Declaraties verwerken

[#1]

Een declaratie kan een of meerdere onkostenregistraties bevatten en wordt als geheel ingediend en/of naar Visma.net Approval gestuurd voor goedkeuring. Een declaratie is bijvoorbeeld een zakenreis waarin een medewerker diverse kosten wil declareren die ten behoeve van deze reis zijn gemaakt, zoals kosten voor restaurants, autohuur, treintickets, et cetera.

Aanmaken declaratie

Het aanmaken van een declaratie gaat als volgt:

• Open het venster Declaraties
• Kies + om een nieuwe declaratie toe te voegen
• Leg een datum vast (bijvoorbeeld de einddatum van de zakenreis)
  • Leg een omschrijving vast
  • Voeg per uitgave een regel toe en leg daar minimaal de volgende gegevens vast:
    • Datum
    • Onkostenartikel
    • Omschrijving
    • Bedrag
    • Bijlage -> bonnetje
    • Het project en de projecttaak (gebruik X wanneer de onkosten geen  betrekking hebben op een extern project)
    • Kies Opslaan

Afhankelijk van de interne processen bij jouw organisatie moet een declaratie worden

ingediend via Acties > Indiene of ter goedkeuring naar Approval worden gestuurd met de knop Approval.

Tip: het is ook mogelijk de declaratie via de Visma 360 app aan te maken en direct alle bonnetjes als onkostenregistratie toe te voegen!

Declaraties goedkeuren in Approval

• Open Approval
• Open de taak met de declaratie
• Kies Goedkeuren om de declaratie goed te keuren

Nadat de declaratie is ingediend en/of goedgekeurd moet deze vrijgegeven worden. Door het vrijgeven zal de declaratie geboekt worden als inkoopfactuur voor de betreffende medewerker.

• Open de betreffende declaratie
• Kies Acties/Vrijgeven
• Of geef meerdere declaraties in een keer vrij via het venster Declaraties vrijgeven

Inkoopfactuur betalen

Door het vrijgeven van de declaratie is een inkoopfactuur aangemaakt voor de betreffende medewerker. De status van deze inkoopfactuur is Open en kan direct worden meegenomen in het reguliere betaalproces.

[#2]

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.

Algemeen

• Procedures Algemeen

Financials

• Procedures Grootboek
• Procedures Debiteuren
• Procedures Crediteuren
• Procedures Bank/Kas
• Procedures Vaste activa
• Procedures Transitoria
• Procedures Btw
• Procedures Valuta
• Procedures AutoInvoice

Project accounting

• Procedures Projecten

Logistics

• Procedures Logistics

OneStop Reporting

• Procedures OneStop Reporting