Användartips för Visma PX

Året närmar sig sitt slut och med det följer en del förberedelser som behöver ske i Visma PX. OBS! Tänk på att året ska vara 2023.    Det finns dokument för årsrutin för version 13-14, 11-12, 9-10 samt för version 8 och tidigare (dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9)   Här finns dokumenten: Rubriken Länkar, sedan Dokument Visma PX . Klicka på Rutiner för att se dokumenten.         För Visma Control kan du även delta i ett webbinar om årsbytesrutin den 1 december.

I Visma Control finns funktionsbehörigheter för Visma PX. Vissa behörigheter styr många delar i PX. Här kommer några exempel på behörigheter som vi ofta får frågor om.   Personal allmänt Gäller uppläggning och underhåll av personal (ej löneuppgifter).   Personal kvalificerat Gäller uppläggning och underhåll av personalens löner samt körning av generella löneförändringar.   Grunddata allmänt Gäller uppläggning och underhåll av följande: Arbetsuppgifter Artiklar Attestgrupper Faktureringssorter Frasminne i faktureringen Kategorier Reseersättningstyper Tidkoder Tidrapportsperioder Uppdragstyper Utläggskoder Grunddata kvalificerat Gäller uppläggning och underhåll av följande: Kompensationskoder Tidperiodtyper Uppdragsnummerserier Övertidstyper, externt Övertidstyper, internt  System För uppläggning och underhåll av följande: Attestgruppsbehörigheter Borttag av låsningar Resultatenhetstyper och Resultatenheter Rapportbehörighetsmallar Rapportkategorier Språkkoder Starta lagerkörning Styrdata för beräkning av traktamente Styrdata i budget Styrning av objekt Styrningar till lönesystem Systeminställningar Texter, t ex utvidgad fakturatext Överför till lönesystem Är det någon annan behörighet som du funderar över? 

Vill tipsa om hur du som är administratör i PX enkelt kan anpassa menyn på webben för era användare. Det kanske är så att ni har en rapport som ni använder ofta och vill att användarna enkelt ska nå från menyn.   Gör så här:  Välj Ekonomi/Administration/Underhåll webbmeny Saknade tidrapporter brukar vara en rapport som chefer vill ha som en snabblänk. Klicka på 3000 och Funktioner och rapporter för chef visas. För att söka fram en ny rapport som du vill lägga till öppna fliken Rapport.   Sök fram Saknade tidrapporter (börja skriv ex Sak så kommer du snabbt till rapporter som börjar på S och hittar rapporten) Fyll i ordningsnummer ex 150 så hamnar rapporten högt upp i listan. Klicka på Spara.  Nu finns rapporten som ett snabbval i menyn Chef. På motsvarande sätt kan du göra för en funktion som du önskar lyfta fram i menyn.   Lycka till! Du hittar säkert fler rapporter eller funktioner som är användbara för era användare.        

Hej!   Vill tipsa om hur du på ett enkelt sätt kan skapa prislistor på användare om du använder funktionen uppdragsmedlemmar.   Gör så här: Börja med att på uppdraget gå till fliken Bemanning och välj Endast uppdragsmedlemmar Klicka på Uppdragsmedlemmar och Ladda anställda Markera vilka användare som ska vara medlemmar och klicka på spara. I fliken affärsuppgörelse väljer du att klicka på pennan vid enskild prislista. Fyll i gäller fr o m datum och klicka på Nästa. Välj Blank och klicka på Skapa prislista. Gå till fliken Prislistrader och klicka på Ladda medlemmar.     Då kommer medlemmarna visas och du fyller i à-pris per person, övertiden räknas ut automatiskt och när du klickar på  Ladda är allt klart och du kan klicka på Slutför. Glöm inte att markera Enskild prislista och spara.     

I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera  uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.   Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.   Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text .   Läs mer här om hur det fungerar.   Not: Funktionen kom redan i version 11. 

Vill ge dig som fakturerar ett tips för att underlätta när du gör ändringar på fakturaunderlagen.    I Systeminställningar i PX så kan man ange ett bokföringsdatum som kommer upp med automatik på fakturaunderlagen i fältet Bokföringsdatum för flyttningar och ändringar.       Alla ändringar som görs på fakturaunderlagen måste ha ett datum för att PX ska veta i vilken månad ändringarna ska bokföras i.   Gör så här:  I PX-klienten välj Administration/Inställningar/Systeminställningar och fliken Fakturering   I fältet bokföringsdatum väljer du om det ska vara ett datum som bokför ändringarna i upparbetningsmånaden eller i faktureringsmånaden. Om datumet ej ska kunna ändras på fakturaunderlaget så bockar du i rutan  "Får ej ändras" .  

