Kā izveidot brīdinājuma aprakstu?

[#1]

Horizon lietotāju ikdienā ietilpst veikt arī dažādas datu pārbaudes atverot sarakstu un apskatot to konkrētā griezumā, lai secinātu kaut ko no redzamajiem datiem, piemēram, atverot apgādes rēķinu sarakstu atlasot rēķinus, kuru apmaksas termiņš ir nākamās 2 dienas, grāmatvede zina kādas apmaksas jāveic. Kā būtu, ja sistēma grāmatvedei nodotu ziņu par šādiem rēķiniem, nevis viņai tie būtu jāmeklē?

Horizon ir iespējams izveidot brīdinājumu aprakstus un noteikt regularitāti, kad Horizon lietotājam jāsaņem ziņa vai e-pasts. Brīdinājuma apraksts sastāv no saraksta, kuru pārbaudīt, filtra, ar kura nosacījumiem atlasīt ierakstus un saņēmējiem.

Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti

Sadaļa "Informācija"

Brīdinājumu aprakstam nepieciešams ievadīt kodu un nosaukumu.

Galvenē pieejama atzīme Atļaut lietotājiem pierakstīties no saraksta, ja šī atzīme ielikta, tad šis brīdinājuma apraksts kļūst pieejams lietotājiem atbilstošajā sarakstā. Sīkāk par pierakstīšanos uz brīdinājumu no saraksta skatīt šeit.

Laukā saraksts izvēlas Horizon sarakstu, no kura tiks veidots brīdinājums. Izmantojot izskata pogu iespējams aprakstīt nepieciešamo saraksta izskatu, ja brīdinājumus paredzēts apskatīt Horizon.

Laukā filtrs izveido un izvēlas saraksta filtru, aprakstot nosacījumus ar kādiem jāanalizē saraksts, piemēram, dokumenta apmaksas termiņš ir nākamās 30 dienas. Svarīgi veidojot filtru pārdomāt brīdinājuma ģenerēšanas regulāritāti, ja tiek izmantoti datumu filtri. No 680.versijas iespējams ģenerēt brīdinājuma aprakstu no filtra, kas izveidots un saglabāts tieši sarakstā. Sīkāk skat. šeit.

Zemāk redzama shēma kā darbojas Horizon filtri datumu vērtībām. 

Brīdinājumu aprakstus var grupēt un norādīt svarīguma kategoriju.

Laukā piezīmes varat aprakstīt sīkāku brīdinājuma apraksta ideju, lai to atcerētos pēc ilgāka laika.

Ja brīdinājumus paredzēts apstrādāt Horizon, tad iespējams izveidot Ģenerēto tekstu, kas tiks atspoguļots uzģenerēto brīdinājuma rindu sarakstā. Sīkāk skatīt šeit.

Sadaļa "Atskaišu parametri"

Ja izvēlētais saraksts būs atskaite, tiks attēlota lapaspuse Atskaišu parametri, kurā nepieciešams norādīt kādas parametra vērtības brīdinājumam izmantot apskatot atskaiti.

Sadaļa "Saņēmēji"

Lapaspusē Saņēmēji nepieciešams norādīt kas un kādā veidā saņems izveidotos brīdinājumus. 

Brīdinājuma aprakstā iespējams pievienot šādu tipu saņēmējus:

• Persona -  konkrēta persona, kurai norāda personas kartīti no Uzņēmuma Personu saraksta;
• Personas lauks - persona vai vairākas personas, kuras tiks  identificētas no brīdinājuma saraksta datiem, analizējot  personas lauku, piemēram, personas lauks “Saskaņotājs”, “Aizvietotājs”, “Līguma atbildīgais”. Iespēja aprakstīt saņēmēju ar tipu Personas lauks ir atkarīga no izvēlētā datu saraksta;
• E-pasta adrese - fiksēta e-pasta adrese, uz kuru jāsūta vēstules ar brīdinājuma datiem. Var ievadīt arī vairākas ar semikolu atdalītās  adreses, bet ieteicams katru e-pasta adresi ievadīt kā atsevišķu saņēmēju;
• E-pasta lauks - e-pasta adrese tiks identificēta no brīdinājuma saraksta datiem, norādot  datu lauku, kurā var nolasīt e-pasta adresi, piemēram, “Klienta kartīte.e-pasts” , “Līguma atbildīgais.e-pasts”. Izsūtīto e-pastu saturs tiks grupēts pēc e-pasta adreses, un katrs saņēmējs saņems datus tikai par sev atbilstošajiem ierakstiem. Iespēja aprakstīt saņēmēju ar tipu E-pasta lauks ir atkarīga no izvēlētā datu saraksta.

Kur vēlas saņemt brīdinājumus:

Veidojot saņēmēju nepieciešams norādīt, kā brīdinājumu vēlams saņemt:

• Saņemt e-pastā - brīdinājumi tiks sūtīti e-pastā uz adresi, kura ievadīta  personas kartītes laukā “E-pasts”, savukārt, saņēmējiem ar tipu E-adrese un E-pasta lauks uz norādīto e-pasta adresi.
• Saņemt Horizon brīdinājumu sarakstā - iespēja pieejama tikai saņēmējiem ar tipu Persona un Personas lauks, gadījumā, ja personai ir piesaistīts aktīvs Horizon lietotājs. Brīdinājumi tiks rādīti Horizon (Aktualitātes sadaļā jeb "zem zvaniņa ikonas").  Ja brīdinājumus paredzēts apstrādāt Horizon, tad katram saņēmējam iespējams izveidot Ģenerēto tekstu, kas tiks atspoguļots uzģenerēto brīdinājuma rindu sarakstā. Sīkāk skatīt šeit.

