Releases Youforce Reporting & Analytics

In november is er nieuwe functionaliteit binnen HR Core Beaufort gereleased rondom de import- en verwerking van indirecte mutaties. Alle printregels, die op het verslag van de import- en verwerking indirecte mutaties worden gepresenteerd, worden nu ook opgeslagen in twee nieuwe tabellen in de database. Door deze data in Reporting beschikbaar te stellen wordt het krijgen van inzicht in deze printverslagen een stuk toegankelijker. In de oude situatie moet je door de verschillende printverslagen heen gaan om de juiste informatie inzichtelijk te krijgen. In de nieuwe situatie in Reporting heb je 1 plek, een standaardrapport waar je al deze informatie in kunt zien. Daarnaast kun je uiteraard ook je eigen rapporten bouwen met deze informatie Nieuwe Standaard Rapport Het is vanaf nu mogelijk om een nieuw standaard rapport te activeren en in gebruik te nemen genaamd “Verslag Indirect Muteren”. Dit rapport bevat alle belangrijke kolommen uit de nieuwe tabellen en is voorzien van een aantal filter mogelijkheden.   Samen met een groep klanten hebben we gekeken naar een rapport wat voor de meesten het meest bruikbaar is. Wil je alsnog een aanpassing doen? Dat kan door het rapport te kopiëren en die versie te bewerken. Nieuwe tabel in Reporting In Reporting is een nieuwe tabel beschikbaar “Verslag Indirect Muteren”. In deze tabel vind je alle benodigde kolommen terug die je nodig hebt voor eigen rapporten. De kolommen uit deze tabel kun je alleen combineren met kolommen uit de Persoonstabel.       Rapport Activeren  

In de tabel salarisresultaten hebben we twee folders voor Salarisperiode en Verwerkingsperiode. In de laatstgenoemde hebben we een kolom Jaar (incl. huidig). Deze kolom laat de tekst 'huidig' zien bij het huidige jaar. Het voordeel hiervan is dat je dit in een slicer/filter kunt gebruiken in je rapport zodat je niet iedere jaar het rapport hoeft aan te passen als je standaard het huidige jaar geselecteerd wil hebben. Dit hadden we nog niet toegevoegd aan de tabel Salarisperiode, dit is nu wel toegevoegd, zodat je dezelfde functionaliteit ook voor de salarisperiode kunt gebruiken.    

De kolom 'Dienstverband status' in Dienstverband historie laat niet op iedere regel van de historie de juiste status zien. Deze kolom kijkt namelijk naar de datum uit dienst bij de bijbehorende historie regel, maar deze datum wordt pas aan het einde van het dienstverband vastgelegd.  De oplossing die we hebben toegepast is tweeledig: Nieuwe kolom 'Datum uit dienst (huidig)' die op iedere historie regel de huidige datum uit dienst laat zien Dienstverband status is nu gebaseerd op deze nieuwe kolom zodat iedere regel de juiste dienstverband status laat zien.

Het is vanaf nu mogelijk om een nieuwe entiteit te activeren in je datamodel, Gebruikers HR Core. In deze entiteit vind je onderstaande rubrieken terug die je kunt gebruiken in je rapportages.  Deze rubrieken komen uit de HR Core tabel DPIA009 en is te combineren met gegevens uit Systeemmutaties, Salarismutaties en Indirecte mutaties. Het is uiteraard ook mogelijk om een rapport te maken met uitsluitend gegevens uit deze nieuwe entiteit.  Indien je een rapport maakt met uitsluitend kolommen uit de entiteit Gebruikers HR Core, dan wordt de data niet gefilterd op basis van toegang tot afdelingen (roltoewijzing). Iedere gebruiker die toegang heeft tot dit rapport zal dan alle data uit die tabel kunnen zien.   Entiteit Activeren Als je gebruik wilt maken van deze entiteit dan moet je deze eerst activeren in het configuratiescherm.  Ga naar het datamodel scherm:   Klik op entiteiten:       Selecteer de entiteit(en) die je wil activeren:     Sla de wijziging op:        

