Betaaldatum, Vervaldatum en Kortingsdatum

[#1]

Voor het betalen van inkoopfacturen zijn drie datums beschikbaar op de factuur: Vervaldatum, Kortingsdatum en Betaaldatum. 

Hoe worden deze datums bepaald en op welke manier kunnen ze gebruikt worden bij het betalen van de facturen?

Toelichting datums

Vervaldatum

De vervaldatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de vervaltermijn zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde. 

Kortingsdatum

De kortingsdatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de kortingstermijn, zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde. 

Betaaldatum

De betaaldatum in een inkoopfactuur (tabblad Financiële gegevens) wordt bepaald aan de hand van de instelling Betalen op in het venster Crediteuren:

• Kortingsdatum; betaaldatum is de kortingsdatum
• Vervaldatum; betaaldatum is de vervaldatum

Daarnaast heb je nog te maken met de doorlooptijd voor betalingen in het venster Crediteuren. De doorlooptijd is een aantal extra dagen die nodig zijn om de betalingen daadwerkelijk uitgevoerd te hebben. Normaal gesproken is de doorlooptijd ingesteld op 0 dagen; in die situatie is de betaaldatum dus hetzelfde als de korting- of vervaldatum. 

Voorbeeld:

De doorlooptijd betalingen is voor een crediteur ingesteld op 1 dag en het betalen op is ingesteld op de Vervaldatum. De betalingsvoorwaarde voor deze crediteur is ingesteld op 30 dagen vervaltermijn. Voor een inkoopfactuur die wordt ingeboekt op datum 10-04-2021 is het gevolg:

• Vervaldatum staat op 10-05-2021 
• Betaaldatum staat op 09-05-2021

Betalingen verwerken

In het venster Betalingen verwerken kunnen de inkoopfacturen geselecteerd worden die betaald moeten worden. Over het algemeen kan hier volstaan worden met een selectie op de Betaaldatum. Deze datum is immers op de juiste manier ingesteld volgens bovenstaande criteria. Je filtert hiermee alle facturen op de datum waarop de betaling uitgevoerd moet gaan worden. 

Wil je facturen meenemen die pas volgende week betaald hoeven te worden, is het dus voldoende om de Betaaldatum op volgende week in te stellen. Een aanvullende filtering is mogelijk op de Kortingsdatum, maar bij een juiste inrichting zal deze in de praktijk nooit nodig zijn. 

Let op: in het venster Betalingen verwerken is naast een filter op Betaaldatum ook de mogelijkheid aanwezig om alle facturen op dezelfde Betaaldatum uit te voeren via een groepsgewijze actie. Deze datum staat dus los van de selectie op Betaaldatum! De kolom Betaaldatum staat hier voor de uitvoerdatum van de betaling, terwijl de kolom Oorsponkelijke betaaldatum de betaaldatum weergeeft van de inkoopfactuur.

TIP: wil je altijd de uitvoerdatum op de huidige datum laten uitvoeren (en dus geen geagendeerde betalingen uitvoeren), kan de instelling Altijd huidige datum als betaaldatum hanteren in het venster Voorkeuren crediteuren gemarkeerd worden. 

[ThuyB]

Is het mogelijk om de vervaldatum handmatig aan te passen bij credit nota's? Voor zover ik het kan zien, kunnen gebruikers de vervaldatum tijdens het boeken en achteraf niet wijzigen. Wij willen dat de credit nota meteen vervallen wordt op het moment dat het geboekt is.

[sanderdercksen]

@ThuyB De creditnota vervalt in principe ook direct, aangezien deze geen vervaldatum bevat. Je kunt deze vervaldatum verder ook niet wijzigen. 

[ThuyB]

Dat had ik ook verwacht dat het direct zou gaan vervallen, maar dat is helaas niet het geval. Er wordt uitgegaan van de betalingstermijn. Als de voorwaarden op 45 dagen staat, dan vervalt de credit nota ook pas na 45 dagen. 

[sanderdercksen]

@ThuyB Is deze debetcorrectie handmatig aangemaakt of is deze via een import/API vanuit een extern systeem aangemaakt? Normaal is het veld Vervaldatum namelijk niet beschikbaar voor een debetcorrectie. 

[ThuyB]

Deze is aangemaakt via een extern systeem. 

[sanderdercksen]

@ThuyB Daar zit de oorzaak dan inderdaad... Vanuit een extern systeem wordt de standaard betaaltermijn gebruikt voor de vervaldatum. In deze situatie zou de externe applicatie de vervaldatum als een "lege" waarde moeten meegeven, om te zorgen dat niet de standaard termijn wordt toegepast. 

[#8]

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.

Algemeen

• Procedures Algemeen

Financials

• Procedures Grootboek
• Procedures Debiteuren
• Procedures Crediteuren
• Procedures Bank/Kas
• Procedures Vaste activa
• Procedures Transitoria
• Procedures Btw
• Procedures Valuta
• Procedures AutoInvoice

Project accounting

• Procedures Projecten

Logistics

• Procedures Logistics

OneStop Reporting

• Procedures OneStop Reporting