Användartips för Visma TransPA

Här kommer en förklaring till hur TransPA beräknar sjuklön Sjuklön i korthet När en anställd blir sjuk behöver du som arbetsgivare säkerställa att du betalar ut rätt sjuklön. Sjuklönen ska motsvara 80 procent av vad den anställde hade tjänat om hen hade arbetat.    Om ni vill läsa om karensavdrag, se vår artikel karensavdrag Transportavtalet   Allmänt om beräkningen I underlaget för timlön skall ingå samtliga utbetalda löneposter förutom övertid, restidsersättning och traktamente.  Timlönen skall minst uppgå till grundtimlön + ordinarie premiekomp + schemalös premiekomp (vid tillämpning av 3 § 5b) + personliga tillägg (fasta och timbaserade)   Övertid skall inte räknas med i arbetade timmar då den tiden ingår i arbetad tid. Frånvaroposterna ska tas med eftersom frånvarotiden ingår i månadslönen   Vid kontrollräkning av sjuklön Lägg ihop summan av följande lönerader: Månadslön Timlön Veckolön Övertid (dock ej övertidsersättning) OB vardag OB helg Tillägg (både fasta och timbaserade) Premiekomp Schemalöst arbete (vid tillämpning av 3 § 5b) Måltidskuponger Uppfyllnadstid mot garantilön Milersättning Milersättning dubbelbemanning Timlön utland Timlön helg utland Lastningar/lossningar   Räkna nu fram och summera antalet timmar av följande lönerader: Arbetad tid (tänk på att övertid är inkluderad i arbetad tid, så du inte räknar med den två gånger) Semesterfrånvaro Sjukfrånvaro Övrig frånvaro (inkluderar frånvaro utan lön) Frånvaro med lön (t ex permission) Uttag från kompbank Uttag från flextidsbank Uttag från arbetstidsförkortning   Dela nu totalsumman med totala antalet timmar så får du resultatet av den genomsnittliga förtjänsten. Multiplicera nu resultatet med 0,8 (80%) för att få fram sjuklönens timlön.   Här finns en artikel som ger er ett exempel på beräkning av sjuklön, samt förklarar vilka kalenderkvartal du skall kontrollera när en anställd blir sjuk vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete 3 § 5 mom B eller vid lokala överensekommelser.   Kända begränsningar, beräkning av sjuklön Vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser enligt 3 § 6 mom där man inte har kryssat i "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" har TransPA satt ett maxbelopp för sjuklön som för närvarande är satt till 160kr per timma.  Vid dessa arbetstidsförläggningar räknar TransPA fram en sjuklön baserat på genomsnittlig timlön från föregående kalenderkvartal. Dvs sjukfrånvaro som uppstår i oktober, som ju tillhör kvartal 4, räknas då fram baserat på underlag från kvartal 3, dvs juli, augusti och september. Denna beräkning grundar sig i Transportavtalets avtalstext "I sjuklöneunderlaget skall ett genomsnitt av det ob-tillägg som utbetalats senast föregående kalenderkvartal ingå."   Utan taket hade vi kunnat se fall där en oönskad och orimligt hög sjuklön beräknas. Exempel när detta kan inträffa är om intjänandebeloppet i förhållande till antalet timmar är onormalt högt eller när vi saknar tillräckligt beräkningsunderlag från föregående kvartal   Ska vi spara lönen som den är när vi ser beloppet 160kr per timma med varningen ? Har ni fall där tillräckligt beräkningsunderlag finns och varningen kommer? Kanske har den anställde ett högt extra tillägg i premiekomp, många ob-timmar och dessutom övertid i föregående kvartal vilket skulle resultera i högre sjuklön än 160kr per timma? I dessa fall kommer vi alltså inte klara att visa upp en sjuklön som är högre än vårt nuvarande sjuklönetak på 160kr. Varningen kommer då och ni kan om ni önskar göra en egen beräkning och ändra beloppet TransPA föreslagit. Har det skett någon förändring i beräkning och funktion för sjuklön i TransPA?  Det som hänt i vår release-2021-64 som släpptes måndag 23 augusti 2021 är att vårt tak för sjuklön har höjts från 144kr till 160kr. Vi har förtydligat löneraden för sjuklön och informerar nu med en varning i de fall då TransPAs maxbelopp begränsar sjuklönen till 160kr. Vår metod och logik hur vi räknar sjuklön är dock helt oförändrad sedan tidigare. Sjuklön beräknas olika beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde går på. Här nedan är en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna som finns i TransPA med en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Arbetstidsförläggning enligt Transportavtalet 