Het is vanaf nu mogelijk om een nieuwe entiteit te activeren in je datamodel, Cafetariaregeling. In deze entiteit vind je onderstaande rubrieken terug die je kunt gebruiken in je rapportages.   Deze enteit is gerelateerd aan de Dienstverband entiteit. Dus alle dienstverband gegevens kun je combineren met deze nieuwe entiteit, maar denk ook aan de entiteiten Functie, Organisatorische Eenheid, Persoon en Dienstverband Vrije Velden. Nieuwe Kolommen Onderstaande kolommen vind je terug in deze nieuwe entiteit: Kolomnaam Bron Cafetariaregeling ID   Cafetariaregeling volg nr   Bron-doel verhaal code P02749 Bron-doel verhaal  DPIA029 Bron Uitvoercode P02949 Bron Uitvoercode oms DPIC004 Doel Uitvoercode P02952 Doel Uitvoercode oms DPIC004 Max Uitruilbedrag  P02954 Toepassing Saldo code P02956 Toepassing Saldo DPIA029 Activeren code P02958 Activeren DPIA029 Verrekening P02986 Maximeringsmoment code P02987  Maximeringsmoment DPIA029     Entiteit Activeren Als je gebruik wilt maken van deze entiteit dan moet je deze eerst activeren in het configuratiescherm.  Ga naar het datamodel scherm:   Klik op entiteiten:       Selecteer de entiteit(en) die je wil activeren:   Sla de wijziging op:      

Inmiddels is er al veel gebeurd en ontwikkeld door de verschillende teams ten behoeve van Werkgebonden Personenmobiliteit. Het uiteindelijke rapport waar alle gegevens in beschikbaar moet zijn voor de juiste aanlevering in het RVO portaal is sinds vorige week ook beschikbaar!   Voorbeeld: Het rapport Het rapport bestaat uit twee pagina's. De eerste pagina geeft de declaraties uit de App weer en de tweede pagina geeft de declaraties vanuit HR Core en Self Service weer. Gebruik je dus de App of HR Core (of misschien allebei) dan vind je dit allemaal terug in dit rapport. Daarnaast vind je op beide pagina's dezelfde informatie terug ten behoeve van het Woon-Werk verkeer.  Declaraties App Voor de declaraties uit de App hebben we kort geleden nieuwe tabellen beschikbaar gesteld. Meer informatie hierover vind je terug in dit artikel: Declaraties en Gewerkte Dagen beschikbaar!  Declaraties HR Core In HR Core zijn een aantal nieuwe rubrieken geintroduceerd om de rapportageverplichting te ondersteunen. Hier lees je meer over in  - Werkgebonden personenmobiliteit (CO2 registratie) en Nieuwe entiteit beschikbaar voor declaraties zakelijke dienstreizen  Deze entiteit "Declaratie Mutaties", oftewel DPIC301 uit HR Core, is de basis voor deze pagina.  Woon-Werk Alle toegevoegde PI rubrieken die relevant zijn voor dit thema vind je terug in de visualisatie aan de rechterkant op beide pagina's. NIEUW : Toelichting beschikbaar in het rapport Voor meer informatie over de gebruikte kolommen en rubrieken in HR Core kun je nu ook in het rapport zelf de juiste informatie vinden.  Rechtsboven in kun je nu klikken op het volgende icoontje: Als je daarop zie je onderstaand scherm met meer informatie over de gebruikte kolommen en tabellen:     Daarnaast kun je ook kijken welke opties je hebt om de informatie goed te kunnen exporteren:   Rapport activeren Het rapport moet eerst geactiveerd worden voordat je deze kunt bekijken. Dit doe je op de volgende manier:    

