E-rēķinu nosūtīšana PEPPOL formātā

[#1]

Horizon ir nodrošināta iespēja sagatavot un nosūtīt klientiem strukturētu elektronisku rēķinu Peppol formātā (no 545. versijas). 

Iespēja ir pieejama sarakstos:

Dokumenti - Realizācija - Rēķinu saraksts

Dokumenti  - Noliktava - Pavadzīmju saraksts 

Dokumenti - Nekustamo īpašumu pārvaldība - NĪP rēķini

Ir vairāki varianti, kā tieši veikt e-rēķina (viena vai vairāku iezīmētu) nosūtīšanu:

1) manuāli ar darbību sarakstā, kas sagatavo e-rēķina xml datni (ar tajā ietvertu PDF) un saglabā to mapē

2) manuāli ar drukas loga opciju "Eksports failā", kas sagatavo e-rēķina PDF un xml datnes un saglabā tās mapē

3) manuāli ar drukas loga opciju "E-pasts", kas gan sagatavo e-rēķina PDF un xml datnes, gan arī veic to nosūtīšanu uz izvēlēto e-pastu

4) tiešsaistē ar darbību sarakstā "Sūtīt uz Horizon HUB"

Svarīgi! Jāņem vērā, ka PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācija nosaka, ka vienā xml failā var būt iekļauta informācija tikai par vienu rēķinu. Tātad katram rēķinam tiek veidots savs fails.

Svarīgi! Ja e-rēķins tiek sūtīts izmantojot saraksta darbības nevis drukas logu, tad pirms nosūtīšanas ir obligāti jāuzģenerē un jāsaglabā failu glabātuvē rēķina PDF, lai tas tiktu iekļauts arī xml datnē. Drukas logā jāizvēlas vēlamā izdrukas forma, drukas veids “Eksports failā”, eksporta veids "PDF" un atzīme “Sūtīt uz failu glabātuvi”.

Darbība: Saraksta eksports  - PEPPOL formāts

Izvēlne:  Saraksts - Darbības - Saraksta eksports - PEPPOL formāts

Darbību var veikt vienam vai iezīmētiem rēķiniem vai pavadzīmēm.

Pirms eksporta jāpārliecinās, ka rēķina pievienotajos failos ir saglabāts rēķina PDF (izskatam jāpievieno kolona "Fails)".

Eksporta parametru logā norāda:

• Saglabāt mapē - direktorija, kurā saglabāt eksportēto e-rēķinu datnes
• Saglabāt failu glabātuvē - izvēlas, ja xml datnes nepieciešams saglabāt arī rēķinu pievienotajos failos
• Veikt Peppol formāta noteikumu pārbaudi - atzīmē, lai sistēma validētu rēķina datu atbilstību Peppol formāta noteikumiem

Apstiprinot eksportu, sistēma saglabā xml failus atbilstoši veiktajiem iestatījumiem.

Tālāka e-rēķinu failu piegāde klientam notiek ārpus Horizon (tie tiek pievienoti individuāli veidotam e-pastam, augšupielādēti e-adresē, v.tml.)

Drukas loga opcija "Eksports failā"

Izvēlne:  Saraksts - Drukāt

Darbību var veikt vienam vai iezīmētiem rēķiniem vai pavadzīmēm.

Eksporta parametru logā norāda:

• Izdrukas forma - izvēlas vēlamo rēķina izdrukas formu PDF failam
• Drukas veids - Eksports failā
• Eksporta veids - PDF + Peppol xml fails
• Novietojums - direktorija, kurā saglabāt eksportēto e-rēķinu PDF un xml datnes
• Faila nosaukums - iespēja iestatīt, kā veidot PDF faila nosaukumu (xml datnes nosaukumu veido sistēma un tas nav konfigurējams)
• Sūtīt uz failu glabātuvi - izvēlas, ja PDF un xml datnes nepieciešams saglabāt arī rēķinu pievienotajos failos
• Izpildīt fonā - atzīmē, ja ir liels iezīmēto rēķinu skaits, lai darbības tiktu izpildītas fonā un lietotājs varētu turpināt darbu ar Horizon.

Nospiež pogu "Drukāt" un apstiprina paziņojumu "Vai veikt Peppol formāta noteikumu pārbaudi?".

Rezultātā sistēma saglabā PDF un xml failus atbilstoši veiktajiem iestatījumiem.

Tālāka failu piegāde klientam notiek ārpus Horizon (tie tiek pievienoti individuāli veidotam e-pastam, augšupielādēti e-adresē, v.tml.)

Drukas loga opcija "E-pasts"

Izvēlne:  Saraksts - Drukāt

Darbību var veikt vienam vai iezīmētiem rēķiniem vai pavadzīmēm.

Eksporta parametru logā norāda:

• Izdrukas forma - izvēlas vēlamo rēķina izdrukas formu PDF failam
• Drukas veids - E-pasts
• Eksporta veids - PDF + Peppol xml fails
• E-pasta lauks - izvēlas, uz kuru e-pastu nosūtīt rēķinu failus (piemēram Klienta kartīte. E-pasts)
• Sūtīt automātiski - atzīmē, lai nosūtīšana notiktu no e-pasta servera
• Temats - norāda e-pasta tematu
• Pielikums - iespēja iestatīt, kā veidot PDF faila nosaukumu (xml datnes nosaukumu veido sistēma un tas nav konfigurējams)
• Teksts - norāda vēlamo e-pasta tekstu
• Sūtīt uz failu glabātuvi - izvēlas, ja PDF un xml datnes nepieciešams saglabāt arī rēķinu pievienotajos failos
• Izpildīt fonā - atzīmē, ja ir liels iezīmēto rēķinu skaits, lai darbības tiktu izpildītas fonā un lietotājs varētu turpināt darbu ar Horizon.

Nospiež pogu "Drukāt" un apstiprina paziņojumu "Vai veikt Peppol formāta noteikumu pārbaudi?".

Rezultātā sistēma veido un nosūta PDF un xml failus atbilstoši veiktajiem iestatījumiem.

Darbība: Sūtīt uz Horizon HUB

Izvēlne:  Saraksts - Darbības - Sūtīt uz Horizon HUB

Darbība pieejama, ja ir veikta tiešsaistes konfigurācija. Nosūtīšanu var veikt vienam vai iezīmētiem rēķiniem vai pavadzīmēm. 

Pirms eksporta jāpārliecinās, ka rēķina pievienotajos failos ir saglabāts rēķina PDF (izskatam jāpievieno kolona "Fails)".

Pirms eksporta jāpārliecinās, ka rēķina klientam pazīme "E-rēķinu adresāts" ir "Jā" (izskatam jāpievieno kolona "E-rēķinu adresāts)".

Sūtīšanas parametru logā norāda:

• Saglabāt failu glabātuvē - izvēlas, ja xml datnes nepieciešams saglabāt arī rēķinu pievienotajos failos
• Veikt Peppol formāta noteikumu pārbaudi - atzīmē, lai sistēma validētu rēķina datu atbilstību Peppol formāta noteikumiem

Nospiežot "Labi", sistēma veido xml failus un nosūta tos rēķinu operatoram.

Pārbaude pēc Peppol formāta biznesa noteikumiem

Sistēmā ir iestrādāta iespēja veikt pārbaudi pēc Peppol formāta biznesa noteikumiem. Tā ir pieejama pie visiem iepriekš aprakstītajiem eksportēšanas variantiem.

Ja rēķins neatbilst nosacījumiem, tiek attēloti atbilstošie paziņojumi angļu valodā.

Svarīgi! Rēķins netiek eksportēts, kamēr tam tiek atrastas neatbilstības noteikumiem.
Ja tiek eksportēti vairāki rēķini un daļa ir veiksmīgi eksportēti, bet daļa netika eksportēta, tad, lai saprastu, kas ar šiem rēķiniem noticis, rēķinu un pavadzīmju sarakstos ir iespēja izlikt izskatā kolonnu “Pēdējā XML faila eksports.Teksts”. Šajā kolonnā ir iespējams redzēt, vai eksports ir bijis veiksmīgs vai neveiksmīgs.

XML faila eksporta notikums tiek reģistrēts eksporta notikumu žurnālā ar tipu "Eksports Peppol formātā”, kurā tiek piefiksēti eksporta parametri - vai fails eksportēts mapē, vai ir veikta pārbaude pret Peppol biznesa noteikumiem u.c. informācija.

Eksporta notikumu žurnāls atrodams:

• Dokumenti - Realizācija - Rēķinu saraksts - Darbības - Saraksta eksports - Eksporta notikumi;
• Dokumenti - Noliktava - Pavadzīmju saraksts - Darbības - Saraksta eksports - Eksporta notikumi;
• Sistēma - Notikumi - Datu ārējais eksports.

Peppol formāta biznesa noteikumu un to brīdinājumu ir ļoti daudz (aptuveni 1000), tādēļ sistēmas Palīgā ir apkopotas biežāk iespējamās kļūdas un informācija, kā tās novēršamas.

Jāņem vērā, ka ne pilnīgi visus kļūdainos gadījumus, sistēmai būs iespējams apstrādāt.

Ja šāda situācija ir radusies, tad jāsazinās ar sistēmas apkalpotāju un jānoskaidro, kas tieši ir jālabo rēķinā, lai tas būtu atbilstošs formātam un biznesa noteikumiem. Lai spētu saprast, kāda tieši problēma ir ar kļūdaino rēķinu, tad sistēmas apkalpotājam vajadzētu nodot informāciju par pašu rēķina saturu (attēlu ar rēķina ievadformu) un iegūt no sistēmas kļūdas failu, kur ir ierakstītas visas Peppol formāta biznesa noteikumu kļūdas.

Kļūdas failu var iegūt Kļūdu reģistrā (Sistēma - Notikumi - Kļūdas) pēc kļūdas tipa “EPEPPOLSerializerException”, atrodot aprakstā konkrētā rēķina numuru un saglabājot kļūdas failu (Darbības - Saglabāt kļūdas failu).

Uzzināt vairāk par e-rēķiniem:
E-rēķini - soli pa solim