Veiledning til hvordan du kan opprette/registrere fagforening og fordringshaver

Generelt

Hvis de ansatte er medlem i en fagforening må det opprettes en fordringshaver. Dette kan du gjøre ved å på "Grunndata / Fordringshavere".

Her registerer du fordringshaveren / fagforeningen, det er ikke nødvendig å fylle ut alle informasjonsfeltene. I tabellen kontaktpersoner kan du evnt. fylle ut navnet til kontaktpersonene hos fordringshaveren. Dersom det ikke skal trekkes mer enn et maksimum eller et minimums beløp kan dette registreres i feltene "Maks. trekk" og "Min. trekk". Dvs. at dersom det er lagt inn f.eks. et %-trekk på en ansatte og fagforeningstrekket egentlig skulle ha blitt beregnet til et høyere beløp enn det som står i "Maks. trekk" feltet vil den ansatte bli trukket med det beløpet som er lagt inn her.

Merk! "Maks. trekk" og "Min. trekk" feltene gjelder kun "Felles %-Trekk".

Dersom de ansatte skal ha felles % trekk registerer du det i feltet "Felles % trekk" (f.eks. 3 % reg. som 3,00).  I tillegg, eller i steden for, kan du angi et fast beløp i feltet "Felles trekkbeløp".

Angir du både % og beløp, vil altså begge deler beregnes.

Du kan overstyre opplysningene pr person i "Ansatte / Faste transaksjoner".

Kryss av i feltet "Omregn iht tabelltype" dersom beløpsgrenser og beløp er angitt i forhold til månedslønn og du har andre intervall for utlønning, f.eks. en ansatt som får 14 dagers lønn, da vil Visma Lønn omregne i henhold til dette.

I feltet "Reskontro" registrerer du inn reskontronummeret (Leverandørnummer) på fordringshaveren, hvis du skal reskontroføre mot økonomisystemet.

Visma anbefaler å bruke reskontro da det sparer mye manuell arbeid.

Du kan lese mer om dette her.

Eksempel på oppsett av en fordringshaver:

Registrering

Gå i hurtigmenyen på høyre side "Ansatte / Faste transaksjoner " må du i faste lønnstransaksjoner legge opp "2 – Fagforeningstrekk" i fast transaksjonstype. Lønnsart "Fagforeningstrekk" (l.art 470 / 9480) vil da automatisk komme opp. Du skal ikke overstyre den lønnsarten som fremkommer. Dersom du skal ha et variabelt trekk på den ansatte registrerer du beløpet, eller prosenten (f.eks. 3 % reg. som 0,03) som skal trekkes. I tabellen faste transaksjoner tillegg må du registrere fordringshavernr. og evnt. den ansattes medlemsnr. i fagforeningen. Hver ansatt kan ha flere fagforeningstrekk registrert i "Faste transaksjoner". Dersom de ansatte skal ha trekket som ligger på "Fordringshaveren" trenger du ikke å registrere noe i sats eller beløp på den faste transaksjonen.

Lønnsregistrering

Ved overføring av faste transaksjoner vil fagforeningstrekket komme over i lønnsregisteringen. Dersom fagforeningstrekket er lagt inn med beløp kommer beløpet opp ved overføring av faste transaksjoner. Dersom trekket er lagt inn som prosenttrekk vil trekket først bli beregnet ved lønnberegning. Grunnlaget for prosenttrekk er da alle lønnsarter med hake for "Fagforening" i lønnsartår.

Fagforeningslister kan skrives ut fra "Utskrifter / Periodiske rapporter".

Fagforeningkontingenten er betalt av den ansatte selv

Generelt

Hvis arbeidsgiveren får oppgave fra en ansatt som har betalt fagforeningskontingenten selv, kan beløpet registreres for å få det med på A-meldingen.

Kontingenten er fradragsberettiget på selvangivelsen for den ansatte inntil ett fastsatt beløp. Ansatte selv kan også oppgi innbetalt beløp på bakgrunn av oppgaven. 

Fagforeningstrekk betalt av den ansatte (lønnsart 471). Dersom du ikke har denne lønnsarten kan du opprette denne.

Variabel lønnsregistrering

Under "Registering / Lønnsregistrering" legges lønnsart 471 eventuelt den lønnsarten du opprettet på den aktuelle ansatte som har betalt fagforeningskontingenten sin selv. Kjør så ut alle lister og godkjenn lønningen. Da vil fagforeningstrekket som den ansatte selv har betalt komme med på A-meldingen.

Merk! Du må registrere beløpet med negativt fortegn slik at A-meldingen blir riktig. 

Korrigere et fagforeningstrekk

Det er to måter å korrigere et fagforeningstrekk på:

1. Hvis det er registrert et beløpstrekk på fordringshaver eller på transaksjonen til den ansatte, kan fagforeningstrekket overføres som normalt i lønsregistreringen. Linjen for prosenttrekk (hvis det er prosent) slettes, mens beløpet som også er kommet opp, overstyres til korrigeringsbeløpet.

2. Hvis fagforeningstrekket kun inneholder et prosenttrekk, legger du inn beløpet som skal korrigeres på linjen for fagforeningstrekk inne på fanen "Faste transkasjoner" inne på "Ansatte". Husk riktig fortegn. Når du nå overfører faste transaksjoner i lønnsregistreringen, kommer det to linjer med fagforeningstrekk opp. Slett den linjen med prosenttrekk, så det kun står igjen det fagforeningstrekket med korrigeringsbeløpet. Når lønnskjøringen er godkjent, husk å ta bort korrigeringsbeløpet på den faste transaksjonen. 

Ofte stilte spørsmål

• Vår fagforening ønsker rapporten på et bestemt format, er det mulig?
  Visma får henvendelser / ønsker på å kunne sende fagforeningslisten elektronisk til de respektive fagforeninger. Fagforeningene er ikke enig om noen felles rapport. De forskjellige fagforeninger har forskjellige krav.
  Men du kan i fagforeningslisten velge eksport, eksporteres til CSV format. Vi har blitt informert av Parat at de kan lese denne. Dette kan gjelde flere andre fagforeninger også. Vil legge til disse etter som vi blir informert.

Relaterte brukertips

Betale fordringshavere direkte fra Visma Lønn (Visma.net AutoPay)