Om en anställd har varit frånvarande mer än 12 arbetspass under en och samma månad kan det göras avdrag på hela månadslönen. Det är viktigt att notera att detta inte sker automatiskt i systemet, utan måste hanteras manuellt i löneberäkningen.
När du behöver göra avdrag för hela månadslönen, klickar du på de tre strecken högst upp till vänster. Därefter väljer du alternativet "Avdrag för hela månadslönen"
Vilket genererar ytterligare en rad i löneberäkningen "Avdrag månadslön"
För att säkerställa korrekta avdrag, behöver du även nollställa de frånvaroavdrag som har skett under avvikelsemånaden. För att göra detta, klickar du på de tre strecken högst upp till vänster och välj alternativet "Nollställ frånvaro"
Det är viktigt att utföra denna åtgärd, eftersom det säkerställer att frånvaroaktiviteterna inte tas bort när löneberäkningen görs i löneprogrammet. Detta påverkar nämligen vissa ackumulatorer, såsom semesterlönegrundande frånvaro. Observera att när man gör avdrag för månadslönen, är det föregående månadens lön som justeras, vilket i vårt exempel innebär juli månadslön.
I de fall där man gör avdrag för månadslön bör timmarna för arbetad tid under perioden kompenseras, vilket i vårt exempel innebär 32 timmar i juli. För att göra detta, klicka på plustecknet "Ny rad" längst upp till höger.
I vårt exempel justerar vi augustilönen för att ta hänsyn till avvikelser i juli, där Diva haft semester under 19 arbetspass och arbetat 4 dagar. Efter att ha genomfört dessa justeringar ser löneunderlaget ut så här:
När man väljer att göra avdrag för månadslönen och ersätta den med timlön, är det viktigt att kontrollera om månaden innehåller helgdagar.
Dessa helgdagar ska kompenseras med timlön enligt avtal, se §9 4 mom "Bibehållen lön"
Detta tillämpas även om den anställde befinner sig i en sjuklöneperiod då arbetsgivaren betalar sjuklön, vilket gäller de första 14 kalenderdagarna.
Exempel vid sjuk hel månad och där helgdagar finns.
När personen blir sjuk den 2 juni, börjar en sjuklöneperiod som behöver beaktas i julis löneutbetalning med avseende på juni månads avvikelser. För den inledande sjuklöneperioden, som varar i 14 dagar, är det arbetsgivaren som ansvarar för att betala ut sjuklön. Under den här perioden ska den anställde erhålla sjuklön enligt de gällande avtal.
Så här ser löneunderlaget ut från start:
I exemplet har den anställde varit frånvarande mer än 12 arbetspass. Vi gör då "avdrag för hela månadslönen" och "nollställer frånvaron". Vi lägger också till 8 timmars timlön för helgdagen den 6 juni, eftersom inget avdrag görs den dagen då arbetsgivaren betalar sjuklön.
Efter att ha genomfört justeringarna ser löneunderlaget ut så här:
OBS! Om ni i inställningarna har valt att exportera datum på lönearten "Avdrag månadslön", kommer datum för innevarande månad att exporteras i lönefilen. Efter importen till löneprogrammet behöver ni manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser, som i vårt exempel juli. Under Register > Lönearter kan ni välja om datum ska skickas över på lönearten. Du kan läsa mer om detta i vår artikel lönearter
I denna artikel kan ni läsa mer om hantering vid längre sjukfrånvaro.
Vi byter nu inloggningsmetod för anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com till Visma Connect, vilket innebär inloggning med e-postadress och lösenord.
Transpa, en del av Visma, använder nu en central inloggning för alla sina produkter, baserad på e-postadress och lösenord. Den nya metoden, Visma Connect, är utformad för att minimera säkerhetsrisker och har flera fördelar. Systemanvändare i Transpa började använda denna metod redan 2018, och nu följer även chaufförer och andra anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com.
Visma Connect erbjuder smidig inloggning genom funktioner som FaceID, fingeravtryck och Bank-ID. Anställda har möjlighet att själva återställa eller ändra sina lösenord vid behov. För att ytterligare höja säkerheten finns stöd för tvåfaktorsautentisering, exempelvis via en autentiseringsapp eller SMS-kod.
Vid övergången till detta säkra system har vi även lanserat en ny personallista i Transpa för att underlätta implementeringen.
För en översikt över processen och viktiga händelser, se nedanstående sammanställning samt den bifogade manualen för aktivering och inloggning, som med fördel delas med all personal.
När ert företag/databas aktiveras för övergången till Visma Connect, visas information på startsidan i Transpa. Där får ni en kort översikt över viktiga händelser, som när ni får tillgång till den "Nya" personallistan och när anställda kan bjuda in sig själva genom ett formulär. Övergångsprocessen sträcker sig över 30 dagar. För detaljerade steg, se här:
Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)
Steg 2: Ny personallista (Dag 10)
Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20)
Steg 4: Obligatoriskt e-postaktivering för anställda (Dag 30)
Frågor och Svar (öppnas i ny flik)
Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)
Den blå informationsrutan visas nu till höger på startsidan, där ni tydligt ser vilka steg och de aktuella datum för er övergång.
