AutoInvoice Reskontravahti ja Visma Nova

[#1]

Reskontravahti on Maventan ja Visma Financial Solutionsin yhteistyönä tarjoama lisäarvopalvelu perinteisen verkkolaskutuksen tueksi. Palvelu varmistaa laskujen lähetyksen, lähettää tarvittaessa automaattiset huomautukset, hoitaa perinnän ja varmistaa, että saat maksut ajallaan. Laskut luodaan normaaliin tapaa ERP:stä ja Maventa hoitaa loput.

Käyttöönotto ei vaadi muutoksia nykyiseen taloushallinnon ohjelmistoosi ja maksat edelleen vain lähetetyistä ja vastaanotetuista laskuista.

Reskontravahti palvelu otetaan käyttöön Nova Laskutus- ohjelman AutoInvoice näkymän kautta kohdasta Reskontravahti. Sivu ohjaa palvelun käyttöönotossa.

Visma Nova ja Reskontravahti - Huomioitavat asiat

Siirtyminen PPG Managerin käytöstä Reskontravahdin käyttöön

Kun laskut lähetetty PPG Manager sovelluksen kautta Visma Financial Solutions Oy on useissa tapauksissa täydentänyt ja korjannut heidän kauttaan lähetetyt laskujen tiedot toimeksiantajan puolesta. Tämä tarkoittaa sitä, että laskut eivät välttämättä ole olleet verkkolaskustandardin mukaisilla tiedoilla kun ne on lähetetty Nova-ohjelmasta. Reskontravahdin käyttöön siirrtyttäessä täytyy muistaa, että jatkossa laskuja lähetetään AutoInvoice palvelun kautta niin tiedot tulevat suoraan Novasta ja sinun tulee tarkistaa Nova Asiakaskortiston ja laskun tiedot tarkemmalla tasolla kuin aiemmin.

Laskut, jotka eivät kulje Reskontravahdin kautta vaan ohjataan suoraan vastaanottajalle

• Laskut, joissa on jokin muu valuutta kuin euro (EUR).
• Kuluttajien e-laskujen (B2C) välityksessä palvelun kautta on alussa 5 päivän karenssi.
  Tämän 5 päivän ajan kuluttajalaskut lähetetään suoraan loppuasiakkaille ilman että ne kulkevat palvelun kautta.

Laskun kuvan muodostuminen

Visma Financial Solutions Oy muodostaa laskun kuvan verkkolaskuaineiston pohjalta joten Novassa valitulla laskun kuvalla ei ole merkitystä. Näet asiakkaalle menneen laskun kuvan Reskontravahti- välilehdeltä tai AutoInvoice-näkymästä lähetetyistä laskuista. Lisätietoa laskun kuvan muodostumisesta voi tiedustella Visma Financial Solutions Oy:n tuesta.
--> Tällä hetkellä liitetiedostoja ei ole mahdollista lähettää Reskontravahti palveluun laskun mukana mutta asiasta on kehitystoive käsittelyssä tuotekehityksessämme.

• Laskun kuvaan voi lisätä yrityksen logon AutoInvoice > Asetukset > Lähetys > Laskun kuvan asetukset- kohdasta.
• Laskulle tulevat maksutiedot tulevat Visma Financial Solutions Oy:n toimesta mutta itse suoritus tilitetään toimeksiantajalle laskulla olevan alkuperäisen viitteen mukaisesti.
• Jos käytössä on ollut PPG Manager niin laskulla oleva tilinumero muuttuu siirryttäessä Reskontravahdin käyttöön. Vaikka loppuasiakas olisikin vahingossa maksanut vanhaa tilinumeroa käyttäen huolehtii Visma Financial Solutions siitä, että maksu päätyy toimeksiantajalle.

Laskujen lähetys

Laskun lähetys paperisena tai sähköpostitse asiakkaalle:
 Jos laskuja lähetetään sähköpostitse tai tulostuspalveluun Autoinvoice palvelun kautta tulee näiden asiakkaiden tiedot olla syötettynä tässä ohjeessa olevan esimerkin mukaisesti. Tällä hetkellä Nova hakee verkkolaskuaineistoon vastaanottajan sähköpostiosoitteen laskulle valitun yhteyshenkilön (viitteenne) takaa asiakaskortistosta. Tässä linkissä ohje miten lasku pakotetaan sähköpostiin tai tulostukseen Autoinvoicen kautta.

