Guide Webfaktura - Prosjekt og avdeling

[#1]

Prosjekter og Avdelinger i Webfaktura

Her vil det varierer fra regnskapsbyrå til regnskapsbyrå hvilke muligheter du har til å koble prosjekt og avdeling til fakturaene som overføres til regnskapsbyrået

Krav til prosjekt og/eller avdeling

Dersom det er krav til at hver faktura skal knyttes til prosjekt og/eller avdeling, må din regnskapsfører kysse av for dette under Mitt firma | Byrå.

Støtte for prosjekt og avdeling

Hvis det ligger data under prosjekt og/eller avdeling, så har du mulighet til å slå opp verdiene for prosjekt og/eller avdeling på fakturaene. Verdiene er de som er registrert hos ditt regnskapsbyrå og overført til Webfaktura. (i Visma Business MÅ regnskapsfører registrere avdelinger i ansvarsenhet R1 og prosjekter i ansvarsenhet R2.)

Dersom prosjekt og/eller avdeling alltid skal registreres på fakturaen, kan regnskapsfører sette opp systemet slik at innslag av prosjekt og/eller avdeling blir obligatorisk.

Ønsker du nye verdier på prosjekt og avdeling, må du be ditt regnskapsbyrå om å legge dette inn såfremt de ikke benytter Visma Business.

Dersom byrået benytter Visma Business som regnskapssystem, kan du opprette prosjekter i Webfaktura. Prosjektnummeret må være numerisk og unikt. Nye og endrede prosjekter overføres mellom Webfaktura og regnskapsbyrået ved synkronisering.For å ha mest mulig ryddige rutiner, anbefaler vi at du avtaler med regnskapsbyrået hvem som skal opprette nye prosjekter. Dersom regnskapsbyrået oppretter prosjekter, bør de umiddelbart kjøre en synkronisering for at prosjektet (ene) skal være tilgjengelig i Webfaktura.

Oppretting av nye prosjekter i Webfaktura er kun mulig dersom kode for dette er satt av regnskapsfører under Mitt firma | Byrå.

Hvis du krysser av for Per linje i Fakturahodet, vil du kunne velge prosjekt og/eller avdeling for hver linje i fakturaen.

Benyttes prosjekt og/eller avdeling for hver linje i fakturaen vil dette ikke vises på fakturaen.

Kun støtte for prosjekt

Hvis det ikke ligger data under prosjekt og/eller avdeling, så kan du likevel registrere prosjekt og avdeling på fakturaen. Men du kan ikke slå opp hvilke verdier som er registrert hos ditt regnskapskontor .

For avdeling vil dette heller ikke bli overført sammen med regnskapsbunten til ditt regnskapsbyrå . Når det gjelder prosjekt, vil verdien du skriver inn bli sendt inn til ditt regnskapsbyrå sammen med regnskapsbunten. (Informasjon til regnskapsbyrået som bruker Visma Business: Dette krever at prosjektet er registrert i ansvarsenhet R2.)

[Anonymous]

Hei. 

Vi har opplevd nå at selv om avdeling er satt opp som obligatorisk felt i Webfaktura, har kunde fått sendt ut faktura uten avdeling. Bunten i regnskapet oppdateres da ikke automatisk i Visma Business, ettersom linjen uten avdeling stoppes i bokføring. 

Dersom avdeling er obligatorisk bør fakturaen stoppes fra utsendelse, slik at den som lager fakturaen kan legge inn avdeling med en gang, før utsendelse og unngå opprydning og merarbeid i ettertid. Er det planlagt noen endring på dette? Eller er det vi som har gjort noe feil i oppsettet? 

Mvh

Annika

[Svein Holanger]

Hei. Det skal ikke være mulig å avslutte en faktura uten avdeling hvis "obligatorisk avdeling" er skrudd på. Hvis dere likevel har opplevd dette, så vil det være fint om dere kan sende oss en supportsak på det. Husk å oppgi hvilken klient det gjelder og hvilken faktura.