Zoals aangegeven in het volgende artikel Youforce - Werkgebonden personenmobiliteit (CO2 registratie)  zullen we werkgebonden personenmobiliteit ondersteunen in Youforce voor zakelijke dienstreizen en woon-werkverkeer. Hiervoor zijn al meerdere ontwikkelingen geweest, zoals bijvoorbeeld voor HR Core Beaufort. Voor Reporting & Analytics zijn we ook al aan de slag gegaan door de benodigde data vanuit de App beschikbaar te stellen Declaraties en Gewerkte Dagen beschikbaar!  Vanaf nu is het ook mogelijk om op de gerelateerde data uit HR Core Beaufort te rapporteren voor de zakelijke dienstreizen. We hebben namelijk een nieuwe entiteit toegevoegd: Declaratie Mutaties. De bron van deze tabel is DPIC301 in HR Core Beaufort en bevat de volgende kolommen:   Kolomnaam Reporting Brontabel BO4 Rubriek BO4 Datum mutatie DPIC301 mutdt Ingang mutatie DPIC301 inggsmut_dt Rubriek DPIA028 prompt Rubriekcode DPIC301 rubriek_kd Volgnummer mutatie DPIC301 vm_vlgnr Waarde DPIC301 waarde   In deze tabel komen alle mutaties die gemaakt zijn op een set nieuwe rubrieken, PI rubrieken voor declaraties:   PI0368 Auto benzine zakelijk PI0369 Auto diesel zakelijk PI0370 Auto plug in hybride zakelijk PI0371 Auto 100% elektrisch zakelijk PI0372 Auto andere brandstoffen zakelijk PI0373 Motorfiets benzine zakelijk PI0374 Motorfiets elektrisch zakelijk PI0375 Bromfiets/scooter benzine zakelijk PI0376 Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk PI0377 E-bike/ fiets/ lopen zakelijk   De nieuwe rubrieken die zijn aangemaakt zijn gekenmerkt als variabele rubrieken, maar zijn het feitelijk niet. Zo is er bijvoorbeeld geen sprake van een koppeling naar Gemal. Deze rubrieken zijn uitsluitend bedoeld voor rapportagedoeleinden omtrent werkgebonden personenmobiliteit. Elke mutatie op deze speciale rubrieken aangeleverd vanuit Self Service wordt opgeslagen in de Beaufort tabel DPIC301. Deze tabel vormt de bron voor de rapportages.

Wanneer je te gebruikt maakt van een groot aantal groepen voor het autoriseren van rapporten kan het beheer daarvan veel tijd kosten. Het overzichtelijk en makkelijk benaderen van de juiste groep kan daarbij helpen.  Daarom hebben we een paar kleine verbeteringen aangebracht die helpen bij het organiseren en en vinden van de juiste groepen. Daarnaast is het nu ook makkelijker om rapporten te autoriseren.   Groepen organiseren Voor het organiseren van groepen hebben we een tweetal verbeteringen toegepast: Zoeken op de groepsnaam Sorteren op groepsnaam Beheer Rapporten Tot vandaag kon je niet in 1 oogopslag zien welke rapporten waren toegewezen aan de autorisatiegroep. Om te zien welke rapporten waren toegewezen moest je alle rapporten langsgaan en bekijken welke wel of niet geselecteerd was. Dit is nu aangepast, zodat alle geselecteerde rapporten bovenaan staan: Selecteer Beheer Rapporten: De geselecteerde rapporten staan bovenaan!  

Wanneer je een heleboel rapporten maakt en beschikbaar stelt aan je eindgebruikers wordt de noodzaak om deze rapporten goed te kunnen organiseren steeds groter. Daarom hebben we een aantal verbeteringen in Reporting & Analytics gedaan die het organiseren van rapporten wat toegankelijker maakt. Het is vanaf nu mogelijk om als gebruiker de kolommen aan te passen in de lijst weergave, waar je alle rapporten kunt benaderen. Dit kun je doen door op de nieuwe knop te klikken rechtsboven de lijst met rapporten: Als je hierop klikt krijg je het volgende scherm te zien:     Op dit scherm kun je de volgorde van de kolommen aanpassen en je kunt ze in of uitschakelen: Door op de drie horizontale streepjes te klilkken kun je de bijbehorende regel naar boven of beneden slepen en de volgorde aanpassen. Door op het oogje te klikken kun je een kolom inschakelen of uitschakelen   Iedere gebruiker kan dit voor zichzelf doen. De gemaakte keuze wordt onthouden, zodat je dit steeds hoeft aan te passen als je opnieuw inlogt.

