Brukertips Visma Webfaktura

Produkter Produkter opprettes på samme måte som kunder - 3 ulike alternativer.   Overføre produkter fra ditt regnskapsbyrå Klikk på Produkter i menyen til venstre. Ligger det produkter her allerede? Hvis ditt regnskapsbyrå hadde registrert noen av dine produkter i sitt fakturasystem, kan de overføres til Webfaktura. Hvis de ikke ligger der, kan du be din regnskapsfører om å overføre disse.   Opprette nye produkter manuelt Du kan opprette nye produkter på følgende måte:  Klikk på Produkter i menyen til venstre Klikk på Nytt produkt øverst til høyre. Fyll inn id, navn, produktgruppe (MVA-behandling), priser, etc for produktet. Er du usikker på hvilken produktgruppe du skal velge, snakk med din regnskapsfører. Du kan velge om du vil registrere pris med eller uten mva - Pris eller Pris m/mva Feltet Aktiv skal være haket av. Hvis du fjerner den haken, vil produktet ikke være tilgjengelig for fakturering. Trykk Lagre når du er ferdig   Importere produkter fra en csv-fil Har du mange produkter du ønsker å legge inn, kan det være lurt og bruke import-funksjonen. Vi anbefaler at du laster ned og tar utgangspunkt i eksempelfilen.   Slik gjør du:  Klikk på Produkter i menyen til venstre Klikk på knappen Importer øverst til høyre Last ned Eksempelfil ved å klikke på linken Eksempelfil Åpne filen i f. eks MS Excel. Legg til de produktene du vil importere Pass på at du har de nødvendige feltene utfylt. Hvis importen feiler, så kan det være manglende data som er problemet. Lagre filen og last den opp i Webfaktura ved å trykke på Start import

Spørsmål Faktura havner i spamfilter hos kunden. Hvorfor? Svar Dette kan skje av ulike grunner, men hovedårsaken er oppsettet internt hos dere. Vi anbefaler elektronisk fakturering med AutoInvoice, henvend deg til din regnskapfører angående dette.

Spørsmål Hvordan får jeg tilgang til purreliste? Svar Regnskapsbyrået ditt må krysse av for Innbetalinger fra byrå. Etter at dette har blitt gjort vil du få opp Purreliste som et alternativ i menyen.

Spørsmål Kan jeg sende faktura uten KID? Svar Ja, dette kan du velge i Mitt firma.

Spørsmål Hvor laster jeg opp logo til faktura? Svar Under 'Innstillinger', klikk på 'Mitt firma' og deretter 'Min logo' øverst til høyre.

Spørsmål Kan jeg endre forfallsdato på faktura? Svar Ja dersom fakturaen har status som kladd. Klikk på fakturakladder og endre forfallsdato ved å klikke på kalender. Dette er kun mulig dersom du har angitt fakturadato på fakturakladden.

Spørsmål Hvordan endrer jeg på en fakturakladd? Svar Du kan endre faktura ved på klikke på redigerikonet (pen på et ark)

Spørsmål Ved utsending av fakturaer sender jeg ut en standard mail. Kan denne redigeres? Svar Standardeposten som sendes ut kan dessverre ikke redigeres.

Spørsmål Hvordan legger jeg til vedlegg? Svar Ved godkjenning av faktura er det rullegardinliste der du kan velge å ta med vedlegg

Spørsmål Kan jeg legge inn fakturaer for senere utsending? Svar Lag ny faktura og velg 'Lagre som kladd' før du trykker Fullfør. Fakturaen finner du igjen i Fakturakladder.

Spørsmål Hvor finner jeg status på sendte fakturaer? Svar Fakturaarkivet viser alle fakturaene som er sendt. Ønsker du kun å se åpne, ikke betalte fakturaer, klikk på Vis kun åpne, til høyre i skjermen

Spørsmål Jeg ønsker å sende samme faktura på nytt, hvordan tar jeg ut en fakturakopi? Svar Faktura kan sendes på nytt ved å klikke under S i Fakturaarkiv. Du kan skrive ut en kopi til PDF fra fakturaarkivet.

Spørsmål Hvordan legger jeg til kommentarer til en fakturalinje? Svar Bruk vare nr 0 og endre hvor det står fritekst.

Spørsmål:  Jeg skal fakturere på prosjekt og avdeling, men jeg finner ikke valget på ordrelinje. Svar:  For å registrere prosjekt og avdeling på linjenivå, må du markere 'Faktura | Per linje' (under Prosjekt) i bildet 'Ny faktura'.

Spørsmål Kan jeg opprette en faktura uten MVA? Svar Enten må du opprette egne varer uten MVA eller endre produktgruppe. Hvis ikke, blir det problem i overføring til ERP hvor kontering bestemmes av produktgruppe.

Spørsmål Kan jeg fakturere i andre valutaer enn NOK? Svar Ja, valuta er en tilleggsmodul som må legges til av ditt regnskapskontor.

Spørsmål Kan jeg ha repeterende faktura? Svar Ja, din regnskapsfører må krysse av for dette. Du får da opp et eget valg for Repeterende i venstre meny.

Spørsmål Kan jeg lage tilbud? Svar Du kan lage ordrebekreftelse som PDF-fil under Ordreregistreringen og benytte denne inntil faktura godkjennes og sendes.

Spørsmål Hvor mange artikler kan jeg ha? Svar Det er ingen begrensning på hvor mange artikler du kan ha

Spørsmål Hvordan kan jeg kreditere en faktura? Svar Velg Ny kreditnota i venstre meny. Da får du spørsmålet om hvorvidt du ønsker å kreditere en tidligere faktura. Hvis 'Ja' vil du komme til Fakturaarkivet. Hvis 'Nei', registrerer du informasjonen