Användartips för Visma PX

Dokumenthanteringen har nu funnits med i ett par versioner och vi vill tipsa er om lite fler sätt att utnyttja funktionaliteten.    Ni vet väl att man enkelt kan lägga till en ny dokumenttyp i klienten? Gör så här: Välj Administration/Inställningar/Generella/Dokumenttyper Sök fram t ex Dokumentkategori Kund och Ladda Välj Ny dokumenttyp   Fyll i Namn/Beskrivning Bocka i om Beskrivning krävs, i exemplet väljer jag endast länkar och att utgångsdatum Får anges. Fyll i vilka Behörigheter som ska få tillgång till i detta fall länken OBS! Glöm inte översätta dokumenttypen om ni har inställningen språkhantering.    Nu kan dokumenttypen användas i både klienten och webben.   Jag visar i webben hur man kan kan göra. Uppdragsledaren öppnar ett uppdrag och fliken Uppdragsinformation. Klicka på Länken vid Dokument Välj Dokumenttyp Hemsida och Mediatyp Länk och länka till en hemsida ( ex Visma.se) och beskrivning om det har valts som obligatoriskt. Tryck på Ladda.    Nu finns det istället en 1:a på dokument på kunden. Klicka på 1:an .    Klicka på  ögat och hemsidan öppnas.   Hoppas ni via detta exemplet ser fler möjligheter hur ni kan utnyttja dokumenthanteringen.   Ha en fin kväll i vårsolen! 

Vill dela med mig av några tips till er som tidrapporterar.     Sökning med Autocomplete Innebär att du t ex i uppdragsfältet kan skriva en del av ett uppdragsnummer, benämning på uppdraget, del av kundnamn . Det fungerar även i tidkod, aktivitet och arbetsuppgift.       Mellanslag Genom att trycka på mellanslagstangenten på t ex aktivitet få upp vilka aktiviteter som finns. Du slipper trycka på förstoringsglaset och får lätt upp förslag att välja mellan.       Sortera  Du kan enkelt sortera i din tidrapport genom att trycka på ex uppdrag i nedre delen av tidrapporten. Det går att sortera på  alla kolumnerna som tidkod, uppdrag, aktivitet , arbetsuppgift text, kategori och summa. Sorteringen ligger kvar så länge du har tidrapporten öppen.     Passar även på att önska dig en GLAD PÅSK 🐣!

För att söka fram ovan info på ett enkelt sätt kan du använda fakturalistan som finns i  Visma PX-klienten.   Gör så här: Välj Fakturering/Hantera fakturor/Öppna   Fyll i ditt urval t ex Kund-ID, välj Skickade/Utskrivna och tryck OK. I listan som visas ser du i kolumnen Vänd om fakturan är vänd och i kolumnen Ref.faktura visas vilken faktura den är kopplad till.   Om det står ja i kolumnen Red har fakturan redigerats.            

Med den nya funktionaliteten Lista transaktioner kan du som ekonom/administratör söka fram info om uppdragstransaktioner utan att behöva ta hjälp att göra en SQL-sökning.    Har du som har version 14 börjat använda den? Om inte läs mer här.   Listan hittar du i klienten i fliken Fakturering/Registrera/Lista uppdr.transaktioner      

Vill dela med mig av ett tips som kan underlätta hanteringen av fakturaunderlag i klienten.   När du har laddat upp fakturaunderlagslistan så finns det navigeringspilar som du kan använda när du är inne på ett fakturaunderlag.    Gör så här: Gör ditt urval och öppna upp ett fakturaunderlag. Längst upp under navigering finns pilar som du kan använda om du vill bläddra mellan underlagen.     Om du även bockar i öppna nästa så kommer du automatiskt till nästa underlag när du fakturerat och slipper gå tillbaka till fakturaunderlaglistan.   Knappen = innebär att du kommer tillbaka till fakturaunderlagslistan.   Hoppas detta hjälper dig att hantera fakturaunderlagen snabbare.

Det finns 2 sätt att enkelt se hur fakturan såg ut när den skickades till kund.  Beskrivningen avser er kunder som har version 13 eller 14.   I klienten Välj Fakturering/Hantera fakturor/ Öppna  Vet du fakturanumret kan du fylla i det i urvalsbilden, välj Skickade/utskrivna och OK.   I fakturalistan som visas klickar du på ögat och får upp fakturan på skärmen.   På webben Välj  Uppdragsledare/Mina debiterbara uppdrag, välj uppdrag och gå till fliken Fakturering. Klicka på beloppet i kolumnenFakturering inkl     Nu visas de fakturor som har skickats och du kan klicka på ögat och få upp fakturan på skärmen.              

