Användartips för Visma PX

Har du rätt flöde i ditt leverantörsfakturasystem? Kanske dags att se över rutinerna eller saknar du någon funktion? Vi har många bra rutiner och funktioner i Visma Document Center Enterprise. Kanske behöver du därför uppgradera till en  nyare version, för att få tillgång till t ex Visma DCE Mobile där du sakgranskar och attesterar direkt i din telefon. Nedan kan ni se några av funktioner och rutiner  som DCE erbjuder.  Kontakta din Visma konsult för mer information.    

Årsskiftet börjar närma sig och det är en del förberedelser som behöver ske i Visma PX. OBS! Tänk på att året ska vara 2018.   I bifogade dokument kan du följa vilka steg som ni behöver gå igenom.   Det finns ett dokument  som gäller för version 9 och 10. Dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9.                          

Nu i version 10 av PX är det äntligen möjligt att se leverantörsfakturan direkt inne i Visma PX webb. Det har länge varit ett starkt önskemål från er kunder. Hur fungerar det? Välj t ex Mina debiterbara uppdrag och klicka på beloppet i kolumnen utlägg.  I vyn som visas finns nu en ny kolumn DCE-faktura. När du klickar på visa så visas leverantörsfakturan på skärmen.  Det krävs att du har behörighet till DCE.  Visst ser det bra ut? Kontakta din konsult för att diskutera en uppgradering till version 10 så att ni får denna funktion. Ha en fin hösthelg! Hälsningar  Annci    

I visma PX version 10 kan du på startsidan  enkelt lägga in dashboards som går att styra per användare. Det gör att du som användare får en överblicksbild på de delar i systemet som är viktigt för just dig utifrån din roll i PX. Det kan t ex vara din tid, dina pågående projekt, upparbetat samt fakturerat och mycket mer direkt på startsidan.  Hur gör man? Det finns 2 olika sätt att skapa sina länkar. Du kan klicka på en länk på startsidan.   Alternativt så klickar du på en ikon direkt i rapporter och formulär. Du väljer vilken graf du vill visa och vilket urval. Så här kan dashboards se ut:       

En nyhet fr o m version 10 är att du enkelt kan skapa dina egna bokmärken/favoriter i Visma PX webb. Det underlättar för dig i ditt dagliga arbete att du har sparat de sökvägar som du brukar använda.  Hur gör man? Till höger om rubriken på det formulär eller rapport som du vill spara finns en vit stjärna. Klicka i den så att den blir gul. Du hittar alla dina bokmärken under rubriken Mina bokmärken.   Ha en riktigt fin helg!   Hälsningar Annci    

Detta tips kanske de flesta av er redan känner till, men vi får ibland på supporten höra att man inte känner till denna funktionen. Gör så här:  Via Chef och Kontrollera/attestera. Klicka på visa Saknade tidrapporter. Välj Markera alla. Alla får en bock i E-post. Klicka på knappen Skicka e-post. Du kan nu skicka e-post till de personer som inte är klara med sina tidrapporter.  Alla adresserna på personerna som du har markerat hamnar automatiskt i hemlig kopia.  OBS! En förutsättning för att detta ska fungera är att e-postadressen finns på användaren i PX personalregister.     Ha en riktigt fin helg i juni! Hälsn Annci    

Om man är uppdragsledare eller chef och snabbt vill veta vilka prislistor som finns på respektive uppdrag kan man välja att gå via fliken prissättning för att få en översiktsbild. Den hittar användaren som är uppdragsledare via Mina debiterbara uppdrag och fliken prissättning. En användare som är chef går via Mina resultatenheter/Översikt debiterbara uppdrag och fliken prissättning. Där ser du om det är en generell eller enskild arvodesprislista (id är då alltid samma som uppdragsnumret). Du ser också vilken utläggsprislista som används och om det finns en inköpsprislista för underkonsult på uppdraget. I kolumnen pålägg kan man också se om priset är rabatterat, se t ex  -5  i bilden. Genom att klicka på den understrukna länken ser du arvodes- och utläggsprislistan. Vill du titta på inköpsprislistan för underkonsult?  Klicka på länken underhåll prissättning och du kommer då direkt till filken affärsuppgörelse och sedan klickar du på pennan vid  enskild inköpsprislista. Man kan även sortera respektive kolumn. Hoppas detta tipset hjälper dig och era uppdragsledare/chefer.   Ha en fin helg! Hälsningar Annci    

