E-rēķinu izsūtīšana PEPPOL formātā

[#1]

Sākot ar 18.04.2019., stājās spēkā Ministru kabineta noteikumi Nr. 154 par piemērojamo elektroniskā rēķina standartu un tā pamatelementu izmantošanas specifikāciju un aprites kārtību.

Šie noteikumi paredz, ka pasūtītājam, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējam, kā arī publiskajam partnerim jāspēj pieņemt elektroniskā veidā sagatavotu un izsniegtu rēķinu, kas sagatavots atbilstoši Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) BIS Billing 3.0 elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācijai (Core Invoice Usage Specification (CIUS), publicēta PEPPOL tīmekļvietnē http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/).

Šāda funkcionalitāte - saņemt elektronisku rēķinu - Horizon sistēmā tiek nodrošināta jau no 540. versijas. Lai uzzinātu vairāk par funkcionalitāti, spiediet šeit.

Savukārt, sākot ar 545. versiju, nodrošinām iespēju arī sagatavot un nosūtīt elektronisko rēķinu PEPPOL formātā.

Jaunā iespēja ir pieejama rēķinu (Dokumenti - Realizācija → Rēķinu saraksts) un pavadzīmju (Dokumenti → Noliktava → Pavadzīmju saraksts) sarakstos zem darbībām Saraksta eksports → PEPPOL formāts.

Iezīmējot eksportējamos rēķinus vai pavadzīmes un izvēloties eksportēt PEPPOL formātā (Darbības → Saraksta eksports → PEPPOL formāts), sistēma piedāvā failu saglabāšanas iespējas - Saglabāt mapē un Saglabāt failu glabātuvē.

Apstiprinot eksportu, sistēma saglabā XML failus atbilstoši konfigurācijai.

Svarīgi!Jāņem vērā, ka PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācija nosaka, ka vienā XML failā var būt iekļauta informācija tikai par vienu rēķinu.

Svarīgi! Lai elektroniskajā rēķinā iekļautu arī rēķina / pavadzīmes PDF formāta pielikumu, PDF faili obligāti jāuzģenerē un jāsaglabā failu glabātuvē pirms elektroniskā rēķina eksportēšanas PEPPOL formātā.  

Pārbaude pēc Peppol formāta biznesa noteikumiem

555.versijā sistēmā iestrādāta iespēja veikt pārbaudi pēc šiem Peppol formāta biznesa noteikumiem. Iespēja pieejama rēķinu vai pavadzīmju sarakstos, gan eksportējot tos no saraksta izvēlnes “Darbības”, gan eksportējot vai sūtot e-rēķinu uz e-pastu, izmantojot drukas loga funkcionalitāti.

Ja rēķins neatbilst nosacījumiem, tiek attēloti atbilstošie paziņojumi angļu valodā.

Svarīgi! Rēķins netiek eksportēts, kamēr tam tiek atrastas neatbilstības noteikumiem.
Ja tiek eksportēti vairāki rēķini un daļa ir veiksmīgi eksportēti, bet daļa netika eksportēta, tad, lai saprastu, kas ar šiem rēķiniem noticis, rēķinu un pavadzīmju sarakstos ir iespēja izlikt izskatā kolonnu “Pēdējā XML faila eksports.Teksts”. Šajā kolonnā ir iespējams redzēt, vai eksports ir bijis veiksmīgs vai neveiksmīgs.

XML faila eksporta notikums tiek reģistrēts eksporta notikumu žurnālā ar tipu "Eksports Peppol formātā”, kurā tiek piefiksēti eksporta parametri - vai fails eksportēts mapē, vai ir veikta pārbaude pret Peppol biznesa noteikumiem u.c. informācija.

Eksporta notikumu žurnāls atrodams:

• Dokumenti → Realizācija → Rēķinu saraksts → Darbības → Saraksta eksports → Eksporta notikumi;
• Dokumenti → Noliktava → Pavadzīmju saraksts → Darbības → Saraksta eksports → Eksporta notikumi;
• Sistēma → Notikumi → Datu ārējais eksports.

Peppol formāta biznesa noteikumu un to brīdinājumu ir ļoti daudz (aptuveni 1000), tādēļ sistēmas Palīgā esam apkopojuši biežāk iespējamās kļūdas un informāciju, kā tās novēršamas.

Jāņem vērā, ka ne pilnīgi visus kļūdainos gadījumus, sistēmai būs iespējams apstrādāt.

Ja šāda situācija ir radusies, tad varat sazināties ar sistēmas apkalpotāju un noskaidrot, kas tieši ir jālabo rēķinā, lai tas būtu atbilstošs formātam un biznesa noteikumiem. Lai spētu saprast, kāda tieši problēma ir ar kļūdaino rēķinu, tad sistēmas apkalpotājam vajadzētu nodot informāciju par pašu rēķina saturu (attēlu ar rēķina ievadformu) un iegūt no sistēmas kļūdas failu, kur ir ierakstītas visas Peppol formāta biznesa noteikumu kļūdas.

Kļūdas failu var iegūt Kļūdu reģistrā (Sistēma → Notikumi → Kļūdas) pēc kļūdas tipa “EPEPPOLSerializerException”, atrodot aprakstā konkrētā rēķina numuru un saglabājot kļūdas failu (Darbības → Saglabāt kļūdas failu).

 

Elektronisko rēķinu izsūtīšana PEPPOL un PDF formātā uz e-pastu

Lai vienkāršotu elektronisko rēķinu izsūtīšanas procesu uz e-pastu un atvieglotu lietotāja manuālas darbības, Realizācijas rēķinu, Pavadzīmju un NĪP rēķinu sarakstu drukas logā pievienota iespēja ar vienu darbību uzreiz ģenerēt PDF izdruku kopā ar PEPPOL formāta elektronisko rēķinu un šos abus failus sūtīt uz klienta e-pastu.

Jaunā iespēja ir pieejama, gan atzīmējot “E-pasts” un izmantojot e-pasta sūtīšanas funkcionalitāti, gan atzīmējot “Eksports failā” un izmantojot datu saglabāšanas funkcionalitāti.

Papildus iesakām izmantot jauno iespēju “Izpildīt fonā” un nodrošina izvēlēto darbību izpildi fonā, lai lietotājs var turpināt darbu ar Horizon.