Veelgestelde vragen in Visma eAccounting

Merk je dat jouw periodieke verkoopfacturen op de dag van verzending pas later in de middag bij je klanten aankomen? Of vraag je je af waarom ze niet allemaal tegelijk in de ochtend worden verzonden? In dit artikel leggen we je uit hoe het nieuwe verzendproces werkt en waarom dit is aangepast.   Efficiëntere verzending in batches Ons ontwikkelingsteam heeft een belangrijke update doorgevoerd voor het verzenden van periodieke verkoopfacturen. Voorheen werden alle facturen in één grote wachtrij in de vroege ochtend geplaatst. Bij grote drukte zorgde dit soms voor vertragingen, waardoor facturen pas de volgende dag werden verzonden.   Om dit te voorkomen, worden de periodieke facturen nu in batches verzonden, verspreid over de dag. Dit zorgt voor een stabielere verwerking en voorkomt lange wachtrijen achter de schermen.   Wanneer worden de facturen verzonden? De verzending vindt plaats op vaste tijden gedurende de dag. Het systeem werkt met GMT-tijden (Greenwich Mean Time). Voor Nederland betekent dit dat je in de zomerperiode 2 uur bij de onderstaande tijden moet optellen en in de winterperiode tel je er 1 uur bij op: Batch 1: 05:00 uur GMT Batch 2: 09:00 uur GMT  Batch 3: 13:00 uur GMT  Het is niet mogelijk om in te stellen in welke batch de verkoopfacturen worden geplaatst. Houd er rekening mee dat wanneer een batch start, het even kan duren voordat alle facturen binnen die batch volledig zijn verwerkt en verzonden.   Wat betekent dit voor jou?  Omdat veel gebruikers gewend waren dat alle facturen direct in de ochtend de deur uitgingen, krijgen we regelmatig de vraag of er iets misgaat met de koppeling. Geen zorgen: Je facturen worden nog steeds op de juiste dag verzonden, maar het kan dus voorkomen dat een deel pas aan het begin van de middag bij je klanten aankomt.   Dankzij deze spreiding kunnen we garanderen dat alle facturen die voor die dag op de planning staan, ook daadwerkelijk diezelfde dag worden verwerkt. 

