Jēdzieni:
Publicētās atskaites - Horizon modulis, kas ļauj lietotājam bez programmētāja palīdzības veidot atskaites un sarakstus un padarīt tos pieejamus ārpus Horizon gan sev, gan citiem.
Excel spraudnis - MS Excel spraudnis (Addin), kas dod iespēju Excel ielasīt Horizon publicētās atskaites un tās pārlasīt ar iespēju mainīt parametrus (datumus, filtra nosacījumus).
HOP atskaites - HOP pašapkalpošanās sistēmas modulis, kurš nodrošina Horizon publicēto atskaišu apskati gan mobīlajās ierīcēs, gan datorā jebkur kur ir internets
Iegūt datus
- Nepieciešams redzēt Horizon datus neatrodoties pie datora vai birojā
- Nepieciešams redzēt datus personai, kam nav pieejas Horizon - darbinieks vai klients
- Netiek traucēta to darbinieku ikdiena, kas atrodas birojā pie Horizon
Risinājums - HOP atskaites
Sīkāk sadaļā HOP zināšanu bāze - HOP atskaites.
- Nepieciešams iegūt datus, lai tos tālāk apstrādātu, pārveidotu, analizētu
- Nepieciešams pēc izmaiņām Horizon ielasīt aktuālos datus
Risinājums - Excel spraudnis
Pārbaudīt datus
Nodrošinot regulāras pārbaudes iespējams novērst problēmas pirms tās iestājušās. Es ieteiktu veikt pārbaudes ne tikai pirms atskaišu nodošanas, bet regulāri.
Strādājot pietiekami lielā uzņēmumā, kur Horizon datu ievadi un apstrādi veic vairāki grāmatveži un citu nodaļu speciālisti, galvenajam grāmatvedim nepieciešams nodrošināt datu korektumu.
Ne visas kontroles nosaka likumdošana un tās ir iestrādātas sistēmā, grāmatvedis var pats veidot savus kontroles nosacījumus un veikt to atsekošanu.
Horizon šāda veida pārbaudes varētu veikt atverot dažādus sarakstus vai atskaites ar noteiktiem filtriem un izskatiem. Mans piedāvājums būtu izveidot “Pārbaužu excel”, kur ar vienu pārlasīšanu varam iegūt dažādus sarakstus un analizēt rezultātu. Savā piemērā filtrus veidoju izmantojot principu, ja saraksts ir tukšs, tad visi dati ir kārtībā. Pielikumā fails “1_Parbaudes_Excel.xlsx”. Grāmatvedim ir brīvas iespējas veidot savus pārbaudes nosacījumus.
- Vai sistēmā visas piesaistes ir izveidotas?
- Vai kontos, kuros obligāti jānorāda dimensiju vērtības nav grāmatojumu ar dimensijas vērtību V?
- Vai kontos ir veikti grāmatojumi tikai uz noteiktajām dimensiju vērtībām?
- Vai ir kreditoru dokumenti, kuru apmaksa ir kavēta vai ir tuvākajā laikā?
Analizēt un pārvietot
Ikdienā veidojot atskaites un pārskatus var rasties nepieciešamība apvienot vairākus Horizon sarakstus vai apvienot Horizon datus ar ārpus sistēmas uzturētiem datiem, kādu Excel vai citu sistēmu. Veidojot atskaites ārpus Horizon iespējams iegūt citu atskaišu griezumu nekā tiešā veidā to piedāvā Horizon.
Ikdienā iespējams Horizon datus eksportēt uz Excel un veidot formulas, lai apvienotu vai pārveidotu datus. Excel spraudnis dod iespēju Excel formulas izveidot vienu reizi un pēc tam atkārtoti ielasīt aktuālos vai cita perioda datus. Šādā veidā, ieguldot laiku sākumā, pēc tam iespējams atskaites veidot ātrāk un efektīvāk, katru reizi neveidojot formulas pa jaunu.
Daži piemēri:
- Virsgrāmatas salīdzināšana ar realziāciju (2_VG_vs_Realizacija.xlsx)
Salīdzināšanai izmantoju Kontu apgrozījumu pa klientiem un Realziācijas klientu atlikumus. Ja pirms salīdzināšanas nav veiktas atsevišķas piesaistu pārbaudes, tad ieteiktu izmantot Realizācijas klientu dokumentus uz datumu.
Lapā “VGvsR” tiek salīdzināts kopsummās, un lapā “VGvsR_pa_klientiem” salīdzinājums redzam pa klientiem, lai atrāk identificētu problemātiskos klientus.
- Izdevumu atskaites (3_Izdevumi.xlsx)
Atskaitei izmantots Kontu apgrozījums 7.kontu grupai. Lapā “Apkopotā atskaite” Izveidots apkopojošs pārskats, kurā izdevumi tiek attēloti nevis par katru izmaksu posteni, bet pa to grupām. Lapā “Izmaksu atskates” izveidota divu dimensiju atskaite, kur administratīvās izmaksas tiek sadalītas proporcionālo citu kolonnu summām.
- Nomas līgumu nosacījumi, kas atkarīgi no apgrozījuma (4_Nomas_maksa.xlsx)
Uzņēmums saviem klientiem papildus dzērienu tirdzniecībai iznomā arī aukstuma vitrīnas. Tiek slēgti nomas līgumi, kuros tiek atrunāti konkrētie līguma nosacījumi, kāda nomas maksa tiks piestādīta - konstanta vai summa no dzērienu apgrozījums, tiek noteikts vai ir apgrozījuma limits pie kura nomas maksa vairs nebūtu jāmaksā. Šādā situācijā grāmatvedim katru mēnesi ir jāanalizē apgrozījums, jāskatās līguma nosacījumi un jānoskaidro vai rēķins ir jāizraksta un par kādu summu.
Piemērā tiek izmantots pamatlīdzekļu saraksts, kurā ir atzīmēts pie kādiem klientiem un uz kāda līguma nosacījumiem atrodas konkrētais pamatlīdzeklis, līgumu un to nosacījumu saraksts kā arī apgrozījums. Lapā “Nomas rēķini” tiek veikta analīze vai rēķini ir jāizraksta un kāda ir to summa. Tālāk izveidotas Horizon importa Excel veidnes lapas, lai rēķinus automātiski ieimportētu sistēmā.
Noderīgas saites:
.gif "VISMA"){kind=icon}
Saņem jaunumus par šo ziņu savā e-pastā!
Pieseko šai ziņai klikšķinot uz trim punktiem augšējā labajā šī raksta stūrī un izvēlies Abonēt. Tu vari izvēleties par kādu saturu saņem ziņas e-pastā!
Sīkāk par abonēšanas iespējāmNoderīgas saites
Sporta iela 11, Rīga, LV-1013
Visma birojs: +371 67116211
Horizon atbalsts: +371 67116299
E-pasts: visma@visma.lv
Visma Dānija
Visma Somija
Visma Latvija
Visma Nīderlande
Visma Norvēģija
Visma Zviedrija
Visma Developers & Partners
Visma Latīņamerika