In onderstaand stappenplan nemen we je mee in de benodigde stappen* voor de aanvraag door de medewerker, de melding bij het UWV en het verwerken van het opgenomen verlof op de loonstrook. Bij elke stap verwijzen we ook naar de release notes van de betreffende modules waarin je de details kunt lezen.
*Onderstaande stappen gelden niet voor de gebruikers van HR Core Education, op korte termijn zullen we deze gebruikers informeren over de stappen die voor hen van toepassing zijn.
Aanvraagproces betaald ouderschapsverlof werknemer bij werkgever
In deze best practice zijn we uitgegaan van het gebruik van de verlofmodule binnen HR Core Beaufort. Pas de dialoog aan als je geen gebruik maakt van de verlofmodule en geen verlofrecht mutatie wilt doorgeven en de workflow alleen wilt gebruiken om de aanvraag kenbaar te maken.
De medewerker vraagt betaald ouderschapsverlof aan middels de tegel Wettelijk betaald ouderschapsverlof (Aanvragen) in Self Service.
Voordat de tegel te gebruiken is, moeten de nieuwe rubrieken ten behoeve van ondersteuning betaald ouderschapsverlof worden toegevoegd aan de HSS rubriekenset en geëxporteerd worden naar Self Service via de incidentele export. Deze rubrieken heb je beschikbaar vanaf de juli release van HR Core Beaufort (of je kunt deze downloaden van de Community: Rubrieken voor eigen HRSS inrichting betaald ouderschapsverlof). Alle nieuwe rubrieken worden in de augustus release toegevoegd aan de HSS rubriekenset. Als je hier eerder gebruik van wilt maken zijn deze ook te downloaden via de Community.
Hieronder staan de stappen beschreven om gebruik te kunnen maken van de tegel: Wettelijk betaald ouderschapsverlof (Aanvragen)
- Maak een nieuwe verlofregeling aan in Beaufort, met daarin een verlofsoort voor het betaald ouderschapsverlof. Als deze verlofsoorten ook worden doorgezet naar bijvoorbeeld roosterpakketten, stem dan de impact van deze aanpassing van te voren goed af met de leverancier van het roosterpakket.
- Maak een zelf te kiezen reden verlofrecht mutatie aan (bijvoorbeeld OUDB), die kan worden opgenomen in het formulier verlofrecht mutatie. Voer deze reden ook in via functie 206506 (Reden verlofrecht mutatie).
- Vul - eenmalig - het stuurgegeven BOSVRLF met de waarde van de verlofsoort voor het betaald ouderschapsverlof die je hebt aangemaakt.
- Gebruik de rubriek PI0242 - Signaaldatum voor het automatisch signaal vanuit Actieve Signalering voor het laatste betaalverzoek aan het UWV (HR Core Beaufort).
- Er is ook een best practice proces beschikbaar voor het aanpassen van de aanvraag door de medewerker: Wettelijk betaald ouderschapsverlof (Aanpassen). De medewerker is namelijk niet verplicht in een keer de volledige 9 weken verlof aan te vragen.
Als een medewerker een aanvraag doet voor betaald ouderschapsverlof, dan moet in HR Core Beaufort aan de medewerker een verlofregeling zijn of worden toegekend die de verlofsoort bevat die bij stap 1 is ingericht. Als de verlofregeling is toegekend, kan de workflow worden afgerond in Self Service. De verlofrechtmutatie die is gekoppeld aan de aanvraag in Self Service zorgt dat het verlofpotje wordt gevuld.
Kijk voor meer informatie op:
Opnemen betaald ouderschapsverlof door werknemer
Wanneer jullie organisatie de verlofmodule van HR Core Beaufort en Self Service gebruikt, kan de medewerker via een reguliere verlofopname de daadwerkelijke opnames registreren op de juiste verlofsoort. Deze opnames zijn in de volgende stap te gebruiken voor de aansturing richting Payroll Gemal.
- De medewerker gebruikt het verlofopname formulier Wettelijk betaald ouderschapsverlof (Opnemen).
- De verlofopname wordt in mindering gebracht op juiste verlofsoort.
Wanneer jullie organisatie gebruik maakt van de Tijdregistratie module binnen HR Core Beaufort , maak dan een keuze voor welke groep werknemers in welke module van HR Core Beaufort je de registratie van het aanvullend geboorteverlof gaat doen. Dit om te voorkomen dat de uren zowel uit de Verlofmodule als ook uit de Tijdregistratie Module zullen worden aangeleverd aan Payroll Gemal en er een dubbeltelling kan plaatsvinden.
Koppeling naar Payroll Gemal bij opname betaald ouderschapsverlof
Tijdens het betaald ouderschapsverlof hoeft het loon niet worden doorbetaald. De medewerker krijgt tijdens het verlof een uitkering van UWV. De uitkering bedraagt 70% van het dagloon. Dit dagloon wordt door UWV vastgesteld en aan de werkgever gecommuniceerd. In onze best practice gaan wij ervan uit dat de uitkering aan de werkgever wordt overgemaakt en dat deze via de verloning, al dan niet aangevuld door de werkgever, naar de medewerker gaat. Het daadwerkelijke uitkeringsbedrag is dan achteraf te verrekenen.
Voor elke verloning wordt het aantal opgenomen uren vanuit HR Core Beaufort doorgegeven aan Payroll Gemal op P13215 (uren betaald ouderschapsverlof per maand). Deze mutaties doe je handmatig in HR Core Beaufort of, als je gebruik maakt van de verlofmodule, op basis van de geboekte verlofopnames. Wanneer jullie organisatie gebruik maakt van de module Tijdregistratie, dan kunnen de mutaties via dat kanaal worden aangeleverd.
- Vanaf de release van augustus 2022 van HR Core Beaufort is het mogelijk om op basis van het aantal geregistreerde verlofuren voor betaald ouderschapsverlof een salarismutatie voor Payroll Gemal aan te maken. Zo kan de financiële afhandeling voor het betaald ouderschapsverlof in Payroll Gemal worden berekend.Rubriek P13125 wordt gevuld op basis van de opnames die zijn geboekt, binnen de betreffende salarisperiode, op de verlofsoort die is vastgelegd via stuurgegeven BOSVRLF.
- Om in HR Core Beaufort) de te gebruiken verlofsoort te bepalen voor in de berekening, is een nieuw stuurgegeven aangemaakt: BOSVRLF. In dit stuurgegeven geef je de verlofsoort op voor gebruik bij de registratie van het betaald ouderschapsverlof. Vervolgens moet je maandelijks de functie 163025 (Berekenen uren oudersch. verlof) uitvoeren, daarmee wordt bepaald hoeveel uren Betaald ouderschapsverlof in de achterliggende periode is opgenomen (P13215).
- Met de bestaande rubriek code P02482 Dagloon WAZO leg je het door UWV berekende dagloon vast. Als dit dagloon nog niet bekend is, berekent Payroll Gemal automatisch een dagloon bij benadering. Je moet deze waarde later alsnog opgeven.
- Bij gebruik van de module Tijdregistratie, kan het betaald ouderschapsverlof via een zelf te definiëren activiteit (op basis van de nieuwe activiteitsoort 42) geregistreerd worden. De periodeberekening zal maandelijks (achteraf) de juiste P13215 mutaties ten behoeve van Payroll Gemal genereren. Meer informatie met betrekking tot de benodigde inrichting binnen Tijdregistratie volgt in de releasenotes van augustus.
Kijk voor meer informatie op:
Werkgever doet aanvraag bij UWV
De uitkering mag pas aangevraagd worden als de medewerker het betaald ouderschapsverlof heeft genoten. Dit mag in 3 termijnen (betaalverzoeken) gedaan worden. Het eerste betaalverzoek (incl. aanvraag Wazo) mag ingediend worden als de medewerker 1x de wekelijkse arbeidsduur in verlof heeft genoten.Wij adviseren om in ieder geval aan het einde van het boekjaar en als het eerste levensjaar van het kind verstreken is een betaalverzoek in te dienen. Hiervoor kan de tegel Wettelijk betaald ouderschapsverlof (Aanvr. Wazo) in HR Self Service worden gebruikt. Eventueel kan de aanvraag ook handmatig worden opgevoerd in het werkgeversportaal van het UWV, of vanaf augustus in HR Core Beaufort via de procedures Aanv bet ouderschapsverlof (703010) voor het eerste betaalverzoek en de aanvraag WAZO, tweede betaalverzoek BOSV (703011) en derde betaalverzoek BOSV (703012).
Het is, omdat het betaald ouderschapsverlof flexibel mag worden opgenomen, lastig te bepalen op welk moment de eerste aanvraag kan worden gedaan. Daarvoor is in Youforce Reporting (alleen beschikbaar voor Beaufort Online klanten) een rapportage in ontwikkeling. Naar verwachting is deze in augustus beschikbaar. Met deze rapportage bieden we per medewerker inzicht in de stand van zaken met betrekking tot o.a. het verlofrecht, het al opgenomen verlof en eventuele eerdere betaalverzoeken. Op basis van deze informatie kun je zelf het beste moment bepalen waarop je de Wazo-aanvraag en/of aanvullende betaalverzoeken bij het UWV kunt indienen. Tevens kan deze rapportage worden gebruikt als bewijslast voor vertrekkende medewerker t.b.v. nieuwe werkgever voor wat betreft resterende Wazo rechten.
Op basis van het aanvraagformulier in HR Self Service wordt in HR Core Beaufort de EDI melding getriggerd. In de release van augustus worden de eerder genoemde drie nieuwe functies geactiveerd. De aanvraag wordt aangestuurd vanuit HR Self Service met de tegel “Wettelijk betaald ouderschapsverlof (Aanvr. Wazo)”. De functies zijn ook met de hand uit te voeren in HR Core Beaufort, mits de persoon de juiste autorisaties heeft.
- Op basis van PI0242 - Signaaldatum kan een signaal worden gepresenteerd aan de professional om het laatste betaalverzoek bij het UWV in te dienen. Bij HR Core Beaufort online kan de juiste workflow ook automatisch worden gestart middels Actieve Signalering start workflow.
- De professional vraagt de uitkering betaald ouderschapsverlof aan namens de medewerker via het Self Service formulier Wettelijk betaald ouderschapsverlof (Aanvr. Wazo). Het invullen van de gegevens op dit formulier triggert in HR Core Beaufort een EDI bericht naar het UWV.
- Met een nieuwe berichtsoort kunnen de gegevens voor de aanvraag van een betaald ouderschapsverlof via EDI aan UWV worden doorgegeven. Na installatie van de juli release van HR Core Beaufort (Online) zijn een drietal nieuwe berichtsoorten zichtbaar op het scherm Index ondersteunende berichtsoorten. Voeg deze berichtsoorten toe aan de bestaande EDI-ontvanger UWV Digi-ZSM conform de instructies in de release notes.
Kijk voor meer informatie op:
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika