Aansluiting grootboek controleren

[#1]

In deze procedure leggen we je stap voor stap uit hoe je de belangrijkste onderdelen (eigen vermogen, debiteuren, crediteuren en vaste activa) controleert en correct aansluit op het grootboek.

1. Controle op 'Niet gejournaliseerde' transacties

Voordat je begint met aansluiten, is het belangrijk dat alle transacties volledig zijn verwerkt.

• Open het venster Transacties journaliseren.  

• Staan hier nog posten? Verwerk deze dan eerst voordat je verdergaat door te kiezen voor Alle journaliseren.

 2. Eigen vermogen aansluiten

Controleer welke systeemrekeningen worden gebruikt voor de automatische resultaatneming: Ingehouden winst en Resultaat boekjaar. De gebruikte rekeningen zijn terug te vinden in het venster Voorkeuren grootboek onder Instellingen rekeningschema. 

Zo controleer je de aansluiting:

• Open het venster Rekening per periode.
• Selecteer het oude boekjaar en kijk naar de laatste periode hiervan.
• Tel het eindsaldo van beide rekeningen bij elkaar op.
• Selecteer nu het nieuwe boekjaar en kies de rekening Ingehouden winst.
• Het beginsaldo van de eerste periode moet nu gelijk zijn aan het eerder opgetelde bedrag van het oude boekjaar.

Is er een verschil? Volg dan deze stappen:

• Open het venster Rekeninghistorie valideren.
• Kies de laatste periode van het oude boekjaar 
• Markeer het WERKELIJK grootboek en kies Valideren
• Blijft het verschil bestaan? Herhaal de validatie dan, maar kies nu de eerste periode van het oude boekjaar.

Let op: Tijdens het proces Rekeninghistorie valideren blokkeert het systeem de verwerking van journaaltransacties. Wordt er op dat moment een transactie vrijgegeven? Dan kan deze de status niet gejournaliseerd krijgen. Zie daarover stap 1 hierboven. 

3. Debiteuren en Crediteuren aansluiten

Gebruik het venster Aansluiting debiteuren en crediteuren om te zien of de subadministratie aansluit met het grootboek. Een veel voorkomende oorzaak is dat er buiten de module om is geboekt op de verzamelrekening debiteuren of crediteuren. 

Meer over hoe je dit controleert en kunt oplossen lees je in de procedure: aansluiting controleren Grootboek met debiteuren en crediteuren.

Tip: Voorkom verschillen door in het venster Rekeningschema bij Modulebeheer de bijbehorende module (debiteuren of crediteuren) te selecteren en de optie Handmatige invoer toestaan uit te vinken. 

4. Vaste activa aansluiten

Het aansluiten van de activa op het grootboek doe je door de gegevens vanuit de module naast de cijfers in het grootboek te leggen.

Controleren van aansluiting via rapportages:

• Open het rapport Saldo vaste activa per grootboekrekening.

• Kies de weergave Samengevat voor een overzicht van de saldi per rekening

• Open het rapport Proefbalans (gedetailleerd) 
• Vergelijk de saldi per rekening en subrekening van de rapporten om de aansluiting te maken

Controleer op handmatige boekingen

Verschillen worden meestal veroorzaakt door handmatige boekingen op de activarekeningen

• Open het venster Grootboekkaart en selecteer een activumrekening.

• Filter de kolom Module en sluit de module Activa uit om te zien welke boekingen buiten de module om zijn gemaakt.

Tip: Om de tussenrekening vaste activa te controleren kan het handig zijn om deze aanvullend handmatig af te letteren. Zie voor meer informatie daarover de procedure: Journaaltransacties afletteren 

Kom je er niet uit?

Cijfers die niet direct aansluiten kunnen soms een complexe oorzaak hebben.

Lost het volgen van deze stappen het verschil niet op? Neem dan contact op met support via je implementatiepartner. 

[#2]

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.

Algemeen

• Procedures Algemeen

Financials

• Procedures Grootboek
• Procedures Debiteuren
• Procedures Crediteuren
• Procedures Bank/Kas
• Procedures Vaste activa
• Procedures Transitoria
• Procedures Btw
• Procedures Valuta
• Procedures AutoInvoice

Project accounting

• Procedures Projecten

Logistics

• Procedures Logistics

OneStop Reporting

• Procedures OneStop Reporting