewerkers die tot de gemeentelijke bezetting behoren. Voor het gebruik van deze bestanden heb je als gemeente, gemeentelijke samenwerkingsverband of regionale uitvoeringsdienst (RUD) schriftelijk toestemming gegeven aan het A+O fonds Gemeenten. Degenen die deze toestemming hebben gegeven, willen we bij deze verzoeken te verifiëren dat de machtiging ook voor Payroll Gemal is vastgelegd uiterlijk in periode 12 [1].

Meer informatie

[1] Gemal Direct Inrichting Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Jaarlijkse leveringen bij Code deelname databank VNG (werkgevercode 10611).

CAO kinderopvang

2020-12/31 Persoonlijke toelage en compensatietoeslag dubbel in pensioengrondslag (change 2348129)

In de release notes onderwerp 2020-08/25 hebben we aangegeven dat de nieuwe codes 00740 en 00741 zijn ingericht voor de persoonlijke toelage en de compensatietoeslag. Deze toeslagen zijn bedoeld voor werknemers van peuterspeelzalen die zijn overgegaan van de CAO Sociaal Werk naar de CAO Kinderopvang. Het blijkt dat de uitvoercodes zijn opgenomen in zowel de jaargrondslag PFZW (werkgevercode 55051) als de grondslag verloonde uren PFZW (werkgevercode 55053). Hierdoor is er dubbel pensioenpremie berekend over deze toelagen.
Met ingang van periode 12 hebben we uitvoercodes 00740 en 00741 verwijderd uit de grondslag verloonde uren PFZW (werkgevercode 55053).

Automatisch herrekening 09

Wij zullen een automatische herrekening uitvoeren om voorkomende situaties te herstellen. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 09. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

CAO onderwijs

2020-12/32 CAO PO - Verlenging CAO 2019-2020 naar 01-01-2021

Partijen hebben een onderhandelingsakkoord gesloten voor een verlenging van de looptijd van de CAO PO 2019-2020 met twee maanden (tot 1 januari 2021). Dit onderhandelingsakkoord betreft op salarisgebied onder andere een tijdelijke verhoging van de structurele eenmalige uitkeringen over 2020 met 0,7 %. Hiertoe wordt het percentage EJU-1 met ingang van periode 2020-01 gewijzigd in 7%. In januari 2021 wordt dit weer gewijzigd naar 6,3 %.

Automatische herrekening 06

In periode 12 zullen we een automatische herrekening uitvoeren. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 06. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-12/33 CAO PO - Arbeidsmarkttoelage en Grote Stedentoelage

In de verlengde CAO Primair Onderwijs is sprake van een arbeidsmarkttoelage voor het Voortgezet Speciaal Onderwijs (VSO), bedoeld voor leraren VSO uitstroomprofiel vervolgonderwijs, die rechtspositioneel ook onder de CAO Primair Onderwijs vallen. De hoogte is afhankelijk van de totale bekostiging verdeeld naar FTE voor deze doelgroep en gaat in per 1 augustus 2020. De besturen overleggen zelf met de vakbonden over de ontvangers van de toelage, de hoogte en de berekeningswijze ervan. Daarom kunnen wij dit niet ondersteunen maar wel een handreiking geven hoe dit kan worden gedaan in Payroll Gemal.

De Grote Stedentoelage heeft eenzelfde probleem qua ondersteuning: ook daar is de hoogte van de toelage niet bekend en slechts voor 5 steden bedoeld. Ook daar kan met deze handreiking de toelage worden uitgevoerd.

We hebben aan DUO gevraagd of deze toelagen teruggemeld dienen te worden, dat lijkt niet het geval te zijn.

Leg per medewerker een bruto toelage vast via een 'vrije' bruto diversen invoercode:

  • Bijvoorbeeld invoercode 01480 Bruto diversen 01480.
  • Bepaal met werkgevercode 57001 de afhandeling van de vaste aansturing; bijv. waarde 05 = omrekenen met factor salarisdagen en percentage deelbetrekking.
  • Hernoem met werkgevercode 05999 de naam van deze bruto toelage in Arbeidsmarkttoelage (of Grote Stedentoelage).
  • Controleer in welke grondslagen deze toelage is opgenomen: geef in Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > In- en uitvoercodes > Overzicht uitvoercodes de bruto diversen uitvoercode 01480 op en controleer alle grondslagen waarin deze uitvoercode voorkomt. Met name de grondslagen van werkgevercode 56001 Uc in grondslag vakantietoeslag en 55135 t/m 55139 en 55196 en 55197 (de grondslagen van de eindejaarsuitkeringen).
  • Deze toelage is pensioengevend en daarom moet uitvoercode 01480 in de grondslag van werkgevercode 55056 Uc in pensioengrondslag ABP met waarde 1 worden opgenomen.
  • Leg bij iedere medewerker het bedrag vast met invoercode 01480 met TWK vanaf 01-08-2020.
  • Indien de toelage gekort moet worden bij een verlofsituatie, dan leg je bij werkgevercode 57001 Afhandeling vast waarde 9 vast bij invoercode 01480. En richt werkgevercode 55101 Grondslag teller berekening 1 en 55102 Grondslag noemer berekening 1 in waarbij in de grondslag van werkgevercode 55101 dan ook de uitvoercode van het verlof moet zijn opgenomen. In de grondslag van werkgevercode 55102 wordt vaak uitvoercode 01536 opgenomen, zijnde het fulltime salaris [1].
  • Laat eerst een proefproductie vervaardigen alvorens dit in productie te nemen.

Alternatief

Richt een 'vrije' toelagenregeling in met een bedrag, bijvoorbeeld Toelagenregeling 5:

  • Met werkgevercode 14001 Bedrag 1 toelagenregeling het gewenste bedrag opgeven met TWK vanaf 01-08-2020.
  • Richt de manier in waarop de berekening moet worden uitgevoerd met werkgevercode 55101 Grondslag teller berekening 1 en 55102 Grondslag noemer berekening 1, waarmee je zelf de breuk kan bepalen waarmee de toelage moet worden berekend. Wanneer bij een verlofsoort sprake is van korting bij verlof, moet de uitvoercode van het verlof in de teller zijn opgenomen. In de noemer wordt vaak uitvoercode 01536 opgenomen, zijnde het fulltime salaris [1].
  • Op werkgeverniveau werkgevercode 14003 Uitvoercode toelagenregeling vastleggen met de gewenste uitvoercode.
  • Op werknemerniveau invoercode 02625 Code toelagenregeling 05 met waarde 1 vastleggen, zodat bedrag 1 uitbetaald wordt.
  • Op werkgeverniveau met werkgevercode 05999 Afwijkende tekst uitvoercode de naam van uitvoercode in de gewenste omschrijving (Arbeidsmarkttoelage) vastleggen voor de presentatie op de salarisspecificatie.
  • De uitvoercode waarmee de betaling wordt gedaan, moet ook worden opgenomen in werkgevercode 55056 Uc in pensioengrondslag ABP met waarde 1 om deze pensioengevend te maken.
  • Laat eerst een proefproductie vervaardigen alvorens dit in productie te nemen.

Meer informatie

[1] Voor een voorbeeldberekening zie de Gemal handleiding onderwerp Toelagenregelingen bij 4.3 Toelagen en grondslagen.

CAO rijkspersoneel

2020-12/34 Nieuwe CAO 2020 - thuiswerkvergoeding 2020-12

In onze vorige release notes hebben we de wijzigingen beschreven naar aanleiding van de nieuwe CAO Rijk [1]. Over de eenmalige thuiswerkvergoeding zullen we je bij deze verder informeren.

In het CAO-akkoord is aangegeven dat partijen de medewerkers via een eenmalige vergoeding willen compenseren voor de extra kosten die zij vanwege het thuiswerken hebben gemaakt. Dit zal bestaan uit een eenmalige netto vergoeding van € 363,00 die ondergebracht moet worden in de vrije ruimte van de WKR.