För att förenkla vardagen i webben kan man lyfta fram rapporter/funktioner i navigeringsdelen så att användaren får en snabblänk. Hur gör man? 1) Du behöver ha behörighet till Ekonomi/Administration. 2) Välj Underhåll webbmeny. Tar ett exempel för chef:   Klicka på länken 3000. Välj fliken Rapport. Sök fram rapporten "Saknade tidrapporter (8023)" Välj ordningsnr, i vilken ordning rapporten visas under chef. Klicka i synlig. Tryck på SPARA. Rapporten syns under Chef. Användaren har nu enkelt fått en snabblänk. Hoppas detta tipset hjälper dig och era användare.  Hälsn Annci       

En nyhet i version 9 är du kan lägga till en länk som gör att du från klienten kommer direkt till webben. Så här gör du inställningen: I Visma PX-klienten väljer du Administration/Inställningar/Systeminställningar/Fliken Grundinställningar I fältet URL till PX Webb (för navigering) fyller du i webbadressen och SPARAR.   En ikon för direktlänken visas längst upp i klienten. Klicka på den och du kommer direkt till PX webb.   Hoppas du gillar denna nyheten lika mycket som jag!    Ha en fin helg! Hälsningar Annci      

Under våren kommer vi skriva om vanliga frågor som kommer in till PX-supporten. Denna veckan tar vi upp några frågor som gäller Uppdrag. Fråga 1 Vad är skillnaden mellan fast/tak/budgeterat och löpande i totalpristyp på uppdraget? Svar:  Fastpris innebär att oavsett hur lite eller mycket som är upparbetat så ska det fasta priset faktureras senast när uppdraget avslutas.  Takpris innebär att man fakturerar det upparbetade, men aldrig mer än takpriset. Gemensamt för Fast och Takpris är att priset alltid avser arvode, vill man att utläggen skall ingå i prisuppgörelsen så hanteras det i utläggsprislistan.  Budgeterat pris är i princip samma som Löpande, d v s man kan fakturera allt som är upparbetat. Budgeterat pris visas på fakturaunderlag så att uppdragsledare får en hint om att eventuellt så kommer budgeten inte att hålla och kan då meddela kunden detta. Fråga 2   Kan man byta valuta på ett uppdrag?      Lösning: Nej, det går dessvärre inte. Har man valt fel valuta får man lägga upp ett nytt uppdrag och sedan flytta de felaktiga posterna dit via fakturaunderlaget eller göra en tilläggsrapport med - och +rader.   Har du några frågor som du vill att vi skriver om?    Ha en riktigt skön helg! Hälsningar Annci    

Fr o m version 9 finns en ny rapportbeställning i Visma PX-klienten. Den ingår nu i huvudklienten vilket betyder att du inte längre öppnar ett separat fönster. Det påverkar inte om ni har kundanpassade rapporter. Man har även rensat bort en del rapporter som ej används. Så här ser det ut när du trycker på skrivarikonen. Klicka på plus-tecknet och du ser alla rapporter i vald kategori och även en beskrivning av rapporten. Ha en fin helg! Hälsningar Annci    

Under våren kommer vi skriva om vanliga frågor som kommer in till PX-supporten. Denna veckan tar vi upp några frågor som gäller Lönekörningar. Fråga 1 Jag har kört lönekörningen via Öppna lönekörningar/Exportera data från Visma PX. Varför kommer inte alla koder med i filen? Lösning:  Reseersättningstypen måste kopplas till rätt löneart i Styrning till lönesystem. Gör så här: Välj Visma PX klient/Körningar/Öppna lönekörningar/Styrningar till lönesystem Ange resp kod och koppla till korrekt löneart. Fråga 2 Jag skapade filen och efteråt märkte jag att alla tidrapporter inte var attesterade. Kan jag skapa filen igen? Lösning: Ja, du kan skapa om filen om du använder samma inloggning som tidigare och döper filen till samma namn så blir det en ny fil med alla poster.  Ni får inte ha läst in den första filen i lönesystemet. Om ni har gjort det kontakta er kundansvariga konsult för att få hjälp. Ha en riktigt trevlig helg!   Hälsningar Annci              

Under våren kommer vi skriva om vanliga frågor som kommer in till PX-supporten. Denna veckan tar vi upp några frågor som gäller Uppdrag. Fråga 1 Vad är skillnaden mellan fast/tak/budgeterat och löpande i totalpristyp på uppdraget? Svar:  Fastpris innebär att oavsett hur lite eller mycket som är upparbetat så ska det fasta priset faktureras senast när uppdraget avslutas.  Takpris innebär att man fakturerar det upparbetade, men aldrig mer än takpriset. Gemensamt för Fast och Takpris är att priset alltid avser arvode, vill man att utläggen skall ingå i prisuppgörelsen så hanteras det i utläggsprislistan.  Budgeterat pris är i princip samma som Löpande, d v s man kan fakturera allt som är upparbetat. Budgeterat pris visas på fakturaunderlag så att uppdragsledare får en hint om att eventuellt så kommer budgeten inte att hålla och kan då meddela kunden detta. Fråga 2   Kan man byta valuta på ett uppdrag?      Lösning: Nej, det går dessvärre inte. Har man valt fel valuta får man lägga upp ett nytt uppdrag och sedan flytta de felaktiga posterna dit via fakturaunderlaget eller göra en tilläggsrapport med - och +rader.   Har du några frågor som du vill att vi skriver om?    Ha en riktigt skön helg! Hälsningar Annci    

Från och med den 1 januari 2017 träder två lagändringar i kraft gällande avdragsrätten för representation. Det avser både mervärdesskatt och inkomstbeskattning.  Tidigare var det olika gränsvärden för hur underlaget för moms beräknades. Fr o m 2017 är det samma gränsvärde för extern och intern representation samt om vin och sprit ingår eller ej. Gränsvärdet 2017 är 300 kr. Läs Skatteverkets vägledning här. För inkomstbeskattningen slopas avdragsrätten för representationsutgifter som avser lunch, middag, supé eller annan förtäring, utom för enklare förtäring av mindre värde.  Det tidigare avdraget på 90 kr per person slopas helt för representationstyperna lunch och middag.  Nedan ger vi en beskrivning på hur ni kan lösa det i Visma PX Välj Visma PX-klienten. Administration/Inställningar/Resor-utlägg/Representationstyper 1. I kolumnen Belopp ändra till 0 kr (tidigare 90 kr). 2. I kolumnen Avdr.moms ändra till 300 kr för alla typer som avser mat eller enkel förtäring. 3. För rader med intern representation ändra även schablon till 46 kr. OBS! Ni behöver inte längre skilja på representation med öl resp vin & sprit. Se bildexempel nedan där vi har ändrat på dessa rader och även ändrat på beskrivningen. Raderna för vin och sprit har vi raderat.  Hanteringen med kniv och gaffel fungerar på samma sätt som tidigare, även om orden öl/vin/sprit i rubrikerna inte längre innebär någon skillnad.        

Autocomplete Innebär att du t ex i uppdragsfältet kan skriva en del av ett uppdragsnr, benämning på uppdraget, del av kundnamn . Det fungerar även i tidkod, aktivitet och arbetsuppgift. Mellanslag Genom att trycka på mellanslagstangenten på t ex aktivitet få upp vilka aktiviteter som finns. Du slipper trycka på förstoringsglaset och får lätt upp förslag att välja mellan. Sortera  Du kan nu enkelt sortera i din tidrapport genom att trycka på ex uppdrag i nedre delen av tidrapporten. Det går att sortera på  alla kolumnerna som tidkod, uppdrag, aktivitet , arbetsuppgift text, kategori och summa. Sorteringen ligger kvar så länge du har tidrapporten öppen.  