AutoInvoice is de facturatieservice van eAccounting waarmee je e-facturen kunt verzenden en ontvangen. Ook kun je ontvangen pdf-facturen laten scannen via de scanservice. Wil je AutoInvoice activeren? Bekijk dan eerst deze video. Hieronder vind je de veelgestelde vragen over AutoInvoice.     Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer? De foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog? Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice? Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen? Waar vul ik het e-invoicingadres van mijn debiteur in? Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen? Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief. Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service? Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice? Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen? Kan ik facturen meerdere keren insturen? Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen via scanservice? Hoe voorkom ik dat er dubbele crediteuren worden aangemaakt bij het inlezen van inkoopfacturen via AutoInvoice? Ik wil een factuur sturen naar de (semi-) overheid en heb een OIN nummer gekregen. waar leg ik dat vast?     1. Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer? Nee, dan kan er geen gebruik worden gemaakt van Autoinvoice. ( Terug naar boven) 2. De foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice Controleer of er een geldig KvK-nummer is ingevoerd in de bedrijfsinstellingen. ( Terug naar boven) 3. Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog? Het wijzigen van het KvK nummer kan de werking van Autoinvoice beïnvloeden. Neem hiervoor contact op met onze Support afdeling om dit te voorkomen. ( Terug naar boven) 4. Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice? De eerste 100 facturen (business to business) zijn kosteloos, daarna betaal je per factuur. Voor de actuele tarieven klik hier: https://nl.visma.com/eaccounting/uitbreidingen/autoinvoice/ ( Terug naar boven)   5. Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen? Net als bij facturen per e-mail kunt u de status terugvinden onderaan de pagina bij de geopende factuur in Visma eAccounting. ( Terug naar boven) 6. Waar vul ik het e-invoicingadres van mijn debiteur in? Het e-invoicingadres van je debiteur leg je vast bij de debiteurinstellingen (Verkoop > Debiteuren). Het e-invoicingadres van Visma eAccounting-klanten wordt geregistreerd op basis van het KvK-nummer. De identifier voor het KvK-nummer is 0106. Als uw KvK-nummer bijvoorbeeld 12345678 is, wordt uw e-invoicingadres 0106:12345678. Voor het versturen van facturen naar (semi)overheid wordt er gebruik gemaakt van het overheidsidentificatienummer (OIN), dit adres vul je dan in als e-invoicingadres. Ook het e-invoicingadres van de overheid kun je zoeken op de website van PEPPOL. De optie controleer ontvanger zoekt alleen de debiteuren die via Visma AutoInvoice aangesloten zijn op PEPPOL. Op de website van PEPPOL kunt u de e-invoicingadressen van bedrijven die niet via Visma Autoinvoice zijn aangesloten eenvoudig opzoeken op basis van bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, of KvK nummer. ( Terug naar boven) 7. Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen? Gebruik daarvoor het veld Orderreferentie debiteur op de verkoopfactuur in Visma eAccounting. ( Terug naar boven) 8. Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief. Deze situatie kan ontstaan wanneer er een concept-inkoopfactuur klaar staat, die vanuit Autoinvoice is ontvangen. Op het moment dat de concept-inkoopfactuur is geboekt wordt de crediteur automatisch actief. ( Terug naar boven) Scan en herken service 9. Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service? De documenten worden 24/7 verwerkt,  de verwerkingstijd voor facturen is gemiddeld rond de vier uur, echter zijn er soms uitzonderingen tot 24 uur mogelijk. De verwerkingstijd hangt af van een aantal factoren. Hieronder ziet u de belangrijkste factoren: - Het totaal aantal facturen dat op dat moment door de scan-en herken service moet worden verwerkt. - Of de factuur in één keer juist kan worden verwerkt door de scan-en herken service. Anders zal de factuur handmatig moeten worden geïnterpreteerd, waardoor het vaak ook langer kan duren voordat een factuur beschikbaar komt. ( Terug naar boven) 10. Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? De bestandstypes pdf, png, doc(x), xls(x), ubl kunnen worden ingestuurd. Ook kunnen er bonnen worden ingestuurd. Let op: ook aanmaningen en pakbonnen worden verwerkt als facturen indien deze ingestuurd worden. Wanneer dit niet de bedoeling is, is het advies deze dus ook niet in te sturen. ( Terug naar boven) 11. Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? - De naam, het KvK-nummer, het BTW-nummer en het IBAN-nummer van de afzender (de crediteur). - Als u meerdere facturen per e-mail verstuurt dan gebruikt u verschillende bestandsnamen. - De maximale grootte van de e-mail is 10MB. - De PDF-bestanden moeten in PDF versie 1.3 of hoger gemaakt zijn. - Er mag geen wachtwoord of encryptie op het PDF-bestand zitten. - De documentgrootte mag niet groter zijn dan 210 x 297 mm (standaard A4 formaat) - De bestandsnaam mag geen speciale karakters bevatten, alleen a-z, A-Z, 0-9 ( Terug naar boven) 12. Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Ja, maar geen facturen die gebruikmaken van het Griekse, Chinese of Arabische alfabet (alleen het Latijnse alfabet). Afhankelijk van de aanwezige gegevens zoals een btw-nummer, zal de crediteur in meer of mindere mate herkend worden. Wij maken gebruik van verschillende registers om de adresgegevens aan te vullen. Deze worden dus niet direct vanaf de factuur zelf herkend. ( Terug naar boven) 13. Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice? Ja dat is mogelijk. Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling. ( Terug naar boven) 14. Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen? Ja, het is mogelijk om meerdere bestanden in één e-mail mee te sturen. Als er meerdere facturen in één pdf-bestand zitten, dan worden deze automatisch opgesplitst in aparte facturen welke als aparte concept-inkoopfactuur in Visma eAccounting geplaatst worden. Let op: - Indien je een factuur hebt waar een bijlage bij hoort, stuur dan de betreffende factuur en de bijlage in 1 mail en voeg geen andere bestanden toe. - Meerdere facturen in één PDF worden altijd uitgesplitst. Door #PD in het onderwerp van de mail toe te voegen zorg je ervoor dat als er verschillende documenten in één PDF zitten deze als 1 document wordt verwerkt. Dit is bijvoorbeeld handig voor declaraties waarbij er meerdere bonnetjes in 1 PDF zitten maar het als 1 totaalbedrag moet worden verwerkt. ( Terug naar boven) 15. Kan ik facturen meerdere keren insturen? Ja, een factuur met hetzelfde factuurnummer kan meerdere keren ingestuurd worden. Dit betekent dus ook dat er per ongeluk dubbele facturen ingestuurd kunnen worden. ( Terug naar boven) 16. Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Foutmeldingen vanuit de scanservice worden direct aan de verzender verstuurd. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de mailbox dan moet de regel zo worden ingesteld dat foutmeldingen niet direct weer worden ingestuurd. Dit zorgt namelijk voor een oneindige loop waarvan de kosten ook in rekening worden gebracht. Vraag hierbij eventueel de systeembeheerder om hulp. ( Terug naar boven) 17. Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen via scanservice? Het is op dit moment niet mogelijk om verkoopfacturen in te sturen. ( Terug naar boven)   18. Hoe voorkom ik dat er dubbele crediteuren worden aangemaakt bij het inlezen van facturen via AutoInvoice? Wanneer een inkoopfactuur via de scanservice van Visma AutoInvoice wordt ontvangen, leest het systeem automatisch de factuurgegevens uit en probeert deze te koppelen aan een bestaande crediteur in je administratie. Hoe deze koppeling tot stand komt, hangt af van de stamgegevens van de crediteur: Nederlandse crediteuren: er wordt gematcht op naam en KvK-nummer. Buitenlandse crediteuren: er wordt gematcht op naam en btw-nummer. Komen deze gegevens exact overeen met een bestaande crediteur? Dan wordt de factuur automatisch gekoppeld. Wijkt de naam af of ontbreekt het KvK- of btw-nummer in de stamgegevens? Dan doet Visma eAccounting een voorstel om een nieuwe crediteur aan te maken. ( Terug naar boven)     19. Ik wil een factuur sturen naar de (semi-) overheid en heb een OIN nummer gekregen. waar leg ik dat vast? 9954 is de code (identifier) voor het OIN. Bij overheidsinstellingen is het verplicht om dit nummer vóór het e-invoicingadres te plaatsen voor een succesvolle verzending. Vul het in zoals in dit voorbeeld:   ( Terug naar boven)