Följande gäller för Transportavtalet under förutsättning att man är vecko- eller månadsavlönad. Sjuklön från arbetsgivaren genereras i TransPA de första 14 kalenderdagarna. De första 8 timmarna i sjukdomen är karenstimmar då ingen sjuklön utges, eller rättare sagt 1/5 av veckoarbetstiden, så det fungerar även för deltidsanställda. Därefter skall arbetsgivaren stå för sjuklön fram till dag 14. Eftersom TransPA  räknar de dagar som är sjukmarkerade i ett streck är det viktigt att samtliga kalenderdagar är sjukmarkerade, även arbetsfria dagar och helger. Sjukfrånvaro dras i efterföljande månad, och vid längre sjukdomsförlopp kan det betyda att man ligger ute med en månadslön.   Exempel: Den anställde insjuknar den första augusti. När augustilönen körs utbetalas hela månadslönen för augusti och inget avdrag för sjukfrånvaro görs.   I lönekörningen för september görs sjukavdraget från augusti och då kan det se ut enligt nedan. Om den anställde varit sjuk hela augusti betalas ingen månadslön ut. Frånvaroavdrag görs i antal sjukfrånvaro timmar och här uppstår en differens jämfört med månadslönen. Differensen kan slå åt båda hållen, både med för stort och för litet frånvaroavdrag, beroende på antalet timmar som månaden innehåller. Här finns enkla åtgärder i TransPA som hjälper dig bli av med den oönskade differensen.  Klicka på den blå runda ringen och utför de båda åtgärderna "Gör avdrag för hela månadslönen" samt "Nollställ frånvaroavdrag". Här nedan syns effekten efter de båda åtgärderna. Frånvaroavdraget har nu jämställts med månadslönen och antalet sjukfrånvarotimmar har inte påverkats, vi får med oss timmarna över till ert löneprogram. I vårt exempel är den anställde frisk igen den första oktober. I oktoberlönen dras sjukfrånvaron för september, vilket betyder att ingen månadslön betalas ut denna månad heller. Det är först i november den anställde får en hel månadslön igen. Augusti September Oktober November SJUK SJUK FRISK FRISK Inget sjukavdrag Sjukavdrag för augusti Sjukavdrag för september Inget sjukavdrag   I denna artikel kan ni läsa om avdrag från månadslön vid semester, sjukfrånvaro och annan längre frånvaro,

Har en anställd varit frånvarande fler än 12 arbetspass under en och samma månad kan man göra avdrag med hela månadslönen detta är inget som sker med automatik i systemet utan det blir en manuell hantering i löneberäkningen.    Vi de tillfällen man vill göra avdrag för månadslön, klickar man på den blåa ringen längst upp till vänster välj sedan  " Avdrag för hela månadslönen"    Vilket genererar ytterligare en rad i löneberäkningen "Avdrag månadslön"  Samtidigt måste man tillse att man nollställer de frånvaroavdrag som skett under avvikelsemånaden genom att klicka på den blåa ringen längst upp till vänster välj sedan "Nollställ frånvaro"     Det är viktigt att man utför denna åtgärd, eftersom man inte vill ta bort frånvaroaktiviteterna när de kommer till löneberäkningen i löneprogrammet, då vissa ackumulatorer påverkas såsom semesterlönegrundande frånvaro etc. Den månadslön man gör avdrag för är föregående månadslön d.v.s i vårt exempel nedan juli månadslön.   OBS! Om ni har i inställningen exportera datum på lönearten "Avdrag månadslön" kommer datum för innevarande månad exporteras i lönefilen, det ni behöver göra efter importen till löneprogramet  är att manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser i vårt exempel juli. Under register-lönearter väljer ni om datum ska skickas över på lönearten i denna artikel kan ni läsa mer.   I de fall man gör avdrag för månadslön ska timmarna för arbetad tid i perioden kompenseras i juli i vårt exempel 24 timmar, längst upp till höger klicka på  "ny rad"  Välj timlön och ange antalet timmar     I vårt exempel arbetar vi med månadslön för augusti och avvikelseperiod för juli, Truls har haft semester 20 arbetspass under juli 2019.   Vid de tillfällen man väljer att göra avdrag för månadslönen och ersätta med timlön är det viktigt att kontrollerna om månaden innehåller helgdagar. Dessa ska då kompenseras med helglön enligt avtal se §9 4 mom.   I denna artikel kan ni läsa mer om hantering vid längre sjukfrånvaro.

