Deze procedure beschrijft het aanmaken en inrichten van een nieuw project in Visma Net Financials. Aan de hand van de basisinstellingen, taken, budgetten en statussen doorloop je het proces om een project voor te bereiden voor de registratie van transacties. Voorbereiding Controleer of de gewenste projectmanagers zijn aangemaakt als medewerker in Visma Net en of de medewerker is gekoppeld aan een gebruiker.. Controleer of de benodigde grootboekrekeningen zijn gekoppeld aan een rekeninggroep om transacties op het project mogelijk te maken. Optioneel: Controleer of er een geschikt projectsjabloon of een lijst met algemene taken beschikbaar is. Werkwijze Basisgegevens project vastleggen Open het venster Projecten. Klik op + om een nieuw project toe te voegen. Vul een code in het veld Project in of laat het systeem automatisch een nummer toekennen. Vul de omschrijving van het project in. Selecteer optioneel een debiteur en een projectsjabloon. Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van sjablonen de procedure Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken. Ga naar het tabblad Rekeningen en vul het veld Subrekening (standaard) in. Klik op Opslaan. Projectdetails en manager instellen Vul op het tabblad Samengevat de begindatum en einddatum in. Selecteer een medewerker in het veld Project manager. Leg optioneel aanvullende gegevens vast via het tabblad Kenmerken. Projecttaken toevoegen Ga naar het tabblad Taken en voeg minimaal één taak toe. Vul de velden Taak en Omschrijving handmatig in, of selecteer een van de algemene taken. Budgetten inrichten Ga naar de tabbladen Opbrengstenbudget en/of Kostenbudget. Voeg per taak, rekeninggroep en optioneel per artikel budgetregels toe. Raadpleeg voor meer informatie de procedure over het vastleggen van een projectbudget via Projectbudget vastleggen. Project activeren en controleren Controleer op het tabblad Saldo of de budgetten correct zijn. Zorg ervoor dat zowel de status van het project als de status van de projecttaak op Actief staan om transacties toe te staan. Gebruik de tabbladen Verkoopfacturen en Inkoopfacturen om de op het project geregistreerde facturen in te zien.  

Een declaratie kan een of meerdere onkostenregistraties bevatten en wordt als geheel ingediend en/of naar Visma.net Approval gestuurd voor goedkeuring. Een declaratie is bijvoorbeeld een zakenreis waarin een medewerker diverse kosten wil declareren die ten behoeve van deze reis zijn gemaakt, zoals kosten voor restaurants, autohuur, treintickets, et cetera. Aanmaken declaratie Het aanmaken van een declaratie gaat als volgt: Open het venster Declaraties Kies + om een nieuwe declaratie toe te voegen Leg een datum vast (bijvoorbeeld de einddatum van de zakenreis) Leg een omschrijving vast Voeg per uitgave een regel toe en leg daar minimaal de volgende gegevens vast: Datum Onkostenartikel Omschrijving Bedrag Bijlage -> bonnetje Het project en de projecttaak (gebruik X wanneer de onkosten geen  betrekking hebben op een extern project) Kies Opslaan Afhankelijk van de interne processen bij jouw organisatie moet een declaratie worden ingediend via Acties > Indienen of ter goedkeuring naar Approval worden gestuurd met de knop Approval.   Tip: het is ook mogelijk de declaratie via de Visma 360 app aan te maken en direct alle bonnetjes als onkostenregistratie toe te voegen! Declaraties goedkeuren in Approval Open Approval Open de taak met de declaratie Kies Goedkeuren om de declaratie goed te keuren   Nadat de declaratie is ingediend en/of goedgekeurd moet deze vrijgegeven worden. Door het vrijgeven zal de declaratie geboekt worden als inkoopfactuur voor de betreffende medewerker. Open de betreffende declaratie Kies Acties/Vrijgeven Of geef meerdere declaraties in een keer vrij via het venster Declaraties vrijgeven Inkoopfactuur betalen Door het vrijgeven van de declaratie is een inkoopfactuur aangemaakt voor de betreffende medewerker. De status van deze inkoopfactuur is Open en kan direct worden meegenomen in het reguliere betaalproces.  

In deze procedure wordt beschreven hoe je een urenstaat kunt invullen voor projectgerelateerde werkzaamheden. Case  Er is een tweedaagse training georganiseerd voor de klant Accuraat BV. Onze medewerker moet voor deze training uren registreren, namelijk twee keer 8 uur. Het project "PR0115" omvat één projecttaak: "Training". Invoeren urenstaat Open het venster Urenstaat medewerker Klik + om een nieuwe urenstaat toe te voegen Een nieuwe urenstaat verschijnt automatisch met het eerstvolgende weeknummer en de ingelogde gebruiker als medewerker.  Vul de volgende gegevens in op het tabblad Samenvatting Uursoort: SU (standaard uren) Project: PR0115 Projecttaak: TRN - Training Do en Vrij: 08:00 Factureerbaar: Actief Omschrijving:  Tweedaagse training Kies Opslaan Je dient de urenstaat in via Acties/Indienen of door gebruik te maken van een goedkeuringsflow via de knop Approval  In de stamgegevens van het project zijn beide urenregels zichtbaar als activiteiten op het project, zoals in de volgende schermafbeelding te zien is. Tip: Bij herhaalde, gelijksoortige werkzaamheden kan met de knop Vorige urenstaat overnemen de urenregels van de vorige week worden gekopieerd.  

Een rekeninggroep in Visma Net is een kenmerk wat je koppelt aan een of meerdere grootboekrekeningen. Deze koppeling zorgt voor de vertaling van financiele informatie naar projectgerelateerde informatie, waardoor een verbinding ontstaat tussen journaaltransacties en projecttransacties.    Let op: Het koppelen van een grootboekrekening aan een rekeninggroep maakt het verplicht om een project toe te passen op elke transactie. Desgewenst kan project X worden gebruikt, indien er geen relatie is met een "werkelijk" project.  Aanmaken rekeninggroep Open het venster Rekeninggroepen. Kies + om een rekeninggroep toe te voegen Geef een code voor de rekeninggroep Bepaal het type voor de rekeninggroep (activa, passiva, kosten, opbrengsten, statistisch). Een rekeninggroep van het type Statistisch heeft geen relatie met een financiele transacties en bestaat daardoor enkel binnen de projectadministratie.  Geef een omschrijving aan de rekeninggroep Kies Opslaan en sluiten Koppelen grootboekrekening(en) aan de rekeninggroep. Open het venster Rekeninggroepen. Selecteer de gewenste rekeninggroep. Kies + om een rekening toe te voegen.  Selecteer in de kolom Rekening de gewenste grootboekrekening. Selecteer opslaan om de rekening toe te voegen aan de rekeninggroep.