Användartips för Visma PX

Visma DCE Mobile har nytt gränssnitt sen i somras. I denna videon berättar vi om funktionerna och hur det fungerar.  Visma DCE Mobile version 12.00  

Nu erbjuder vi ett kostnadsfritt webbinar av avtalsmodul i Visma Document Center Enterprise. Vi visar från grunden hur du enkelt kommer ingång och vilka inställningar som behöver göras.  Kan vara värt att redan nu undersöka att ni har era avtal i ett elektroniskt format  dvs pdf eller annat. Datum  12 mars kl 10.00-10.30  Anmäl er via denna länken   Visma Contract  

Ni som redan använder vårt attestflöde Visma Document Center Enterprise kan enkelt koppla på DCE Mobile för att kunna sakgranska och attestera era fakturor direkt i din smartphone.  Denna modul ingår redan i er licens.   Ta kontakt med din konsult eller partner så hjälper vi er vidare.  Här kan ni se en kort video på hur det fungerar.

 Har du inte sett vår Webb app där du enkelt kan sakgranska och attestera dina fakturor. Titta då på denna videon. Visma DCE Mobile

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

Lär dig mer om hur du kan lägga till länkar till webbsidor som hamnar i menyvalet i Visma PX. 

 Hej!   Nu när julen står runt hörnet och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13     God Jul och Gott nytt år!

För att inte våra mail ska klassas som skräppost kan det ibland vara nödvändigt att vitlista Visma. Det innebär att du markerar oss som seriös avsändare. Annars finns en risk att våra mail inte kommer fram till dig.   Om du upplever att du inte får mail från oss behöver du be din IT avdelning att släppa igenom mail från IP address: 85.222.150.206 Mail from (Sender): visma.control@visma.com då dessa mail skickas från en extern leverantör och inte från Visma direkt.   Om du har några frågor vänligen kontakta oss på telefon 010-141 27 50 kl 9-12 eller på visma.control@visma.com. 

Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i DCE.    Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal. I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).   Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer). När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.        Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.       Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön. När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar DCE mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.  Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan. Ni kan läsa mer om det här  https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-Control/Ni-kan-automatisera-trots-att-ni-allti...   Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss via supportportalen.  

Att periodisera fakturor direkt från DCE är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.      För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat. 

Ett starkt tips från oss på Visma är att  regelbundet kontrollera och säkerställa att det finns fungerande backuprutiner för databaser och applikationsservrar. En tillförlitlig backup är avgörande för att minimera förlusten av data i händelse av olyckor, felaktig hantering eller andra cyberhot.    Några tips Se till att det finns ett regelbunden och automatiserat schema för att säkerhetskopiera era databaser och applikationsservrar. Daglig, veckovis eller månatlig frekvens.  Förvara backupkopior på minst två olika säkra platser, Övervakningssystem för att regelbundet testa och verifiera att dina backupkopior är fullständiga och återställningsbara. Dokumentera backuprutiner och återställningsprocessen. Att ha en pålitlig backupstrategi är en grundläggande del av företagets IT-säkerhet, och det är positivt att du påminner om vikten av detta, särskilt med tanke på de osäkra tiderna vi lever i.

När du lägger ett ärende i vår supportportal, säkerställer vi att du snabbare kommer vidare till en person med relevant kompetens. Vår partner PX Expert är specialister på PX och hanterar allt som har med PX att göra. Det innebär tid, projekt och fakturering i PX klient och PX webb. Allt som har med ekonomisystemet, Control, och DCE att göra hanteras av Visma. I supportportalen kan du när som helst följa upp aktuell status i ditt ärende.   För att du så snabbt som möjligt ska få den kvalitet på hjälpen du behöver, är det ett begränsat antal personer hos varje kund som tilldelas inloggningsuppgifter till portalen. Eftersom det enligt supportavtalet är två personer som har möjlighet att kontakta supporten, så gäller det samma för antalet inloggningar. Ni bestämmer själva vilka personer hos er som ska ha inloggningsuppgifter.   I vissa fall behöver ärendet gå vidare till en konsult inom Visma eller hos PX Expert. Det gäller när vi vill och kan hjälpa dig, men supportavtalet inte täcker det som du behöver hjälp med. Vi erbjuder dig då hjälp mot debitering. Du kan då välja att godkänna eller tacka nej till hjälpen.  

Ni som som kör en äldre version än 11 av DCE kan inte längre reaktivera er licens via internet. För att det ska fungera krävs en ändring av en konfigurationsfil för att säkerställa kopplingen mot den nya uppgraderade licensservern.   Kontakta supporten för instruktioner.