Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Resultatrapporten starter på null ved hvert årsskifte. Slik må det være. Men prosjektregnskap er ikke en del av finansregnskapet og kan godt løpe over år dersom dette gir en intern styringsgevinst.

I Visma Business finnes en rutine for å bytte nummer på blant annet kunder, leverandører, hovedbokskonti og produkter.

Det finnes mange grupperingsfelter i Visma Business. En del av dem er tenkt til spesielle formål, mens andre er mer generelle felter som kan brukes fritt. Sistnevnte gjelder for eksempel grupperingsfeltene som kan brukes på kundene. (Gr 1 – Gr 12)

Det er mulig å ha flere nummerserier for kunder og leverandører i Visma Business. Dette er ikke noe man skal ta i bruk uten at det er behov for det, men om det trengs så er framgangsmåten ganske enkel:

En sjelden gang så kan det komme melding om at noe gikk galt under oppdatering av regnskapsbunt.

Visma Business er standard satt opp til ikke å godta bokføring av bilag der beløp = 0. Dette er gjort ved at det er satt kryss i feltet «Må være beløp på bilag» i tabellen Bedriftsopplysninger.

Ved å bruke flere Kontosett kan man i Visma Business for eksempel føre inntekten ved salg på ulike kunder til ulike inntektskonti i regnskapet. Visste du at det er mulig å gjøre det samme for avdelinger, prosjekter og andre ansvarsenheter?

Revisorer eller andre som ha behov for å kontrollere regnskapet kan gjøre dette ved oppslag til systemet. Den foretrukne måten er å ta dette gjennom rapporteringsløsningen som er knyttet til Business. Da enten Visma Rapportering eller OneStop Reporting, alt etter hva bedriften benytter. Begge disse løsningene har tilpassede rapporter/tilganger for revisor.   For andre som ikke benytter dette så må det gis tilgang til Visma Business og evt Dokumentsenter for å få gjort de nødvendige kontrollene. Du trenger da følgende:  Tilgang til lisensen (fås ved henvendelse til kundesenteret@visma.no).  Hvis programvaren ikke er  tilgjengelig - må tilgang gis fra driftsleverandør (ASP).  Brukerdokumentasjon ligger inne i programmet, hjelpefila (F1) samt informasjon på Community, her kan alle få tilgang.    Etter at dette er på plass, trengs det tilgang til moduler, samt adgangsgruppe med kun lesetilgang. Dette er noe din Visma Partner kan bistå med.    Skjermbilde Bruker Revisor NB - for de som benytter VUD - så må bruker oppsettet gjøres der, men har med seg samme valg som via Visma Business   Legg opp en bruker med tilhørende bilder for oppslag - samt moduler for hva som skal revideres - regnskap/ordre                               Bedriftsgruppe Ha en egen bedriftsgruppe som inneholder kun de firma som skal revideres:                           For oppslag mot dokumenter må også revisor brukeren ha tilgang til dokumentsenteret:    

Enhver utskrift i Visma Business kan sendes rett til e-post.

Søkepanelet i Visma Business kan sies å være en avansert form for søkefunksjon som er mer fleksibel enn den blå linja øverst i alle tabeller.

Av og til er det ønskelig å skrive ut det man ser i skjermbildet når man står på en ordre.

Det er fire måte å beregne rente på i Visma Business.

Det kan skje at prisene som ligger i Pris- og rabattmatrisen skal oppdateres. Dersom man ønsker at denne endringen skal ta effekt på ikke effektuerte ordrer, så finnes det en smart måte å løse dette på.

Ved ordreregistrering kan det for eksempel være ønskelig å sette inn en ny linje mellom to allerede eksisterende linjer.

Har du opplevd at det er avglemt å påføre fakturanummer på en leverandørfaktura? Eller at OCR-tolken har tolket feil fakturanummer?

I feltet Bet.frie dager i Bedriftsopplysninger er det mulig å angi at utgående fakturaer ikke skal ha forfall på lørdag og søndag.

Til vanlig er Visma Business satt opp til å matche reskontroposter ut fra referanse. I enkelte tilfeller kan det være hensiktsmessig at reskontropostene automatmatches etter andre regler. I Visma Business kan man – i tillegg til matching ut fra referanse si at poster skal matches etter følgende regler:

Mange er godt kjent med at man kan lagre egne skjermbilder i Visma Business. Men også oppslagsvinduene kan lagres.

I gitte tilfeller er det behov for å avstemme produkttransaksjonene og «bevise» at disse stemmer med det som står på tilsvarende konti i resultatregnskapet.