TransPA utför beräkning av sjuklön automatiskt, men önskar du utföra en egen kontrollberäkning, så visar denna artikel hur du går till väga för att beräkna sjuklönen för en anställd som går på arbetsförläggning schemalöst arbete 35B eller Lokal överenskommelse (där man inte har kryssat i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro").   När man beräknar sjuklön för den anställde är det viktigt att man kontrollerar föregående kalenderkvartal vilket då menas med att man kontrollerar föregående löneperiodens kalenderkvartal.   Exempel Här är ett exempel på hur systemet räknar sjuklön på en anställd som är sjuk mellan den 5/9 till 11/9 och skall då få sjuklön i oktobers löneperiod.     För att beräkna denna sjuklönen på 158,73 kr behöver vi kontrollera kalenderkvartal Juli - Aug - Sept löneperiod. Räkna samman inkomsten och Arbetad tid se nedan   Här är underlaget för Juli - Augusti - September som behöver räknas samman.     Juli löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            2130 kr Premiekomp                    725 kr Schemalöst arbete          435 kr Ob-tillägg vardag             408 kr Ob-tillägg helg                 204 kr   Tot sum:                      32416 kr   Arbetad tid                      145h Föräldraledig                       8h   Tot Tid :                             153h          Augusti löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            4260 kr Premiekomp                    650 kr Schemalöst arbete         390 kr Ob-tillägg vardag            272 kr Måltidskuponger            600 kr   Tot sum:                      34686 kr    Arbetad tid                     130 h Semesterfrånvaro           56 h   Tot tid:                              186 h          September löneperiod. Månadslön                          28514 kr Övertid                                   2621 kr Premiekomp                           880 kr Schemalöst arbete                528 kr Ansvarstillägg                      3000 kr Ob-tillägg vardag                  272 kr Måltidskuponger                  850 kr   Tot sum:                            36665 kr   Arbetad tid                            176 h Uttag från kompbank              8 h   Tot tid:                                    184 h       Räkna samman alla värden från varje månad se nedan. Månader Arbetad tid Inkomst  Juli 153 h 32,416kr  Augusti 186 h 34,686 kr September 184 h 36,665 kr  Total 523 h 103767 kr   Dela inkomst med Arbetad tid och gångra med 0,80  103767 /  523 = 198,40 * 0,80 = sjuklön 158,73 kr / h        Här listar vi upp vilka månader som den anställde blir sjuk i och vilka månader som man skall kontrollera löneunderlaget i.   Beräkna sjuklön för den anställde under Jan - Feb - Mars kontrollera föregående kalenderkvartal Okt - Nov - Dec löneperiod .  Beräkna sjuklön för den anställde under Juli - Aug - Sept kontrollera föregående kalenderkvartal April - Maj - Juni löneperiod. Beräkna sjuklön för den anställde under Okt - Nov - Dec kontrollera föregående kalenderkvartal Juli - Aug  - Sept löneperiod.     Vill du läsa mer om vilka lönerader som skall räknas samman kolla i denna artikeln: Beräkning av sjuklön, Transportavtalet