Komandējumu dokumentu kontroles pret prombūtnēm

[#1]

HoP, piesakot komandējumu vai iesniedzot komandējuma atskaiti, notiek kontrole, vai komandējuma periods nepārklājas ar cita komandējuma, atvaļinājuma vai slimības lapas prombūtnes periodu.

Komandējuma prombūtni var izveidot:

Ģenerējot prombūtnes dokumentu vai rīkojumu no komandējuma pieteikuma (Horizon ceļš: Dokumenti - Komandējumi - Komandējumu dokumenti - Darbības:

1.  

Pievienojot jaunu dokumentu algu/personāla modulī:

• Prombūtnes dokuments: Dokumenti - Algas - Aprēķinu dokumenti - Prombūtne
• Rīkojums: Dokumenti - Personāla uzskaite - Rīkojumi/Vienošanās - Rīkojumi

Ja komandējuma pieteikuma vai atskaites veidošanas brīdī sistēmā ir ievadīta cita prombūtne (slimības lapa, atvaļinājums u.c.) komandējuma pieteikumu vai atskaiti izveidot nebūs iespējams, darbiniekam HoP tiks izdota šāda kļūda:

Šajā gadījumā vispirms jāsakārto dati Horizon, lai darbiniekam izdotos izveidot komandējuma pieteikumu vai atskaiti.

Tomēr ir iespējami gadījumi, kad jau iepriekš sistēmā ir ievadīta arī komandējuma prombūtne - piemēram, pieteikums vēl nav iesniegts, bet jāgatavo dati algu aprēķinam u.c. specifiski gadījumi. Tādos gadījumos no HoP versijas Cielava ir veiktas izmaiņas, lai sistēma spētu šos gadījumus korekti apstrādāt un nerastos problēmas, veidojot komandējuma pieteikumus un atskaites. Pastāv divi veidi, kā nodrošināt sasaisti starp komandējumu un komandējuma prombūtni:

• ja no komandējuma pieteikuma tiek ģenerēts prombūtnes dokuments vai rīkojums, tad automātiski tiek sasaistīts komandējums un prombūtnes dokuments;
• ja prombūtnes dokuments algas aprēķiniem jāveido pirms ir izveidots komandējuma dokuments vai vienam komandējumam ir vairāk kā viens prombūtnes dokuments, tad to var izdarīt tikai no algu/personāla moduļa un korektai sasaistei ir vairāki priekšnoteikumi.

Piesakot komandējumu, pieteikuma dati tiek uzrādīti:

HoP: Prombūtņu kalendārā:

Horizon:  Atskaites - Personāla uzskaite - Plānotās prombūtnes:

Kontrole notiek jau pret plānotajām prombūtnēm.

Lai nodrošinātu prombūtņu ievadi pirms pieteikuma vai vairāk kā vienas prombūtnes izveidi vienam komandējumam, HoP pieteikumā periods tiek pārbaudīts pret Horizon dokumenta tipa "Komandējums’ periodu.

Pārējie nosacījumi, kā darbojas kontrole:

• komandējuma kontrole notiek vienu tiesisko attiecību ietvaros; 
• komandējuma pieteikumam statusā "Sagatave" kontrole nenotiek;
• kontrole notiek pret prombūtnes dokumentu, kam statuss ir "Apstiprināts".

Horizon kontrole pie prombūtnes dokumenta vai rīkojuma ievades brīdina par nesakritībām ar komandējuma dokumentu , savukārt HoP kontrole neļauj pieteikt komandējumu vai iesniegt atskaiti.

Horizon brīdinājums pie prombūtnes dokumenta ievades:

HoP kļūdas paziņojums, iesniedzot pieteikumu:

Tabulā atainoti piemēri:

HOP pieteikuma  datumi	HORIZON prombūtnes dokuments ‘Komandējums’	Horizon plānotā prombūtne	HOP
01.03.2024 - 10.03.2024		01.03.2024 - 10.03.2024	OK
01.03.2024 - 9.03.2024		01.03.2024 - 10.03.2024	Neļaus pieteikt komandējumu
01.03.2024 - 10.03.2024	01.03.2024 - 10.03.2024		OK
01.03.2024 - 10.03.2024	01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024		OK
01.03.2024 - 05.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024	01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024		OK
01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024	01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024		OK
01.03.2024 - 02.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024	01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024		Neļaus pieteikt komandējumu
01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -11.03.2024	01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024		Neļaus pieteikt komandējumu
01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024	01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -11.03.2024		Neļaus pieteikt komandējumu
29.02.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024	01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024		Neļaus pieteikt komandējumu

Atskaites iesniegšanas brīdī komandējuma atskaites datumi var nesakrist ar prombūtnes dokumentu vai rīkojumu, kas automātiski ģenerēts no komandējuma pieteikuma. Augstāk minētās datumu pārbaudes tiek saglabātas, ja komandējuma prombūtnes dokuments vai rīkojums ir ievadīts manuāli un neveido sasaisti ar konkrēto komandējuma dokumentu.

[#2]

Sākot ar 01.01.2023. (sākot no HoP versijas Zander) modulis HoP Mana alga ir pieejams visiem Horizon "Pamats" abonēšanas klientiem, bez papildus abonēšanas izmaksām.

Modulī ietilpst divas aplikācijas - Mana alga un IIN:

Moduļa lietotnē Mana alga pieejama:

• Informācija par darbiniekam šajā mēnesī aprēķināto algu, prēmijām, ieturējumiem un samaksātajiem nodokļiem:

• Izdrukājama algas lapiņa

  Izdruku katra iestāde/uzņēmums var pielāgot savām vajadzībām);

• Informācija par reģistrētajiem apgādājamiem;
• Vēsturiskie dati par atalgojumu pieejami arī grafiskā attēlojumā:

Moduļa lietotnē IIN ir iespējams apskatīt, izdrukāt Paziņojumu par fiziskai personai izmaksātajām summām par izvēlēto gadu.

Lai sāktu lietot risinājumu

1. Vispirms tas jāpiesaka Horizon Abonēšanas centrā: https://www.visma.lv/horizon-abonesanas-centrs/apjoma-palielinasana/

2. Kad risinājums būs pieejams lietotājiem, saņemsiet ziņu no sava Horizon apkalpotāja:

• ja jau izmantojat HoP - apstiprinājumu, ka modulis ir pieejams;
• ja HoP vēl neizmantojat - informāciju par HoP instalāciju (klientiem mākoņrisinājumā to veic Visma; pārējos gadījumos - klients pats vai Visma pēc klienta pasūtījuma).
  
  

3. Kamēr gaidāt apstiprinājumu, zemāk pieejama instrukcija nepieciešamajai konfigurācijai Horizon.

Horizon uzstādījumi algas lapiņas attēlošanai HoP

Sistēma - Uzstādījumi - Uzskaites parametri → lpp. <Horizon WEB>:

Jāiespējo Algu lapiņas un jāpievieno atskaite (izdruka) mēneša algas lapiņām un IIN atskaitei:

❗Ja šobrīd sūtiet algas lapiņas e-pastā, un pielāgotā algas lapiņas izdruka atrodas pēc ceļa:

Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējā algu lapiņa, to ir iespējams pārvietot uz Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējās algu lapiņas, lai izdruku būtu iespējams attēlot HoP.

To var paveikt, izvēloties izdrukas formu, ko izmantot HoPam un eksportējot to no sistēmas, norādot Save as type: Delphi forma

Eksportētā formā atkal jāimportē atpakaļ sistēmā, ieejot atskaišu formu grupā: Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējās algu lapiņas:

Ielasot formu, jānorāda File of type: Delphi forma, jāievada formas nosaukums un apraksts.

 Pēc tam izdruku būs iespējams izvēlēties uzstādījumos.

WEB lietotāju izveide un pieslēgšanās HoP

Lai darbinieki varētu piekļūt HoP, tiem jāveido WEB lietotāji. Detalizētāk par WEB lietotāju izveidi un deaktivizāciju var izlasīt ŠEIT.

Ja iestādē / uzņēmumā ir izvēlēts Visma HoP pašapkalpošanās sistēmai pieslēgties ar lietotājvārdu un paroli, tad visvienkāršākais veids, kā  darbiniekus informēt par WEB lietotāja izveidi, ir izsūtīt WEB lietotāja paroles aktivizēšanas saiti. Sīkāk par to, kā veikt konfigurāciju paroles saites izsūtīšanai, var izlasīt ŠEIT.

Ja vēlaties izmantot OpenID autentifikāciju (Google vai Microsoft), lai pieslēgtos pie HoP, tad papildus informāciju par šo pieslēgšanās veidu var izlasīt ŠEIT.

Modulis Mana alga visiem HoP lietotājiem piešķirsies automātiski pie pirmās pieslēgšanās sistēmai: