De functionaliteit Documenten verrekenen in Visma Net Financials biedt de mogelijkheid om meerdere openstaande posten van debiteuren en crediteuren efficiënt en (deels) automatisch af te letteren of tegen te boeken.
Configuratie (vooraf)
Voordat je begint met de verwerking, moeten de volgende instellingen en rechten in Visma Net worden gecontroleerd.
-
Toegangsrechten: De ingelogde gebruiker moet expliciet beschikken over de rol API-user.
-
Stamgegevens Bank-/kasrekening: Controleer vooraf of bij de te gebruiken (tussen)rekening (zoals de Vereffeningsrekening) of de gewenste invoersoorten zijn gekoppeld voor het afboeken van een restantbedrag. Hiervoor moeten de volgende zaken zijn geconfigureerd:
- Betaalmethode: er moet minimaal 1 betaalmethode zijn gekoppeld
-
Invoersoort(en): er moet minimaal 1 invoersoort van het type Uitgave zijn gekoppeld aan de betreffende bank-/kasrekening
-
Rekeningen: de velden Rekening vervangen en Subrekening vervangen moeten de juiste grootboekrekening en subrekening bevatten.
- Indien met meerdere vestigingen wordt gewerkt, maar dan per vestiging een aparte bank-/kasrekening aan voor het verrekenen.
- Vestigingsrestrictie: Het venster toont uitsluitend documenten van de geselecteerde vestiging (zichtbaar in de rechterbovenhoek). Het is niet mogelijk om documenten tussen meerdere vestigingen te verrekenen.
Documenten verrekenen
Het venster Documenten verrekenen bestaat uit de volgende onderdelen:
-
Tabbladen (1): Wisselen tussen debiteuren of crediteuren.
-
Linkerkant (2): Overzicht van relaties met openstaande posten. In deze lijst zijn twee specifieke kolommen die direct inzicht geven in de status van de openstaande posten:
-
Aantal: Geeft het totale aantal openstaande posten van de geselecteerde relatie weer.
-
Aflet.: Geeft aan hoeveel documenten er op dit moment binnen deze relatie mogelijk onderling afgeletterd kunnen worden.
-
-
Rechterkant (3): De openstaande posten van de geselecteerde relatie.
- Verwerkingsmethode (4): Wisselen tussen de twee verwerkingsmethoden (verrekenen of tegenboeken)
-
Verrekenen: Documenten onderling tegen elkaar wegstrepen binnen één specifieke relatie.
-
Tegenboeken: Het systeem maakt automatisch een nieuwe, tegengestelde transactie aan per document (ideaal voor complexe bulkverwerkingen over meerdere relaties)
-
Praktijkvoorbeeld werking kolommen:
-
Situatie A: Een debiteur heeft 5 openstaande facturen (en geen creditnota's). De kolom Aantal toont de waarde 5, maar de kolom Aflet. toont een 0 (er valt immers niets onderling weg te strepen).
-
Situatie B: Een debiteur heeft 2 open facturen en 1 creditnota. De kolom Aflet. toont nu de waarde 2, omdat er twee documenten tegen elkaar weggestreept kunnen worden.
Stap-voor-stap instructie
Methode: Verrekenen
-
Kies aan de linkerkant de gewenste relatie.
-
Selecteer aan de rechterkant de documenten die je met elkaar wilt afletteren.
-
Controleer onderaan het saldo. Een restbedrag hoeft niet 0,00 te zijn; het restant blijft openstaan op een document naar keuze.
-
Klik op de knop Verrekenen.
-
Kies in de pop-up de betaalmethode, de bank-/kasrekening (tussenrekening) en de boekingsdatum.
-
Bij een restbedrag ongelijk aan 0,00: Geef aan op welk brondocument het restant open moet blijven staan.
-
Bevestig de transactie. Het systeem verwerkt de posten (bijvoorbeeld één-op-één of via een verzamelbetaling van 0,00). Zie de verwerkingsscenario's in onderstaande tabel.
Methode: Tegenboeken
-
Markeer de documenten per relatie (dit kan voor meerdere relaties tegelijk).
-
Klik op de knop Verwerken.
-
Selecteer de betaalmethode, de bank-/kasrekening en de boekingsdatum.
-
Is het restbedrag niet 0,00? Vink Restbedrag afboeken aan en selecteer de vooraf geconfigureerde Invoersoort (type uitgave) om de tegenrekening te bepalen.
-
Het systeem maakt nu automatisch de juiste tegenboekingen aan (bijv. een Debiteurenbetaling bij een Verkoopfactuur of een Crediteurenbetaling bij een Inkoopfactuur). Voor het afboeken van een restbedrag maakt het systeem een bank-/kastransactie aan.
Verwerkingsscenario's bij Verrekenen
| Scenario | Uitgangssituatie | Resultaat na verwerking |
| Match tussen facturen en credits |
Er is sprake van unieke, sluitende combinaties (open saldo) tussen facturen en credits. Voorbeeld:
|
Documenten worden één-op-één met elkaar verrekend en gesloten.
Resultaat:
|
| Geen unieke match tussen facturen/credits |
Er zijn meerdere openstaande posten zonder directe unieke tegenhanger. Voorbeeld:
|
De documenten worden gezamenlijk verrekend via een verzamelbetaling.
Resultaat:
|
| Ongelijk saldo tussen facturen/credits |
De geselecteerde documenten komen per saldo niet op 0,00 uit. Voorbeeld:
|
Het systeem vraagt op welke factuur het restant open moet blijven staan. Resultaat (indien gekozen wordt voor factuur F2):
|
| Combinatie met bestaande betalingen |
Er is een mix van openstaande facturen, credits en reeds gedane betalingen. Voorbeeld:
|
Facturen en credits worden eerst verrekend met beschikbare betalingen. Resterende posten volgen scenario 2 of 3. Resultaat:
|
Tegengestelde transacties bij Tegenboeken
Het systeem bepaalt op basis van het type brondocument automatisch welk type tegenboeking wordt aangemaakt:
| Module | Brondocument (Type) | Tegengestelde transactie (Type) |
| Debiteuren | Verkoopfactuur (INV) | Debiteurenbetaling (PMT) |
| Debiteuren | Debetnota (DRM) | Debiteurenbetaling (PMT) |
| Debiteuren | Creditnota (CRM) | Debiteurrestitutie (REF) |
| Debiteuren | Debiteurbetaling (PMT) | Debetnota (DRM) |
| Debiteuren | Debiteurvooruitbetaling (PMT) | Debetnota (DRM) |
| Debiteuren | Debiteurrestitutie (REF) | Creditnota (CRM) |
| Crediteuren | Inkoopfactuur (INV) | Crediteurenbetaling (CHK) |
| Crediteuren | Debetcorrectie (ADR) | Crediteurenrestitutie (REF) |
| Crediteuren | Creditcorrectie (ACR) | Crediteurenbetaling (CHK) |
| Crediteuren | Crediteurbetaling (CHK) | Creditcorrectie (CHK) |
| Crediteuren | Crediteurrestitutie (REF) | Debetcorrectie (ADR) |
| Crediteuren | Crediteurvooruitbetaling (PPM) | Creditcorrectie (CHK) |
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Software BV
HJE Wenckebachweg 200
1096 AS Amsterdam
Tel: 020-355 29 99
Copyright 2021 Visma Community. All right reserved.
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika