Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie

[#1]

Bij het verwerken van de afschriftregels kan het voorkomen dat het niet direct bekend is voor welke relatie de uitgave/ontvangst bestemd is. In deze situatie is het niet direct mogelijk om de afschriftregel te verwerken. Een methode die uitkomst kan bieden is het gebruik van het herindelen van de betalingen. Dit proces bestaat uit een aantal stappen:

1. Aanmaken van een Bank-kasrekening
2. Aanmaken van een Invoersoort
3. Toepassen van de invoersoort bij het verwerken van afschriftregels
4. Transactie toekennen aan de debiteur/crediteur

1. Aanmaken bank-/kasrekening

• Ga naar het venster Bank-/kasrekeningen
• Voeg via + een nieuwe rekening toe met de omschrijving Herclassificeren. Let op: Je kunt uiteraard kiezen om een herindelingsrekening per vestiging aan te maken. Maak in dat geval voor elke vestiging een aparte tussenrekening aan.
• Zet de Instellingen voor AutoPay-integratie zowel bij afschriften als inkomende betalingen op Uitsluiten van AutoPay
• Gebruik bij Rekening een tussenrekening (maak eventueel een nieuwe grootboekrekening aan)
• Kies de juiste Subrekening
• Voeg in het tabblad Betaalmethoden de betaalmethode 1 toe
• Markeer Gebruik in Crediteuren en Gebruik in Debiteuren
• Kies voor Opslaan en sluiten

2. Aanmaken invoersoort herindeling

• Open het venster Invoersoorten
• Klik op het + om een nieuwe invoersoort aan te maken met de code “CLSO”
• Kies Ontvangst
• Gebruik de omschrijving “Herclassificeren”
• Zet een vinkje bij Betalingen herindelen
• Selecteer bij het veld Rek. voorlopig boeken de bij stap 1 gekoppelde tussenrekening
• Klik op het + om de bank-/kasrekeningen te koppelen waarvoor deze herindeling beschikbaar moet zijn. Let op: Zorg dat hier geen betalingen onderweg of vereffeningsrekeningen tussen staan
• Kies voor Opslaan

Maak nu op vergelijkbare wijze een invoersoort aan voor de herindeling van uitgaven met code “CLSU”. 

3. Afschriftregel verwerken naar herindelen

In dit voorbeeld wordt een afschriftregel verwerkt van een onbekende ontvangst van een crediteur die een terugbetaling heeft gedaan.

• Ga naar het venster Afschriftregels verwerken
• Selecteer de Bank-/kasrekening voor de verwerking van de afschriften
• Selecteer de afschriftregel met de ontvangst
• Kies Aanmaken op het tabblad Betaling aanmaken
• Selecteer de module Bank/kas
• Selecteer de invoersoort CLSO
• Wijzig indien gewenst het veld Omschr. trans.
• Kies Verwerken

Deze onbekende ontvangst is nu terug te zien op de grootboekrekening 1102 Herclassificeren

4. Transactie toekennen aan debiteur/crediteur

In het venster Betalingen opnieuw indelen verschijnen alle transacties die vanuit de afschriftregels naar deze tussenrekening zijn verwerkt. Vanuit dit venster kan vervolgens gekozen worden naar welk deelproces de betaling verwerkt moet worden. 

• Ga naar het venster Betalingen opnieuw indelen
• Selecteer de Invoersoort CLSO
• Alle openstaande transacties op deze rekening worden nu weergegeven.
• Klik in de betreffende regel in het veld Debiteur/crediteur en selecteer de juiste crediteur
• Markeer de betreffende regel en kies voor Verwerken

Let op: De betaling is nu verwerkt naar een crediteurenbetaling. Als ook bekend is op welke factuur deze terugbetaling betrekking heeft kan direct gekozen worden voor de knop Resulterend document weergeven. Hiermee wordt het venster Debiteurenbetalingen geopend waar de betreffende factuur kan worden gekoppeld.

[Martijn Erkens]

Wij krijgen in de crediteurbetaling 'restitutie crediteur' de debetnota niet gekoppeld. We kiezen onder 'te koppelen documenten' voor de plus en dan voeren we betreffende debetnota op. Het betaald bedrag kunnen we niet invullen, want hij zet hem telkens terug op nul. Wat is hier de oplossing voor?

[sanderdercksen]

Staat er wellicht een rood kruisje voor de gekoppelde debetcorrectie, waarin een melding getoond? Ik zou me kunnen voorstellen dat de debetcorrectie al aan een andere betaling is gekoppeld die nog niet is vrijgegeven. 

[Martijn Erkens]

Er staat geen melding bij de debetcorrectie, maar je voorstelling is wel goed. Ik zie dat er al inkoopfacturen gekoppeld zijn aan de debetcorrectie.

[Michiel Broek - Arch-IT]

Kan het zijn dat het scherm betalingen opnieuw indelen niet kan omgaan met gesloten financiële perioden? Ik krijg hier wel een foutmelding op, maar ik wil dat hij de volgende open periode gebruikt. Ook de kolom periode is niet wijzigbaar. Mis ik hier iets?