Ni ser storleken på er licens/serviceavtal i fältet "Antal" och avtalsperioden som det gäller för syns i fältet "Period".  Vi vill också göra er uppmärksamma på att vi har bytt bankgironummer och det nya numret är 5185-6417 som också står på fakturan. Vänligen ändra i era register.   De olika licens stegen som vi har är 5 anställda, 10 anställda, 15 anställda, 20 anställda, 25 anställda, efter 30 anställda kan man höja licensen med 10 anställda åt gången upp till 100 anställda t ex  30 anställda, 40 anställda, 50 anställda osv. Efter 100 anställda kan man höja  licensen med 25 anställda åt gången upp till 400 anställda t ex 125 anställda, 150 anställda, 175 anställda osv. Efter 400 anställda kan man höja sin licens med 50 anställda åt gången t ex  450 anställda, 500 anställda, 550 anställda osv.     Har ni frågor kring det hela, vänd er gärna till oss via mail ekonomi.transpa@visma.com   ... View more

Var ändrar jag i transPA när en anställd ska byta lönegrupp från t ex 2 år i yrket till 4 år i yrket?   Detta gör ni på personalkortet under fliken anställningskontrakt. Klicka på ”pennan” för att redigera anställningskontraktet.   Klicka på listpilen i fältet lönegrupp välj rätt lönegrupp klicka sedan på spara.   Värt att veta! Om den anställde ska byta lönegrupp som ska gälla från t ex 1 maj behöver ni göra klart avvikelserna för april månad först i löneberäkningen då avdrag och tillägg är släpandes och månadslönen är för innevarande månad, redigera månadslönen manuellt i löneberäkningen i maj till rätt månadslön. När ni har sparat lönen kan ni gå in på fliken anställningskontrakt och ändra lönegrupp. Om ni vill kan ni skriva i fältet notering vilket datum den anställde flyttas upp till ny lönegrupp.     Tips!  Använd dig av rapporten allmänt för att enkelt överblicka vilken lönegrupp de anställda ligger i samt även på ett enkelt sätt se vilka personer som behöver uppdateras. Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Personal    Känner systemet av när en anställd ska flyttas upp till ny lönegrupp? Nej det gör inte systemet. Ett tips är att skapa upp en kompetenstyp som ni kallar t ex ”upp en lönekategori” Och på det sättet få en påminnelse när det är dags. Detta gör nu under rutan Kompetens-kompetenstyper.  Klicka på "+ Lägg till kompetenstyp"     När ni har skapat upp kompetenstypen kan ni lägga till den på personalkortet.    I vårt exempel nedan har vi nu lagt till under fliken kompetens på den anställdes personalkort  kompetenstypen som vi kallar ”upp en lönekategori” vi skriver även in en notering i fältet kommentar för att på ett enkelt sätt se vilken lönegrupp den anställde ska flyttas upp till.    Under den blå rutan på startsidan ser ni att det finns en påminnelse.   År i yrket För förare avgör antalet år i yrket i vilken lönegrupp den anställde ska inplaceras.  "År i yrket" innebär att den anställde ska ha vana från branschen. ... View more

