Uuden käyttäjän/hyväksyjän perustaminen Document Centeriin ja Approvaliin (Visma Nova)

[Tiina Hiipakka]

Kuinka uusi käyttäjä/hyväksyjä perustetaan Visma Document Centeriin? Käytössä on Visma Nova ja Visma Document Center.

[Timo Sievänen]

Mistähän voi johtua että osalla porukasta ei tule meillä sähköpostiin ilmoitusta kun Approvalin tulee laskuja tarkistettavaksi? Osalla toimii ihan normaalisti mutta osalla jostain syystä on lakannut ilmoitusten tuleminen.

[Tiina Hiipakka]

Hei,

hyväksyjän kannattaa tarkistaa omat ilmoitus asetukset kirjautumalla Approvaliin, ja valitsee Asetukset -ikkunan. Jos asetukset on kunnossa, niin kannattaa tarkistaa ettei ilmoitukset mene roskapostiin. Tarvittaessa voit avata pyynnön meille sovelluspalveluun osoitteeseen sovellustuki@visma.com

Terveisin,

Tiina, Visma Sovellustuki

[Anne_H]

Miksi lisäämäni henkilö ei näy DC:ssa. On lisätty hlörekisteriin, määritelty hyväksyjäksi ja skriptit ajettu.

[Olli Hietala]

Hei Anne_H,

löytyyhän tuolta henkilöltä Novan henkilörekisterissä käyttäjätunnus? Eli sama tunnus joka näkyy ohjelman oikeassa alalaidassa hänellä (Windows tunnus tai jos on sovelluspalvelussa niin sovelluspalvelun käyttäjätunnus).

Jos kyseessä on pelkkä Visma.net Approval hyväksyjä (eli henkilö ei käytä ollenkaan DC:tä) niin käyttäjätunnus kohtaan annetaan Novassa oleva henkilönumero.

Terveisin,

Olli, Visma Sovellustuki

[Anne_H]

En ole saanut vielä kysymykseeni vastausta. Asiaa käsitelty 6.2.

[Marko Koivuniemi]

Kyllä tuossa prosessissa jotain hämärää on - meilläkin asian kanssa on ongelmia mutta yritys jonka kanssa niitä on onneksi on pärjännyt ilmankin ja kiireellisemmät asiat ovat ajaneet ohi.  Meillä tiketti 791339  oli jo viime vuoden puolella. Pitäisi ehkä aktivoitua taas ja vaikka ottaa etäistunto helpparin kanssa - kyllä se varmasti kuntoon tulee mutta turhauttaa kun todennäköisesti vika on taas jossian päivänselvässä asiassa jota ei nyt vain näe.

[Anne_H]

Käyttäjätunnus löytyy ja käyttäjä on aktivoitu.

[Tiina Hiipakka · Accepted solution]

Uusi Document Center -käyttäjä pitää lisätä Novaan, Document Centeriin ja Approvaliin.

1. Lisää käyttäjä Novaan

Perusta henkilö Visma Novan henkilörekisteriin Aloitusnäkymä > Asetukset > Henkilörekisteri

• Syötä käyttäjätunnus
  • Käyttäjätunnus on sama kuin Windows-tunnus jos DC käyttäjä (reskontranhoitaja) tai Sovelluspalvelun käyttäjätunnus. 
  • Tai Nova Henkilörekisterin Henkilönumero jos kyseessä on vain Visma.net Approval käyttäjä.
• Syötä sähköpostiosoite
• Valitse Muokkaa > Henkilöroolit ja lisää henkilörooleihin 03.Ostolaskun hyväksyjä

2. Lisää käyttäjä Document Centeriin

Visma Document Centerissä ohjelman pääkäyttäjän tulee antaa uudelle käyttäjälle sopiva käyttöoikeus. Käyttöoikeuksia pääsee muokkaamaan ohjelman Työkalut > Käyttöoikeudet -näkymässä:

• Reskontranhoitajalle Kirjanpitäjä tai Pääkäyttäjä
• Tarkastajille tai hyväksyjille Hyväksyjä

Roolit on listattu heikoimmasta vahvimpaan:

Hyväksyjä - Voi hyväksyä, hylätä ja siirtää asiakirjoja muille hyväksyttäväksi.
Hyväksyjä, vastuuyksiköiden muokkaaja - Sama kuin hyväksyjä, mutta lisäksi pystyy muokkaamaan kustannuspaikkoja
Hyväksyjä, vastuuyksiköiden ja tilien muokkaaja - Sama oikeudet kuin ylläolevissa, mutta pystyy lisäksi muokkaamaan tiliöintejä asiakirjalla. Saa tulkita laskun.
Hyväksyjä, muokkaa kaikkia kirjanpitokenttiä - Samat kuin ylläolevissa mutta lisäksi, kaikkien asiakirjan kenttien muokkaus oikeus.
Asiakirjan tekijä - Samat kuin ylläolevissa, mutta lisäksi pystyy luomaan uusia asiakirjoja.
Asiakirjan käsittelijä - Samat kuin ylläolevissa, mutta lisäksi pystyy laittamaan asiakirjoja kiertoon.
Kirjanpitäjä - Samat kuin ylläolevissa mutta lisäksi pystyy siirtämään asiakirjan Nova Ostoreskontraan
Pääkäyttäjä - Samat kuin ylläolevissa, mutta pystyy muokkaamaan järjestelmän asetuksia.

3. Lisää käyttäjä Approvaliin

Kirjaudu Visma.net Approval -pilvipalveluun (visma.net) ja mene Admin > Käyttäjät > valitse käyttäjä ja anna käyttäjälle Invoice Approver oikeus yrityksiin. (System Administrator ja System Viewer roolit voi myös lisätä riippuen siitä haluaako antaa muiden käyttäjien asiakirjojen tarkasteluun oikeuksia ja/tai pääkäyttäjäoikeudet Visma.net Approval järjestelmään). 

Eri roolien tarkka kuvaus on kerrotuna i-merkin takana aukeavassa pienessä ikkunassa (tooltip).

Kun ylläolevat tiedot on kunnossa pitäisi käyttäjän näkyä hyväksyntälistalla normaalisti. 

Virheiden selvittäminen

Jos kuitenkaan näin ei ole tai saat virheilmoitusta kun avaat esim. hyväksyntälistan Visma Document Centerissä tulee sinun ajaa SQL skriptit Nova-ohjelman puolella.

SQL Skriptien ajaminen Novassa

kirjaudu palvelimelta Novaan sa-tunnuksella ja valitse SQL skriptien ajo 
Infoline-ikkunan Tiedosto > Aja SQL skriptit –ikkunasta. 
Ajo aloitetaan vain valitsemalla OK-painike. Jos haluatte tehdä ajon vain yhteen yritykseen niin syötä tämän yhden yrityksen numero niin ajo 
tehdään vain tähän yhteen yritykseen.

sa-tunnuksilla pääsette kirjautumaan kun valitsette Novan ensimmäisessä kirjautumisikkunassa vaihtoehdon SQL server authentication ja syötätte joko itse keksimänne salasanan tai sitten oletussalasanan 
joka on NovaPro tai NovaPro123.

SQL skriptien ajon aikana ei saa olla kirjautuneena ohjelmaan.

[Anonymous]

Hei, ei onnistu Document Centerissä käyttäjän roolin muokkaaminen. Mikä avuksi? En onnistu siis lisäämään uutta laskujen hyväksyjää DC:iin.

[Olli Hietala]

Hei Susanna,

olethan lisännyt käyttäjän ohjeen mukaan Novaan ensin? Näkyykö käyttäjä kuitenkin käyttöoikeudet listalla DC:ssä?

Voisiko olla, että Käyttöoikeudet ikkuna on sinulla DC:ssä nyt niin pienenä ettei 'uusi käyttöoikeus' sarake vain näy sinulla? 

Jos ongelma ei selviä niin kannattaa avata meille vaikka tukipyyntö jossa laitat kuvaruutukopion tilanteestasi meille. Tiketin voi avata mailitse sovellustuki@visma.com osoitteen kautta.

-Olli, Visma Sovellustuki