Betaaldatum, Vervaldatum en Kortingsdatum

[#1]

Voor het betalen van inkoopfacturen zijn drie datums beschikbaar op de factuur: Vervaldatum, Kortingsdatum en Betaaldatum. 

Hoe worden deze datums bepaald en op welke manier kunnen ze gebruikt worden bij het betalen van de facturen?

Toelichting datums

Vervaldatum

De vervaldatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de vervaltermijn zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde. 

Kortingsdatum

De kortingsdatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de kortingstermijn, zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde. 

Betaaldatum

De betaaldatum in een inkoopfactuur (tabblad Financiële gegevens) wordt bepaald aan de hand van de instelling Betalen op in het venster Crediteuren:

• Kortingsdatum; betaaldatum is de kortingsdatum
• Vervaldatum; betaaldatum is de vervaldatum

Daarnaast heb je nog te maken met de doorlooptijd voor betalingen in het venster Crediteuren. De doorlooptijd is een aantal extra dagen die nodig zijn om de betalingen daadwerkelijk uitgevoerd te hebben. Normaal gesproken is de doorlooptijd ingesteld op 0 dagen; in die situatie is de betaaldatum dus hetzelfde als de korting- of vervaldatum. 

Voorbeeld:

De doorlooptijd betalingen is voor een crediteur ingesteld op 1 dag en het betalen op is ingesteld op de Vervaldatum. De betalingsvoorwaarde voor deze crediteur is ingesteld op 30 dagen vervaltermijn. Voor een inkoopfactuur die wordt ingeboekt op datum 10-04-2021 is het gevolg:

• Vervaldatum staat op 10-05-2021 
• Betaaldatum staat op 09-05-2021

Betalingen verwerken

In het venster Betalingen verwerken kunnen de inkoopfacturen geselecteerd worden die betaald moeten worden. Over het algemeen kan hier volstaan worden met een selectie op de Betaaldatum. Deze datum is immers op de juiste manier ingesteld volgens bovenstaande criteria. Je filtert hiermee alle facturen op de datum waarop de betaling uitgevoerd moet gaan worden. 

Wil je facturen meenemen die pas volgende week betaald hoeven te worden, is het dus voldoende om de Betaaldatum op volgende week in te stellen. Een aanvullende filtering is mogelijk op de Kortingsdatum, maar bij een juiste inrichting zal deze in de praktijk nooit nodig zijn. 

Let op: in het venster Betalingen verwerken is naast een filter op Betaaldatum ook de mogelijkheid aanwezig om alle facturen op dezelfde Betaaldatum uit te voeren via een groepsgewijze actie. Deze datum staat dus los van de selectie op Betaaldatum! De kolom Betaaldatum staat hier voor de uitvoerdatum van de betaling, terwijl de kolom Oorsponkelijke betaaldatum de betaaldatum weergeeft van de inkoopfactuur.

TIP: wil je altijd de uitvoerdatum op de huidige datum laten uitvoeren (en dus geen geagendeerde betalingen uitvoeren), kan de instelling Altijd huidige datum als betaaldatum hanteren in het venster Voorkeuren crediteuren gemarkeerd worden.