Har ni tips på vad som är bra att tänka på i TransPA när en anställd ska avsluta sin anställning på företaget?   Börja med att avsluta anställningskontraktet på den anställde detta gör ni under registret personal, fliken anställningskontrakt.   1. Klicka på ”pennan” för att redigera kontraktet.   2. Klicka på ”Avsluta anställning” fyll i t o m datum klicka sedan på spara.    Är bara på anställningsform Tillsvidare som valet "avsluta anställning" finns. Är det en provanställning som t ex. avslutas innan provanställningens slut ändrar man t o m datumet.     I löneberäkningen visas en varning bredvid fältet anställningskontrakt. ”Hovrar” ni över varningen kan ni läsa ”anställningskontraktet för denna person påbörjas/avslutas under denna löneperiod vilket kan innebära att grundlönen skall justeras”   I vårt exempel slutar den anställde 14/10 det innebär att den anställde inte ska ha full månadslön för oktober. Månadslön eller Dagslön behöver manuellt ersättas med aktuell timlön i löneberäkningen. OBS! Dagslön stödjs ej av Transportavtalet men finns i andra kollektivavtal.    1. Vi börjar med att ta bort månadslönen genom att klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.  2. För att lägga till en ny manuell rad klickar vi  på "+ Ny rad" 3. Klicka på den lilla listpilen välj Timlön, skriv in antalet timmar den anställde ska ha timlön för. 4. Vi väljer att skriva in en kommentar på vad vi manuellt justerar i löneberäkningen genom att  klicka på + ny rad får ni fram kommentarsfältet.  5. Spara & Lås lönen.   I November månad betalas innestående kompsaldo och arbetstidsförkortning ut. Klicka på den runda ringen i det blå fältet välj ”Betala ut innestående saldo som lön”      Nu har vi betalt ut innestående saldo med timlön och saldot ”nollas” på komp och atf efter ni har sparat & lås lönekörningen.   Intjänade och sparade semesterdagar hanteras i ert lönesystem i samband med slutlönen.   När slutlönen är exporterad och klar är det bra att sätta personen till ej aktiv. Gå in på personkortet - fliken allmänt och kryssa ur rutan Aktiv klicka sedan på spara. När personen är ej aktiv tar hen inte plats i licensen men ni har möjlighet att ta fram historik på den anställde, som t ex arbetsgivarintyg.   Tisp! Om personen finns i ett schema rekommenderar vi att ta bort den anställde från schemat, om man inte gör detta rullas pass ut i kalendern och personen kommer finnas med i olika rapporter t ex Dagbeordringslista eller Summerad tid.    I denna artikel kan ni läsa hur ni tar bort personal i ett schema.       ... View more

Nu har vi uppdaterat lönegrupper för Miljöarbetareavtal, förare & terminalarbetare enligt Transportavtalet samt nya lönebelopp enligt utlandsavtalet, som gäller från 1 april 2022 till och med 31 mars 2023. Alla lönegrupper som börjar på "Begynnelselön" , "2 år i yrket" ,"4 år i yrket", "6 år i yrket" o.s.v, eller  "Terminal 2 år i yrket" ,"Terminal 4 år i yrket" o.s.v (samt motsvarande för Stockholm och Göteborg) har uppdaterats under förutsättningar att Grundlön/månad, Grundlön/timlön och ob-ersättningar är samma belopp som tidigare avtalsperiod . Observera att ni kan behöva se över era lönegrupper och behöva uppdatera vissa manuellt om ni skapat egna i TransPA som inte har blivit uppdaterade.      Vill ni uppdatera fler lönegrupper som ni har, hör av er till support på mejl vilka lönegrupper ni behöver ha hjälp med support.transpa@visma.com     Har ni anställda som går på personlig månadslön behöver ni uppdatera dessa själva, det gör ni under personal- fliken lön.   "Släpande månadslön" Om ni har släpande månadslön behöver ni manuellt korrigera månadslönen för utbetalning i april till tidigare lönebelopp då månadslönen är för innevarande månad  och avdrag och tillägg släpandes.      Viktigt - se över era lönegrupper Gå till registret över lönegrupper och se över om ni skapat några utöver TransPAs fördefinierade från transportavtalet. Dessa behöver nu uppdatera manuellt. Här finns en artikel som beskriver hur.    Viktigt - se över arbetsuppgifter och lönetillägg. Viktigt att veta är att övriga belopp som uppdateras i och med nytt avtal kan finnas i ert TransPA och är då skapade som antingen arbetsuppgifter eller lönetillägg. Dessa uppdateras inte av oss, utan här behöver ni själva med små insatser se till att de blir uppdaterade och slår igenom i löneberäkningen. Under rutan register hittar ni arbetsuppgifter & lönetillägg          ... View more