Steg 2: Ny personallista (Dag 10)
Ni får nu tillgång till en uppdaterad personallista som ger en tydlig överblick över era anställda. Ett nytt verktyg för att bjuda in till Connect via e-post är tillgängligt och behövs för att anställda ska kunna aktivera och använda sina konton.
Personallistan visar också status för inbjudningar och aktiveringar under kolumnen "Connect Status", där ni enkelt kan följa vem som har blivit inbjuden eller mottagit välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto.
Följ status i aktiveringsprocessen
Ni får också en bra överblick över er personal där ni ser status på vem som har blivit inbjuden, eller vem som har fått välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto. Aktuell status ser ni på höger sida i personallistan under kolumnen "Connect Status", och det fungerar på samma sätt som när man bjuder in en systemanvändare i systemet.
Statussymboler
- Orange utropstecken: Den anställde är inte inbjuden eller registrerad i Connect.
- Klockan: Användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet.
- Grön bock: Den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Och kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.
Systemanvändare bjuder in anställda för aktivering
Du kan dessutom själv bjuda in dina anställda om ni hellre föredrar det alternativet. Notera dock att det mest effektiva är att låta de anställda göra det själva via formulär vid inloggning från start dag 20. (avser steg 3)
Vid nyanställning gäller dock denna hantering.
Öppna den anställdes personkort och klicka på "Aktivera login", fyll i deras e-postadress (om den inte redan finns angiven sedan tidigare.) Klicka sedan på "Spara och bjud in", Välkomstmejl skickas till den anställde som har 24h att aktivera sitt konto.
Aktivering av anställd som redan innan är connect-ansluten
Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. För ytterligare information, se avsnittet om samlad inloggning längst ner i denna artikel.
Läs gärna mer om den nya personallistan och dess funktioner här.
Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20)
Anställda som ännu inte bjudits in till den nya inloggningsmetoden kan nu aktivera sig själva genom att logga in och fylla i sin e-post i ett formulär. Därefter skickas en inbjudan till deras e-post (kontrollera skräppost om mejlet saknas).
Den anställde har möjlighet att skjuta upp denna aktivering i 10 dagar, genom att klicka på Avbryt och fortsätta till gamla inloggningen. Därefter, från dag 11, måste e-postaktiveringen genomföras.
Efter att en anställd har fyllt i sin e-post och skickat inbjudan till sig själv, har de 24 timmar på sig att aktivera länken i e-postmeddelandet. Därefter anger de sitt lösenord och kan logga in med den nya metoden via connect.mytranspa.com.
Välkomstmejl
Ämne: Välkommen till TransPA
Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com
Steg 4: Obligatorisk e-postaktivering för anställda (Dag 30)
Har anställd inte tidigare aktiverat sitt nya inlogg krävs detta nu. Vid nästa inloggning anges e-postadress via formuläret, klicka på "Godkänn" och välkomstmejl skickas till anställdes e-post. Välkomstmejl bör godkännas inom 24 timmar innan länken blir ogiltig och nytt mejl behöver skickas
Välkomstmejl
Ämne: Välkommen till TransPA
Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com
Om den anställde inte aktiverat sitt konto inom 24 timmar blir länken i välkomstmejlet ogiltig. De kan dock begära en ny länk, som ger ytterligare 24 timmar för aktivering.
Skicka om välkomstmejl
Om den anställde aktiverat sitt nya konto inom 24 timmar, kan man som systemanvändare skicka om inbjudan via personkortet genom att klicka på "Skicka om välkomstmejl" under fliken "Allmänt" och Inställningar för inloggning (Visma Connect)
Samlad inloggning för samtliga Visma produkter
Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till.
Tips & Tricks, bra att veta
Sker er tidrapportering på en enhet som delas med andra?
Inloggningsmetod med e-post som identifierare är väldigt vanlig idag. Många fördelar finns som förenklar inloggningen och ökar säkerheten för den enskilde användaren. För er som tidrapporterar med en eller flera gemensamma enheter för personalen vill vi tipsa om tillvägagångssätt vid inloggning på en enhet som inte tillhör dig. Allt för att upprätthålla och säkerställa en smidig och säker upplevelse.
Frågor och svar
Saknar ni något? Här finner ni frågor och svar om inloggning med Visma Connect
.gif "VISMA"){kind=icon}
Få uppdateringar på det här inlägget i din inkorg
Klicka på de tre prickarna till höger i inlägget/artikeln och välj Prenumerera.
Läs mer om prenumeration här
Visma Finland
Visma Lettland
Visma Nederländerna
Visma Norge
Visma Sverige
Visma Developers & Partners
Visma Latinamerika