För att komma igång med Visma.net på bästa sätt har vi för dig som ny användare samlat ett antal artiklar och guider som går igenom de första delarna du stöter på som ny användare i Visma.net.
I Visma.net Admin administrerar man behörigheter för användare under fliken Användare och roller. Under fliken Användare listas alla användare som har tillgång till olika delar av företaget.
Genom att klicka på en användare ser man en detaljerad översikt vilken tillgång den specifika användaren har i systemet.
I kolumnen Koppling ser man vilka företag användaren har tillgång till medan övriga kolumner visar vilka roller man har i respektive företag. Vilka tjänster som visas i denna vy är beroende av vilka licenser som aktiverats för företaget. Tillgång till nya företag ges via rullgardinsmenyn Ge tillgång till.
Under fliken Roller har man istället möjlighet att välja ett företag för att sedan tilldela olika roller till flera användare samtidigt.
Under fliken Företag ser man en översikt av alla licenser som är aktiverade på företaget, dvs. vilka tjänster som är tillgängliga i respektive företag.
Välj ett företag i listan genom att klicka på det för att se mer specifik information om företagets information och aktiverade tjänster. OBS! För möjlighet att skapa nya företag och ändra på vilka tjänster som skall vara aktiva för ett företag behöver användaren ha rollen Customer administrator.
<< Föregående
Kom igång med Visma.net
Nästa >>
Välkommen till Visma.net Admin I adminmodulen styr du användare och företag. Här tilldelar man roller till olika användare samt aktiverar/inaktiverar tillgängliga tjänster till företag. Utöver det kan man här ge konsult/supportpersonal tidsbegränsad inloggning till företaget vid behov.
Det första man möts av är Startsidan. Här får man bl.a en översikt över de företag och användare som skapats, man ser de senaste ändringarna som gjorts samt hittar länkar till nyttiga tips om adminmodulen:
Vidare i denna artikel kan du läsa mer om de olika flikar som är tillgängliga i Visma.net Admin.
Användare och roller Översikt av alla användare som tillhör kunden, här har du möjlighet att lägga till och ta bort olika roller för användare.
Företag Visar alla företag som är kopplade till kunden, här har du möjlighet att aktivera och inaktivera olika tjänster för dina företag.
Fakturor Översikt av fakturor som kommit från Visma.
Support Område där du kan ge tillgång till partnerkonsult och/eller Visma personal vid behov för kontroll. Här kan du även revisor tillgång i samband med årsavslut.
Inställningar Generell kundinformation och möjlighet att redigera vissa gruppinställningar samt säkerhetsinställningar.
Användarnamn och kundnamn Här ser du vilken kund informationen som visas tillhör. Om du som användare har tillgång till flera olika kunder kan du välja dessa i denna meny. Vidare kan du ändra information och inställningar för din användare som t.ex. språk, telefonnummer, samt hur du vill logga in i Visma.net.
<< Föregående
Kom igång med Visma.net
Nästa >>
Det första som möter dig när du har loggat in i Visma.net är Visma Home.
Här hittar du alla moduler och tjänster som din användare har tillgång till, och av denna anledning kan fönstret se olika ut för olika användare.
Viktigt!
Saknar du någon modul eller tjänst i Visma Home måste en användare med behörighet som administratör ge dig tillgång genom att tilldela nödvändiga roller för det aktuella företaget.
Lite information om de vanligaste modulerna
I den här modulen administrerar du användare och företag. Här tilldelar man roller till olika användare samt aktiverar/deaktiverar tillgängliga tjänster till företag. Notera att det är endats användare med administratörsroller som har tillgång till denna modul.
I Approval har du möjlighet att godkänna fakturor, utlägg m.m. om du har rollen Invoice Approver. Är du dessutom Administratör i Approval kan du skapa godkännandeflöden för fakturor samt se alla fakturor som ligger i flödet för godkännande.
Fakturamotorn i Visma.net ERP heter Autoinvoice. Här kan du hantera både in- och utgående fakturor direkt i systemet oavsett hur de skickats eller mottagits.
Autopay är betalningsförmedlaren och länken mellan Visma.net ERP och din bank. Det innebär att du kan hantera alla inkommande och utgående transaktioner direkt i systemet. Godkännandeprocessen är inbyggd och kan anpassas med hänsyn till de rutiner och krav som gäller i ditt företag.
När en utgående betalning är godkänd uppdateras din bank automatiskt och du kan följa med på alla transaktioner så att du alltid vet aktuell status på en utgående betalning.
Financials är ett molnbaserat ekonomisystem och är själva kärnan i Visma.net ERP. Systemet hjälper dig med olika områden inom redovisning och finans som exempelvis huvudbok, anläggningstillgångar, bank, valuta, projektredovisning, reskontra, abonnemang och periodisering. Här finns också möjlighet att automatisera och därmed också effektivisera alla processer i ekonomistyrningen.
<< Föregående
Kom igång med Visma.net
Nästa >>
När du lagts till som ny användare i Visma.net ERP får du en e-post med med information om hur du aktiverar ditt konto. Ditt användarnamn för inloggning i Visma.net ERP är alltid din e-postadress. (Avsändare för denna e-post är “do.not.reply@platform.visma.com”)
För att aktivera ditt konto använder du knappen Klicka här i e-postmeddelandet. När kontot har aktiverats får du en ny e-post där du kan skapa ett lösenord för din aktiverade användare. (Avsändare för denna e-post är do.not.reply@email.connect.visma.com).
Klicka på Ange nytt lösenord för att skapa ditt lösenord. För Visma så är säkerhet för våra användare viktigt och av denna anledning har vi höga krav för hur lösenord skall upprättas. Var noga med att uppfylla dessa krav som ställs för att skapa ett säkert lösenord.
Du kan sedan logga in i Visma.net via connect.visma.com genom att ange din e-postadress och ditt skapade lösenord. Efter inloggning så öppnas programmets huvudfönster - Home - där man har översikt över alla de program och tjänster din användare har tilldelats behörighet.
<< Föregående
Kom igång med Visma.net
Nästa >>
Här följer några korta tips och tricks i hur man kan arbeta i det nya Orderfönstret i Visma.net. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt
Bläddra mellan ordrar
En ny order anses vara den senast skapade ordern
För att gå till den tidigare skapade ordern, tryck på vänsterpilen
Uppdatera kunder
Det går att öppna kundkortet direkt från Orderfönstret om man behöver uppdatera något på en kund.
När du klickar på redigeringsikonen visas en popup
Redigera i pop-upen. Spara och stäng
Spara ändringar i ordern
För att se uppdateringarna, ladda om webbläsaren
Plats-nålen
Håll muspekaren över plats-nålen för att se leveransadressen
Det är samma adress som på fliken "Leveransinställningar".
Återställ inmatat värde
Manuellt inmatat värde kan återställas till ursprungligt värde
Ikonen blir blå efter att värdet har redigerats
Klicka på den blå ikonen för att återställa till originalvärde
Ta bort orderrader
Ta bort en eller flera rader samtidigt. Det går också att markera alla rader genom att klicka i checkboxen precis nedan för "Radera".
I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt
En förutsättning för att kunna använda det nya Orderfönstret är att man aktiverat det samt tilldelat rätt roller. Se användartipset Aktivera Nya Orderfönstret för detta.
Skapa en ny order i några enkla steg
1. Välj kund
Börja med att välja kund genom att klicka på ikonen i fältet kund. Listan över tillgängliga kunder öppnas.
Det går också att söka efter kund genom att börja skriv in kundnamnet i fältet.
2. Lägg till artikel
Välj en artikel med musen eller piltangenten och klicka eller tryck på Enter.
Artikeln läggs automatiskt till på en ny rad.
Tillagd artikel kommer att ha kvantiteten "1" som standard
3. Justera antal, pris, rabatter, etc
Nu syns t ex antal tillgängliga artiklar för leverans, pris, rabatter med mera.
Här går det att justera antal, pris, rabatter och fler kolumnen läggs till allteftersom.
4. Spara ordern
Spara ordern genom att klicka på sparaknappen.
5. Fortsätt i det gamla fönstret
Fortsätt och lägg till de artiklar som är aktuella för ordern, samt lägg till eventuell information i orderhuvudet. Klicka därefter på knappen Öppna i klassiskt fönster för att fortsätta behandla ordern.
Ordern kommer då att öppnas i det gamla/klassiska fönstret. Vill du gå tillbaka till det nya orderfönstret med samma order, klickar du på Prova nya versionen.
Annat som är bra att känna till
Endast ordertyp SO stöds för närvarande
Leveransinställningar är i skrivskyddat läge i denna första version
Använd tabb- eller piltangenter för att navigera med tangentbordet
I detta användartips beskrivs hur man aktiverar och kommer igång med det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se Nya Orderfönstret i Visma.net - Översikt
Tilldelning av roller
För att få access till det nya Orderfönstet måste de användare som ska arbeta i fönstret ha fått rollerna Sales Creator eller Sales Viewer tilldelat i Visma.net Admin. Vid behov kan man också tilldela rollen Sales Profit Viewer för att kunna se marginal utöver kostnadskolumnen.
En förutsättning att kunna använda det Nya Orderfönstret är att man också har den befintliga rollen Sales Administrator eller Sales User.
Sales Creator - Kan skapa nya ordrar
Sales Viewer - Har läsrättigheter
Sales Profit Viewer - Se marginal
Tilldelning av roller görs i Visma.net Admin av en användare med administratörsrättigheter.
1. Gå till Visma.net Admin
2. Välj Användare och Roller
3. Leta upp användaren som ska få rollen tilldelad sig
4. Leta upp företaget
5. Tilldela roll under kolumnen Financials
Notera att för att kunna använda det Nya Orderfönstret behöver man också ha den befintliga rollen Sales Administrator eller Sales User. Detta eftersom man under en övergångsperiod kommer att behöva arbeta i både det nya och det klassiska orderfönstret.
6. Klicka på Spara och stäng
7. Användare kommer att motta en epost med information om den nya rollen/rollerna
Ska rollen tilldelas flera personer kan detta göras genom att välja Roller överst i fönstret i Visma.net Admin och därefter välja företaget det gäller.
Efter att roller tilldelats, måste alla användare som ska ha tillgång till fönstret logga ut och in igen.
Gå till nya Orderfönstret
Efter att gett användarna någon av rollerna Sales Creator eller Sales Viewer nås fönstret via menvalet:
Meny > Order > (Transaktioner) Ordrar (ny version)
Detta är under samma menyval där det gamla orderfönstret ligger
I fönstren Lagerförda artiklar och Ej lagerförda artiklar kan man snabbt navigera till fönstret specifikationer för strukturartikel, om artikeln är markerad som en strukturartikel.
Markera den lagerförda / ej lagerförda artikeln som en strukturartikel
Klicka på Specifikationer för strukturartikel som nu blir synlig
Notera att länken endast är synlig om man har markerat artikeln som en strukturartikel.
Fönstret Specifikationer för strukturartikel öppnas nu. Här kan man lägga in vilka komponenter som ingår i strukturartikeln. Är strukturartikeln skapad sedan tidigare, visas vilka komponenter som ingår och detaljer för den.
I fönstret Inleveranser (PO302000) kan man använda leverantörens artikelnummer när man gör inleveranser om man lagt in detta på en artikel i registret Lagerförda artiklar.
Alternativt ID är ett fält i artikelregistret där du kan registrera ett annat ID än ditt artikelnummer. Du kan till exempel använda detta ID till leverantörens artikelnummer för hitta rätt artikel.
Exempel:
I registret Lagerförda artiklar (IN202500) på fliken Korsreferens lägg in i leverantörens artikelnummer (i vårt exempel 1234567) på artikeln LM1 med alternativtyp Leverantörens artikelnr.
Vid registrering av inleveransen från den valda leverantören i fönstret Inleveranser (PO302000) kan du nu i kolumnen Inleverans skriva in leverantörens artikelnummer (istället för ditt egna artikelnummer). Vi skriver in 1234567 som var leverantörens artikelnummer i vårt exempel.
När du klickar Enter söks korrekt artikelnummer fram med hjälp av korsreferensen som lades upp på artikeln. Ditt eget artikelnummer skrivs då in i fältet Artikelnummer och leverantörens artikelnummer presenteras i fältet Alternativt ID.
Under menyvalet Meny > Redovisning > (Egenskaper) Rapporter i fönstret Rapporter (CS206000) finns en parameter Kontotyp. Denna innehåller alternativen Alla, Tillgång/Skuld, Intäkt/Kostnad, Tillgång, Skuld, Intäkt, och Kostnad.
Denna parameter för resultat- och saldorapporter (ARM) ger beroende på rapport och data en förbättrad prestanda med cirka 20 % när den används. I nya företag är värdena förinställda. Vi rekommenderar att du ställer in värdet för de ARM-rapporter du för närvarande använder i befintliga företag.
För:
Balansrapporter, använd kontotyp Tillgång/Skuld
Resultatrapporter, använd kontotyp Intäkt/Kostnad
För kombinerade rapporter, använd kontotyp Alla.