Om en anställd, enligt inrådan från läkare, inte får arbeta på grund av att den anställde är smittad eller kan vara smittad av en allmänfarlig sjukdom, kan smittbärarpenning betalas ut. Smittbärarpenning får man från dag ett och då är det inte arbetsgivaren som betalar ut sjuklön.  Regeringen har beslutat att tillfälligt ta bort kravet på läkarintyg vid ansökan om smittbärarpenning för covid-19. Det gäller från och med 27 december 2021 till och med 31 mars 2022. På Försäkringskassan.se kan ni läsa mer om smittbärarpenning.    Om det blir aktuellt för er att använda den kan ni lägga upp frånvaroaktiviteten i TransPA. Registrera Smittbärarpenning i ditt lönesystem, om den inte redan finns. Lönearten är semestergrundande i 180 dagar. Skapa först en ny löneart i TransPA med namn och löneartsnummer. Skapa  sedan en frånvaroaktivitet i TransPA som du kopplar till den nya lönearten.           ... View more

Hur kan jag se vilken utrustning min personal har?  Under Analyser-Rapporter-Personal finns en rapport där ni kan se all er utrustning som ni har tilldelat till er personal, ni kan också se när den anställde har återlämnat utrustningen eller om den är förbrukad. Rapporten är förgrupperad på person och visar därmed utrustning per anställd. Du kan dock ändra grupperingen till vilken som helst av kolumnerna. Man kan också dra och släppa rubriken i sidled för att ändra ordningen.   Om du t ex vill gruppera listan efter utrustningsgrupp tar du bort den nuvarande grupperingen genom att klicka på krysset till höger för rubriken se bild 1.                   Klicka sedan på rubriken för kolumnen utrustningsgrupp och dra den upp till grupperingsområdet det ”grå fältet se bild 2. Det går även att filtrera rapporten. Klicka på "tratten" i verktygsfältet (se bild nedan). Då visas en filtreringsrad ovanför rubrikraden. När du anger värden där filtreras raderna så att endast de rader som uppfyller ditt val visas. Detta innebär att du kan fram en lista för en viss tidsperiod eller för en viss stationsort. Det är även möjligt att exportera listan till Excel eller skriva ut rapporten.  I vårt exempel har vi valt att filtrera på utrustningsgrupp.   I denna artikel kan ni läsa mer om hur ni skapar upp utrustning.       ... View more

Jag har en anställd som varit sjuk fler än 10 gånger under en 12 -månadersperiod hur gör jag i TransPA så att den anställde inte får karenstid?   Det finns en inställning på personkortet under fliken lön "Omfattas av högriskskydd" som ni kan kryssa i. Denna inställning gör att den anställde får sjuklön från första dagen. Tänk på att ni behöver kryssa ur denna inställning när den anställde inte längre omfattas av högriskskydd.  ... View more

Hur rapporterar en anställd in traktamente från tidrapporteringen? Den anställde har bara rest inom Sverige.   När den anställde har kommit tillbaka till stationsorten kan hen rapportera in sin resa på hemkomstdagen.   I vårt exempel nedan lämnar den anställde stationsorten måndag 5 juli Kl.09:00 & avslutar resan på stationsorten torsdag den 8 juli Kl.22:00. Klicka på Resa på hemkomstdagen. Bild.1 Då resan är i Sverige väljer vi ”Typ av resa” enligt Transport. Den anställde har sovit i lastbilen och har således inte haft någon Fri logi, den anställde ska då inte markera ”Fri logi”. Står företaget för t ex Logi på hotell kryssar man i rutan ”Fri Logi” den anställde får då inget Logi traktamente.  Bild 2. Ändra datumet när resan började och fyll i klockslaget när ni lämnar stationsorten, fyll i klockslaget när resan avlutades på stationsorten, datumet kommer automatisk då vi rapporterar in resan på hemkomstdagen. Klicka sedan på spara. Bild.3 Gränsövergångar behöver vi inte bry oss om då resan är inom Sverige. Ni kan läsa mer i denna artikel om traktamentes resa inom norden.  När allt är klart ser den anställde resan på startsidan.   Här hittar ni en manual för hur man tidrapporterar, som PDF på Svenska & Engelska   ... View more

Jag undrar om man kan göra någon inställning i Transpa så att när man drar hela månadslönen att det blir föregående månads datum. Detta i och med att vi jobbar med månadslön för innevarande månad och tillägg och avdrag för föregående.   Det ni kan göra är att välja att inte föra över datum på lönearten "Avdrag månadslön" i exportfilen som skapas i TransPA.  Gå till Register / Lönearter och leta fram lönearten "Avdrag månadslön" klicka på pennan för att redigera, kryssa ur exportera datum klicka sedan på spara. Efter ni har importerat lönefilen till ert löneprogram kan ni manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser.   I denna artikel kan ni läsa mer om lönearter.     ... View more

Löneartsregistret är ett centralt register som används i själva löneexporten till löneprogrammet som ni hittar under Register-Lönearter. Här finns ett register av standardlönearter upplagda. Man kan även lägga till egna lönearter utifrån ert företags förutsättningar.  Det är löneartsnummer som exporteras och som därför måste matchas med upplagda lönearter i löneprogrammet.  OBS! Vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen, samt bästa funktion och support. Vi kan lönematcha mot Visma, Hogia, Kontek. I denna artikel kan ni läsa om inställningar för export av löner.   Lönearterna i registret är sorterade efter avtalsområde, i dagsläget för Tjänstemannaavtalet och Övriga avtal (Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet).    I Verktygsfältet finns det olika symboler här kommer en förklaring till hur knapparna fungerar. Med denna symbol kan du växla mellan aktiva och inaktiva lönearter. Om du slutar använda en löneart kan det vara bra att sätta den som inaktiv, för att slippa se den, men ändå möjlighet att ta fram statistik om den i framtiden. För att se att alla lönearter i TransPA är desamma som i löneprogrammet, kan det vara bra att exportera en excelfil, eventuellt för att skriva ut. Samma sak kan även göras från Analyser - Rapporter - Register - Lönearter Med denna knapp kan du filtrera på t ex ett sökord, för att hitta den löneart du är ute efter. Om du till exempel vill hitta alla lönearter som börjar på 5, kan du skriva en 5:a i rutan för löneartsnummer, och på den blå trattsymbolen intill, välja Börjar med. Här placerar du sorteringsordningen, genom att dra och släppa kolumnrubriken. Klicka på krysset om du vill ta bort en sortering. Om ni vill lägga till en ny löneart klicka på + Lägg till löneart. Skriv sedan in benämning på lönearten och löneartsnummer som ni  har i ert lönesystem. Tänk på att det är löneartsnumret som exporteras, inte namnet, så var noggrann med vilken löneart du väljer. I TransPAs löneberäkning kan allt se korrekt ut, men kan bli fel i ditt löneprogram för att du har använt ett löneartsnummer som används till annat.     På varje löneart har ni möjlighet att själva välja vad som skall exporteras över till löneprogrammet. Antal, a-pris, belopp, datum eller att lönearten inte ska exporteras alls. Vill ni inte att datum ska exporteras över på en viss löneart kan ni bocka ur inställningen ”Exportera datum” t ex vid släpande månadslön. Klicka på "pennan" bredvid lönarten för att redigera, klicka ur exportera datum klicka sedan på spara.       ... View more

Då våra chaufförer under en dag kan använda mer än en bil under sitt arbetspass, hur lägger dom in det i tidrapporteringen?    När den anställde rapporterar in sin tid i TransPA kan de registrera in flera olika fordon eller arbetsuppgifter på en dag. Detta gör man under fältet "Arbetsuppgifter" klicka på  plustecknet längst till höger. Då kommer ett nytt fält fram här fyller man i Från kl när de började köra det andra fordonet, i fältet fordon väljer dom nästa bil när allt är ifyllt klickar man på spara.   ... View more

Jag ska analysera vår sjukfrånvaro. Hur kan jag få fram en rapport som visar antal sjuktillfällen senaste 12 månaderna?   Vi har en rapport under Analyser-Rapporter-Tidrapporter som heter Aktiviteter.   I denna rapport visas allt som inte är ren arbetstid, De vill säga all slags form av frånvaro, kompetensutveckling, resa, notering från kalendern osv.   Summeringen sker på antalet aktiviteter och timmar. (OBS! ej aktiva anställda ingår i rapporten)   I exemplet nedan är på sjukfrånvaro då vi valt att filtrera på Sjuk. För att rapporten ska laddas klicka på utför. När vi registrerade sjukfrånvaron i kalendern skrev vi in en kommentar i fältet notering. Den informationen ser ni under fältet Notering.      ... View more