Vill gärna berätta om några tips till era webbanvändare så att deras vardag blir enklare. Länkarna i tipsen leder till ett Communityinlägg med en längre beskrivning.   Använd Bokmärke när du hittat en favoritrapport som du gillar extra mycket och enkelt vill hitta tillbaka till.  Är ni flera som vill ha koll på ett uppdrag då kan Biträdande uppdragsledare vara lösningen. För att få en snabb överblick använd Dashboards på startsidan. Ha koll på era dokument genom att använda Dokumenthantering. Se fakturakopia direkt i uppföljningen. Underlättar för er på ekonomiavdelningen. Välj  Upppdragsledare/Mina debiterbara uppdrag/Fakturering Klicka på understruken länk under Fakturering inkl   Klicka på ögat och fakturakopian visas på skärmen    Hoppas tipsen hjälper er och era kollegor!         

 Hej!   Nu när julen står runt hörnet och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13     God Jul och Gott nytt år!

Ett tips till  er som har användare som har behörighet till många attestgrupper och önskar att startsidan ska laddas snabbare. Det finns en inställning där man kan exkludera attestgrupper från startsidan, användaren kommer fortfarande åt all info via menyn Chef/Kontrollera/Attestera.   Gör så här: Välj Chef/Kontrollera/Attestera  Bocka ur de grupper som inte ska laddas till startsidan          

I PX det finns möjlighet att sätta upp en automatisering av kontroll- och attestfunktionen för tid och utlägg. Genom automatisering kan ni påskynda processen i arbetsflödet för användarna i PX. Ni anpassar  detta enkelt i webbinställningarna utifrån era behov.   Det finns nya webbrapporter där man gör inställningar för automatisering av kontroll- och attest av tid- och utläggsrapporter.   Man gör inställningar av standardvärden här:  Välj Ekonomi/Administration/Inställningar standardvärden     Fyll i önskade inställningar.     Man kan även göra inställningar per attestgrupp:     Exempel från attestvyn utifrån uppsatt regelverk. Automatiseringen innebär att attestrutan automatiskt blir ibockad, men man måste aktivt klicka på knappen ”Utför attest” för att tidrapporten ska bli attesterad. Om en tidrapport faller utanför de kriterier man har ställt in så blir attestrutan ej ibockad.       

Året närmar sig sitt slut och med det följer en del förberedelser som behöver ske i Visma PX. OBS! Tänk på att året ska vara 2022.    Det finns dokument för årsrutin för version 13-14, 11-12, 9-10 samt för version 8 och tidigare (dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9)   Här finns dokumenten: Rubriken Länkar, sedan Dokument Visma PX . Klicka på Rutiner för att se dokumenten.     För Visma Control kan du även delta i ett webinar om årsbytesrutin den 9 december.      

Om du har en webbrapport som du använder ofta då kan du klicka på grafikonen på vänster sida på webbrapportsidan och du får enkelt den nya grafen till din dashboard.    Här är ett exempel på hur det går till:   På vänster sida ser du grafikonen och genom att klicka på den kommer du till en bild där du väljer vilken sorts graf du vill använda.     Klicka på välj.     Efter att du har valt vilken graf du vill använda kan du även välja i vilken flik på startsidan som du vill visa grafen.       Så fort du har sparat detta kommer den nya grafen visas i din dashboard.  

Vi på Visma har många namn och benämningar och jag förstår att det inte är helt lätt att hänga med när vi pratar om våra processer  och våra tjänser Visma.net  AutoInvoice och Visma.net Autopay med Visma Control/Visma PX  Dessa  kan enkelt förklaras såhär:    Visma.net AutoInvoice är en tjänst som har två huvudfunktioner, att skicka kundfakturor samt att ta emot leverantörsfakturor. AutoInvoice hanterar alla fakturor, oavsett om det är pappersfakturor, PDF eller e-fakturor (XML).       Visma.net AutoPay automatiserar manuella steg för att skicka och ta emot elektroniska in- och utbetalningar. AutoPay tar bort den manuella hanteringen av bankfilerna som traditionellt måste hämtas och skickas via externa program. Med AutoPay kan du sköta in- och utbetalningar direkt via ditt affärssystem.        

I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera  uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.   Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.   Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text .   Läs mer här om hur det fungerar.   Not: Funktionen kom redan i version 11. 

Vill du slippa att alltid fylla i datumet inne på fakturaunderlaget vid ändring och flyttning? Då finns det en systeminställning som underlättar detta.   Gå till Inställningar/Systeminställningar och fliken Fakturering. Angivet bokföringsdatum kommer föreslås på fakturaunderlag för ändringar och flyttningar. Det går även att bocka i att det inte får ändras. Om datumet är blankt så behöver datumet anges varje gång en ändring/flyttning sker.  

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

Tips till era medarbetare om hur de kan använda bokmärken som favoriter.