Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Via het venster Bijlagen downloaden is het mogelijk om alle gekoppelde bijlagen in crediteuren-, debiteuren-, bank-/kas- en journaal-transacties op te halen.  Hiermee worden alle bijlagen in een zip-archief aangeboden ter download.  Stappen downloaden bijlagen Open het venster Bijlagen downloaden Klik op de + Vul een waarde in het veld Archiveringstaak en geef de taak een omschrijving. Selecteer het soort documenten (debiteuren, crediteuren, bank/kas of journaal) Selecteer het periode-bereik. Ons advies is om maximaal 12 perioden per archief te selecteren. Kies Opslaan Kies Archieven aanmaken. Bij veel bijlagen kan het proces enige tijd duren. Je kan Taakstatus opvragen kiezen om de voortgang op te vragen.   Zodra het archief gereed is, wijzigt de status naar Het proces is voltooid. Download de zip-bestanden één voor één door de regel te markeren en te kiezen voor Downloaden. Let op: wanneer het archief veel bijlagen bevat kunnen meerdere zip-bestanden beschikbaar zijn.     

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Debiteuren.   Automatische incasso's verwerken Debiteurenrestitutie verwerken Aanmaningen afdrukken of verzenden Afboeken openstaand saldo bij debiteuren Aanmaken en verwerken van een verkoopfactuur Aanmaken en verwerken van een creditnota Verrekenen verkoopfactuur met een creditnota Verwerken van PIN betalingen E-facturen versturen Gaten in mijn factuurnummers

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Bank-/kas.   Inlezen van bankafschriften via een bestand (CAMT/MT940) Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie Meerdere nulregels verbergen bij afschriftregels verwerken Afschriften opnieuw downloaden bij ontbrekende afschriften Bankkoppeling wijzigen  Terugbetaling crediteuren verwerken (zonder gekoppeld document) Terugbetaling debiteuren verwerken (zonder gekoppeld document) SEPA batch automatisch herkennen in afschriftregels Corrigeren van een verkeerd verwerkte afschriftregel  Herkenning verkoopfactuurnummers optimaliseren Herkenning inkoopfactuurnummers optimaliseren

Deze procedure betreft het inlezen van bankafschriften via een bestand. Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van de koppeling via Autopay, waardoor deze procedure overbodig is. Voor bankrekeningen waarvoor geen directe bankkoppeling beschikbaar is, kunnen bankafschriften worden ingelezen in het CAMT053 of MT940 formaat. Vooraf dient het volgende gecontroleerd te worden Navigeer naar het venster Bank-/kasrekeningen  Selecteer de bank-/kasrekening waarop een handmatig bestand moet worden geïmporteerd Controleer of het vinkje Bestanden handmatig uploaden is gemarkeerd Selecteer het juiste bestandsformaat Let op: MT940 bestanden van banken die niet in de lijst staan zijn vaak alsnog te importeren via één van de banken die in de standaardlijst staan Importeren bankafschriften Navigeer naar het venster Import afschriftregels Klik op het + icoon Selecteer de bank-/kasrekening waarop het bestand geïmporteerd dient te worden Klik op de knop Bestand uploaden Selecteer het bestand dat ingelezen moet worden Let op: een MT940 bestand dient van het formaat .txt te zijn. Dit is vast te leggen in de eigenschappen van het bestand. Klik na verwerking op Opslaan De afschriftregels zijn beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken  

Indien u met een directe bankkoppeling werkt, dan worden bankafschriften normaal gesproken automatisch voor u klaar gezet om te verwerken in het scherm Afschriftregels Verwerken. Soms is er echter een probleem waardoor de afschriften niet automatisch worden klaar gezet.   Bankafschriften komen als eerste binnen in de AutoPay service. Bij ontbrekende afschriften is de eerste plek, om te controleren of de afschriften zijn binnen gekomen, dan ook AutoPay.    Hieronder staat beschreven hoe nagegaan kan worden waar het probleem precies zit en hoe dit vaak zelfstandig is op te lossen. Blijft het probleem terugkomen? Schakel dan uw vaste aanspreekpunt in. 1. Autopay openen Open AutoPay vanuit Visma.net Home of via het menu linksboven. 2. Controleer de ontvangen bankafschriften Kies in AutoPay voor het tabblad Overzicht en vervolgens voor Bankdownloads in het linkermenu. Dit geeft het overzicht weer van alle ontvangen bankafschriften. Bovenaan kan er onder andere op basis van het rekeningnummer en de datum gefilterd worden. Hebben één of meerdere afschriften geen downloaddatum gekregen in de kolom Gedownload óf staat er de downloaddatum 01-01-2001, ga dan verder met stap 4 om de afschriften alsnog handmatig te downloaden. Is dit niet het geval, ga dan verder met stap 5. Staan de betreffende afschriften helemaal niet in AutoPay? Neem dan contact op met uw vaste aanspreekpunt.     3.Afschriften opnieuw downloaden Selecteer de gewenste afschriften en klik rechtsonderaan op de groene Downloadopties  knop. Opnieuw afschriften downloaden kan met de onderste optie Voor downloaden beschikbaar stellen. Let op: Is de Voor download beschikbaar stellen knop niet beschikbaar, kies dan eerst voor de optie Als gedownload markeren. Hierna is de knop wel beschikbaar.   4. Controleer of de afschriften binnenkomen in Visma.net ERP De afschriften zullen nu binnen komen in Visma.net ERP in het scherm Postvak In - AutoPay. In de meeste gevallen worden de afschriften op gezette tijden, automatisch verwerkt via de ingestelde automatiseringsagenda's. Hierdoor zijn de afschriftregels automatisch beschikbaar in het scherm Afschriftregels Verwerken.   Afhankelijk van de instellingen in de betreffende automatiseringsagenda’s worden afschriften één of meerdere keren per dag verwerkt. Staan er afschriften van meerdere dagen in dit overzicht, controleer dan de instellingen in de automatiseringsagenda’s (zie stap 6) of vraag om aanvullende ondersteuning via het vaste aanspreekpunt. 5. Overzicht automatiseringsagenda’s Ga naar het venster Overzicht automatiseringsagenda’s en identificeer alle agenda’s voor het venster CA.50.40.0S. Dit kan ook door te filteren op de kolom Scherm. Let op dat alleen actieve agenda’s worden gebruikt in deze stap. Te herkennen aan het vinkje in de kolom Actief.     Lijken de agenda’s correct te zijn ingesteld? Ga dan verder met stap 7. In deze stap kan de agenda direct gestart worden om de afschriften te verwerken. Stap 7 is ook te gebruiken als er niet gewacht kan worden totdat de automatiseringsagenda de afschriften periodiek heeft verwerkt. 6. Agenda uitvoeren Open de agenda en kies rechtsboven voor de optie Agenda uitvoeren     De afschriften zullen nu verwerkt worden en beschikbaar komen in het scherm Afschriftregels Verwerken.   Zijn de afschriftregels toch niet beschikbaar in Afschriftregels Verwerken? Neem dan contact op met uw vaste contactpersoon voor aanvullende ondersteuning.

Als je aan het einde van de maand de periode wilt afsluiten voor je financiële rapportage, kunnen er nog inkoopfacturen zijn die wachten op goedkeuring. Je zou dan de periode van deze facturen willen overzetten naar de eerstvolgende periode. Het handmatig aanpassen van de periode voor lopende inkoopfacturen is echter niet mogelijk. Hiervoor is de volgende oplossing van toepassing via onderstaande stappen: Open het venster Voorbereiden voor afsluiting. Dit venster helpt je bij het aanpassen van de periode voor inkoopfacturen. In dit venster maak je eerst een filter. Dit doe je bijvoorbeeld op basis van de goedkeuringsstatus, zoals in dit voorbeeld de status Wachtend. Bepaal naar welke periode je deze inkoopfacturen wilt verplaatsen. Nadat de gewenste periode is geselecteerd, klik je op de knop Alle verplaatsen. De periode voor alle geselecteerde inkoopfacturen wordt nu automatisch aangepast.