Notera! Använder du enhetsuppsättningar baseras filtreringen på både parametern Kontotyp och enhetsuppsättningsinställningarna, så vi rekommenderar att du kontrollerar att dessa parametrar inte har någon motkonflikt, vilket kan innebära att en tom rapport visas.
I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt
Fönstret består av 4 delar:
Tabellen
Filter
Sidofältet
Sidfoten
Alla obetalda leverantörsfakturor fram till dagens datum visas och är förvalda när fönstret öppnas.
Det nya fönstret för Betalningsförslag är inte begränsat till en betalningsmetod och ett likvidkonto. Betalningar med flera betalningsmetoder och likvidkonton kan hanteras.
Filter
Som standard är dagens datum föreslaget i "Betala fram till datum" varje gång fönstret öppnas. Det går att anpassa filtren som du vill och filtrera på Betala fram till datum, Leverantör, Leverantörsklass, Betalningsmetod, Likvidkonto och/eller Rabattdatum fram till.
Det går också att markera “Visa endast avvikelser” vilket möjliggör en proaktiv avvikelsehantering.
Tabellen
I tabellen är det enkelt att markera och avmarkera leverantörsbetalningar som du önskar.
Vissa fält går att ändra på raden, eller genom klicka på länken till leverantören eller leverantörsfakturan för ytterligare ändringar. Nedanstående fält är möjliga att ändra direkt:
Betalningsdatum
Belopp att betala
Prioritet
Betala separat
Har förfallodatum passerat dagens datum, uppdateras automatiskt betalningsdatum på fakturan till innevarande datum.
Gruppera per leverantör
Du kan presentera dina leverantörsbetalningar grupperat per leverantörer. Då finns möjligheten att med ett klick välja/avmarkera alla leverantörsposter från en viss leverantör. Den traditionella listvyn finns naturligtvis också att tillgå.
Kolumnuppsättning
Genom att klicka på knappen Kolumnuppsättning går det att ändra vilka kolumner som visas samt ordningen på dem.
Välj kolumner och ändra ordning på dem i tabellen så att du får dem i den ordning du önskar. Kolumnbredden är också justerbar. Ändringarna sparas automatiskt.
Massändra betalningsdatum
Du kan enkelt ändra betalningsdatum för alla valda leverantörsfakturor genom att klicka på knappen Ändra betalningsalternativ
Sidofältet
I sidofältet visas en översikt av alla likvidkonton från de leverantörsfakturor som är möjliga att betala. Du kan se summa att betala, antal betalningsposter samt beloppet i valuta för de likvidkonton som inte är i redovisningsvalutan.
Sidofältet gör flera kontroller och kommer att varna om det saknas ett AutoPay-bankavtal eller bankkonto på likvidkontot. Sidofältet visar också hur de valda betalningarna kommer att påverka likvidkontots nuvarande bokförda saldo i huvudboken. Du får en varning om det valda betalningsbeloppet är större än saldot på kontot.
I version 8.90 har man gjort en ändring i nummerserier. Anledningen till ändringen är att det ska gå fortare att tilldela ett nytt nummer när flera processer använder samma nummerserie.
Det finns en ny kolumn i fönstret Nummerserier (CS201010). Den heter Senast tilldelade numret och ligger längst till höger.
På bilden nedan ser du projekt men det gäller alla register.
När du börjar använda en nummerserie eller skapar ett nytt dokument i en nummerserie som du använde före ändringen så allokeras automatiskt 1000 nummer så att dessa är färdiga att användas
I kolumnen Nästa nummer ser man det nummer som nästa dokument kommer att få. När 1000 nummer har använts och Nästa nummer blir lika med Senast tilldelat nummer så allokeras 1000 nummer till.
Om det är nödvändigt att återställa nummerserien justerar man numret i kolumnen Senast tilldelade numret på samma sätt som man gjorde förr. Då raderas alla tilldelade nummer och 1000 nya reserveras när man använder den nummerserien.
Här är ett exempel:
Nästa nummer som ska användas är 00004 och Senast tilldelade numret är 01002
I detta exempel så har projekt 00003 raderats och vi vill ändra så att nästa projekt får nummer 00003
Vi ändrar Senast tilldelade numret till 00002 och sparar.
Vi skapar ett nytt projekt som får nummer 00003. I nummerserier allokeras 1000 nya nummer till Senast tilldelade numret och Nästa nummer uppdateras till 00004.
Det är möjligt att skicka alla fakturor till AutoInvoice även om kunden inte är registrerad för mottagande av e-fakturor.
I Kundklasser (AR201000) kan man aktivera funktionen Skicka fakturor till AutoInvoice.
Skapar man en ny kund är då detta val redan ikryssat.
Vid fakturering skickas då alla fakturor till Visma AutoInvoice och sedan vidare till kunden.
Prioritetsordning för att skicka en faktura är:
1. E-faktura (standard) 2. E-post 3. Utskrift
Mer information om att aktivera AutoInvoice hittar du i utbildningsmaterialet
Om det finns e-post som har misslyckats vid utskick måste man behandla det manuellt.
Fel vid utskick uppstår oftast om man har gjort ändringar på konto inställningarna.
För att skicka e-post manuellt
gå till Väntande e-post (SM507000)
kryssa i Inkludera misslyckade
välj e-mail som du vill skickat ut och tryck Behandla eller skicka ut alla genm att trycka Behandla alla
Man kan även filtrera misslyckade e-post i kolumnen E-poststatus
FIDO står för Fast Identity Online och är en öppen standard. Du kan läsa mer om FIDO här: https://fidoalliance.org/
Det finns två olika typer av FIDO2 som du kan använda:
FIDO2 Biometrisk Enhet - En mobil, stationär eller bärbar dator med ansiktsigenkänning eller en fingeravtryckssensor. Exempel på dessa är Android fingeravtryckssensor, Mac Touch ID och Windows Hello.
FIDO2 Säkerhetsnyckel - En USB nyckel som du kopplar till din dator.
Observera att när du använder FIDO2 för att autentisera dig själv måste detta ske på samma maskin du försöker logga in på.
För att aktivera FIDO2 gör följande:
Logga in in https://home.visma.com/home
Gå till Mina uppgifter uppe till höger
Under Säkerhet välj antingen FIDO2 Biometrisk Enhet eller FIDO2 Säkerhetsnyckel
Ange ditt lösenord
Följ vägvisaren för att lägga till din FIDO2 enhet
Efter detta kan du nu välja din FIDO2 enhet som tvåstegsverifiering när du loggar in till Visma.net
I det här Tips & Trix avsnittet visar vi hur multisökrutan kan hjälpa dig på traven i ditt dagliga arbete i Visma.net. Fler Tips & Trix i Visma Business hittar du här.
Genom att använda Enhetsuppsättningar är det möjligt att skapa filter som kan användas i Balans- och Resultatrapporter. I denna artikeln går vi igenom hur man skapar en uppsättning som filtrerar på koddelar, och hur man lägger in denna i en rapport.
Konfiguration av Enhetsuppsättning
Fönstret Enhetsuppsättningar (CS2060P3) hittar man under arbetsytan Redovisning - Egenskaper.
För att skapa en ny enhetsuppsättning klickar du på +.
I fönstret som kommer fram lägger du först in en Kod och en Beskrivning.
Efter det lägger du in önskade filter du vill använda. I mitt exempel kommer vi att använda följande segment.
Jag vill skapa följande filter:
Underbolag = Underbolag 1, Avdelning = Alla
Underbolag = Underbolag 2, Avdelning = Avdelning 1
För att skapa ett nytt filter klickar man på +.
Skriv in en Kod och Beskrivning. Under kolumnen Datakälla, klicka på förstoringsglaset.
I fönstret som kommer upp väljer jag önskat värde, SE1 i fälten Startkoddel och Slutkoddel. Jag fyller inte i resterande koddelar då jag önskar att se alla.
Jag skapar därefter ett nytt filter och lägger in följande värden:
Efter att man har lagt in alla önskade filter klickar man på Spara och stäng.
Lägg in Enhetsuppsättning på en rapport
För att lägga in en Enhetsuppsättning på en rapport går man först till rapporten och klickar på Redigera rapport.
Då öppnas ett nytt fönster. Här lägger vi in vår Enhetsuppsättning och klickar på Spara.
När man sedan skriver ut rapporten ligger filtren klara att användas till höger. Det går att nå de genom att klicka på Filterknappen.
Tips! Om du har bokfört på många koddelar i systemet och upplever det långsamt när du öppnar en Balans- eller Resultatrapport kan du kryssa i Optimera rapport för enhetsuppsättning när du redigerar rapporten.
Är denna rutan ikryssad måste du först välja ett av dina filter innan du kör rapporten.
Vill du sedan ändra koddel eller se alla behöver du köra rapporten en gång till.