Later vandaag (07 Maart) vernieuwen we het standaard rapport Verzuimstatistieken. Onderstaande wijzigingen worden doorgevoerd:   Vernieuwd design wat in de toekomst ook voor andere standaarden gebruikt kan gaan worden.  Verzuim % Extra Lang is toegevoegd Verzuim % 2e Jaar en 3e Jaar zijn weggehaald, omdat dit verwarrend is om in combinatie met duurklassen te gebruiken in 1 tabel. Zie hiervoor ook het artikel Verzuimduurklassen  Nulverzuim % toegevoegd Slicer voor selecteren 'Jaar' is uitgebreid met optie om ook kwartalen te selecteren.      

Op de laatste dag van februari hebben we een aantal nieuwe metingen voor verzuim aan het analytics model toegevoegd, namelijk: Verzuimdagen Ongewogen  Verzuimdagen Ongewogen Kort Verzuimdagen Ongewogen Middellang Verzuimdagen Ongewogen Lang Verzuimdagen Ongewogen Extra Lang De gewogen varianten van deze metingen waren al een tijdje beschikbaar, maar nu is de ongewogen variant ook beschikbaar. Je vindt ze terug helemaal onderin de folder Verzuim van de entiteit Analytics:  

% Nulverzuim was al een tijdje aanwezig in het analytics model. Nadat we hier met een aantal gebruikers verder in zijn gedoken zijn we tot de conclusie gekomen dat de berekening iets anders moet.  Nulverzuim wordt niet gedefinieerd door het CBS, waardoor er verschillende mogelijkheden zijn. Daarom hebben we in dit geval gekozen voor de definitie die VERNET hanteert voor Nulverzuim. Vernet zegt het volgende "De som van het aantal dienstverbanddagen per dienstverband zonder verzuim, gedeeld door de som van het totaal aantal dienstverbanddagen van alle dienstverbanden. Het percentage nulverzuim zegt iets over hoeveel werknemers er volledig inzetbaar zijn. Om die reden wordt vangnetverzuim ook meegenomen in de berekening" Wat is er nu aangepast? Voor de aanpassing telden we alle dagen dat er niet verzuimd was van alle dienstverbanden in de geselecteerde periode en deelden we dit door alle beschikbare dagen.  Na de aanpassing tellen we alleen de niet verzuimde dagen van de dienstverbanden die geen enkele dag ziek zijn geweest in de geselecteerde periode en dat delen we dan weer door het totaal aan beschikbare dagen.

