Veelgestelde vragen in Visma eAccounting

Merk je dat jouw periodieke verkoopfacturen op de dag van verzending pas later in de middag bij je klanten aankomen? Of vraag je je af waarom ze niet allemaal tegelijk in de ochtend worden verzonden? In dit artikel leggen we je uit hoe het nieuwe verzendproces werkt en waarom dit is aangepast.   Efficiëntere verzending in batches Ons ontwikkelingsteam heeft een belangrijke update doorgevoerd voor het verzenden van periodieke verkoopfacturen. Voorheen werden alle facturen in één grote wachtrij in de vroege ochtend geplaatst. Bij grote drukte zorgde dit soms voor vertragingen, waardoor facturen pas de volgende dag werden verzonden.   Om dit te voorkomen, worden de periodieke facturen nu in batches verzonden, verspreid over de dag. Dit zorgt voor een stabielere verwerking en voorkomt lange wachtrijen achter de schermen.   Wanneer worden de facturen verzonden? De verzending vindt plaats op vaste tijden gedurende de dag. Het systeem werkt met GMT-tijden (Greenwich Mean Time). Voor Nederland betekent dit dat je in de zomerperiode 2 uur bij de onderstaande tijden moet optellen en in de winterperiode tel je er 1 uur bij op: Batch 1: 05:00 uur GMT Batch 2: 09:00 uur GMT  Batch 3: 13:00 uur GMT  Het is niet mogelijk om in te stellen in welke batch de verkoopfacturen worden geplaatst. Houd er rekening mee dat wanneer een batch start, het even kan duren voordat alle facturen binnen die batch volledig zijn verwerkt en verzonden.   Wat betekent dit voor jou?  Omdat veel gebruikers gewend waren dat alle facturen direct in de ochtend de deur uitgingen, krijgen we regelmatig de vraag of er iets misgaat met de koppeling. Geen zorgen: Je facturen worden nog steeds op de juiste dag verzonden, maar het kan dus voorkomen dat een deel pas aan het begin van de middag bij je klanten aankomt.   Dankzij deze spreiding kunnen we garanderen dat alle facturen die voor die dag op de planning staan, ook daadwerkelijk diezelfde dag worden verwerkt. 

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van AccountView naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.   Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van AccountView en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.     Stamgegevens exporteren Eindbalans afdrukken Startwizard eAccounting Stamgegevens importeren Openingsbalans invoeren Bankkoppelingen activeren   1. Stamgegevens exporteren Als je in AccountView veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.   Voor het exporteren kies je in AccountView Bestand > Administraties en ga je op de administratie staan waaruit je deze stamgegevens wilt exporteren. Hierna kies je Document > Exporteren > eAccounting-migratie. Zorg ervoor dat rekeningen voor debiteuren en crediteuren (beginbalans) gevuld zijn en wijzig verder geen instellingen in de dialoog.     Kies Volgende om een doelmap op te geven waarin je wilt exporteren. Nadat je voor Exporteren gekozen hebt, krijg je de beschikking over deze bestanden: Auditfile (XAF) Grootboekrekeningen (CSV) Debiteuren (CSV) Crediteuren (CSV) Artikelen (CSV)    Later bij het importeren in eAccounting gebruik je alleen de bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen. De bestanden Auditfile en Grootboekrekeningen hoef je niet te importeren omdat in eAccounting al een ingericht rekeningschema beschikbaar is en je start met boeken in een nieuw boekjaar.   2. Eindbalans afdrukken Een eindbalans druk je vanuit AccountView af door in de administratie te kiezen voor Bestand > Grootboek en daarna Rapporten > Balans. Zorg ervoor dat je het rapport afdrukt tot en met de laatste periode waarin je mutaties hebt ingevoerd.     Na Volgende > krijg je de mogelijkheid om het rapport af te drukken of op te slaan als bestand. Deze eindbalans gebruik je later bij het invoeren van een openingsbalans in eAccounting.   3. Startwizard eAccounting Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is. Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.   4. Stamgegevens importeren De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1, zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.   5. Openingsbalans invoeren De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan.   In de openingsbalans boek je het openstaande postensaldo uit het vorige boekjaar op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van deze openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening.   Wil je de afzonderlijke openstaande posten uit het vorige boekjaar boeken op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren? Voer dan de stappen uit van deze supportvideo: 6. Bankkoppelingen activeren   Als je een bankkoppeling hebt met AccountView, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je de volgende gegevens verzamelt:   Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten.  Je serienummer van AccountView: dit vind je via Help > Info in AccountView.  Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).     Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren. Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van Davilex naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.   Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van Davilex en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.     Stamgegevens exporteren Startwizard eAccounting Stamgegevens importeren Openingsbalans invoeren Bankkoppelingen activeren   1. Stamgegevens exporteren Voor het exporteren vanuit Davilex heb je minimaal versie 9.14 nodig. Heb je een lagere versie, neem dan contact op met Davilex support. Als je in Davilex veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.   kies in het menu van Davilex Import en Export voor Exporteren nadat je Export Visma eAccounting hebt aangeklikt. Hierna volg je de instructies en sla je de relevante gegevens op als CSV-bestand voor Visma eAccounting. Voor stamgegevens uit eerdere boekjaren kun je een export maken voor referentiedoeleinden. Klik hier voor een exporthandleiding.   2. Startwizard eAccounting Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is. Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.   3. Stamgegevens importeren De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1 zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.   4. Openingsbalans invoeren De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan. In de openingsbalans boek je het openstaande postensaldo uit het vorige boekjaar op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van deze openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening. Wil je de afzonderlijke openstaande posten uit het vorige boekjaar boeken op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren? Voer dan de stappen uit van deze supportvideo: 5. Bankkoppelingen activeren Als je een bankkoppeling hebt met Davilex, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je deze gegevens verzamelt:   Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten.  Je aanmeldcode van Davilex: dit vind je in de Help van Davilex.  Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).     Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren. Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.

In deze video legt Dudu uit wat AutoInvoice is en hoe je eenvoudig e-invoices kunt verzenden en ontvangen in eAccounting. Bespaar tijd en minimaliseer fouten met digitale facturatie.     Tarieven: https://nl.visma.com/eaccounting/uitbreidingen/autoinvoice/#tarieven Peppol: https://directory.peppol.eu/public  

Ben je net begonnen met eAccounting en wil je snel aan de slag? In dit artikel vind je twee handige video's die je op weg helpen. Dudu laat stap voor stap zien hoe je eenvoudig de gegevens van je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt importeren. Ook laat ze zien hoe je eenvoudig de openingsbalans en de openstaande posten van het vorige boekjaar invoert.   Stamgegevens importeren   Openingsbalans en openstaande posten invoeren  

In deze video legt Dudu uit wat een verkoopcategorie is. Ook legt ze uit hoe je daarmee de omzet van je verkoopfactuur kan splitsen over meerdere omzetrekeningen.   

Hoe kan ik een kadobon in Visma eAccounting registreren en verwerken? Antwoord: Maak grootboekrekening omzet kadobon aan Maak verkoop categorie aan kadobon Maak artikel aan kadobon met verkoop categorie kadobon gekoppeld Daarna: Verkoop kadobon> Verkoopfactuur kadobon (Bon wordt uitgegegeven) Bank: afstemmen onvangst met factuur kadobon Bon wordt ingeleverd > artikel wordt meegegeven Maak verkoopfactuur artikel aan dat meegegeven is  Maak creditfactuur aan van de kadobon Verreken de factuur met de creditfactuur van de kadobon