In het datamodel hebben we de meeste datumvelden toegevoegd op een manier dat je de maand, dag of jaar van de  betreffende datum kunt gebruiken in je rapport. Zonder berekend veld is het mogelijk om dit snel in je rapport toe te voegen. In andere woorden, we gebruiken een hiërarchie voor de datumvelden. We hebben in de afgelopen maanden echter gezien dat dit ook veel nadelen met zich mee bracht, namelijk: Naam van veld kan niet aangepast worden in rapport Er kan geen aggregatie/samenvatting toegepast worden (Som, Eerste, Gemiddelde ect.) Daarnaast zien we ook dat er twee dingen zijn die jullie ook graag willen: Gebruik van einddatum velden (of datum uit dienst) in slicers. Nu is dit lastig, omdat er veel velden een lege waarde hebben.  Rapporteren op individuele historische velden is lastig als je geen aggregatie kunt toepassen op het datumveld. Verdere uitleg volgt hieronder. In berekende velden niet rekening hoeven houden met datum uit dienst = leeg Daarom hebben we het model en de datumvelden verbeterd en aangepast. Het volgende hebben we gedaan: Alle datumvelden zijn nu OOK beschikbaar zonder hiërarchie Alle al bestaande (hierarchie) velden zitten nu in een aparte map Alle einddatum velden zijn nu ook beschikbaar zonder lege waarden. Lege waarden zijn vervangen met 31-12-2999. Deze velden hebben ‘(slicer)’ als toevoeging in de naam (geel gearceerd)     ... View more

Goed nieuws! Youforce Reporting wordt uitgebreid met nieuwe functionaliteit. Graag willen we Youforce Analytics introduceren als nieuw onderdeel van Youforce Reporting. Een grote wens komt hiermee tot vervulling, namelijk één geïntegreerde omgeving voor rapportages en dashboards. Weer een stap om alles samen te brengen binnen Youforce wat betreft rapportages en dashboards.    Hier houdt het goede nieuws niet op: van deze dashboards kunnen jullie allemaal, indien jullie Beaufort Online gebruiken, gebruik van maken. Vanaf februari 2023 worden voor alle organisaties die Youforce Reporting gebruiken ook Analytics beschikbaar gesteld.    Waarom één oplossing? Snel organiseren en zoeken van informatie Standaard dashboards beschikbaar Één centrale integrale oplossing   Voordelen ten opzichte van People Analytics Veel meer velden beschikbaar Uitstekende snelheid bij werken met veel data Visma Cloud Delivery Model maakt snelle updates mogelijk   Wat betekent dit concreet: Op basis van de huidige People Analytics dashboards en jullie input komen de volgende dashboards binnenkort beschikbaar: Personeel Dashboard In- en uitstroom  Dashboard Verzuimstatistieken Verzuim dashboard  Salaris dashboard   Zelf dashboards maken? Dat kan! Net zoals bij People Analytics heb je de mogelijkheid om zelf dashboards te maken. Dit betekent wel dat je Youforce Analytics Pro af moet nemen. Neem hiervoor contact op met je Customer Success Manager.    Heeft jullie organisatie al de module People Analytics (Design) dan wordt dit automatisch omgezet naar Youforce Analytics. Je hoeft hier niets voor te doen en vanaf februari 2023 kan je gebruik gaan maken van Youforce Analytics.   Wat betekent dit voor People Analytics? Dit betekent dat we gaan stoppen met de module People Analytics en People Analytics Design. Per 01 juli 2023 zal People Analytics en Design niet meer beschikbaar zijn.    De komende 6 maanden kun je in Youforce Analytics de dashboards vanuit People Analytics nabouwen. De benodigde informatie en documentatie ter ondersteuning van het omzetten van dashboards, komt binnenkort beschikbaar op de community.    Daarnaast zullen we hier ook extra aandacht aan besteden in een webinar ‘Zorgeloos van start met Youforce Analytics’, deze staat gepland op 7 maart, uitnodiging volgt nog.   Heb je nog vragen of ben je enthousiast geworden en wil je al eerder toegang tot deze dashboards? Dat kan! Je kunt nu al toegang krijgen tot deze dashboards. Dit kun je via je Customer Success Manager aangeven. Die zorgt voor vervroegde toegang tot de dashboards.   Voorbeeld van Personeel Dashboard   ... View more