Kādā veidā vēlos saņemt brīdinājumus:

Gadījumos, kad brīdinājumi tiek saņemti Horizon iespējams izvēlēties kādā veidā attēlot brīdinājuma datus. Šim nolūkam jāizvēlas vertība laukā “Rezultāta veids”. Sistēma piedāvā divus veidus:  

• Sarakstam - ja brīdinājuma nosacījumiem atbilst saraksta vairāki ieraksti, tiks izveidots viens brīdinājums un Horizon tiks piedāvāts apskatīt sarakstu, kurā tiks atlasīti atbilstoši ieraksti. Saņemot brīdinājumu e-pastā,  vienā vēstulē būs dati par visiem ierakstiem.
• Pa rindām - ja brīdinājuma nosacījumiem atbilst saraksta vairāki ieraksti, tiks izveidoti vairāki brīdinājumi (par katru ierakstu atsevišķs brīdinājums). Saņemot brīdinājumu e-pastā,  vienā vēstulē būs dati par visiem ierakstiem. Horizon-ā no katra tāda brīdinājuma būs iespējams apskatīt atbilstošo dokumentu vai kartīti, kuru norādā Brīdinājuma saņemēja kartītes laukā “Rādīt ievadformu”. Sīkāk skatīt šeit.

Kādus datus iekļaut brīdinājumos:

• Visi ieraksti - Katru reizi ģenerējot brīdinājumu, tiek uzģenerēts pilns filtram atbilstošo ierakstu saraksts. 
• Jaunie ieraksti -Iekļauj tikai tos ierakstus, kas izveidoti jauni kopš pēdējā brīdinājuma.
• Jaunie un labotie ieraksti -Iekļauj jaunus ierakstus un tos, kas ir mainīti kopš pēdējā brīdinājuma.

Sadaļa "E-pasts"

Gadījumos, kad brīdinājumi tiek saņemti uz e-pastu, lapaspusē E-pasts jāapraksta nosūtāmā e-pasta saturs. E-pastam iespējams norādīt tematu, satura daļu un nosūtītāju, ja e-pastu nepieciešams nosūtīt no cita e-pastā, nevis uzņēmuma kopējā.

E-pasta saturs sadalās trīs atsevišķās sadaļās. Laukā teksts apraksta e-pasta ievadu. Laukā Rindiņas teksts apraksta vēlamo tekstu katram atrastajam ierakstam. Ja brīdinājums tiks sūtīts par 3 rēķiniem, tad šis teksts tiks attēlots 3 reizes. Šajā laukā iespējams izmantot arī Horizon laukus, spiežot pogu "Izvēlēties lauku". 

Laukā nobeigums apraksta e-pasta noslēgumu.

Aprakstot e-pastu iespējams pielāgot tā izskatu izmantojot HTML valodu. Sīkāk skatīt šeit .

Lai pievienotu brīdinājuma aprakstam vienlaikus vairākus saņēmējus ar vienādu konfigurāciju  var izmantot Brīdinājuma saņēmēju saraksta Darbību “Pievienot vairākus saņēmējus”.

Brīdinājumu aprakstu saraksta izskatā var izlikt kolonnu ar brīdinājuma saņēmēju skaitu (cik daudz aktīvu saņēmēju ir Brīdinājuma apraksta kartītē). 

Saraksta darbībās var apskatīt ne tikai Brīdinājuma apraksta notikumus, bet arī tā Saņēmēju notikumus. Papildus var izsaukt  darbību “Automatizētie darbi”, kura izanalizēs esošos automatizētos darbus un atlasīs darbu (-us), kuros ielikts konkrēts Brīdinājuma apraksts. Ja neviens automatizētais darbs nav atlasīts, tas nozīmē, ka šim brīdinājuma aprakstam  regulāra ģenerēšana nenotiek. 

Sīkāk kā no brīdinājumu aprakstiem tiek ģenerēti brīdinājumi lasīt  šeit .

Kopsavilkums:

Lai aktivizētu Horizon iespēju automātiski saņemt brīdinājumus, nepieciešams:

1. Izveidot Brīdinājuma aprakstu 
2. Izveidot Automatizēto darbu brīdinājumu ģenerēšanai. Sīkāk skatīt šeit
3. Ja paredzat ka, lietotājiem pašiem būs iespēja pieteikties brīdinājumam no konkrētā saraksta, tad brīdinājuma aprakta galvenē jāieliek pazīme "Atļaut lietotājiem pierakstīties no saraksta" un obligāti jāievada "Piezīmes", kurās apraksta, ko konkrētais brīdinājums satur un cik bieži tiks atkārtota brīdinājuma izsūtīšana. Kā lietotājiem pašiem pierakstīties brīdinājumam sīkāk skatīt šeit.

Piemēri iedvesmai:

Iedvesmai apskatiet brīdinājumu aprakstu piemērus personālam , apgādei un realizācijai , noliktavai , saskaņošanai un līgumiem .