Fr o m version 9 så finns det möjlighet att ha 20 grupper på uppdrag och personal. Att använda grupper innebär att du kan söka fram dina uppdrag sorterat på en speciell grupp för att få en överblick över vilka uppdrag eller personal som finns i just den gruppen. Det kan t ex vara fördelat på kontor eller koncern det finns mängder av alternativ som just du som kund vill göra uppföljning på. Grupptyperna skapas i Visma PX klient via Administration/Generella och Grupper uppdrag/personal Gruppen läggs också in i Visma PX klient I Visma PX webb finns grupperna under Chef/Mina resultatenheter Uppdragsgrupp och Anställdagrupp  För att se vilka uppdrag som ingår i gruppen klickar du på länken visa.          

Vi har fått in del frågor till supporten angående lagförslaget per 1 januari 2017 om att ändra beloppsgränserna för representation Finansdepartementet har tagit fram ett förslag där de föreslår ändringar av rätten till avdrag för representation vid måltider och annan förtäring.  Utdrag ut promemorian: "Förslagen avser både mervärdesskatt och inkomstskatt. Avseende mervärdesskatt föreslås att avdraget högst får uppgå till mervärdesskatten på 300 kronor per person och tillfälle. Vid inkomstbeskattningen föreslås att avdragsrätten slopas för representationsutgifter som avser lunch, middag, supé eller annan förtäring, utom för enklare förtäring av mindre värde.  Förslagen syftar bl.a. till att få mervärdesskatteregler som är förenliga med EU-rätten och till att förenkla tillämpningen. I nuläget finns ett flertal olika beloppsgränser som kan bli aktuella vid avdrag för representation." Nedan ger vi en beskrivning på hur ni kan lösa det i Visma PX om lagförslaget träder i kraft. Det är viktigt att vara medveten om att detta enbart är ett lagförslag tillsvidare och inga ändringar bör göras i Visma PX förrän förslaget är verkställt. Vi kommer att bevaka frågan och hålla er underrättade här på vårt Community om förslaget träder i kraft. Hur kan man då lösa det i Visma PX om lagförslaget går igenom?  Det går att styra via Visma PX-klienten. Administration/Inställningar/Resor-utlägg/Representationstyper Beloppet ändras i kolumnen för belopp till 0 eller till det belopp som har beslutats för de representationsstyper som berörs.    

Fr o m Visma PX version 9 så kan du importera information till:  • Prislistor • Aktiviteter • Interna utlägg När det gäller prislistor och aktiviteter så kan du även göra export till en csvfil där du kan t ex kan ändra priserna och sedan importera tillbaka till prislistan. Hur går det till? Se exempel för prislistor. Det finns nu 3 alternativ: Registrera, importera och exportera Om du först väljer fliken export och trycker på knappen Exportera skapas en fil med prislistan. Du gör ändringar i filen och sparar den och väljer importera för att importera tillbaka filen till uppdraget i detta fallet. Prislistan uppdateras med de nya priserna.   Vill du istället ha en prislista med nytt datum så väljer du att göra en ny prislista och importerar filen dit istället.    

Låsningen innebär att du får över alla transaktioner till rätt lönekörning. Om du låser den sista i månaden och sätter bokföringsdatum för försenade tidrapporter som datum i den nya månaden i samband med lönekörningen så hänger allt ihop och ni får inga oönskade differenser. Det blir också enklare att följa när ni tittar på resultatsammanställningen på webben. Väljer ni att inte låsa och har gjort löneöverföringen, då hamnar försenade tidrapporter i bokföringen (om perioden fortfarande är öppen) och kommer med i lönefilen först månaden efter. En tillfällig differens uppstår då mellan överföring lön och huvudbok. Se nedan bild för inställning för låsning:  Välj Inställningar/Systeminställningar/Inmatningsstyrningar Se Tidrapporter Bokf.datum för försenade tidrapporter- Fyll i nästa månads första dag Datum för låsning av tidrapporter- Fyll i månadens sista dag