Användartips för Visma PX

I Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2023 och 2024, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2022. Innan du byter år behöver du låsa 2022. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    För att byta år, behöver du vara systemadministratören, eller ha rollen dbo i SQL-server. När du bytt år till 2024, rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Välkommen till webbinar om årsbyte. 

Vill ge dig ett tips om att du på ett enkelt sätt kan prata in din dagbok i Visma PX Mobile istället för att skriva den.   När du är inne i dagboken så klickar du på mikrofonen. Mikrofonen är på olika ställen beroende på om du har Iphone eller Android.   Titta på klippet där jag använder Iphone för min tidrapportering.     image (3).png

För dig som saknat att kunna attestera rapporter i Visma PX Mobile.  I version 15 av Visma PX har du möjligheten att göra detta!   Förutom tidrapportering kan man även attestera sina medarbetares rapporter. Om du även har behörighet att kontrollera så kan du göra kontroll/attest samtidigt.   Vill du se det live anmäl dig till ett av våra webbinar.    Så här ser det ut:   AnnciHermansson_4-1696598317565.png   AnnciHermansson_5-1696598352590.png   AnnciHermansson_8-1696598747878.png   AnnciHermansson_7-1696598430003.png                      

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Hör av dig till [email protected], så skickar vi en länk. 

Om en kontering ska triggas från ett ackumulerat saldo, kan du göra en saldobaserad automatkontering. Välj Redovisning / Register / Automatkonteringar för att sätta upp automatkonteringen.   Klicka på knappen Ny, och ange kategori Saldobaserad. Om du vill att även IB för saldobasen ska räknas in, väljer du istället Saldobaserad IB. Välj affärsenheter och specificera för vilka konton och ev objekt som saldot ska hämtas. Ange de konteringsrader som automatkonteringen ska generera. Genom att inte kryssa i fältet Fast belopp, tolkas ett värde i fältet Belopp som procentsats.  Klicka på spara. Tänk på att: I en saldobaserad automatkontering behöver de procentsatser anges totalt bli 100 % så att verifikationen kan balansera. Fältet Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket då innebär att varje konteringskombination får en egen konteringsrad i den verifikation som genereras.  Automatkonteringar kan utföras flera gånger. Du får då en varningstext som säger att den redan är utförd.  Du utför saldobaserade automatkonteringar under Redovisning / Operationer / Utför automatkonteringar, där du markerar de automatkonteringar som ska utföras. 

För att registrera den ränta som i internredovisning avser kostnaden för att binda kapital i anläggningstillgångar, väljer du Anläggning / Register / Anläggning. Räntesats, konto och objekt hämtas från aktuell anläggning. Uppgifterna kan alternativt hämtas från aktuell anläggningstyp, alternativt från systeminställningar och fliken Reskontra och anläggningsinställningar.    Klicka på Redigera för att lägga till internränta på en befintlig anläggningstillgång och välj fliken Internränta.  Ange startdatum, ränterutin samt debet- och kreditkonto med tillhörande objekt.  Klicka på Spara    Du väljer därefter Anläggning / Internränta för att bokföra internräntan. Beräkningen görs på ingående bokfört restvärde för varje anläggning, där registrerad internränta finns.   Ange bokföringsdatum och fritext För simulering ska inte vara ikryssad Filtrera på affärsenhet eller anläggningstyp, eller lämna fälten tomma Klicka på Ladda   Om räntan är korrekt på anläggningarna, kan internräntan bokföras och en rapport skrivas ut.   Vill du veta mer om anläggningstillgångar? Välkommen till vårt webbinar! 

När en manuell bokföringsorder skickats för godkännande i Approval, får angivna attestanter ett mail. Attestanterna kontrollerar och godkänner, eller avvisar i Approval.    För att undvika manuella bokningar på vissa verifikationsserier, kan du från version 15 av Control använda en särskild verifikationsserie för de verifikationer som ska godkännas i Approval.    MariePerell_0-1690297559245.png       När du försöker använda serien för verifikationer som inte kommit tillbaka från Approval, visas ett felmeddelande.   MariePerell_1-1690297559247.png    

Har du råkat sätta upp en periodisering, där det visat sig att hela beloppet skulle ha kostnadsförts direkt, t ex månaden före första periodiseringsmånaden enligt registret?    Om du inte ännu inte har påbörjat kostnadsföringen från registret, kan du radera registerposten under Redovisning / Register / Periodiseringar. Markera posten i listan och välj radera.    Därefter redigerar du direkt i verifikationen för att direkt kostnadsföra beloppet. Stryk raden som är periodiserad och lägg till en ny rad med kostnadskonto, och utan periodisering i fältet Ägartyp och utan periodiserings ID i fältet Skapad av.    MariePerell_0-1681486203596.png    

I Control finns åtta avskrivningsmetoder, med möjlighet för användaren att lägga upp avskrivningstyper under respektive avskrivningsmetod. Avskrivning för fastigheter kan bestå av en bokföringsmässig- och en skattemässig avskrivningstyp.    Om du fått nya uppgifter om avskrivningstid för en anläggning, och därför vill byta avskrivningstyp, går du in på Anläggning / Anläggning, och ändrar direkt på fliken Avskrivningar. Du har kanske tidigare använt standardregeln för bilar, d v s 5 år, men i det här fallet ska det ändras till 3 år.    MariePerell_0-1680084986355.png   När du gör nästa månads avskrivning, kommer beloppet att korrigeras framåt, så att avskrivningarna blir korrekta totalt sett för anläggningen.    MariePerell_1-1680084986347.png   Däremot görs inte korrigeringar av historiska belopp. Om du vill redigera en tidigare avskrivning behöver du gå in under Anläggning / Sök och klicka på mappen i kolumnen Händelsetyp. Du kan inte ta bort en avskrivning, utan som lägst minska den till 1 krona eller, som i det här fallet, öka den.    Har du frågor om anläggningar? Kontakta [email protected].

Om du råkat skriva en månad tidigare än du tänkt dig för att börja kostnadsföra en periodisering, så kan du ändra. Så här gör du om du ännu inte hunnit utföra någon månad:    Gå in under Redovisning / Register och välj Periodiseringar i listan. Ändra t o m datum i grunduppgifterna.  Stryk därefter översta raden.  Lägg till en ny rad genom att klicka på nedersta plustecknet.  Välj den sista perioden på månadsraden och fyll i belopp och utländskt belopp.  Klicka på Spara.  Gå in i registerposten igen och ändra fr o m datum.  Spara igen.  MariePerell_0-1678262118947.png   Har du frågor eller funderingar om periodiseringar? Kontakta [email protected]

Om du har missat att utföra periodiseringar för en tidigare period, kan du utföra dem nu i en öppen period. Under Redovisning / Operationer väljer du då Utför periodiseringar, och periodens datum, t ex 2022-11 samt aktuellt bokföringsdatum, t ex 2023-02-22.   MariePerell_0-1677050623455.png     Ett annat sätt är att bokföra periodiseringen samtidigt som övriga nästa gång du ska periodisera. Då kan du välja att istället ändra parametrarna i periodiseringsposten under Redovisning / Register / Periodiseringar i två steg. Först behöver du ändra ”T o m Datum” i grunduppgifterna till den sista dagen i som står på tur att bokföras nästa gång, och spara.   MariePerell_1-1677050623460.png   När du sparat kan du ändra raden med den missade perioden till den period som skall bokföras nästa gång, och spara igen. När du utför periodiseringarna nästa gång, kommer den ändrade raden att periodiseras tillsammans med övriga periodiseringar för månaden.    Hör av dig till [email protected] om du har frågor.

Marie hos Vismas partner PX Expert lämnar några tips om vad du kan söka fram i transaktionslistan.   Du når transaktionslistan via klienten i Visma PX. Välj Fakturering/Registrera_lista uppdragstransaktioner/Lista transar AnnciHermansson_1-1676538576435.png     Sök på ändrade poster på fakturaunderlagen Du kan även lägga till vilka transaktionstyper du vill titta på. Se exemplet nedan.   AnnciHermansson_0-1676538248047.png   Sök på uppdragstyper som t ex semester eller sjukdom en viss period eller tidigare år.    AnnciHermansson_2-1676538740355.png   Det finns mängder av urval att söka på.  Så passa på att testa. Svara gärna i inlägget vad du brukar söka på i transaktionslistan!?

När du slagit ihop två anläggningstillgångar är anläggningsnumret för huvudanläggningen samma som tidigare och anläggningningens ID är sökbart i fältet anläggnings ID, medan den tillkommande anläggningen inte finns kvar i listan.    Om du vill hitta ursprungligt anläggnings ID för den tillkommande anläggningen, kan du gå in under Anläggning / Sök och Ladda fram huvudanläggning från listan (111 i bilden). Då ser du alla händelser på anläggningen.   Ta därefter fram fältet Historikinfo genom att klicka på kugghjulet (gulmarkerat i bilden) och därefter på texten Historikinfo i listan.    MariePerell_0-1675241244544.png   I kolumnen Historikinfo syns nu ursprungligt anläggnings ID på den anläggning som huvudanläggningen slagits ihop med (115 i bilden).    Vill du veta mer om anläggningstillgångar i Visma Control? Anmäl dig till kostnadsfritt webbinar här. 

Vill tipsa om några funktioner som kan hjälpa dig som skapar fakturor.   Använd pilarna för att  enkelt navigera mellan fakturaunderlagen När du har ett fakturaunderlag öppet så kan du enkelt navigera till nästa eller föregående underlag genom att klicka på pilarna i området navigering.   AnnciHermansson_0-1675425162476.png Vill du komma tillbaka till fakturaunderlagslistan klickar du på denna  ikonen:  AnnciHermansson_1-1675421810488.png Spara initieringsvärden/urval Om du normalt sett alltid kör samma urval när du  t ex Öppnar fakturaunderlag (gäller även andra sökningar som t ex skapa fakturaunderlag, fakturalistan) kan du använda Spara initieringsvärden.   Gör så här: Fyll i ditt favoriturval Bocka i spara som initieringsvärden och OK. Om du inte längre vill ha kvar urvalet välj Rensa alla fält och spara. AnnciHermansson_0-1675430167778.png    Detta var några tips.  Vill du ha fler? Skriv gärna en kommentar om vad du vill veta mer om så lägger jag in fler tips.

Vill tipsa dig om att det finns en inbyggd avtalsfakturering för återkommande fakturering i Visma PX.    Den kan användas för t ex licenser, prenumerationer m m. Du kan fakturera med olika intervall som månad, kvartal, halvår, helår osv. Man kan välja att periodisera och det går även att indexreglera avtalen med olika indextal, år etc. Det går att ha  2 olika index per avtal om så önskas. Register finns för att uppdatera  indextalen.   Om du vill ha hjälp att komma igång med avtalsfaktureringen skicka ett mejl till [email protected] så kontaktar en konsult från PX Expert dig.

Det var många år sedan beloppen för milersättning ändrades och jag vill därför påminna er om att dessa behöver ändras även i PX.   Det bör göras innan ni släpper på tidrapportering för 2023.   Länk till Skatteverket.   Följande steg behöver ske: Ändra belopp på reseersättningstyperna Ändra %-sats för sociala avgifter på ev. skattepliktigt belopp Ändra i styrning till löneexport för hur stor del som är skattefri Ändra belopp på reseersättningstyp Välj  PX klient/Administration/Inställningar/Resor-Utlägg/Reseersättningstyper Exempel Ersättningen för förmånsbil ändras från 9,50 kr milen till 12 kr milen. I PX är det km som räknas så i exemplet jag ändrar från 0,95 till 1,2. AnnciHermansson_0-1671703893308.png   Ändra %-sats för sociala avgifter på ev skattepliktigt belopp Om ni ersätter era anställda även med ett skattepliktigt belopp behöver ni ändra %-satsen på de sociala avgifterna.   Formel för beräkning Beräkning sociala avgifter på den skattepliktiga delen av bilersättningen:  (Soc.avg / Tot ers per mil kr x skattepliktigt belopp per mil) = soc avg på skattepliktigt belopp   Exempel om skattefritt belopp är 25 kr och den anställde får 40 kr i ersättning. 31,42/40 x 15= 11,78   AnnciHermansson_1-1671704172231.png   Ändra i styrning till löneexport för hur stor del som är skattefri Välj PX klient/Administration/Körningar/Öppna lönekörningar/Styrningar för löneexport I detta exempel ändrar jag så att det skattefria beloppet är 2,50 i stället för 1,85 som det var tidigare och allt som överstiger går mot skattepliktigt belopp.   AnnciHermansson_2-1671704290476.png   Hoppas du får en riktigt God Jul och Gott Nytt År 🎄!

För att inte våra mail ska klassas som skräppost kan det ibland vara nödvändigt att vitlista Visma. Det innebär att du markerar oss som seriös avsändare. Annars finns en risk att våra mail inte kommer fram till dig.   Om du upplever att du inte får mail från oss behöver du be din IT avdelning att släppa igenom mail från IP address: 85.222.150.206 Mail from (Sender): [email protected] då dessa mail skickas från en extern leverantör och inte från Visma direkt.   Om du har några frågor vänligen kontakta oss på telefon 010-141 27 50 kl 9-12 eller på [email protected]. 

Året närmar sig sitt slut och med det följer en del förberedelser som behöver ske i Visma PX. OBS! Tänk på att året ska vara 2023.    Det finns dokument för årsrutin för version 13-14, 11-12, 9-10 samt för version 8 och tidigare (dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9)   Här finns dokumenten: Rubriken Länkar, sedan Dokument Visma PX . Klicka på Rutiner för att se dokumenten.   AnnciHermansson_0-1668761386711.jpeg     AnnciHermansson_1-1668761386684.png   För Visma Control kan du även delta i ett webbinar om årsbytesrutin den 1 december.

I Visma Control finns funktionsbehörigheter för Visma PX. Vissa behörigheter styr många delar i PX. Här kommer några exempel på behörigheter som vi ofta får frågor om.   Personal allmänt Gäller uppläggning och underhåll av personal (ej löneuppgifter).   Personal kvalificerat Gäller uppläggning och underhåll av personalens löner samt körning av generella löneförändringar.   Grunddata allmänt Gäller uppläggning och underhåll av följande: Arbetsuppgifter Artiklar Attestgrupper Faktureringssorter Frasminne i faktureringen Kategorier Reseersättningstyper Tidkoder Tidrapportsperioder Uppdragstyper Utläggskoder Grunddata kvalificerat Gäller uppläggning och underhåll av följande: Kompensationskoder Tidperiodtyper Uppdragsnummerserier Övertidstyper, externt Övertidstyper, internt  System För uppläggning och underhåll av följande: Attestgruppsbehörigheter Borttag av låsningar Resultatenhetstyper och Resultatenheter Rapportbehörighetsmallar Rapportkategorier Språkkoder Starta lagerkörning Styrdata för beräkning av traktamente Styrdata i budget Styrning av objekt Styrningar till lönesystem Systeminställningar Texter, t ex utvidgad fakturatext Överför till lönesystem Är det någon annan behörighet som du funderar över? 

Vill tipsa om hur du som är administratör i PX enkelt kan anpassa menyn på webben för era användare. Det kanske är så att ni har en rapport som ni använder ofta och vill att användarna enkelt ska nå från menyn.   Gör så här:  Välj Ekonomi/Administration/Underhåll webbmeny AnnciHermansson_0-1660651801051.png Saknade tidrapporter brukar vara en rapport som chefer vill ha som en snabblänk. Klicka på 3000 och Funktioner och rapporter för chef visas. AnnciHermansson_3-1660652207956.png För att söka fram en ny rapport som du vill lägga till öppna fliken Rapport. AnnciHermansson_4-1660652302664.png   Sök fram Saknade tidrapporter (börja skriv ex Sak så kommer du snabbt till rapporter som börjar på S och hittar rapporten) AnnciHermansson_6-1660652471071.png Fyll i ordningsnummer ex 150 så hamnar rapporten högt upp i listan. Klicka på Spara.  AnnciHermansson_7-1660652630902.png Nu finns rapporten som ett snabbval i menyn Chef. AnnciHermansson_8-1660652704028.png På motsvarande sätt kan du göra för en funktion som du önskar lyfta fram i menyn.   Lycka till! Du hittar säkert fler rapporter eller funktioner som är användbara för era användare.