Användartips för Visma.net ERP

Hej Jag vill passa på att informera alla användare att det finns möjlighet att mottaga driftinformation automatiskt vid händelser som direkt eller indirekt påverkar de tjänster man använder hos Visma. Genom att aktivera detta mottager man en e-post eller ett SMS direkt i samband med att vi publicerar statusinformation gällande ev. tillfälliga störningar, planerat underhållsarbete m.m. En fördel med denna tjänst är att du själv avgör vilka tjänster där du önskar bli automatiskt uppdaterad. För att aktivera prenumeration och sedan automatiskt hålla dig uppdaterad gör du enligt följande: E-mail 1) Gå till status.visma.com 2) Klicka på knappen "SUBSCRIBE TO UPDATES" 3) Ange din e-postadress och klicka "CONTINUE" SMS 1) Gå till status.visma.com 2) Klicka på knappen "SUBSCRIBE TO UPDATES" 3) Klicka på Telefonen 4)Välj land och skriv in ditt telefonnummer 5) Klicka på "SUBSCRIBE"   I listan som visas klickar man på plus-tecknet för att sedan markera de tjänster man använder och där man önskar får information. För Visma.net rekommenderas följande val om man använder dessa tjänster:  - Visma.net ERP: Aktivera de tjänster nedan som används inom Visma.net Visma.net Financials: Ekonomidel av Visma.net Visma.net Logistics: Logistikdel av Visma.net Visma.net Project Accounting: Ej aktiverat per idag, framtida funktionalitet Visma.net ERP API: Aktiveras då man har integrationer kopplade till Visma.net - Payroll & HRM: Visma.net Expense, tjänst används för att skapa underlag för utlägg/reseräkning - Visma Mobile Apps: Visma Attach, används för att fota kvitton i mobil till Visma Expense. - Visma Cloud Platform: Aktivera CP-Visma Connect för information gällande inloggning i systemet - Common Services: Aktivera de tjänster nedan som används inom Visma.net CS-Visma.net Approval, när man använder godkännandeflöden i Visma.net CS-Visma.net Autoinvoice, vid användning av Autoinvoice/Elektronisk fakturering i Visma.net CS-Visma.net Autopay, då det skickas betalningsfiler till bank via Visma.net Aktivera sedan din prenumeration genom att klicka "SAVE" längst ned på sidan. Nästa gång vi publicerar information som berör dessa tjänster mottager du en e-post eller ett SMS med länk till den aktuella informationen. Med vänlig hälsning /Jonas

I denna artikeln tittar vi på ett ganska vanligt fel som uppstår i Visma.net.

I denna artikeln tittar vi på hur du kan skapa en budgethierarki i Visma.net Financials. I exemplet skapar vi en hierarki med grupperna intäkter, kostnader och andra kostnader. Hierarkin kommer att gälla för alla budgetar som skapas i företaget. Du skapar en konfiguration i Budgetkonfiguration (GL205000).   Det ser ut enligt nedan före man har skapat en hierarki:     Vi börjar med att skapa gruppen Intäkter enligt nedan: Klicka på + Kryssa i rutan under Huvudpost Lägg in en beskrivelse för gruppen   Det är möjligt att definera ett filter för vilka konton som ska finnas med i gruppen. Detta gör man genom att lägga in ett Kontofilter och Koddelsfilter.   Klicka på Spara och du ser hur första gruppen har blivit upprättad.   Klicka på gruppen Intäkter som har skapat och sedan Läs in konton i förväg. Kontrollera så att korrekt konton dyker upp i rutan och klicka sedan på OK. Nu ser du alla konton som ligger med i gruppen och du kan klicka på Spara. Du kan nu göra på samma sätt för att upprätta grupper för Kostnader och Andra kostnader. Du väljer bara korrekt konton som ska vara med i gruppen.

I detta användartips beskrivs hur man aktiverar och kommer igång med det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt   För att komma igång måste de användare som ska arbeta i fönstret ha fått rollerna Payment processor eller Payment Viewer tilldelat i Visma.net Admin.   Om man aktiverar det nya fönstret innan det gamla har stängts ned (3/10 2022), måste man välja Ny betalningsprocess under Föredragen betalningstjänst i fönstret Leverantörsreskontra (AP101000). Den 3/10 kommer alla företag att bli migrerade till den nya tjänsten, varpå detta steget inte behöver göras. Dock krävs det att en användare får någon av de två rollerna ovan.   Så aktiverar du det nya fönstret För att aktivera det nya betalningsfönstret markerar du radioknappen Ny betalningsprocess i fönstret Meny > Leverantörsrekontra > (Egenskaper) Leverantörsreskontra (AP101000) - Efter den 3/10 behöver detta steget inte göras eftersom alla företag är migrerade till den nya tjänsten då.     Tilldelning av roller För att få access till det nya betalningsfönstret måste en användare därefter få någon av de två rollerna: Payment processor - Tillgång till alla delar av den nya betalningstjänsten Payment Viewer - Endast tillgång till att se betalningsinformation, inte skapa betalningar   Tilldelning av roller görs i Visma.net Admin av en användare med administratörsrättigheter.    1. Gå till Visma.net Admin     2. Välj Användare och Roller 3. Leta upp användaren som ska få rollen tilldelad sig     4. Leta upp företaget   5. Tilldela roll under kolumnen Financials   6. Klicka på Spara och stäng 7. Användare kommer att motta en epost med information om den nya rollen/rollerna   Ska rollen tilldelas flera personer kan detta göras genom att välja Roller överst i fönstret i Visma.net Admin och därefter välja företaget det gäller.   Efter att roller tilldelats, måste alla användare som ska ha tillgång till fönstret logga ut och in igen.   Gå till fönstret för betalningsförslag Efter att gett användarna någon av rollerna Payment processor eller Payment Viewer nås fönstret via menvalet: Meny > Leverantörsreskontra > (Rutiner) Betalningsförslag Detta är under samma menyval där det gamla fönstret tidigare fanns.    

Klicka här för att komma till en översikt över budget.   I denna artikeln visar vi hur man aktiverar en budgethierarki efter denna är konfigurerad i Visma.net Financials. Hierarkin kommer att gälla för alla framtida budgetar som skapas i företaget.   Det ser ut enligt följande innan en hierarki har aktiverats:     För att aktivera en konfigurerad hierarki, gör följande:   Öppna Budget (GL302010) Klicka på Hantera Budget Välj Konvertera budget genom att använda aktuell budgetkonfiguration Klicka OK och OK igen Markera nu Trädvy för att få fram din hierarki. Då ska det se ut enligt nedan:       Trycker vi på till exempel gruppen Intäkter visas alla konton som har blivit placerade i den gruppen.

När man  förbereder intrastatrapporten kan man få upp olika felmeddelanden. I denna artikel sammanfattar vi endast de felmeddelanden som dyker upp i Visma.net ERP.  Enligt kraven för CN8, måste nettomassan (kg) vara en del av varje rapporterad Intrastatrad. Uppdatera måttenheten för artikeln så att du kan använda kg. Felmeddelandet syftar på att det saknas vikt på artikeln i fråga. Lösningen är att lägga till vikten i kg på artikeln. Gå till Lagerförda artiklar (IN202500) Gå till fliken Paketering Ange vikten i kg och spara ändringen   Efter att du har uppdaterat artikeln måste du förbereda intrastatrapporten på nytt. Viktigt att kryssa ur Historiska värden. På så sätt hämtas värden från det uppdaterade artikelkortet.   OBS! Nettovikten avrundas uppåt om man väljer att INTE visa detaljerade transaktioner. Kryssar man i Visa detaljerade transaktioner så får man se vikten med två decimaler.   Enligt kraven för den kompletterande enhetskoden som du valt, måste den kompletterande enheten vara en del av den rapporterade Intrastatraden     Detta felmeddelande syftar på att den kompletterande enhet som är obligatorisk för vissa KN-koder saknas. Vilken enhet det är kan man hitta i SCB:s sökmotor:     Står det något i kolumnen Kvantitet på sidan så måste du lägga till det i intrastatrapporten. För att systemet ska kunna hämta data själv måste man lägga till kompletterande enhet på två ställen. Gå till Lagerförda artiklar (IN202500) Öppna fliken Generell information och gå ner till Intrastat Välj enhet under Kompletterande enhet krävs och spara ändringen   Gå till Måttenheter (CS203100) Välj enhet under Kompletterande enhet krävs och spara ändringen OBS! Det är även viktigt att man väljer kompletterande enheter endast på de enheter som man använder vid försäljning/inköp inte på alla.  Gå tillbaka till Förbered Intrastatrapport (TX50800S) Kryssa ur Historiska värden och generera rapporten på nytt   Fel: Fyll i 'KN-kod' Fel: Fyll i 'Ursprungsland' Dessa två felmeddelanden syftar på att det saknas obligatoriskt värde under KN-kod respektive Ursprungsland.    Båda värdena är hämtade från artikelkortet:  

I version 8.16 av Visma.net ERP kom ny funktionalitet för att förenkla bokföringen av leverantörsfakturor som importeras från Fakturainkorgen. Det är nu möjligt att skapa regler för varje enskild leverantör för att redan vid import få fakturan korrekt bokförd i systemet. 

Lär dig hur enkelt du anpassar din egna Visma.net i videoklippet nedan.     Fler Tips & Trix hitta du här.

Tryck här för att se en översikt över budget.   För att en budget ska bli lagrad i den valda huvudboken måste den godkännas. När en budget är godkänd och därmed sparad i huvudboken så blir talen tillgängliga i rapporter och förfrågningar.    För att godkänna en budget, gå till Frisläpp budget (GL505510).     Markera de linjer du önskar godkänna och sedan Frisläpp. Ska du godkänna en hel budget kan du klicka på Frisläpp alla.   OBS! Det är inte möjligt att radera linjer från en budget som är godkänd och därmed lagrad i huvudboken. 

I version 8.26 blev det implementerat stöd för flerspråkshantering i Visma.net ERP. Detta ger möjlighet för användare att registrera olika beskrivningar på olika språk i olika delar av systemet.   Här visas ett exempel från Kontoplan (GL202500).   Det är möjligt att importera in beskrivningar på olika språk med ett importscenario. För att detta ska bli korrekt lägger man in en kolumn för varje språk i filen man ska importera, och använder sig av ett speciellt uttryck i scenariot.    Uttrycket kan användas i alla fönster som har stöd för flerspråkshantering.   Uttrycket är följande: ='[{nb:'+[Description NB]+'},{en:'+[Description EN]+'},{fi:'+[Description FI]+'},{da:'+[Description DA]+'},{nl:'+[Description NL]+'},{sv:'+[Description SV]+'}]'   Bifogat här nedanför hittar du också det scenario som visas i skärmbilden ovanför. Observera att detta endast är ett exempel och kan behöva ändras för att fungera i ert företag.   Önskar ni hjälp med att importera beskrivningar på olika språk ber vi er att ta kontakt med er partner.

I version 8.29 blev ett nytt fält tillagt för Kundprojekt under fliken Redovisningsdetaljer i Kundfakturor (AR301000).   Fältet mappas både till Visma.XML och till PEPPOL BIS 3.0 när man skickar till fakturan till AutoInvoice, och detta gör det möjligt att ange kundens projektnummer.   Om fältet är ifyllt så mappas det enligt följande i PEPPOL BIS 3.0: <cac:ProjectReference> <cbc:ID>xxxxxxxx</cbc:ID> </cac:ProjectReference>   Om fältet är blankt, så kontrollerar systemet om fältet Projekt är ifyllt (tillgängligt i Project Accounting) och då mappa detta till samma fält.   Fältet är för tillfället inte tillgängligt i Kundfaktura (SO303000), men kommer at bli tillgängligt även här i en kommande version.

På kundfakturor kan man skriva information till kunder i fältet Beskrivning. För att detta ska visas på utskriften måste man på förhand aktivera detta.

I denna artikeln visar vi vilka rapporter och förfrågningar som kan använda en budgethuvudbok.

Tryck här för att se en översikt över budget.   Denna artikeln går igenom hur du kan fördela i Budget (GL302010) när det är satt upp en budgethierarki. Du hittar mer information kring budgethierarki i denna artikeln.   Budgethierarki med en nivå   Jag har konfigurerat en hierarki som du ser i bilden nedan. Här finns grupperna Intäkter, Kostnader och Andra kostnader. Grupperna består av ett urval av olika konton. Det är endast definerat att koddel 0 ska användas.   Efter att man har konfigurerat hierarkin måste man konvertera budget till att använda denna, mer om detta i denna artikeln. Nedan ser du hur det ser ut efter en budget har konfigurerats.   Efter att du har lagt in Totalbelopp på varje linje ska detta fördelas, detta gör du genom att klicka på Fördela.     Du får då upp en dialogbox. Nedan finns information om vad de olika valen innebär. Inget val gjort - Jämnt över Väljer du detta kommer den markerade linjen att bli fördelad jämnt över alla perioder.   Används i alla poster för den här huvudposten - Jämnt över Alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade över alla perioder.   Använd i delposter - Jämnt över Samma som ovan, alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade.

I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt       Fönstret består av 4 delar: Tabellen Filter Sidofältet Sidfoten   Alla obetalda leverantörsfakturor fram till dagens datum visas och är förvalda när fönstret öppnas.   Det nya fönstret för Betalningsförslag är inte begränsat till en betalningsmetod och ett likvidkonto. Betalningar med flera betalningsmetoder och likvidkonton kan hanteras.   Filter     Som standard är dagens datum föreslaget i "Betala fram till datum" varje gång fönstret öppnas. Det går att anpassa filtren som du vill och filtrera på Betala fram till datum, Leverantör, Leverantörsklass, Betalningsmetod, Likvidkonto och/eller Rabattdatum fram till.  Det går också att markera “Visa endast avvikelser” vilket möjliggör en proaktiv avvikelsehantering. Tabellen   I tabellen är det enkelt att markera och avmarkera leverantörsbetalningar som du önskar.   Vissa fält går att ändra på raden, eller genom klicka på länken till leverantören eller leverantörsfakturan för ytterligare ändringar. Nedanstående fält är möjliga att ändra direkt: Betalningsdatum Belopp att betala Prioritet Betala separat Har förfallodatum passerat dagens datum, uppdateras automatiskt betalningsdatum på fakturan till innevarande datum.   Gruppera per leverantör Du kan presentera dina leverantörsbetalningar grupperat per leverantörer. Då finns möjligheten att med ett klick välja/avmarkera alla leverantörsposter från en viss leverantör. Den traditionella listvyn finns naturligtvis också att tillgå.   Kolumnuppsättning Genom att klicka på knappen Kolumnuppsättning går det att ändra vilka kolumner som visas samt ordningen på dem.    Välj kolumner och ändra ordning på dem i tabellen så att du får dem i den ordning du önskar. Kolumnbredden är också justerbar. Ändringarna sparas automatiskt.   Massändra betalningsdatum Du kan enkelt ändra betalningsdatum för alla valda leverantörsfakturor genom att klicka på knappen Ändra betalningsalternativ   Sidofältet I sidofältet visas en översikt av alla likvidkonton från de leverantörsfakturor som är möjliga att betala.  Du kan se summa att betala, antal betalningsposter samt beloppet i valuta för de likvidkonton som inte är i redovisningsvalutan.   Sidofältet gör flera kontroller och kommer att varna om det saknas ett AutoPay-bankavtal eller bankkonto på likvidkontot. Sidofältet visar också hur de valda betalningarna kommer att påverka likvidkontots nuvarande bokförda saldo i huvudboken. Du får en varning om det valda betalningsbeloppet är större än saldot på kontot.          

I den här artikeln beskriver vi hur du upprättar ett nytt räkneskapsår och perioder i systemet.

I version 8.40 har det lagts till stöd för att visa alternativt artikelnummer för alternativ typ Global, Kundens artikelnummer och Streckkod i flera rapporter i ordermodulen. Under fliken Korsreferens för Ej lagerförda artiklar (IN202000) och för Lagerförda artiklar (IN202500) är det möjligt att registrera alternativt artikelnummer på en artikel. Du kan nu se denna information i följande rapporter: Offert (SO64101S och SO64108S) Orderbekräftelse (SO64111S och SO64118S) Följesedel (SO64200S och SO64201S) Plocklista (SO644000) Proformafaktura (SO64300S) Monteringsbekräftelse (IN30702S) Plocklista för montering (IN30701S)  Faktura (AR64108S, AR64118S, AR64105S, AR64110S, AR64106S, AR64104S, AR64102S, AR64101S och AR64103S)  Dessutom kommer de nya fälten också att finnas tillgängliga om du har kopierat en av dessa rapporter (visas med prefix RE). För att redigera rapporterna kan du gå till önskad rapport och sedan klicka på Redigera rapport. Detta öppnar rapporten i redigeringsläge. Under datakälla finns de nya tabellerna (med tillhörande fält) tillgängliga.   Observera att du har dubbelt av de tre datakällorna. Se till exempel CrossRefBarCode och DftCrossRefBarCode. Skillnaden mellan dessa två är att CrossRefBarCode hämtar alternativa artikelnummer där en enhet är definierad. Om du tittar på vårt exempel nedan kommer AlternateID under CrossRefBarCode att visa värdet 22222222222222 om raden i försäljningsordern är registrerad med Enheten PALL. AlternateID under DftCrossRefBarCode visar värdet 11111111111111 oberoende av enhet. Detta ger dig också möjlighet att ange att om artikeln på orderraden har en enhet där ett specifikt värde definieras, så visas detta. Om det inte finns något värde för enheten kommer det att visa det värde som gäller oavsett enhet. Då kan du använda dessa formler: =IIf([CrossRefBarCode.AlternateID]<>NULL,[CrossRefBarCode.AlternateID],[DftCrossRefBarCode.AlternateID]) =IIf([CrossRefCustPartNumber.AlternateID]<>NULL,[CrossRefCustPartNumber.AlternateID],[DftCrossRefCustPartNumber.AlternateID]) =IIf([CrossRefGlobal.AlternateID]<>NULL,[CrossRefGlobal.AlternateID],[DftCrossRefGlobal.AlternateID])