Volgens de CAO gelden de volgende bijzonderheden met betrekking tot de eenmalige thuiswerkvergoeding 2020-12:

  • De thuiswerkvergoeding wordt naar rato van deeltijdfactor berekend.
  • De thuiswerkvergoeding wordt naar rato van gewerkte maanden in dienst na 13 maart berekend.
  • De thuiswerkvergoeding wordt uitbetaald in december ook voor degenen die eerder uit-dienst zijn getreden.
  • Geen recht op de thuiswerkvergoeding hebben zij die zijn aangewezen om op de werklocatie te werken.
  • Gezien het karakter van onkostenvergoeding wordt deze uitkering als niet-pensioengevend beschouwd.
  • Bij de eenmalige uitkering die betaald is in periode 2020-11 was aangegeven dat bij een verlofsituatie op grond van CAO of WAZO er toch recht op de uitkering bestond. Bij de thuiswerkvergoeding voor periode 2020-12 is geen naar rato-bepaling opgenomen voor verlof-situaties. We hebben daarom geen verlofkortingen opgenomen in de uitkering. Wel geldt het uitgangspunt dat hoofdzakelijk thuisgewerkt moet zijn om in aanmerking te komen voor de thuiswerkvergoeding. Voor deze situaties zullen aanvrager / leidinggevende afspraken moeten maken.
  • Om ongewenste cumulatie met bestaande vergoedingen te voorkomen, hebben zij die al een maandelijkse telewerkvergoeding ontvangen geen recht op de vergoeding. Eventueel ontvangen telewerkvergoeding op basis van overgangsrecht of decentraal afgesproken ontvangen vergoedingen kunnen in mindering worden gebracht op de eenmalige thuiswerkvergoeding.
  • De thuiswerkvergoeding wordt door de werknemer aangevraagd en de leidinggevende controleert of de werknemer er recht op heeft.

Invulling vanuit CAO-ondersteuning

Op basis van de condities die aan deze vergoeding zijn meegegeven, zullen we weliswaar de vergoeding inrichten via (eindejaars-)uitkeringsregeling-3 maar we zullen deze niet automatisch tot uitbetaling laten komen: we zetten in Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Eindejaarsuitkeringen > Definitie uitkeringen > Definitie uitkering 3, Methode berekenen met terugwerkende kracht op ‘3 = geen uitkering’. Je kunt desgewenst de uitkeringsregeling aanzetten door met TWK per periode 03 dit te veranderen in 1 ( = opbouwmethode).

De referteperiode op basis waarvan we recht op de thuisvergoeding peilen, beslaat hele maanden: maart t/m december. Medewerkers die uit-dienst zijn gegaan van 1 tot 13 maart zouden hierdoor ten onrechte nog een klein stukje thuisvergoeding krijgen. Je moet deze zelf (met terugwerkende kracht blokkeren).

Een andere mogelijkheid is de aansturing thuiswerkvergoeding uit te laten en dan bijvoorbeeld een zelf bepaalde waarde vastleggen voor de betreffende medewerkers en dit met kolommutaties Beaufort inlezen via een invoercode netto/bruto voor Payroll Gemal.  Of je kunt bijvoorbeeld in Self Service een formulier (laten) maken waarbij de medewerker de vergoeding aanvraagt waarna dat formulier in de workflow via akkoord manager als indirecte mutatie Beaufort naar Gemal gaat.

De bijbehorende in-/uitvoercode van de regeling is 01099. We hebben de fiscale afhandeling van uitvoercode 01099 omgezet van bruto naar netto (kolom 3 naar kolom 30) via werkgevercode 58001. In lijn hiermee is uitvoercode 01099 ook in diverse grondslagen aangepast [2].

Daarnaast voeren we de uitvoercode op als eindheffingsloon in de grondslag van de werkkosten zodat de uitkering ten laste van het werkkostenforfait komt [3]. Voor zover het boven de vrije ruimte uitkomt, zal dus heffing volgen. Op basis van de bestaande controle-overzichten werkkosten heb je inzicht in de (verbruikte) vrije ruimte [4].

Bestuurders decentrale overheden

De decentrale politieke ambtsdragers volgen in principe de arbeidsvoorwaarden van de sector Rijk. Op basis van hun rechtspositieregeling zouden ze dus ook de eenmalige thuiswerkvergoeding ontvangen.

De eenmalige thuiswerkvergoeding is in de aard ter compensatie van de extra kosten die het thuiswerken met zich brengt. Het betreft derhalve een onkostenvergoeding en eigenlijk geen eenmalige uitkering in de zin van een ‘reguliere’ bruto uitkering / toelage.

Voor de voorzitters en bestuursleden van de decentrale overheden provincies, gemeenten en waterschappen geldt dat zij al een vaste maandelijkse onkostenvergoeding ontvangen. Deze onkostenvergoeding geldt voor voorzieningen die voor eigen rekening komen maar die mede worden aangewend ten behoeve van de vervulling van het ambt. Tot de onkostenvergoeding behoren onder meer ook bureaukosten. De onkostenvergoeding kan dus mede worden gezien als een vergoeding voor thuiswerken. In dat geval is er op grond van de CAO-Rijk ook geen aanspraak op een thuiswerkvergoeding. Omdat we de betreffende uitkeringsregeling op CAO-niveau niet automatisch laten uitbetalen, hoef je voor de betreffende politieke ambtdragers de uitkering ook niet te blokkeren.

Herrekening

Omdat je zelf een aansturing met terugwerkende kracht moet doen (bijvoorbeeld door de uitkeringsregeling met TWK aan te zetten of door bedragen met TWK aan te leveren) is een automatische herrekening in dit geval niet van toepassing.

Actie

  • Zet de regeling aan of bepaal zelf de bedragen / medewerkers.
  • Beoordeel of er verlofsituaties zijn die de hoogte van de vergoeding beïnvloeden.
  • Wil je bij een medewerker de uitkering blokkeren, dan doe je dat met invoercode 01099 met waarde 0,01 (met terugwerkende kracht tot periode 03).
  • Blokkeer de medewerkers uit-dienst tussen 1 en 13 maart.
  • Een afwijkend bedrag kun je vastleggen door de uitkering te blokkeren en met een bruto diversen het afwijkend bedrag vast te leggen (denk dan wel aan het opnemen van deze uitvoercode in de grondslag werkkosten).
  • Denk aan het opnemen van de uitvoercode(s) in journaalposten, comprimeertotalen etc.

Meer informatie

[1] Release notes 2020-11/26 Nieuwe CAO 2020.
[2] Uitvoercode 01099 is aangepast in werkgevercode 55080 Uc in grndslg min loon; 55081 Uc in grndslg bruto loon; 58002 Fisc afhandeling.
[3] Gemal Direct Inrichting  Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Werkkostenregeling > Uc gr werkkosten.
[4] Zie handleiding Gemal onderwerp ‘Werkkostenregeling, Algemeen’ bij ‘6.2 Controle-overzicht werkkosten’.

CAO VVT

2020-12/35 Minimum eindejaarsuitkering 2021 aangepast

Voor de CAO VVT [1] loopt de opbouw van de eindejaarsuitkering van december t/m november van het volgende jaar. Omdat, conform CAO, het minimumbedrag voor 2021 verhoogd is, hebben  we het bedrag (werkgevercode 25012) per 2020-12 aangepast.

Meer informatie

[1] Code CAO = 39 en 55 (werkgevercode 03002 of invoercode 02317).

Pensioenfondsen

Pensioenfonds ABP

2020-12/36 'Meeruren 2' in pensioengrondslag

In release 2020-11 hebben we nieuwe functionaliteit opgeleverd waarmee meeruren in combinatie met een oppluspercentage kunnen worden vastgelegd. Het bleek dat de nieuwe uitvoercodes die bij deze functionaliteit horen niet geheel correct waren opgenomen in de pensioengrondslag van ABP (werkgevercode 55056):

  • Het bedrag van het oppluspercentage meeruren 2 (uitvoercode 00982) werd ten onrechte geteld in de variabelen ABP (uitvoercode 01635).
  • Meeruren 2 (uitvoercode 01303) en het bijbehorende oppluspercentage (uitvoercode 00982) werden niet geteld in de factor ABP (uitvoercode 02168).

Beide problemen zijn in deze release opgelost. In de grondslag ABP (werkgevercode 55056) zijn nu de volgende waarden vastgelegd:

  • Uitvoercode 00982 vak/ADV meeruren 2 met waarde 6.
  • Uitvoercode 01303 sal.extra uren 2 met waarde 6.

Automatische herrekening 03

In periode 12 zullen we een automatische herrekening uitvoeren om in voorkomende gevallen de pensioengrondslag te corrigeren. Je herkent deze herrekening aan reden 03 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-12/37 Zorgbonus en ABP

In onze release notes van periode 2020-11 hebben we je geïnformeerd over de zorgbonus die als blijk van waardering door de rijksoverheid aan de zorgmedewerkers uitgekeerd kan worden [1]. Voor medewerkers in de zorg die deelnemer zijn aan pensioenfonds ABP, willen we je attenderen op het volgende.

De sociale partners in de Pensioenkamer van de Raad voor het Overheidspersoneelsbeleid besloten op 15 oktober 2020, dat de bonus, die de werkgever in 2020 aan de werknemer betaalt op grond van de Subsidieregeling bonus zorgprofessionals COVID-19 (de zogeheten ‘Zorgbonus COVID-19’) niet pensioengevend is.

ABP heeft hiertoe per 8 november 2020 het pensioenreglement gewijzigd, na publicatie in de Staatscourant van 6 november 2020. Voor je vastlegging wil dit zeggen dat je een uitvoercode moet gebruiken die je niet opneemt in de pensioengrondslag APB (werkgevercode 55056).

Meer informatie

[1] Release notes 2020-11/15 Zorgbonus.

Pensioenfonds APPA

2020-12/38 Nieuwe vaststelling jaarinkomen APPA (change 2366720)

Met ingang van 2020-07 geldt voor medewerkers in de sector Rijk een salarisverhoging. Deze salarisverhoging is ook van toepassing voor bijvoorbeeld wethouders, die deelnemer zijn aan pensioenfonds APPA. In de betreffende circulaire van het Ministerie is aangegeven dat in tegenstelling tot hetgeen gebruikelijk is, en de ABP-regeling, ook het pensioengevend salaris met terugwerkende kracht tot 1 juli 2020 moet worden aangepast [1].

Automatische herrekening 11

We hebben de programmatuur aangepast zodat we in periode 12 met terugwerkende kracht tot 2020-07 de pensioengrondslag voor APPA-leden opnieuw kunnen vaststellen [2]. Wij zullen hiervoor een automatische herrekening uitvoeren voor de betreffende personen. Je herkent deze herrekening aan reden 11 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Afhandeling uitvoercode 02230 / 02231

Bij wijziging van vaste pensioengevende elementen tot het peilmoment, moet deze meegenomen worden naar de vaststelling pensioengrondslag van het volgend jaar. De wijziging presenteren we in periode 01 met uitvoercode 02231 als 'correctie statisch verschil' ten opzichte van de oorspronkelijke pensioengevende elementen van uitvoercode 02230.

Omdat we nu tussentijds het pensioengevend inkomen opnieuw vaststellen in 2020-07, zullen we ook de 'nieuwe' uitvoercode 02230 presenteren op periode 07 van de loonstaat. Daarnaast zullen we de waarde van uitvoercode 02231 verder op nul stellen en in 2020 ook niet meer opnieuw vaststellen. De waarde van uitvoercode 02231 wordt immers nu al meegenomen bij de vaststelling pensioengevend inkomen in 2020-07.

Omdat we dit in periode 2020-12 doen, achten we de kans klein dat er voor deze doelgroep nog aanpassingen in vaste pensioengevende elementen met terugwerkende kracht tot het peilmoment zullen voorkomen in een jaarwerk-productie. Mocht dit toch zo zijn, dan kun je zelf alsnog in 2021-01 met invoercode 03236 Correctie statisch verschil een bedrag opgeven. 

Meer informatie

[1] Zie bijvoorbeeld circulaire met kenmerk 2020-0000572581 d.d. 21 oktober 2020.
[2] Deelnemers APPA zijn herkenbaar aan Code pensioenfonds (invoercode 02315) = 9.

Pensioenfonds PWRI

2020-12/39 Vooraankondiging beëindiging regeling WIW

Zoals je gehoord zult hebben van Pensioenfonds PWRI zal de WIW-regeling per 2021 eindigen. Het aantal deelnemers aan de WIW-regeling is te klein waardoor het te duur wordt om een aparte pensioenregeling hiervoor in stand te houden. Het bestuur van PWRI heeft om die reden besloten de WIW-regeling niet meer uit te voeren en werkgevers- en werknemersorganisaties hebben besloten om voor mensen in de WIW de SW-regeling in te voeren.

Voor Payroll Gemal betekent dit wanneer je nog deelnemers aan de WIW-regeling heb, je deze moet overzetten naar de SW-regeling. Je doet dit door per 2021-01 de code pensioenfonds bij de betreffende deelnemers te wijzigen, invoercode 02315 van waarde X (PWrI WIW) naar waarde W (PWrI WSW). In volgende release notes zullen we je verder informeren.

Automatische herrekeningen

2020-12/40 Vermelding automatische herrekening in mutatieverslag

reden omschrijving
02

Onterechte berekening inhouding WIA-WGA (change 2299008)
03 Pensioenfonds ABP - 'Meeruren 2' in pensioengrondslag
04 Aanvullend geboorteverlof en aanvulling tot 100% van het salaris
05

CAO gehandicaptenzorg - Eenmalige uitkering december 2020
06

CAO onderwijs - CAO PO - Verlenging CAO 2019-2020 naar 01-01-2020
07 Doorbetaling bij verlof in de loonaangifte
08 PAWW premie dubbel berekend bij nabetaling vorig jaar (change 2336578)
09

CAO kinderopvang - Persoonlijke toelage en compensatietoeslag dubbel in pensioengrondslag (change 2348129)
10

Soms onjuiste verlofkorting in 2020-11 (change 2349060)
11

Pensioenfonds APPA - Nieuwe vaststelling jaarinkomen APPA (change 2366720)

Werknemer- en werkgevergegevens

2020-12/41 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes

Nieuwe invoercode
invoercode omschrijving HR Core Beaufort rubriek HR Core Education component
02095 waarneming schaal P02095 8095
02096 waarneming trede P02096 8096
02102 waarneming rato P12102 8097
02117 waarneming procentuele inschaling P02117 8098
02591 reisbewegingen thuiswerk P02591 2591
Vervallen invoercodes per 2021

invoercode

omschrijving

02356

code SV

02652

cumulatieve correctie korting VT

02850

reden einde arbeidsovereenkomst

02410

percentage deelbetrekking PF

02345

speciale werknemer (wordt in release notes 2021-01 vervangen door drie nieuwe invoercodes)
02591 reisbewegingen thuiswerk
Nieuwe uitvoercode
uitvoercode omschrijving
01185 waarnemingstoel.
01798 reisk.ww.vry.corr
Vervallen uitvoercodes per 2021

uitvoercode

omschrijving

01513

 fact krt zk meerw

01798

reisk.ww.vry.corr

02177

VNZ franch. PF

02282

uren opslag ADV

02840

 cum.sal.extr.uren

02852

 cum.korting VT

02969

 uurloon overwerk

2020-12/42 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes

Vervallen werkgevercodes per 2021
werkgevercode omschrijving

08022

jaaruren t.b.v. ziekengeldberekening

Publishing Date : 11/24/2020

0 Kudos
Medewerkers
Choose your region:
Choose your Region
Go