Vill tipsa om hur ex en uppdragsledare på ett enkelt sätt kan lägga till fler grafer på startsidan eller någon av de andra flikarna som t ex Bevakning.   Jag kommer visa hur uppdragsledaren kan lägga till en graf för att följa kundfordringar på ett specifikt uppdrag.   Gör så här:  Klicka på Välj grafer på startsidan.    Välj Uppdrag vid Urval av nya grafer och klicka på Visa.   Klicka  Välj på grafen Uppdrag - Kundfordringar, åldersfördelat. Välj uppdrag och flik där grafen ska visas och klicka på Spara.     Gå till startsidan och välj  fliken Bevakning och grafen finns tillgänglig.   Klicka på den blå länken Fakturor på uppdrag och rapporten öppnas.     Rapporten visar betalningsstatus för alla fakturor på uppdraget. Ögat visar fakturan. Dok visar kopplade dokument och genom att klicka på siffran för antal dokument kommer du åt dokumentet och kan titta på det.   Om du gillar tipset skicka det till era uppdragsledare och fråga mig gärna om fler tips så kan jag skriva om det i ett nytt inlägg!           

Det finns många sätt att utnyttja funktionaliteten Dokumenthantering.   Ett exempel:  Om ett dokument läggs på t ex en resultatenhet så kan det dokumentet bifogas de fakturor som tillhör det uppdraget.   Via länken Dokumenthantering som brukar finnas i er installation under Uppdragsledare eller Chef lägger du till dokumentet.    Gör så här: Välj Uppdragsledare eller Chef/Dokumenthantering Välj Dokumentkategori/Resultatenhet Fyll i Resultatenhet och klicka på Visa I nästa bild välj Dokumenttyp Bilaga, Hämta filen och Ladda upp den.            Nu finns bilagan tillgänglig på fakturaunderlaget och kan bifogas fakturan. Klicka på ikonen för dokumenthantering    Klicka på Bifogningsbara dokument  Bocka i att dokumentet ska bifogas fakturan och spara. Nu kommer dokumentet bifogas e-fakturan eller om du skickar faktura och bilagor via mejlfunktionen.   Ikonen på första sidan i fakturaunderlaget har nu ändrats till en 1:a.            

  Tipsa gärna era användare om hur enkelt man kan skapa sina egna bokmärken/favoriter i Visma PX webb.   Det underlättar i det dagliga arbete att ha sparat de sökvägar som man brukar använda.    Hur gör man? Till höger om rubriken på det formulär eller rapport som man vill spara finns en stjärna. Klicka i den så att den blir blå.       Under rubriken Mina bokmärken hittar man sina favoritbokmärken.   Ett tips från vår partner PX Expert är att bokmärka rapporten "All tid på ett uppdrag"  Den finns i Mina debiterbara uppdrag,  klicka på siffran i kolumnen Timmar.   Denna rapport visas. Klicka på länken nedan och rapporten "All tid på ett uppdrag/akt" visas. Markera stjärnan och nu återfinns rapporten under Mina bokmärken. Denna rapporten visar alla timmar som är registrerade på ett uppdrag inklusive de timmar som inte är klarmarkerade alternativt attesterade.  

Dokumenthanteringen har nu funnits med i ett par versioner och vi vill tipsa er om lite fler sätt att utnyttja funktionaliteten.    Ni vet väl att man enkelt kan lägga till en ny dokumenttyp i klienten? Gör så här: Välj Administration/Inställningar/Generella/Dokumenttyper Sök fram t ex Dokumentkategori Kund och Ladda Välj Ny dokumenttyp   Fyll i Namn/Beskrivning Bocka i om Beskrivning krävs, i exemplet väljer jag endast länkar och att utgångsdatum Får anges. Fyll i vilka Behörigheter som ska få tillgång till i detta fall länken OBS! Glöm inte översätta dokumenttypen om ni har inställningen språkhantering.    Nu kan dokumenttypen användas i både klienten och webben.   Jag visar i webben hur man kan kan göra. Uppdragsledaren öppnar ett uppdrag och fliken Uppdragsinformation. Klicka på Länken vid Dokument Välj Dokumenttyp Hemsida och Mediatyp Länk och länka till en hemsida ( ex Visma.se) och beskrivning om det har valts som obligatoriskt. Tryck på Ladda.    Nu finns det istället en 1:a på dokument på kunden. Klicka på 1:an .    Klicka på  ögat och hemsidan öppnas.   Hoppas ni via detta exemplet ser fler möjligheter hur ni kan utnyttja dokumenthanteringen.   Ha en fin kväll i vårsolen! 

Vill dela med mig av några tips till er som tidrapporterar.     Sökning med Autocomplete Innebär att du t ex i uppdragsfältet kan skriva en del av ett uppdragsnummer, benämning på uppdraget, del av kundnamn . Det fungerar även i tidkod, aktivitet och arbetsuppgift.       Mellanslag Genom att trycka på mellanslagstangenten på t ex aktivitet få upp vilka aktiviteter som finns. Du slipper trycka på förstoringsglaset och får lätt upp förslag att välja mellan.       Sortera  Du kan enkelt sortera i din tidrapport genom att trycka på ex uppdrag i nedre delen av tidrapporten. Det går att sortera på  alla kolumnerna som tidkod, uppdrag, aktivitet , arbetsuppgift text, kategori och summa. Sorteringen ligger kvar så länge du har tidrapporten öppen.     Passar även på att önska dig en GLAD PÅSK 🐣!

För att söka fram ovan info på ett enkelt sätt kan du använda fakturalistan som finns i  Visma PX-klienten.   Gör så här: Välj Fakturering/Hantera fakturor/Öppna   Fyll i ditt urval t ex Kund-ID, välj Skickade/Utskrivna och tryck OK. I listan som visas ser du i kolumnen Vänd om fakturan är vänd och i kolumnen Ref.faktura visas vilken faktura den är kopplad till.   Om det står ja i kolumnen Red har fakturan redigerats.            

Med den nya funktionaliteten Lista transaktioner kan du som ekonom/administratör söka fram info om uppdragstransaktioner utan att behöva ta hjälp att göra en SQL-sökning.    Har du som har version 14 börjat använda den? Om inte läs mer här.   Listan hittar du i klienten i fliken Fakturering/Registrera/Lista uppdr.transaktioner      

Vill dela med mig av ett tips som kan underlätta hanteringen av fakturaunderlag i klienten.   När du har laddat upp fakturaunderlagslistan så finns det navigeringspilar som du kan använda när du är inne på ett fakturaunderlag.    Gör så här: Gör ditt urval och öppna upp ett fakturaunderlag. Längst upp under navigering finns pilar som du kan använda om du vill bläddra mellan underlagen.     Om du även bockar i öppna nästa så kommer du automatiskt till nästa underlag när du fakturerat och slipper gå tillbaka till fakturaunderlaglistan.   Knappen = innebär att du kommer tillbaka till fakturaunderlagslistan.   Hoppas detta hjälper dig att hantera fakturaunderlagen snabbare.

Det finns 2 sätt att enkelt se hur fakturan såg ut när den skickades till kund.  Beskrivningen avser er kunder som har version 13 eller 14.   I klienten Välj Fakturering/Hantera fakturor/ Öppna  Vet du fakturanumret kan du fylla i det i urvalsbilden, välj Skickade/utskrivna och OK.   I fakturalistan som visas klickar du på ögat och får upp fakturan på skärmen.   På webben Välj  Uppdragsledare/Mina debiterbara uppdrag, välj uppdrag och gå till fliken Fakturering. Klicka på beloppet i kolumnenFakturering inkl     Nu visas de fakturor som har skickats och du kan klicka på ögat och få upp fakturan på skärmen.              

Vill gärna berätta om några tips till era webbanvändare så att deras vardag blir enklare. Länkarna i tipsen leder till ett Communityinlägg med en längre beskrivning.   Använd Bokmärke när du hittat en favoritrapport som du gillar extra mycket och enkelt vill hitta tillbaka till.  Är ni flera som vill ha koll på ett uppdrag då kan Biträdande uppdragsledare vara lösningen. För att få en snabb överblick använd Dashboards på startsidan. Ha koll på era dokument genom att använda Dokumenthantering. Se fakturakopia direkt i uppföljningen. Underlättar för er på ekonomiavdelningen. Välj  Upppdragsledare/Mina debiterbara uppdrag/Fakturering Klicka på understruken länk under Fakturering inkl   Klicka på ögat och fakturakopian visas på skärmen    Hoppas tipsen hjälper er och era kollegor!         

 Hej!   Nu när julen står runt hörnet och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13     God Jul och Gott nytt år!

Ett tips till  er som har användare som har behörighet till många attestgrupper och önskar att startsidan ska laddas snabbare. Det finns en inställning där man kan exkludera attestgrupper från startsidan, användaren kommer fortfarande åt all info via menyn Chef/Kontrollera/Attestera.   Gör så här: Välj Chef/Kontrollera/Attestera  Bocka ur de grupper som inte ska laddas till startsidan