In Youforce Reporting krijg je toegang tot een standaard set aan HR rapportages. Modern vormgegeven rapporten die verschillende HR processen ondersteunen, van verlof tot salaris en van instroom tot mutatie controles. Deze rapportages zijn ontwikkeld op basis input vanuit de markt, specialisten zoals consultants en het gebruik van voorgaande rapportage oplossingen.    Op dit moment zijn het 25 standaard rapporten die in toekomst uitgebreid kunnen worden met meer rapporten.    Basis HR Core Betaald ouderschapsverlof Contact informatie Instroom Jubilea Loonverdeling Medewerkerslijst Overzicht dienstverband historie Pensioenlijst Roltoewijzingen Salarismutaties Uitstroom Verjaardagen Zwangerschapsverlof Verlof Verlofkaart Verlofopnames Verlofopbouw Verlofsaldo Salaris Individuele loonstaat Journaalpost werknemer Salarisresultaten Standenregister Verzuim Medewerkers Ziek Lange termijn verzuim Herstelmeldingen verzuim   Formatie en organisatie Formatie en Bezetting ... View more

Op 28 november jl. organiseerden wij de workshop 'Zorgeloos van start met Youforce Reporting'.    In deze workshop hebben we je stap voor stap meegenomen in het eerste gebruik van Youforce Reporting. Onderstaande onderdelen hebben besproken: De verschillende autorisatielagen Landingspagina Youforce reporting Instellingen Gebruik standaard rapport Aanpassen standaard rapport Maken nieuw rapport   Daarnaast hebben we gekeken naar de beste aanpak voor de overgang van Report Builder naar Youforce Reporting. En als afsluiter van de webinar hebben we jullie ook Youforce Analytics laten zien. Nieuwe moderne dashboards die jullie straks ook kunnen gebruiken.   Wil je de workshop nog een keer bekijken of heb je de online sessie vorige week gemist? Bekijk hier de opname van 28 november jl. Daarnaast vind je hieronder de presentatie en we hebben alle vragen vanuit het webinar verzameld en gepubliceerd op de Youforce Reporting community, zodat we daar een kennisbank kunnen gaan opbouwen: Q&A - Youforce Reporting & Analytics    Met vriendelijke groet, Chris van den Berg en Theo Lescure       ... View more

Op deze pagina vind je alle gestelde vragen terug die gesteld zijn in de webinar in november 2022. We hebben de vragen zoveel mogelijk proberen te groeperen per onderwerp:     Autorisaties Wordt het mogelijk om de 'Gebruikersgroepen' in autorisatiebeheer te hernoemen? Als dit groepen met nummers blijven, moeten we een schaduwadministratie bijhouden en dat is niet wenselijk. Dit is op dit moment niet mogelijk inderdaad. Deze wens is bekend bij het ontwikkelteam van autorisatiebeheer en de verwachting is dat dit in de toekomst wel mogelijk zal zijn. Wanneer dat precies zal zijn is niet bekend.   Kan de beheerder binnen één organisatie, per medewerker de rechten beheren? Dus ik kan bijvoorbeeld alles bewerken en kopiëren etc., mijn collega alleen bekijken en een andere collega heeft weer andere rechten? Ja dat kan. In autorisatiebeheer kun je autorisaties op medewerkerniveau maken. Je zou dus jezelf die rechten kunnen toekennen en bijv. gebruikersgroep 1, en jouw collega minder rechten en bijv. gebruikersgroep 2. In youforce reporting kun je aangeven voor welke rapporten jullie geautoriseerd zijn. Dit zou dezelfde lijst kunnen zijn.   Kijkt de Managers gebruikersgroep in Autorisatiebeheer uitsluitend naar de MGR-rol? Deze gebruikersgroep is net zoals de genummerde gebruikersgroepen een autorisatiegroep binnen Autorisatiebeheer, maar dan met een vooraf gedefinieerde naam. Deze hebben we wel een naam gegeven, omdat deze naam vaak voorkomt. Als je wil dat deze groep uitsluitend naar de MGR rol kijkt dan heb je de mogelijkheid deze rol aan de gebruikersgroep toe te kennen.  Je kan dus zelf controleren via de autorisatiegroep(en) binnen Autorisatiebeheer wie allemaal onder de manager gebruikersgroep vallen.   Wat moet ik doen als ik de tegel van Youforce Reporting niet aan kan zetten? Dan kun je het best een ticket inschieten bij de Service Desk. Dit zou wel mogelijk moeten zijn.   Klopt het dat ik onder instellingen alleen labels kan zien ? In dat geval ben je niet gemachtigd om instellingen te beheren (opties Standaard Rapporten en Groepen) en staat Youforce Report Pro (opties Berekende Velden en Licenties) niet aan. Het eerste kun je aanpassen binnen Autorisatiebeheer. Het tweede kun je bespreken met je CSM'er.   De omgeving opent telkens bij opnieuw inloggen automatisch met de 'Tegels'. Kan dit niet omgezet naar de 'Lijst' weergave? Past ook beter bij het nieuwe 'Mijn Youforce'. Youforce Reporting onthoudt de instellingen van de weergave. Als je dit eenmaal aanpast als gebruiker dan hoef je dat niet opnieuw te doen bij een volgende keer.   Rapporten Kopieren Op dit moment kan je in Report Builder de standaard rapporten niet kopiëren en bewerken, wordt dit mogelijk in de toekomst? Sommige standaardrapporten in Report Builder kun je inderdaad niet kopiëren en bewerken. In Youforce Reporting kun je alle Standaardrapporten kopiëren. De gemaakte kopieën kun je bewerken en promoveren (beschikbaar stellen aan anderen). Het direct bewerken van standaardrapporten staat uit, omdat visma deze in beheer hebben. Daarmee voorkomen we dat een eventuele update vanuit ons jouw bewerkingen overschrijft.   Kan iedereen een rapport kopiëren? Dit is alleen mogelijk als je de rechten hebt om rapporten te kunnen bouwen.   Niet alle rapporten hebben de mogelijkheid om te kopiëren. Klopt dit? Dit klopt. Klassieke Report Builder rapporten kun je niet kopiëren. Report Builder-rapporten worden alleen getoond binnen Youforce Reporting. Je hebt geen verdere functionaliteit voor deze rapporten. Aanpassingen hierop gebeuren nog steeds via de Managementinformatie-tegel.   Rapporten bouwen Hoe krijg ik die filters bovenaan mijn rapport bij het bouwen van een eigen rapport? Om deze filters te maken, moet je werken met Slicers. Deze staat in de lijst met visualisaties naast de tabel. Zie ook het artikel op de community: Slicer instellen    Als je nu sorteert op oplopende of aflopende data, gaat dit dan goed? Bij mij sorteert hij niet altijd lekker op deze kolommen. Dit hoort goed te gaan. Indien het niet goed gaat heeft dat vaak te maken met een bovenliggende groepering. In dat geval is de groepering leidend ongeacht de sortering.    Hoe kan ik met peildata werken in Youforce Reporting? Voor een uitgebreid antwoord kun je het best het volgende artikel op de community raadplegen:   Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting    Als ik het filter peildatum toevoeg dan krijg ik de melding dat het visuele element niet geopend kan worden, hoe zit dit? Op onderstaand artikel vind je alle informatie die je helpt bij het gebruik van peildata. Kom je er niet uit? Maak dan een ticket aan bij de service desk. Zij kunnen je verder helpen.   Hoe kan je filteren op een periode als peildatum? (bv de maanden oktober en november) Dit kan met het gebruik van een berekend veld en de huidige peildatum velden. Voor een meer uitgebreid antwoord en hoe een dergelijk berekend veld eruit zou kunnen zien kun je het best een topic starten op het forum van deze community.    Moet je opnieuw een kolom toevoegen of is er ook een herstel functie (stap terug) Je kunt de bekende sneltoetsen gebruiken die je ook in andere applicaties gewend bent.  Ctrl C - kopiëren van visualisatie Ctrl V - plakken van visualisatie Ctrl X - knippen van visualisatie Ctrl Z - ongedaan maken van laatste handeling Is het mogelijk om data zowel als tabel en als grafiek te presenteren? Ja dit is mogelijk. In een rapport kun je meerdere visualisaties toevoegen, zo ook de combinatie van een tabel en een grafiek.   Standaard Rapporten Ik zie het rapport medewerkerslijst niet. Indien dit rapport niet zichtbaar is moet er goed gekeken worden naar de rechtengroep waar jij in zit en de rechten die voor dit rapport gelden. Voor meer informatie over het instellen van rechten voor rapporten kun je het volgende artikel op de community raadplegen:De applicatie configureren (beheerder)    Heeft Youforce Reporting alle standaard rapporten die we in report builder hebben? Op basis van het gebruik van de standaardrapporten in report builder, is de huidige set met rapporten in youforce reporting gemaakt. Hier zit wel een selectie in. Mocht je nu een rapport gebruiken dat er niet in staat, dan kun je via de community het verzoek indienen om deze toe te voegen. Daarnaast hebben we ook nieuwe rapporten gemaakt, zoals Standenregister, Roltoewijzingen en Journaalpost werknemer.   