Inleiding Vanaf nu is het mogelijk te rapporteren op gegevens van Gewerkte Dagen en Declaraties uit de Youforce APP. Tot nu toe was het mogelijk de data te exporteren in CSV formaat en dat te gebruiken in bijvoorbeeld Excel. Dat is nu niet meer nodig, omdat je deze data nu in Reporting en Analytics kunt gebruiken. Dit geeft je veel meer mogelijkheden, want het is nu onderdeel van het datamodel van Reporting & Analytics. Dat betekent dat je het kan combineren met bijvoorbeeld gegevens van HR Core Online.  Wat Je hebt beschikking over 3 nieuwe tabellen, namelijk: Declaraties Onkosten Declaraties Kilometers  Gewerkte Dagen.   In deze tabellen vind je alle relevante kolommen terug van de bijbehorende onderdelen in de Youforce APP. Deze tabellen hebben we voor iedereen aangezet. Wil je deze data niet gebruiken? Zet deze tabellen dan weer uit in het configuratiescherm.   Voor meer informatie over de specifieke kolommen kun je de tabel ‘Datamodel Informatie’ raadplegen die in het datamodel zit.      Inspiratie Hieronder alvast wat ideeen voor (standaard) rapporten die we van een aantal van jullie hebben gekregen. Doe er je voordeel mee bij het bouwen van je eigen rapporten! Declaraties Onkosten: Mogelijke dubbele uitgaven identificeren Uitgaven identificeren die gedaan zijn op een feestdag Uitgaven identificeren voor een specifieke categorie (bijv. parkeren) m.b.t. kilometervergoedingen op dezelfde dag Uitgaven groeperen per CEA / Instellingsnummer Inzichten bieden per dienstverband Uitgaven per status; hoeveel geld moet ik betalen wanneer ze goedgekeurd worden Declaraties Kilometers: Uitgaven identificeren op basis van "Woon-werkcorrectie" Uitgaven identificeren op basis van "Woon-werkcorrectie" m.b.t. Werklocatiegegevens (gewerkte dagen) op dezelfde dag Kilometervergoeding per status; hoeveel geld moet ik betalen wanneer ze goedgekeurd worden Mogelijke dubbele uitgaven identificeren Uitgaven identificeren gedaan op een feestdag Gewerkte Dagen: Gewerkte dagen / Thuis op een feestdag Gewerkte dagen / Thuis in het weekend Groeperen per CEA / Instellingsnummer   Volgende stappen Op basis van deze nieuwe data gaan we kijken naar nieuwe standaard rapporten. Meer informatie over de rapporten volgt nog. Heb je nog meer goeie ideeën ? Laat het ons weten op de ideeën pagina op deze community!

Het datamodel is nu uitgebreid met de kolom Verzuimmeldingen in periode. Je kunt deze nieuwe kolom vinden in de entiteit Verzuimgeval Meerdere gebruikers hebben gevraagd om deze kolom in het operationele datamodel. In Analytics was een vergelijkbare kolom al beschikbaar. Deze nieuwe kolom kun je als volgt gebruiken:   Maak een filter of slicer op basis van Peildatum in de tabel Peildata Filters Voeg de nieuwe meetwaarde toe aan je visualisatie. Selecteer de gewenste periode in de Slicer/Filter en je ziet nu het aantal meldingen per dienstverband  of medewerker in de geselecteerde periode.       Voor meer informatie over Peildatum zie onderstaande artikelen. Peildata entiteit verbeterd!  Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting   

Tot vorige week kon het voorkomen dat de data in Youforce Reporting een aantal keer per dag niet beschikbaar was, omdat de data op dat moment werd ververst. We proberen de data zo vaak mogelijk te verversen, maar de keerzijde hiervan is de foutmelding vaak kon optreden.  De melding die je in deze situatie kon krijgen is als volgt:     Dit hebben we nu verholpen. Tijdens het verversen van het datamodel is de data gewoon beschikbaar en krijg je geen foutmelding meer. Op het moment dat de verwerking van de data volledig is afgerond krijg je pas de resultaten in je rapporten te zien. Het is niet zo dat dit stap voor stap zichtbaar wordt tijdens het verversen.

Waarom Bij het inzichtelijk maken van dienstverband wijzigingen was het advies om de benodigde kolommen toe te voegen en te agregeren op startdatum en einddatum, zoals in onderstaand voorbeeld. Het probleem hiermee was dat dit niet goed ging in de situatie van een dienstverband die bijv. twee keer dezelfde functie had gehad. In dat geval zag je maar 1 regel en niet de beide keren dat diegene op die functie zat: Dit probleem is onder andere aangekaart en besproken in dit forum bericht Eerste / laatste functie / OE uitdaging  Wat Vanaf vandaag is er een nieuwe folder met kolommen beschikbaar in de entiteit Dienstverband Historie. In deze folder vind je een lijst met kolommen terug die je zullen helpen bij het inzichtelijk maken van wijzigingen in het dienstverband.      Voorbeeld van Functie wijzigingen met de nieuwe kolom Functie datum wijziging:     Voorbeeld van Functie wijzigingen met de nieuwe kolom Functie datum wijziging inclusief start en einddatum:    

De afgelopen weken waren er een aantal van jullie die geen rapporten meer konden exporteren. De knop exporteren gaf een foutmelding:   Daarnaast was het tot nu toe niet mogelijk om standaard rapporten en kopieen van standaard rapporten te exporteren.   Dit is vanaf nu WEL mogelijk!  

