Användartips för Visma PX

Från och med version 4.5.6.1 av PX Expense-appen är det möjligt att bifoga en deltagarlista och ange totala antalet deltagare vid representation. Skapa ett nytt utlägg och fota ditt representationskvitto. Visma PX Expense tolkar därefter kvittot och föreslår automatiskt representationstyp, belopp och moms (läs mer om det här).  Välj uppdrag och aktivitet och välj sedan att ”Bifoga deltagarlista” enligt nedan bild, välj antalet deltagare och glöm inte att bifoga en deltagarlista. Därefter sparar du utlägget.                               Nu är utlägget tillsammans med fotade kvitton och deltagarlista redo att skickas in för kontroll/attest.

 Fr o m version 11 finns en ny funktionalitet för att få en bättre hantering av uppdrag.   På varje uppdrag kan man lägga in eller flera biträdande uppdragsledare för en specifik tidsperiod. Den biträdande uppdragsledaren får samma behörigheter att arbeta med uppdraget som den ordinarie uppdragsledaren.   Den biträdande uppdragsledaren kommer att se uppdragen i rapporten Mina debiterbara uppdrag och kommer även få avisering på startsidan om att det t ex finns fakturaunderlag att hantera.   OBS! Den biträdande uppdragsledaren behöver ha samma licensnivå som den ordinarie uppdragsledaren.   Gör så här: Öppna uppdraget t ex via Uppdragsledare/Uppdrag och prislistror/Redigera uppdrag. Välj fliken Bemanning.   Fyll i vilken person som ska vara biträdande uppdragsledare och ange tidsperiod.     Vill du ha flera biträdande uppdragsledare så fyller du i dessa på kommande rader.   Om du vill ta bort en biträdande uppdragsledare, sätt en bock i rutan under papperskorgen och spara. Då försvinner den biträdande uppdragsledaren från uppdraget.

På DCE´s startsida har man meddelande om licensen utgångsdatum. Det man behöver göra när utgångsdatumet börjar närma sig är att reaktivera licensen i DCE Administrator.   För att reaktivera licens så öppna DCE Administrator. Gå till System - Dubbelklicka på Licens. I den nya rutan som öppnas så klickar du på knappen Aktivera via Internet/Aktivera online.  

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".     För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.    

Vill tipsa om hur du som är administratör i PX enkelt kan anpassa menyn på webben för era användare. Det kanske är så att ni har en rapport som ni använder ofta och vill att användarna enkelt ska nå från menyn.   Gör så här:  Välj Ekonomi/Administration/Underhåll webbmeny Saknade tidrapporter brukar vara en rapport som chefer vill ha som en snabblänk. Klicka på 3000 och Funktioner och rapporter för chef visas. För att söka fram en ny rapport som du vill lägga till öppna fliken Rapport.   Sök fram Saknade tidrapporter (börja skriv ex Sak så kommer du snabbt till rapporter som börjar på S och hittar rapporten) Fyll i ordningsnummer ex 150 så hamnar rapporten högt upp i listan. Klicka på Spara.  Nu finns rapporten som ett snabbval i menyn Chef. På motsvarande sätt kan du göra för en funktion som du önskar lyfta fram i menyn.   Lycka till! Du hittar säkert fler rapporter eller funktioner som är användbara för era användare.        

I PX det finns möjlighet att sätta upp en automatisering av kontroll- och attestfunktionen för tid och utlägg. Genom automatisering kan ni påskynda processen i arbetsflödet för användarna i PX. Ni anpassar  detta enkelt i webbinställningarna utifrån era behov.   Det finns nya webbrapporter där man gör inställningar för automatisering av kontroll- och attest av tid- och utläggsrapporter.   Man gör inställningar av standardvärden här:  Välj Ekonomi/Administration/Inställningar standardvärden     Fyll i önskade inställningar.     Man kan även göra inställningar per attestgrupp:     Exempel från attestvyn utifrån uppsatt regelverk. Automatiseringen innebär att attestrutan automatiskt blir ibockad, men man måste aktivt klicka på knappen ”Utför attest” för att tidrapporten ska bli attesterad. Om en tidrapport faller utanför de kriterier man har ställt in så blir attestrutan ej ibockad.       

Flikar på startsidan Att du kan fylla din startsida med intressanta grafer kanske du redan visste om, men visste du att du kan ha upp till 5 flikar med egna grafer för att få bättre överblick? t ex en för uppdrag, en för anställda och en för kunder.

Året börjar närma sig sitt slut och med det en del förberedelser som behöver ske i Visma PX. OBS. Tänk på att året ska vara 2020.    Du hittar dokument för årsrutin för version 11 och 12, 9 och 10 samt för version 8 och tidigare (dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9) under rubriken Länkar, sedan Dokument Visma PX. Klicka på Rutiner för att se dokumenten.                 God jul och Gott nytt år önskar PX Supporten    

En gång per år måste licensen i DCE reaktiveras.   Detta gör du DCE Admin enligt nedan:   - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad    Skulle du få felmeddelande vid reaktiveringen så kontakta supporten.

För att öka antalet leverantörer som skickar e-fakturor kan det vara effektivt att regelbundet påminna och ställa krav på detta vid kommunikation med leverantören. En annan strategi är att tillhandahålla information om hur man tar emot e-fakturor så det är tydligt för leverantörerna.   Att informera sina leverantörer om att börja skicka e-fakturor kan ha flera fördelar, bland annat: Tidsbesparingar: Genom att använda e-fakturor minskar man manuell hantering och därmed tidsåtgång för både leverantören och mottagaren. Detta kan leda till kortare betalningstider och färre misstag vid fakturering.   Kostnadsbesparingar: E-fakturor kan minska kostnaderna för papper, porto och andra administrativa kostnader som är förknippade med att skicka fakturor manuellt. Dessutom kan e-fakturor minska risken för förlorade eller försenade fakturor, vilket i sin tur kan leda till förseningar i betalningar.   Bättre spårbarhet: E-fakturor ger bättre spårbarhet och ökad transparens genom hela faktureringsprocessen. Detta kan bidra till att minska risken för felaktiga fakturor och tvister.   Miljövänligare: Genom att använda e-fakturor minskar man pappersanvändningen och därmed den negativa miljöpåverkan.   Effektivitet: E-fakturor kan integreras direkt i företagets affärssystem (ERP) och leverantörsfakturahanteringssystem (EFH), vilket kan leda till effektivare fakturahantering och lägre risk för manuella fel.   Sammanfattningsvis kan införandet av e-fakturor förbättra effektiviteten, minska kostnaderna, öka spårbarheten och minska den negativa miljöpåverkan. Genom att informera leverantörerna om att börja skicka e-fakturor kan man uppmuntra användningen av denna teknik och därmed dra nytta av dess fördelar.

Ändra avskrivningstid Om du behöver ändra fältet Typ på avskrivningsregeln gör du det på fliken "Avskrivningar". När ändringen är sparad, kommer Visma Control automatiskt att räkna om avskrivningarna framåt baserat på den nya inställningen. Exempel: Du har en anläggning med ett inköpsvärde på 1,2 Mkr och anger först en avskrivningstid på 10 år. Den första avskrivningen blir då 10 000 kr. Efteråt inser du att avskrivningstiden istället ska vara 5 år. Visma Control räknar då om den återstående avskrivningen så här:   Återstående värde: 1,2 Mkr - 10 000 kr = 1,19 Mkr Ny avskrivningstid: 59 månader (5 år = 60 månader, minus 1 månad som redan skrivits av). Ny månatlig avskrivning: 1,19 Mkr ÷ 59 månader ≈ 20 169,49 kr per månad   Justera tidigare avskrivningar Om du även vill ändra beloppet för en redan bokförd avskrivning, till exempel till 20 000 kr per månad, gör du så här:   Gå till menyn "Anläggning / Sök" och välj aktuell anläggning. Klicka på "Ladda". I kolumnen "Händelsetyp" hittar du posten för avskrivningen, exempelvis med beloppet 10 000 kr. Klicka på mappikonen bredvid händelsen "Avskrivning". Ändra beloppet i den vy som öppnas och klicka på Spara.   När ändringen är sparad kommer Visma Control att:   Uppdatera anläggningsregistret. Reversera den tidigare verifikationen. Skapa en ny verifikation med det nya beloppet.   Ändra konto för avskrivningar Om du istället vill ändra konto för avskrivningen:   Öppna samma vy som beskrivits ovan. Ändra kontot för avskrivningen och klicka på Spara. För att kontot ska ändras även för framtida avskrivningar behöver du även justera kontot på fliken "Avskrivningar" direkt på anläggningen.   Med dessa steg har du full kontroll över både avskrivningar och konton i systemet.

När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i DCE.    "(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."   Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Visma Control. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna. Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.    Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.       Tips: Fakturor kan också flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Tänk också på att ni kan både sakgranska och attestera fakturor i DCE Mobile. Läs mer om det här   Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

För att smidigt kunna hantera förändringar i ditt anläggningsregister, kan du i Anläggning / Anläggning direkt vidta olika steg. Huvudboken uppdateras utifrån de val du gjort.    Dela anläggningar: Det finns möjlighet att dela en anläggning. Det kan vara aktuellt om du till exempel vill sälja en del av anläggningen, eller om en del av anläggningen ska tillhöra ett annat kostnadsställe. Alla belopp och tidigare bokförda avskrivningar fördelas proportionellt mellan den ursprungliga och den nya avdelade anläggningen. Slå ihop anläggningar: Processen är lämplig när flera preliminära anläggningar har skapats via fakturor i leverantörsreskontran och behöver konsolideras till en huvudpost. Det är också användbart om du vill öka eller minska inköpsbeloppet. Minst en av anläggningarna behöver vara preliminär. De preliminära anläggningarna raderas efter sammanslagningen. Sälja anläggningar: När en anläggning säljs uppdateras status till "utrangerad, såld". Det är möjligt att sälja flera anläggningar samtidigt genom att ange ett totalt försäljningsbelopp som fördelas jämnt över de valda anläggningarna.  Hör av dig om du har frågor eller funderingar som gäller anläggningstillgångar.