💡 In deze video laat Michaela je stap voor stap zien hoe je eenvoudig facturen kunt maken en versturen in eAccounting.   ✨ Wat leer je in deze video? Een factuur aanmaken en versturen De layout van je factuur instellen Overige instellingen aanpassen Betaallinks activeren De eAccounting app gebruiken     Links: 🔗 E-invoicing activeren 👉 https://youtu.be/u28kn24adZY 🔗 Betaallinks activeren 👉 https://youtu.be/bsFpNk_xYAM  

In deze video legt Dudu uit wat AutoInvoice is en hoe je eenvoudig e-invoices kunt verzenden en ontvangen in eAccounting. Bespaar tijd en minimaliseer fouten met digitale facturatie.     Tarieven: https://nl.visma.com/eaccounting/uitbreidingen/autoinvoice/#tarieven Peppol: https://directory.peppol.eu/public  

In deze video legt Dudu uit wat een verkoopcategorie is. Ook legt ze uit hoe je daarmee de omzet van je verkoopfactuur kan splitsen over meerdere omzetrekeningen.   

Een verkoopfactuur voor een buitenlands bedrijf zonder btw boeken? Lees hier hoe je dat doet.

In Visma eAccounting is het mogelijk om bij de verzending van verkoopfacturen bijlagen toe te voegen. Erg handig voor als je bijvoorbeeld de algemene voorwaarden wil meesturen naar de debiteur. 

Hieronder vind je de mogelijkheden om in Visma eAccounting een correctie te maken.   Inkopen   Wanneer er voor een inkoopfactuur een correctie gemaakt moet worden dan kan dit als volgt   Ga naar Inkoop > Inkoopfacturen > Alle. Selecteer de factuur die u wilt corrigeren. Klik op Open. Mocht het niet mogelijk zijn om de gegevens te wijzigen dan kun je de factuur annuleren en opnieuw boeken.    Het annuleren van een inkoopfactuur is niet mogelijk indien de BTW-aangifte is gedaan of factuur is al betaald (of de betaling is onderweg doordat deze via een betalingsbestand aan de bank is verzonden), dan kun je een creditfactuur maken.   Verkopen   Is er een verkoopfactuur gemaakt en verzonden aan de klant? Dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur te aan te maken en te verzenden.   Om een creditfactuur aan te maken begin je altijd vanuit een factuur die eerder is aangemaakt. Je kan artikelen en regels verwijderen of de bedragen wijzigen, maar het totaal mag nooit meer zijn dan het totaal van de oorspronkelijke factuur.   Wanneer er voor gekozen is om bij het boeken de facturen niet met elkaar te verrekenen dan kun je dit later doen door creditfactuur selecteren en bij Acties te kiezen voor Verreken met.   Met de optie Annuleer factuur als actie te kiezen voor een verkoopfactuur die moet worden gecrediteerd, bespaart u veel tijd. Deze actie zorgt ervoor dat Visma eAccounting een creditfactuur voor u aanmaakt waarmee de verkoopfactuur wordt verrekend. U ontvangt een melding over het boekstuk en daarna kan er een nieuwe verkoopfactuur worden gemaakt. Gebruik deze optie alleen indien de verkoopfactuur wel is geboekt, maar niet bij de klant is. Is de factuur wel bij de klant dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur op te stellen en aan de klant te zenden.   Bank/Kas   Als u een banktransactie van uw rekeningafschrift niet juist heeft afgestemd, kun je dit ongedaan maken, door de afstemming te annuleren. Wanneer u de afstemming van een banktransactie annuleert, wordt er automatisch een boekstuk aangemaakt waarmee de oorspronkelijke afstemming wordt gecorrigeerd.   We raden je aan om bij een verkeerd afgestemde bank- kastransactie niet te kiezen om een correctie boekstuk aan te maken maar altijd om de banktransactie te annuleren. Wanneer er is gekozen voor een correctie boekstuk is het daarna niet meer mogelijk om de afstemming van de banktransactie te annuleren.   Handmatig boekstuk   Wanneer het niet mogelijk is om een Inkoopfactuur of Verkoopfactuur  te crediteren of een banktransactie te annuleren dan is er de mogelijkheid om dit via een handmatig boekstuk te corrigeren. Heb je vragen over hoe je een correctieboekstuk boekt neem dan contact op met je boekhouder of accountant.   Een handmatig boekstuk kan bijvoorbeeld ook Hoe corrigeer ik de btw voor het privégebruik van mijn auto in mijn btw-aangifte? zijn.

Hoe kan ik een kadobon in Visma eAccounting registreren en verwerken? Antwoord: Maak grootboekrekening omzet kadobon aan Maak verkoop categorie aan kadobon Maak artikel aan kadobon met verkoop categorie kadobon gekoppeld Daarna: Verkoop kadobon> Verkoopfactuur kadobon (Bon wordt uitgegegeven) Bank: afstemmen onvangst met factuur kadobon Bon wordt ingeleverd > artikel wordt meegegeven Maak verkoopfactuur artikel aan dat meegegeven is  Maak creditfactuur aan van de kadobon Verreken de factuur met de creditfactuur van de kadobon