Exporteren Kun je ok nog steeds exporteren naar de verschillende csv-bestanden, dus bijv naar komma separated etc? Op dit moment is dat niet mogelijk. Wij zijn gebonden aan CSV op basis van een comma. Hierbij zijn wij afhankelijk van de mogelijkheden die Microsoft ons biedt.   Datamodel Hoe vaak wordt de data ververst? De data wordt binnen het uur ververst. Dit is deels afhankelijk van de hoeveelheid data en klanten dat verwerkt moet worden. Heb je geen nieuwe mutaties en wijzigingen in HR Core dan wordt de data ook niet ververst.  Het moment dat de data voor het laatst ververst is vind je ook terug in de nieuwe standaard rapporten, rechtsonder in.   Onze clustermanagers zijn in Self Service niet geautoriseerd voor de onderliggende afdelingen, hiervoor zijn de betreffende afdelingshoofden geautoriseerd. Toch willen clustermanager wel bepaalde gegevens zien van de medewerkers binnen de onderliggende afdelingen. Zijn er mogelijkheden om de gegevens binnen de afdelingen zichtbaar te krijgen voor de clustermanagers? Dit kan alleen door deze clustermanager rechten te geven op de betreffende afdelingen binnen Self Service. Hiervoor kan een activiteitenprofiel met Managementinformatie worden aangemaakt. Dan hebben zij binnen Self Service geen workflows voor deze werknemers maar is het alleen om data te kunnen zien binnen de rapportages.   Als ik de rapporten in Youforce Reporting beschikbaar stel, ga ik er wel vanuit dat de autorisatie op medewerkerniveau wel door werkt. Klopt dat? Ja, dit werkt op dezelfde manier als in Report Builder. Deze autorisatie op data werkt via Self Service.   Bij mij is het standaard rapport betaald ouderschapsverlof leeg, hoe kan ik deze gevuld krijgen? Als deze leeg is maar de rest van de rapporten niet dan zullen de juiste velden in beaufort gevuld moeten worden. Indien deze ook met zekerheid gevuld zijn graag een ticket aanmaken bij de Service Desk   Zie je binnen Org. Eenheid ook alle inactieve eenheden? Dit is binnen Report Builder wel en daarom is dit in het gebruik voor professionals en managers niet echt heel prettig. Deze kun je eruit filteren als je dat wilt. Er is wel veld 'Blokkeren org.eenheid', waar je op kunt filteren. Zo krijgt de gebruiker van het rapport alleen een lijst met actieve afdelingen te zien. Ook op de beschikbare filters in de rapportages zelf kun je de beschikbare waarden aanpassen en bijvoorbeeld de inactieve eenheden eruit halen.   Waarom komt de unknown medewerker voor in de medewerkerslijst? (regel -1) Deze regel is toegevoegd om ‘foutieve’ data weer te kunnen geven, zoals dienstverbanden zonder persoon informatie. Er wordt echter gekeken naar een andere oplossing. Voor nu kun je deze eruit filteren in het filterscherm, indien de regel niet door andere filters al eruit gefilterd wordt. Deze regel wordt nu altijd getoond en dat wordt nog aangepast, zodat deze regel alleen zichtbaar wordt als het echt noodzakelijk is.   Kun je ook 'eigen' data toevoegen aan het datamodel? Je hebt de mogelijkheid om berekende velden toe te voegen aan je model met Youforce Reporting Pro. Dit zijn berekeningen op basis van de velden die al beschikbaar zijn. Het is niet mogelijk om andere bronnen of tabellen toe te voegen aan het datamodel.   Als ik velden mis worden deze dan toegevoegd? We zijn steeds bezig om het model verder te verrijken met velden en tabellen. Als er specifieke wensen zijn dan kun je deze opgeven op de Ideeën pagina. Hier wordt regelmatig naar gekeken, op gereageerd en als input gebruikt om nieuwe data toe te voegen.   