Toimeksiantojen käsittelyyn liittyvät tilanteet

Vaikka lasku ei olisi mennyt perille loppuasiakkaalle niin lähetyshetkellä siitä muodostuu silti toimeksianto Visma Financial Solutions Oy:lle joten tästä syystä et voi lähettää samaa laskua enää uudelleen Nova Laskutus-ohjelmasta Laskuta-näkymän kautta. Alla toimintaohjeet riippuen siitä onko loppuasiakkaalle mennyt alkuperäinen lasku perille vai ei.

HUOM! Jos lähettämäsi lasku päätyy virheeseen, tulisi virheessä oleva lasku lähettää uudelleen kahden viikon sisällä. 
Mikäli lasku on vielä kahden viikon jälkeen virheessä, lopettaa Visma Financial Solutions toimeksiannon. 

• JOS ALKUPERÄINEN LASKU EI OLE MENNYT PERILLE VASTAANOTTAJALLE:
  A. Jos lasku ei ole mennyt perille virheellisten vastaanottajan tietojen vuoksi voit yrittää lähettää alkuperäisen laskun AutoInvoice-näkymässä valitsemalla laskun ja 'lähetä uudelleen'. Muista myös korjata Nova Asiakaskortin tiedot tulevien laskujen varalle. 
  B. Jos uudelleen lähetys Autoinvoice-näkymän kautta ei onnistu voi alkuperäisen toimeksiannon poistettaa palvelusta kohdistamalla siihen hyvityslasku. Tämä onnistuu tekemällä alkuperäisestä laskusta Novassa hyvityslasku (uusi kopioiden, kopioi rivit negatiivisena) ja tämän jälkeen Reskontravahti palvelussa voidaan valita alkuperäinen toimeksianto ja 'yhdistä hyvityslasku' ja annetaan hyvityslaskun numero ja summa.
  Huom! Hyvityslaskua ei tässä tapauksessa lähetetä Novasta eteenpäin sillä asiakas ei ole saanut alkuperäistä laskua. Hyvityslasku sekä alkuperäinen veloituslasku kirjataan manuaalisesti suoritetuksi samalle selvittelytilille jotta ne eivät näy Novassa avoimena! Reskontravahti sulkee automaattisesti virheessä olevat toimeksiannot 2 viikon kuluessa vaikka niihin ei ole kohdistettu hyvityslaskua.
  --> Tämän jälkeen tarkistetaan Asiakaskortiston tiedot ja tehdään asiakkaalle uusi lasku joka lähetetään normaalisti Laskuta-ikkunan kautta.
  
  
• JOS ALKUPERÄINEN VIRHEELLINEN LASKU ON MENNYT PERILLE VASTAANOTTAJALLE:
  Jos alkuperäinen lasku on mennyt vastaanottajalle virheellisillä tiedoilla tulee sinun tehdä laskusta hyvityslasku joka lähetetään asiakkaalle normaaliin tapaan. Tämän jälkeen sekä veloituslasku, että hyvityslasku suoritetaan samalle suoritustilille.
  Tämän jälkeen tehdään Novassa täysin uusi oikeilla tiedoilla oleva veloituslasku joka voidaan sen jälkeen lähettää normaalisti.
  Reskontravahti-välilehdellä valitse 'yhdistä hyvityslasku' toiminto alkuperäisellä toimeksiannolla jotta saat alkuperäisen laskun toimeksiannon poistettua palvelusta.

AutoInvoice virhepalautteet - SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE)

Tässä Visma Communityn keskustelussa löydät Reskontravahtiin liittyvät virhepalautteet ja niiden korjausohjeet. 

***

Jos palvelun käyttöön ja toimintaan liittyen tulee kysyttävää ota yhteys Visma Financial Solutions Oy:n tukikanaviin.