We leggen u graag uit hoe u uw bankkoppeling kunt wijzigen. Daarnaast leggen we specifiek voor klanten van de Rabobank uit hoe het overstappen van de RIB Pro-koppeling naar de nieuwe Premium-koppeling werkt.

Voor het betalen van inkoopfacturen zijn drie datums beschikbaar op de factuur: Vervaldatum, Kortingsdatum en Betaaldatum.  Hoe worden deze datums bepaald en op welke manier kunnen ze gebruikt worden bij het betalen van de facturen? Toelichting datums Vervaldatum De vervaldatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de vervaltermijn zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde.  Kortingsdatum De kortingsdatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de kortingstermijn, zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde.  Betaaldatum De betaaldatum in een inkoopfactuur (tabblad Financiële gegevens) wordt bepaald aan de hand van de instelling Betalen op in het venster Crediteuren: Kortingsdatum; betaaldatum is de kortingsdatum Vervaldatum; betaaldatum is de vervaldatum Daarnaast heb je nog te maken met de doorlooptijd voor betalingen in het venster Crediteuren. De doorlooptijd is een aantal extra dagen die nodig zijn om de betalingen daadwerkelijk uitgevoerd te hebben. Normaal gesproken is de doorlooptijd ingesteld op 0 dagen; in die situatie is de betaaldatum dus hetzelfde als de korting- of vervaldatum.  Voorbeeld: De doorlooptijd betalingen is voor een crediteur ingesteld op 1 dag en het betalen op is ingesteld op de Vervaldatum. De betalingsvoorwaarde voor deze crediteur is ingesteld op 30 dagen vervaltermijn. Voor een inkoopfactuur die wordt ingeboekt op datum 10-04-2021 is het gevolg: Vervaldatum staat op 10-05-2021  Betaaldatum staat op 09-05-2021 Betalingen verwerken In het venster Betalingen verwerken kunnen de inkoopfacturen geselecteerd worden die betaald moeten worden. Over het algemeen kan hier volstaan worden met een selectie op de Betaaldatum. Deze datum is immers op de juiste manier ingesteld volgens bovenstaande criteria. Je filtert hiermee alle facturen op de datum waarop de betaling uitgevoerd moet gaan worden.  Wil je facturen meenemen die pas volgende week betaald hoeven te worden, is het dus voldoende om de Betaaldatum op volgende week in te stellen. Een aanvullende filtering is mogelijk op de Kortingsdatum, maar bij een juiste inrichting zal deze in de praktijk nooit nodig zijn.    Let op: in het venster Betalingen verwerken is naast een filter op Betaaldatum ook de mogelijkheid aanwezig om alle facturen op dezelfde Betaaldatum uit te voeren via een groepsgewijze actie. Deze datum staat dus los van de selectie op Betaaldatum! De kolom Betaaldatum staat hier voor de uitvoerdatum van de betaling, terwijl de kolom Oorsponkelijke betaaldatum de betaaldatum weergeeft van de inkoopfactuur.   TIP: wil je altijd de uitvoerdatum op de huidige datum laten uitvoeren (en dus geen geagendeerde betalingen uitvoeren), kan de instelling Altijd huidige datum als betaaldatum hanteren in het venster Voorkeuren crediteuren gemarkeerd worden.     

Wist u dat het via een herkenningsregel mogelijk is om de afschrijving van een batchbetaling automatisch te herkennen...?

Btw voor  privégebruik, zoals een auto van de zaak, boekt u in Visma.net in het venster  Btw-correctie.