Kun je bij Youforce Reporting ook bij de indirecte mutaties die nog niet zijn verwerkt? Deze entiteit is recentelijk toegevoegd en kun je nu ook gebruiken in rapportages.   Hoe lang duurt het voordat een gevulde nieuwe rubriek (vrije velden)  zichtbaar is in Reporting? Iedere nacht kijken we in de verwerking van de data of er nieuwe vrije velden zijn die toegevoegd moeten worden aan het model. Kortom, de volgende dag kun je het nieuwe veld terugvinden in het datamodel.   Als je functie kiest hoe weet de welke rubriekcode die heeft? Meer informatie over de specifieke rubrieken kun je vinden in onderstaand artikel. Daar geven we per entiteit aan waar we die gegevens uit Beaufort hebben gehaald. Datamodel Informatie    Uitrollen van Youforce Reporting Worden maatwerk rapporten in Report Builder opnieuw gemaakt in Youforce Reporting door Visma | Raet? Dit gebeurd niet standaard en verschilt ook per organisatie. Dit kun je het best bespreken met je Customer Success Manager, zodat er gekeken kan worden welke ondersteuning geboden kan worden.   Hoe lang blijft Report Builder bestaan? Op dit moment is er geen einddatum bekend. Ons voornemen is om deze datum een jaar van te voren te communiceren.   Youforce Reporting Pro Hoe kan ik gebruik maken van Youforce Report Pro (opties Berekende Velden en Licenties)? Als je gebruik wil gaan maken van Youforce Report Pro, kan je dit bespreken met je CSM'er.   Hoe kun je berekende velden toevoegen? Dit leggen we uitgebreid uit in onderstaand artikel op de community. Een leerpad speciaal voor Youforce Reporting Pro: Leerpad: Starten met Youforce Reporting Pro    Klassieke Rapporten (Report Builder) Hoe zorg je ervoor dat je de rapporten van Report Builder ook kunt inzien? Staan bij ons niet in de lijst met standaardrapporten. Dan kun je het best een ticket inschieten bij de Service Desk. Deze rapporten, indien je die hebt en daar toegang tot hebt, zou je wel moeten kunnen inzien in Youforce Reporting.   In dit scherm bijvoorbeeld, zie je rapport 0005 Pensioenlijst, deze heeft alleen de optie 'Bekijken', niet kopiëren. Kan je deze ook kopiëren? Report Builder-rapporten kun je wel zien/raadplegen binnen Youforce Reporting, maar niet aanpassen. Dit dient nog via de al bestaande manier, via MI-tegel gedaan te worden.   Verdwijnt het klassieke rapport uit Youforce Reporting als je deze uit Report Builder hebt verwijderd? Ja. Klassieke rapporten worden niet meer zichtbaar als je ze ook niet meer kan zien via de MI tegel. Dus als je geen rechten hebt op het rapport of het rapport is verwijderd, in beide gevallen is deze niet meer zichtbaar in Youforce Reporting.    Wij hebben, buiten de rapportages die worden gedeeld met onze managers, ook rapporten die voor eigen gebruik zijn, en deze staan op onze eigen directory’s. Kunnen wij deze ook inlezen in de tool, en zo ja, hoe? Report Builder rapporten (.RDL) kunnen alleen zichtbaar worden binnen Youforce Reporting door deze bestanden op te slaan binnen de oude reporting omgeving. Je zou dan een Nieuwe map binnen de oude rapportage tool kunnen maken waarop alleen jij toegang hebt. Zodat ook alleen jij deze rapporten krijgt te zien in Youforce Reporting.   Kan je als beheerder ook instellen om de Klassieke rapporten te verbergen voor alle gebruikers? Het is mogelijk om de toegang tot Report Builder rapporten uit te zetten. Maar dat geldt dan voor alle gebruikers, ook de beheerders. We kunnen geen onderscheid maken tussen gebruikers. Hiervoor dien je contact op te nemen met de Service Desk.   Wij hebben een heleboel Maatwerk  rapporten. Is er een manier om deze rapporten ook te bewerken in Youforce Reporting? Nee, dit is alleen mogelijk met Report Builder zelf. Deze rapporten kun je bewerken via de managementinformatie-tegel (keuze ad-hoc rapportages).   Youforce Analytics Wordt people analytics vervangen door Youforce analytics? Ja, verwachting is dat halverwege 2023 People Analytics volledig is vervangen door Youforce Analytics.   Hoe kun je Youforce analytics vervroegd aanvragen? Ja dat kan! Hiervoor kun je contact opnemen bij je Customer Success Manager. ... View more