Wat Vanaf vandaag zijn er 4 extra velden beschikbaar in de entiteit Peildata. Met deze nieuwe velden kun je eenvoudig een periode/jaar selecteren en zien wie er in die periode een jubileum had en welke jubileum deze medewerker had.     Hoe werkt het? Selecteer Jubileum en Jubileum Datum Maak een slicer van de kolom Peildatum. De resultaten in de tabel worden gefilterd op basis van de selectie in de slicer.  

Waarom? De berekening van de bestaande kolommen Ziekmeldingsfrequentie en Ziekmeldingsfrequentie (gewogen) waren het afgelopen jaar al wel beschikbaar. De verschillen met report builder bleken erg groot, nadat we opnieuw de CBS verzuimstandaard hadden bekeken en de wijzigingen hadden doorgevoerd in Youforce Reporting. De CBS Verzuimstandaard schrijft voor dat je deze meetwaarde namelijk moet berekenen op jaarbasis. Dit hebben we in Report Builder niet eerder zo gedaan. Daarom hebben we nieuwe velden geïntroduceerd: WAT Er zijn twee 4 nieuwe velden gereleased op vrijdag 8 december voor meldingsfrequentie verzuim in Youforce Analytics: Meldingsfrequentie en Meldingsfrequentie (Jaarbasis) zijn beschikbaar in de folders verzuim en voortschrijdend gemiddelden: Meldingsfrequentie: deze lijkt het meest op de meldingsfrequentie in report builder waar de berekening niet door doorgerekend op jaarbasis. Meldingsfrequentie (jaarbasis): deze komt het meest overeen met de al bestaande waarde in Youforce Reporting Ziekmeldingsfrequentie en berekent de meldingsfrequentie dus naar jaarbasis. Meldingsfrequentie (12M): zelfde als nummer 1 maar dan als voortschrijdend gemiddelde Meldingsfrequentie (jaarbasis (12M): zelfde als nummer 2 maar dan als voortschrijdend gemiddelde     Ook het standaardrapport Verzuimstatistieken heeft deze nieuwe kolom.   Voor meer informatie over de berekening van deze nieuwe velden kun je de volgende pagina raadplegen.  Meldingsfrequentie  Belangrijke vragen: Waarom hebben jullie de bestaande meetwaarden niet aangepast? Voor zover mogelijk proberen we bij dit soort wijzigingen de bestaande velden te gebruiken, zodat alle bestaande rapporten blijven werken en er geen aanpassingen in rapporten gedaan hoeven worden. In dit geval moesten we ook de naamgeving aanpassen van de kolommen. De vorige naamgeving die we gebruikten kwamen niet meer overeen met de nieuwe betekenissen van deze velden.  Daarom hebben we nieuwe velden gemaakt en de bestaande kolommen verborgen.   Wat betekent dit voor onze bestaande rapporten waarbij we de oude meetwaarden gebruikten? Deze rapporten en dashboards werken nog gewoon, omdat we de oude meetwaarden nog niet hebben verwijderd. Ze bestaan nog wel, maar je kunt ze niet meer selecteren voor nieuwe rapporten en dashboards.  Als je al graag de nieuwe meetwaarden wil gebruiken dan kun je de huidige rapporten aanpassen. In de komende weken gaan wij analyseren welke rapporten de oude meetwaarden gebruiken en zullen wij de wijziging toepassen in de rapporten die jullie nog niet zelf hebben aangepast! Hiervan houden we jullie op de hoogte.  

Afgelopen nacht hebben we weer een release gedaan en daarin hebben we een nieuwe entiteit beschikbaar gesteld aan het datamodel. Het gaat om de entiteit Ziekengeld (DPID118).       Deze entiteit staat niet standaard ingeschakeld. Als je deze wil gebruiken dan moet je deze in het beheer scherm bij Datamodel inschakelen: