Brukertips Visma Webfaktura

Kunder Normalt overføres kundene fra regnskapsbyrået ved oppretting av firmaet i Webfaktura. Deretter opprettes nye kunder av Webfaktura bruker. Kunder kan opprettes på tre ulike måter:   Overføre kunder fra ditt regnskapsbyrå Klikk på Kunder i menyen til venstre. Ligger det kunder her allerede? Hvis ditt regnskapsbyrå har registrert kundene i sitt regnskapssystem, kan de overføres til Webfaktura. Dette gjøres normalt ved oppstart. Hvis de ikke ligger der, kan du be din regnskapsfører om å overføre disse.   NB! Det er viktig å angi korrekt kundenummerserie og bli enig med din regnskapsfører hvem som oppretter kunder. For byrå som benytter Visma Business, skal kunder som er opprettet i Visma Business, og som blir overført fra byrået, ha en annen kundenummerserie enn nye kunder du oppretter i Webfaktura.   Opprette nye kunder manuelt Normalt opprettes nye kunder i Webfaktura.   Slik opprettes nye kunder manuelt Klikk på Kunder i menyen til venstre Klikk på Ny kunde øverst til høyre. Skriv inn navnet på kunden og fyll ut kundeinformasjon Bedriftskunde/firmakunde Hvis du oppretter en firmakunde, trykk F2 for å søke opp firmaet i bedriftsdatabasen Bizweb. Bizweb er tilgjengelig i siste versjon av nettleserne Internet Explorer , FireFox, Chrome og Safari Velg firma blant søkeresultatene fra Bizweb og trykk på Velg-knappen nederst Navn, adresse, organisasjonsnummer, e-post, etc. blir automatisk utfylt på kunden. Type Næring er automatisk foreslått   Privatkunder Fyll ut adressene manuelt. Postnummer henter automatisk Poststed Velg Type= Privat for privatpersoner NB! Skal du benytte eFaktura på privatkunder, må du sjekke at mobilnummer og/eller e-post adresse er registrert. Les om eFaktura!   Fakturainnstillinger - Fyll ut fakturainnstillinger - Dette er verdier som vil bli standardinnstillinger på fakturaen for denne kunden. Distribusjon - Verdiene du fyller ut her blir standardverdier på fakturaene for denne kunden. Trykk Lagre når du er ferdig Alternativt kan du opprette nye kunder når du skal registrere Ny faktura ved å klikke på Ny kunde øverst til høyre.   Importere kunder fra en csv-fil Har du mange kunder du ønsker å legge inn, så kan det være lurt og bruke import-funksjonen. Vi anbefaler at du laster ned og tar utgangspunkt i eksempel filen.   Slik importeres kunder fra fil Klikk på Kunder i menyen til venstre Klikk på knappen Importer øverst til høyre. Du finner en beskrivelse av hvilke felt som kan importeres. Last ned Eksempelfil ved å klikke på linken Eksempelfil Åpne filen i for eksempel MS Excel. Legg inn de kundene du vil importere.   NB! Pass på at du har de nødvendige feltene utfylt. Hvis importen feiler, så kan det være manglende data som er problemet. Lagre filen og last den opp i Webfaktura ved å trykke på Start import   Eksport av kunder Kundene kan eksporteres til en formatert fil som kan åpnes i Excel. Dersom du skal endre mange kunder, kan du eksportere kundene, gjøre ønskede endringer og importere tilbake ved hjelp av Import funksjonen.   Søk Du kan søke på kunder både på kundenummer og kundenavn.

Spørsmål Hvordan får jeg tilgang til purreliste? Svar Regnskapsbyrået ditt må krysse av for Innbetalinger fra byrå. Etter at dette har blitt gjort vil du få opp Purreliste som et alternativ i menyen.

Spørsmål Kan jeg sende faktura uten KID? Svar Ja, dette kan du velge i Mitt firma.

Spørsmål Hvor laster jeg opp logo til faktura? Svar Under 'Innstillinger', klikk på 'Mitt firma' og deretter 'Min logo' øverst til høyre.

Spørsmål Hvor endrer jeg teksten vedr. forsinket betaling (purretekst)? Svar Byråbruker kan endre dette under Mitt firma | Byrå.

Spørsmål Kan jeg endre forfallsdato på faktura? Svar Ja dersom fakturaen har status som kladd. Klikk på fakturakladder og endre forfallsdato ved å klikke på kalender. Dette er kun mulig dersom du har angitt fakturadato på fakturakladden.

Spørsmål Hvordan endrer jeg på en fakturakladd? Svar Du kan endre faktura ved på klikke på redigerikonet (pen på et ark)

Spørsmål Ved utsending av fakturaer sender jeg ut en standard mail. Kan denne redigeres? Svar Standardeposten som sendes ut kan dessverre ikke redigeres.

Spørsmål Hvordan legger jeg til vedlegg? Svar Ved godkjenning av faktura er det rullegardinliste der du kan velge å ta med vedlegg

Spørsmål Hvor finner jeg status på sendte fakturaer? Svar Fakturaarkivet viser alle fakturaene som er sendt. Ønsker du kun å se åpne, ikke betalte fakturaer, klikk på Vis kun åpne, til høyre i skjermen

Spørsmål Hvordan legger jeg til kommentarer til en fakturalinje? Svar Bruk vare nr 0 og endre hvor det står fritekst.

Spørsmål Kan jeg opprette en faktura uten MVA? Svar Enten må du opprette egne varer uten MVA eller endre produktgruppe. Hvis ikke, blir det problem i overføring til ERP hvor kontering bestemmes av produktgruppe.

Spørsmål Kan jeg fakturere i andre valutaer enn NOK? Svar Ja, valuta er en tilleggsmodul som må legges til av ditt regnskapskontor.

Spørsmål Kan jeg ha repeterende faktura? Svar Ja, din regnskapsfører må krysse av for dette. Du får da opp et eget valg for Repeterende i venstre meny.

Spørsmål Kan jeg lage tilbud? Svar Du kan lage ordrebekreftelse som PDF-fil under Ordreregistreringen og benytte denne inntil faktura godkjennes og sendes.

Spørsmål:  Jeg skal fakturere på prosjekt og avdeling, men jeg finner ikke valget på ordrelinje. Svar:  For å registrere prosjekt og avdeling på linjenivå, må du markere 'Faktura | Per linje' (under Prosjekt) i bildet 'Ny faktura'.

Spørsmål Hvor mange artikler kan jeg ha? Svar Det er ingen begrensning på hvor mange artikler du kan ha

Spørsmål Hvordan oppretter jeg en faktura? Svar Klikk på 'Ny faktura' i menyen til venstre. Du kan også gå via 'Kunde' og deretter 'Ny faktura' fra kundekortet. Du må opprette kunde og produkt før du kan opprette en faktura.

Spørsmål Hvordan oppretter jeg produkt? Svar Klikk på Produkter i menyen til venstre, deretter Nytt produkt øverst til høyre

Spørsmål  Hvordan oppretter jeg nye kunder? Svar Klikk på Kunder i menyen til venstre, deretter Ny kunde øverst til høyre