Vi vill göra er uppmärksamma på att vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser reduceras den ordinarie arbetstiden (40 timmar/vecka) med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.   I November kommer följande helgdag Vecka 44 Sveriges Alla helgons dag   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B. Lönekörning  November månad. Tips! klicka på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.   Vecka 44 löper mellan 29 oktober till 4 November med 1 st helgdag.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar       Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under personal   I denna artikel kan i läsa exempel på vad blir den planerade arbetstiden vid helgdagar t ex vid månadsarbetstid.   Observera att denna regel för reducering av helgdagar avser i transportavtalet.         ... View more

En gång om året ska semesteråret avslutas. Semesterårsavslut gör ni i ert lönesystem efter alla händelser och avvikelser har registrerats fram till och med den 31 mars för er med semestertårsavslut  31/3. Semesterårsavslutet flyttar återstående betalda semesterdagar till sparade, räknar fram nya betalda semesterdagar och räknar även fram betalda semesterdaglöner.    När ni är klara med semesterårsavslutet i ert lönesystem så behöver ni uppdatera det nya värdet på semesterdaglönen i TransPA på varje person i personalregistret. Önskar ni att vi hjälper er med detta, kan vi läsa in beloppet på de anställda. I denna artikel kan ni läsa mer om semesterdaglön i TransPA och hur ni ska gå tillväga om ni vill att vi läser in semesterdaglönen åt er.   Detta gäller för er som går på Transportavtalet.     ... View more

Denna rapport kan användas för att löpande ha överblick över avvikelse mot schemalagd tid i innevarande månad. Rapporten visar summering av schemalagd tid och arbetad tid för valfri period.  Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter.    Om den anställde har arbetar mer eller mindre än schemalagd tid totalt under en period, visas detta som övertid respektive undertid. OBS! Övertid och undertid i denna rapport är alltså avvikelser mot den totala schemalagda tiden, och ska inte förväxlas med Övertid och undertid i Löneberäkningen som beräknas utifrån aktuell arbetstidsförläggning. Frånvaro visas också i rapporten, men ingår inte i beräkningen för avvikelserna.   Se exempel nedan där Calle varit schemalagd 80 timmar, arbetad tid 50 timmar och varit sjuk 10 timmar. Trots att Calle varit sjuk så har han fortfarande 30 timmar "undertid"   ... View more

Hur många timmar blir den planerade arbetstiden när det uppstår helgdagar under en månad på anställda som går på Lokal överenskommelse där ni ändrar antalet timmar per månad i lönegruppen?     Vi ska visa er ett exempel på hur det kan se ut när en heltidsanställd som går på arbetstidsförläggning Lokal överenskommelse (3 § 6 mom) övertid när arbetstiden överskrider normal månadsarbetstid.  Arbetstidsförläggning väljs vid uppskapande av anställningskontrakt på en anställd under fliken anställningskontrakt i denna artikel kan ni läsa mer om arbetstidsförläggning enligt Transportavtalet och vad det innebär.      Var ändrar man arbetstidsmåttet? Arbetstidsmåttet per månad ändrar ni under register-lönegrupper. Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet. I vårt exempel har vi valt TransportUtlandsavtalet.     Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn, välj sedan Giltig från i vårt exempel 2023-04-01 klicka på pennan för att redigera lönegruppen   Vi börjar med att ändra antalet arbetade timmar i lönegruppen till 176 tim som avser November månad och klickar sedan på spara. Räkna antal dagar måndag – fredag. I November  är det 22 dagar x 8 tim = 176 tim.    I November är följande helgdag Alla helgons dag Den ordinarie arbetstiden (176 tim i vårt exempel) reduceras med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.  Detta innebär att den planerade arbetstiden blir 168 tim i löneberäkningen efter reducering av  1 st helgdagar (8 tim) som ni ser på bilden nedan.   I exemplet visar vi lönekörning för December månad. Tips! klicka på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för hela månaden.     Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar    Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under personal       I denna artikel    finns exempel på hur reduceringen blir om ni har anställda som går på Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser 40 tim/vecka     ... View more