Vejledning - Indlæs oplysninger

[#1]

Indledning

I Visma HR kan du indlæse fravær og specielle oplysninger via menupunktet ’Indlæs oplysninger’.

Indlæsning af øvrige data sker via decentral indlæsning i Visma Løn.

Indlæs fravær

Alle fraværskoder kan indlæses via Visma HR, det gælder både standard fraværskoder fra Visma Løn og virksomhedens egne 3-cifrede fraværskoder i Visma HR.

Ved indlæsning af fravær, som kræver godkendelse, får fraværet status Afventer. Fravær, der ikke kræver godkendelse, vil automatisk få status Godkendt.

Status på fravær er kun aktuelt for virksomheder med Leder- og medarbejdermodul.

Vigtigt: Fravær indlæses pr. firma (arbejdsgiver) – der skal altså dannes én fil pr. firma.

Filformat

Fravær indlæses i Excel format. Nedenfor vises de felter, der kan indlæses. Hvert feltnavn svarer til en kolonneoverskrift. Det er vigtigt, at overskrifterne på kolonnerne skrives på engelsk, nøjagtigt som vist nedenfor.

Danske feltnavne	Engelske feltnavne	Felt/kolonne i Excel
Personalenr.	EmployeeNumber	Obligatorisk
Fraværskode	AbsenceTypeCode	Obligatorisk
Fraværsenheder	AbsenceNumber	Obligatorisk
Kalender	AbsenceCalendarName	Bruges ikke
Startdato	StartDate	Obligatorisk
Slutdato	EndDate	Obligatorisk
Beløb	Amount	Ej obligatorisk
Bemærkninger	Remark	Ej obligatorisk

Eksempel på fraværsfil 

Kolonnernes placering/rækkefølge har ingen betydning for indlæsningen, så længe kolonnerne har de korrekte engelske overskrifter.

Formatering af kolonner

Følgende datoformater kan bruges:

• dd-mm-åååå
• dd-mm-åå
• ddmmåååå
• ddmmåå

Datokolonner skal formateres som tekst ved formaterne ddmmåå og ddmmåååå for at undgå sletning af foranstillede nuller. På fraværsregistreringer, hvor fraværstypen er i timer, kan der angives klokkeslæt sammen med datoformatet.

Fraværsenhed skal også formateres som tekst for at bevare evt. foranstillede nuller.

Talformatet i antal- og beløbskolonnerne skal være #,##. Decimalseparatoren skal være ’komma’, men punktum kan benyttes, hvis programmet afvikles med internationale indstillinger. Talformatet må ikke indeholde tusindtalsseparator.

Undgå specielle tegn i bemærkninger.

Indlæsning af Excel fil

• Vælg fanen Fravær i menupunktet Indlæs oplysninger
• Vælg firma/arbejdsgiver
• Klik på ’upload’ og find fraværsfilen
• Klik på Åbn fil med fraværsregistreringer

Ved indlæsning valideres data i filen. Er der ingen fejl, vises ’Ændringer er gemt’. Er der derimod fejl i filen, som f. eks. overlap på startdato eller ugyldig fraværskode, vises dette således: 

Du kan sætte markering i ’Importer kun markerede linjer’. Klik på ’Importer fraværsregistreringer’ hvorefter fraværslinjer uden fejl indlæses. Du kan manuelt fjerne markeringer ud for fraværslinjer, som du alligevel ikke ønsker indlæst.

Fraværslinjer med fejl skal rettes i Excel filen, hvorefter filen indlæses igen. Kun fravær, der ikke allerede er indlæst, vil blive indlæst igen.

Bemærk: Hvis fraværsfilen ikke kan indlæses, kan det skyldes, at filen kommer fra et tidsregistreringssystem, således at der gemmer sig noget formatering i filen, som systemet ikke kan læse. Løsning kan være at kopiere fraværsdata over i et nyt Excel ark, hvorefter filen kan indlæses.

Indlæs specielle oplysninger

Specielle oplysninger på medarbejderne kan oprettes via indlæsning. Det er ikke muligt, at ændre eller slette specielle oplysninger på medarbejderne via indlæsning.

Filformat

Specielle oplysninger indlæses i CSV format. Filen skal indholde følgende kolonner:

Kolonne	Forklaring
Servicebureaunr	Kunderforholdsnr. i Visma Løn	Obligatorisk
Arbejdsgivernr	Arbejdsgivernr. i Visma Løn	Obligatorisk
Medarbejdernr		Obligatorisk
Specialopl.Kategori	Navn på kategorien (fanen)	Obligatorisk
Specielopl. Felt	Navn på feltet	Obligatorisk
Værdi	Skal udfyldes med værdi eller med en kode, hvis værdien er baseret på en opslagskode. Find koden i den relevante opslagstabel.	Obligatorisk
Bemærkninger	Undgå specielle tegn	Ej obligatorisk
Startdato	Format: dd-mm-åååå	Ej obligatorisk
Slutdato	Format: dd-mm-åååå	Ej obligatorisk, men skal udfyldes, hvis der skal sendes påmindelse

Kolonnneoverskrifterne skal bibeholdes i CSV filen ved indlæsning. 

Indlæsning af CSV fil

• Vælg fanen Specielle oplysninger i menupunktet Indlæs oplysninger
• Klik på ’upload’ og find filen med specielle oplysninger
• Klik på Indlæs

Inden indlæsning valideres data i filen, og en forhåndvisning ses. Er der fejl i filen vises info om hviklen linje og kolonne, der er fejl i. Herefter er der disse to muligheder:

• Ret fejl og indlæs fil igen
• Indlæs og ignorer fejl

Er der ingen fejl, vises ’Data er importeret’.

Bemærk: Der kommer ingen fejlbesked, hvis man indlæser den samme fil to gange, men oplysningerne bliver registeret to gange på medarbejderne.