Användartips för Visma PX

I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera  uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.   Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.   Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text .   Läs mer här om hur det fungerar.   Not: Funktionen kom redan i version 11. 

Vill ge dig som fakturerar ett tips för att underlätta när du gör ändringar på fakturaunderlagen.    I Systeminställningar i PX så kan man ange ett bokföringsdatum som kommer upp med automatik på fakturaunderlagen i fältet Bokföringsdatum för flyttningar och ändringar.   AnnciHermansson_0-1654860528284.png     Alla ändringar som görs på fakturaunderlagen måste ha ett datum för att PX ska veta i vilken månad ändringarna ska bokföras i.   Gör så här:  I PX-klienten välj Administration/Inställningar/Systeminställningar och fliken Fakturering   AnnciHermansson_1-1654860387888.png I fältet bokföringsdatum väljer du om det ska vara ett datum som bokför ändringarna i upparbetningsmånaden eller i faktureringsmånaden. Om datumet ej ska kunna ändras på fakturaunderlaget så bockar du i rutan  "Får ej ändras" .  

Vill tipsa om hur ex en uppdragsledare på ett enkelt sätt kan lägga till fler grafer på startsidan eller någon av de andra flikarna som t ex Bevakning.   Jag kommer visa hur uppdragsledaren kan lägga till en graf för att följa kundfordringar på ett specifikt uppdrag.   Gör så här:  Klicka på Välj grafer på startsidan.  AnnciHermansson_0-1654081980702.png   Välj Uppdrag vid Urval av nya grafer och klicka på Visa. AnnciHermansson_2-1654082210798.png   Klicka  Välj på grafen Uppdrag - Kundfordringar, åldersfördelat. AnnciHermansson_0-1654082375206.png Välj uppdrag och flik där grafen ska visas och klicka på Spara.   AnnciHermansson_1-1654082482349.png   Gå till startsidan och välj  fliken Bevakning och grafen finns tillgänglig.   AnnciHermansson_3-1654082587231.png Klicka på den blå länken Fakturor på uppdrag och rapporten öppnas.   AnnciHermansson_5-1654082792690.png   Rapporten visar betalningsstatus för alla fakturor på uppdraget. Ögat visar fakturan. Dok visar kopplade dokument och genom att klicka på siffran för antal dokument kommer du åt dokumentet och kan titta på det.   Om du gillar tipset skicka det till era uppdragsledare och fråga mig gärna om fler tips så kan jag skriva om det i ett nytt inlägg!           

Det finns många sätt att utnyttja funktionaliteten Dokumenthantering.   Ett exempel:  Om ett dokument läggs på t ex en resultatenhet så kan det dokumentet bifogas de fakturor som tillhör det uppdraget.   Via länken Dokumenthantering som brukar finnas i er installation under Uppdragsledare eller Chef lägger du till dokumentet.    Gör så här: Välj Uppdragsledare eller Chef/Dokumenthantering Välj Dokumentkategori/Resultatenhet Fyll i Resultatenhet och klicka på Visa AnnciHermansson_0-1652075725608.png I nästa bild välj Dokumenttyp Bilaga, Hämta filen och Ladda upp den.    AnnciHermansson_2-1652076233788.png AnnciHermansson_5-1652076402035.png         Nu finns bilagan tillgänglig på fakturaunderlaget och kan bifogas fakturan. Klicka på ikonen för dokumenthantering  AnnciHermansson_6-1652076521647.png   Klicka på Bifogningsbara dokument  AnnciHermansson_9-1652076635536.png Bocka i att dokumentet ska bifogas fakturan och spara. AnnciHermansson_10-1652076695750.png Nu kommer dokumentet bifogas e-fakturan eller om du skickar faktura och bilagor via mejlfunktionen.   AnnciHermansson_12-1652076913200.png Ikonen på första sidan i fakturaunderlaget har nu ändrats till en 1:a.     AnnciHermansson_14-1652077019145.png        

  Tipsa gärna era användare om hur enkelt man kan skapa sina egna bokmärken/favoriter i Visma PX webb.   Det underlättar i det dagliga arbete att ha sparat de sökvägar som man brukar använda.    Hur gör man? Till höger om rubriken på det formulär eller rapport som man vill spara finns en stjärna. Klicka i den så att den blir blå.   AnnciHermansson_3-1651149471685.png     Under rubriken Mina bokmärken hittar man sina favoritbokmärken.   AnnciHermansson_4-1651149471701.png Ett tips från vår partner PX Expert är att bokmärka rapporten "All tid på ett uppdrag"  Den finns i Mina debiterbara uppdrag,  klicka på siffran i kolumnen Timmar. AnnciHermansson_5-1651149641070.png   Denna rapport visas. Klicka på länken nedan och rapporten "All tid på ett uppdrag/akt" visas. AnnciHermansson_6-1651149726819.png Markera stjärnan och nu återfinns rapporten under Mina bokmärken. AnnciHermansson_7-1651149818787.png AnnciHermansson_8-1651149860552.png Denna rapporten visar alla timmar som är registrerade på ett uppdrag inklusive de timmar som inte är klarmarkerade alternativt attesterade.  

Vill dela med mig av några tips till er som tidrapporterar.     Sökning med Autocomplete Innebär att du t ex i uppdragsfältet kan skriva en del av ett uppdragsnummer, benämning på uppdraget, del av kundnamn . Det fungerar även i tidkod, aktivitet och arbetsuppgift.   AnnciHermansson_0-1649919384990.png     Mellanslag Genom att trycka på mellanslagstangenten på t ex aktivitet få upp vilka aktiviteter som finns. Du slipper trycka på förstoringsglaset och får lätt upp förslag att välja mellan.   AnnciHermansson_1-1649919468891.png     Sortera  Du kan enkelt sortera i din tidrapport genom att trycka på ex uppdrag i nedre delen av tidrapporten. Det går att sortera på  alla kolumnerna som tidkod, uppdrag, aktivitet , arbetsuppgift text, kategori och summa. Sorteringen ligger kvar så länge du har tidrapporten öppen.   AnnciHermansson_2-1649919565151.png   Passar även på att önska dig en GLAD PÅSK 🐣!

För att söka fram ovan info på ett enkelt sätt kan du använda fakturalistan som finns i  Visma PX-klienten.   Gör så här: Välj Fakturering/Hantera fakturor/Öppna AnnciHermansson_0-1648820312344.png   Fyll i ditt urval t ex Kund-ID, välj Skickade/Utskrivna och tryck OK. AnnciHermansson_1-1648820606603.png I listan som visas ser du i kolumnen Vänd om fakturan är vänd och i kolumnen Ref.faktura visas vilken faktura den är kopplad till.   Om det står ja i kolumnen Red har fakturan redigerats. AnnciHermansson_2-1648820778446.png            

Vill dela med mig av ett tips som kan underlätta hanteringen av fakturaunderlag i klienten.   När du har laddat upp fakturaunderlagslistan så finns det navigeringspilar som du kan använda när du är inne på ett fakturaunderlag.    Gör så här: Gör ditt urval och öppna upp ett fakturaunderlag. Längst upp under navigering finns pilar som du kan använda om du vill bläddra mellan underlagen.   AnnciHermansson_2-1646404747713.png   Om du även bockar i öppna nästa så kommer du automatiskt till nästa underlag när du fakturerat och slipper gå tillbaka till fakturaunderlaglistan.   Knappen = innebär att du kommer tillbaka till fakturaunderlagslistan.   Hoppas detta hjälper dig att hantera fakturaunderlagen snabbare.

Det finns 2 sätt att enkelt se hur fakturan såg ut när den skickades till kund.  Beskrivningen avser er kunder som har version 13 eller 14.   I klienten Välj Fakturering/Hantera fakturor/ Öppna  AnnciHermansson_0-1645197788179.png Vet du fakturanumret kan du fylla i det i urvalsbilden, välj Skickade/utskrivna och OK.   AnnciHermansson_1-1645197934059.png I fakturalistan som visas klickar du på ögat och får upp fakturan på skärmen. AnnciHermansson_2-1645198043657.png   På webben Välj  Uppdragsledare/Mina debiterbara uppdrag, välj uppdrag och gå till fliken Fakturering. Klicka på beloppet i kolumnenFakturering inkl AnnciHermansson_3-1645198376360.png     Nu visas de fakturor som har skickats och du kan klicka på ögat och få upp fakturan på skärmen.     AnnciHermansson_4-1645198430985.png          

Vill gärna berätta om några tips till era webbanvändare så att deras vardag blir enklare. Länkarna i tipsen leder till ett Communityinlägg med en längre beskrivning.   Använd Bokmärke när du hittat en favoritrapport som du gillar extra mycket och enkelt vill hitta tillbaka till.  Är ni flera som vill ha koll på ett uppdrag då kan Biträdande uppdragsledare vara lösningen. För att få en snabb överblick använd Dashboards på startsidan. Ha koll på era dokument genom att använda Dokumenthantering. Se fakturakopia direkt i uppföljningen. Underlättar för er på ekonomiavdelningen. Välj  Upppdragsledare/Mina debiterbara uppdrag/Fakturering Klicka på understruken länk under Fakturering inkl AnnciHermansson_0-1642161228378.png   Klicka på ögat och fakturakopian visas på skärmen  AnnciHermansson_1-1642161374029.png   Hoppas tipsen hjälper er och era kollegor!         

Ett tips till  er som har användare som har behörighet till många attestgrupper och önskar att startsidan ska laddas snabbare. Det finns en inställning där man kan exkludera attestgrupper från startsidan, användaren kommer fortfarande åt all info via menyn Chef/Kontrollera/Attestera.   Gör så här: Välj Chef/Kontrollera/Attestera  Bocka ur de grupper som inte ska laddas till startsidan AnnciHermansson_0-1639563829660.png          

I PX det finns möjlighet att sätta upp en automatisering av kontroll- och attestfunktionen för tid och utlägg. Genom automatisering kan ni påskynda processen i arbetsflödet för användarna i PX. Ni anpassar  detta enkelt i webbinställningarna utifrån era behov.   Det finns nya webbrapporter där man gör inställningar för automatisering av kontroll- och attest av tid- och utläggsrapporter.   Man gör inställningar av standardvärden här:  Välj Ekonomi/Administration/Inställningar standardvärden   MostofaAzad_0-1637572932685.png   Fyll i önskade inställningar.   MostofaAzad_1-1637572949283.png   Man kan även göra inställningar per attestgrupp:   MostofaAzad_2-1637572972725.png   Exempel från attestvyn utifrån uppsatt regelverk. Automatiseringen innebär att attestrutan automatiskt blir ibockad, men man måste aktivt klicka på knappen ”Utför attest” för att tidrapporten ska bli attesterad. Om en tidrapport faller utanför de kriterier man har ställt in så blir attestrutan ej ibockad.    MostofaAzad_3-1637572993071.png    

Året närmar sig sitt slut och med det följer en del förberedelser som behöver ske i Visma PX. OBS! Tänk på att året ska vara 2022.    Det finns dokument för årsrutin för version 13-14, 11-12, 9-10 samt för version 8 och tidigare (dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9)   Här finns dokumenten: Rubriken Länkar, sedan Dokument Visma PX . Klicka på Rutiner för att se dokumenten.   AnnciHermansson_0-1637333086278.jpeg   AnnciHermansson_2-1637333107394.png För Visma Control kan du även delta i ett webinar om årsbytesrutin den 9 december.      

Om du har en webbrapport som du använder ofta då kan du klicka på grafikonen på vänster sida på webbrapportsidan och du får enkelt den nya grafen till din dashboard.    Här är ett exempel på hur det går till:   På vänster sida ser du grafikonen och genom att klicka på den kommer du till en bild där du väljer vilken sorts graf du vill använda.   MostofaAzad_0-1636102083190.png   Klicka på välj.   MostofaAzad_1-1636102111354.png   Efter att du har valt vilken graf du vill använda kan du även välja i vilken flik på startsidan som du vill visa grafen.     MostofaAzad_2-1636102156301.png   Så fort du har sparat detta kommer den nya grafen visas i din dashboard.  

I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera  uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.   Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.   Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text .   Läs mer här om hur det fungerar.   Not: Funktionen kom redan i version 11. 

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchning.png Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

Tips till era medarbetare om hur de kan använda bokmärken som favoriter.

Här kommer ett tips från Marie som är applikationskonsult hos PX Expert Norden AB.  

Lär dig mer om hur du kan lägga till länkar till webbsidor som hamnar i menyvalet i Visma PX.