Aansluiting controleren Grootboek met Debiteuren en Crediteuren

[#1]

Deze procedure geeft een beschrijving om de aansluiting tussen het Grootboek en de subadministraties Debiteuren en Crediteuren te vergelijken, en geeft handvaten om eventuele verschillen te verklaren. 

Aansluitingen controleren

• Open het venster Aansluiting Debiteuren en Crediteuren
• Het venster toont balansrekeningen met de stand in zowel het Grootboek als in Debiteuren en Crediteuren.
• Het saldo grootboek wordt getoond op basis van de Grootboekkaart het saldo van de debiteuren en crediteuren wordt getoond op basis van de analyses Overzicht debiteuren en Overzicht crediteuren. 
• Aansluitverschillen worden getoond in de kolom afwijking en aangegeven door een uitroepteken.
• Voor een nadere analyse kun je inzoomen op de verschillen om te onderzoeken waardoor ze worden veroorzaakt: 
  • Bij afwijkingen in debiteuren opent het venster Aansluitingsverschillen debiteuren en grootboek
  • Bij afwijkingen in crediteuren opent het venster Grootboekkaart

Blijkt uit het venster dat er een afwijking is? Met deze drie stappen spoor je de oorzaak snel op.

1. Controleer de periode waarin het verschil is ontstaan

• Ga naar het venster Aansluiting debiteuren en crediteuren.

• Wijzig de periode stap voor stap (terug in de tijd) om te achterhalen in welke specifieke periode het verschil is ontstaan.

2. Controleer op boekingen uit de verkeerde module

Verschillen ontstaan vaak doordat er direct op de debiteuren- of crediteurenrekening is geboekt vanuit een andere module dan via inkoop of verkoop.

• Open het venster Grootboekkaart en selecteer de betreffende rekening.

• Filter op de periode waarin het verschil is ontstaan.

• Filter de kolom Module en sluit de module Debiteuren of Crediteuren uit om te zien welke boekingen buiten de module om zijn gemaakt.

3. Controleer welke debiteur of crediteur verschillen heeft

Sluiten de totalen nog steeds niet aan? Dan zit het verschil waarschijnlijk in de saldi van een specifieke debiteur of crediteur.

• Open de analyse Overzicht debiteuren (of Overzicht crediteuren)
• Open daarnaast het rapport Openstaande posten (per grootboekkaart)
• Vergelijk de bedragen per relatie. Waar zie je een verschil tussen de analyse en het rapport? 

Gericht valideren

Heb je de specifieke relatie(s) gevonden? Dan kun je nu gericht valideren. Dit bespaart veel tijd, omdat niet voor alle relaties er gevalideerd hoeft te worden.

• Open het venster Saldo debiteuren valideren (of Saldo crediteuren valideren)
• Zet de periode op één periode voor het ontstaan van het verschil
• Selecteer de specifieke relatie(s) die een verschil toonden.
• Klik op Verwerken

Let op: Het valideren van alle relaties kan in een grote administratie erg lang duren. Door eerst gericht te zoeken, los je het probleem sneller op.

Kom je er niet uit?

Cijfers die niet direct aansluiten kunnen soms een complexe oorzaak hebben.

Lost het volgen van deze stappen het verschil niet op? Neem dan contact op met support via je implementatiepartner. 

[Mark de Hoon]

Beste Sander,

Inderdaad een handig middeltje als je verschil uit 1 mutatie bestaat, maar hoe zit het als dit uit meerdere mutaties bestaat (wat in mijn geval het vermoeden is)?

Heb al met filters gewerkt, maar krijg geen resultaat helaas.

[sanderdercksen]

@Mark de Hoon bedoel je dat je een verschil constateert, maar het venster laat geen regels zien waardoor dit verschil verklaart wordt? 

[Mark de Hoon]

@sanderdercksen, ja daar komt het wel op neer, bij mij constateert hij een afwijking en als ik daar dan op klik dan gaat hij naar het grootboek (in dit geval 170000 crediteuren), maar laat tientallen, misschien meer dan honderd regels zien.

[sanderdercksen]

@Mark de Hoon klopt, bij crediteuren is (nog) geen venster gerealiseerd met een specificatie van de verschillen zoals bij debiteuren. Bij crediteuren wordt daarom doorgezoomd naar de grootboekkaart. Je zou om te beginnen kunnen filteren op de kolom Module op de waarde Grootboek. Dat maakt directe transacties op de crediteurrekening zichtbaar. 

[#6]

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.

Algemeen

• Procedures Algemeen

Financials

• Procedures Grootboek
• Procedures Debiteuren
• Procedures Crediteuren
• Procedures Bank/Kas
• Procedures Vaste activa
• Procedures Transitoria
• Procedures Btw
• Procedures Valuta
• Procedures AutoInvoice

Project accounting

• Procedures Projecten

Logistics

• Procedures Logistics

OneStop Reporting

• Procedures OneStop Reporting