Self Service mei 2022

[#1]

05-05-2022

CAO Gemeenten - Nieuw formulier beschikbaar voor verlof sparen

Alleen voor Self Service Beaufort

In de CAO gemeenten is met ingang van 01-02-2022 een nieuwe regeling toegevoegd met betrekking tot het opsparen van verlof, het zogenaamde Spaarverlof. De CAO maakt het mogelijk voor medewerkers om verlofsaldi te sparen voor een later moment, bijvoorbeeld in de laatste fase van het werkzame leven. Een medewerker mag aan het einde van een kalenderjaar maximaal 3600 uur in dit "verlofpotje" hebben gespaard (op basis van een fulltime dienstverband). Het is de bedoeling dat de medewerker dit verlof heeft opgenomen wanneer hij met pensioen gaat en het is dus niet de bedoeling het als "spaarpot" te gebruiken. Voor verdere uitleg over de regeling verwijs ik je naar de CAO gemeenten, artikel 6.3.

Ter ondersteuning van dit proces is Self Service proces beschikbaar gesteld, de tegel Verlofsparen, waarin de medewerker aangeeft hoeveel uur van welk verlofbudget mag worden overgeschreven ten gunste van het saldo spaarverlof. In de mutatie laten we, door middel van het gebruik van een dubbele verlofrechtmutatie, zowel de uren in mindering brengen op de gekozen verlofsoort alsook het saldo toevoegen aan de verlofsoort "Spaarverlof".

Wat moet je doen om hiervan gebruik te kunnen maken:

• Een nieuwe verlofsoort (spaarverlof) aanmaken in HR Core Beaufort en deze koppelen aan de bestaande regelingen. Vervolgens kun je een incidentele export naar Self Service uitvoeren.
• Een "reden verlofrechtmutatie" aanmaken die gekoppeld kan worden aan deze mutatie, bijvoorbeeld "Omboeken spaarverlof".
• Deze verlofsoort en de reden verlofrechtmutatie kunnen vervolgens worden verwerkt in het Best Practice formulier.
• Vervolgens kan je controles aanmaken op de bestaande verlofsoorten die niet mogen worden ingezet voor spaarverlof, bijvoorbeeld wettelijk verlof. Er is een controle aanwezig op het formulier wat als voorbeeld dient. Vergeet niet om daar de verlofsoort aan te passen of de controle te verwijderen.

Let op: er zijn een aantal aandachtspunten:

• Het is niet mogelijk het verlofoverzicht toe te voegen aan de workflow.
• Het is niet mogelijk om een controle op beschikbare saldi in te bouwen.
• Het opgebouwde verlof kan worden vastgelegd in een eigen rubriek en kan worden getoond op de medewerkerkaart. Echter, het is niet mogelijk om deze rubriek te gebruiken bij een verlofopname. Het saldo zal dan handmatig moeten worden gecorrigeerd.

Een goede oplossing om grip te houden op de verlofopbouw van medewerkers is het aanmaken van een rapportage in reportbuilder. Door deze rapportage te genereren kan (periodiek) worden gecontroleerd of medewerkers een negatief saldo hebben door bijvoorbeeld teveel saldo over te boeken op spaarverlof.

Instructies om Verlof Sparen in te stellen.

1. Download de dialoog "GOV_D_Verlofsparen_Dialoog" uit de Raet Template omgeving.
2. Maak een verlofsoort aan die bijvoorbeeld "Spaarverlof" heet en zorg dat de waarde die hierbij hoort wordt verwerkt in de formulieren die binnen zijn gehaald op rubriek P56001 die nu default gevuld is met de waarde SPA.
3. Maar een reden verlofrechtmutatie aan die bijvoorbeeld "Mutatie verlofsparen" heet en zorg dat de waarde die hierbij hoort wordt verwerkt in de formulieren die binnen zijn gehaald op rubriek P56001 die nu default gevuld is met de waarde VSPA.
4. Voeg de verlofsoort toe aan de verlofregelingen van de medewerkers. Let hierbij op de waarden: Verlofrecht is 0, verjaringstermijn is 99 en het restant moet worden overgenomen bij de jaarverwerking.
5. Draai een incidentele export naar Self Service, zodat de waarden daar bekend worden gemaakt.
6. Als je een nieuwe regeling hebt gemaakt, koppel deze dan aan de medewerkers die het aangaat.
7. In beide gevallen: Voer een verlofrechtberekening uit, zodat de verlofsoort beschikbaar komt voor de medewerker.
8. Maak een workflow aan in Self Service waaraan je de dialoog koppelt.  Als de update van HR Self Service vanuit Beaufort heeft plaatsgevonden kunnen de formulieren worden vrijgegeven en worden gebruikt door de medewerkers.
9. Op het tweede formulier is een controle aangebracht. Daarin kan de verlofsoort wettelijk verlof (waarde) worden opgenomen. Wettelijk verlof mag immers niet worden omgezet in spaarverlof. Deze controle kan worden aangevuld met meerdere verlofsoorten die wel bestaan, maar die niet mogen worden ingezet. 

[wmvanee]

Bij de import zat er geen controle bij het tweede formulier.

Die heb ik zelf even aangemaakt.