Brukertips i Visma.net Calendar

Skjule koder for ansatte i Calendar

Finn alle aktuelle brukertips for deg som bruker av Visma.net Time og Absence. Click here for an English version. 

Her kan du lese om hvordan ansatte (og andre tilknyttet virksomheten) kan "bekrefte" sin timeliste. Bekreftelse er nødvendig for at leder skal kunne behandle (godkjenne) den.

Du kan nå enkelt registrere tillegg til lønn i Visma.net Calendar. Systemet leveres med følgende standard koder for tillegg:   Kode Beskrivelse Helligdagstillegg 33% Beregner 33 % av timelønn Helligdagstillegg 133% Beregner 133 % av timelønn Nattarbeid fast beløp Registrer antall - sats må legges på lønnsart Nattarbeid tillegg 50% Beregner 50% av timelønn Timelønn helligdag Ordinær timelønn Utrykningstillegg fast beløp Registrer antall - sats må legges på lønnsart   Du kan opprette flere koder hvis bedriften har behov for dette. Kodene for tillegg finner du i Visma.net Calendar under   Innstillinger | Koder. Merk   Tillegg   under   Kodetyper. Legg til ny kode For å legge til en ny kode gjør du følgende: Velg   Legg til kode. Velg koden du skal kopiere fra. Du bør velge en kode med tilsvarende oppsett som den du skal opprette.      3. Klikk   Lage.      4. I fanen   Vanlig   velger du om det skal være mulig å registrere denne koden kun på en dag eller flere dager av gangen. I feltet   Maks antall   velge             om registreringen skal telle Timer   eller   Antall. Ved tillegg som ikke er basert på timer velger du   Antall.                5.  I fanen  Terskel  velger du hvilken lønnsart koden skal kobles til. I dette bildet kobler vi mot en          lønnsart i Huldt & Lillevik lønn.  Husk at  sats/prosent må registreres på lønnsart. Klikk på          søppelbøtten for å fjerne lønnsarten som          allerede er koblet.     6. klikk deretter Lagre.     Registrere tillegg Du registrer tillegg på samme måte som andre registreringer i i Visma.net Calendar. Tillegg vises i en egen kolonne.

Foreldre kan bruke omsorgsdager hvis de må være hjemme fra jobb fordi de har barn som ikke kan gå i barnehage eller skole på grunn av særlige smittevernhensyn i forbindelse med korona. Du finner mer informasjon om dette på  NAV   sine sider.   Som følge av dette har vi lagt til koden Sykt barn-Omsorgspenger m. legererklæring i Visma.net Calendar  som skal benyttes ved slikt fravær. Koden er gyldig for fravær fra 22.04.20.

Her finner du info om hvordan du kan registrere timer eller fravær på mobil i Visma Employee-appen.

I løpet av kort tid vil vi aktivere funksjonaliteten for å registrere tillegg i Visma.net Calendar. Registrer tillegg i Calendar             Basert på tilbakemeldinger vi har fått fra våre kunder, vet vi at dette er en etterlengtet funksjonalitet som mange av dere har ventet på. Vi vil derfor aktivere funksjonaliteten for alle selskaper.   Med tillegg kan den ansatte enkelt registrere ulike tillegg og få disse utbetalt, uten at det påvirker saldoer for arbeidde timer osv.   Som standard, medfølger en rekke tillegg. Eksempelvis:  Timelønn helligdag Helligdagstillegg 133% Helligdagstillegg 100% Helligdagstillegg 33% Nattarbeid tillegg (fast beløp) Nattarbeid tillegg (50%) Utrykningstillegg    Du kan selv enkelt legge til ønskede tillegg, slik at løsningen blir tilpasset virksomhetens behov.   Tips! Dersom dere har ansatte som har behov for å ha tilgang til ulike tillegg, eller som ikke skal ha tilgang til tillegg, kan dere opprette tidsavtaler, og knytte de ansatte mot dem. Slik oppretter du en Tidsavtale Dersom du har ansatte som ikke skal benytte tillegg, eller som kun skal ha tilgang til å registrere på enkelte tillegg, anbefaler vi at dere tar i bruk tidsavtaler . Merk at de nye kodene for tillegg ikke er tilgjengelig før funksjonaliteten er lansert.   For å opprette en ny tidsavtale går du frem som beskrevet under: Logg på Visma.net Calendar Klikk menyvalget Innstillinger Klikk Oppsett timekoder Klikk Tidsavtale Klikk Legg til tidsavtale Velg Norge som Nivå, og klikk Start med blank Klikk Lage Flytt de kodene du ikke ønsker å benytte over på høyresiden ved å dobbeltklikke på koden. Du kan også markere flere koder og benytte den blå pilen for å flytte markerte koder.     Slik kobler du en ansatt til en Tidsavtale For å koble en ansatt til en Tidsavtale, går du frem som beskrevet under: Logg på Visma.net Calendar Klikk menyvalget Innstillinger Klikk Innstillinger ansatt Klikk Tidsavtale Klikk på den ansatte du vil koble til en tidsavtale Klikk Endre Velg ønsket Tidsavtale fra nedtrekkslisten, og klikk Lagre    

 Når dere skal bruke Time, må firma bruke "Bekreft periode" oppsett i Calendar.

Du kan nå enkelt få en oversikt over gjeldende fleksitidssaldo for dine ansatte.     For å åpne rapporten går du frem som beskrevet under: Logg på Visma.net Klikk på Calendar Velg menybanen Rapporter-Balanser Klikk på Fleksitid Som leder vil du se dine ansatte. Som administrator, vil du se alle ansatte.   Du kan enkelt søke eller gjøre utvalg ved å aktivere filterraden     Rapporten summerer alle registreringer med Fleksitid+ og Fleksitid- fra den ansattes startdato. Merk at også registreringer frem i tid vil bli medtatt.   Rapporten vil bli utvidet med ytterligere funksjonalitet.    

Du må definere en arbeidsflyt i Approval, den forteller regler for hvem som kan godkjenne ansattes timelister.

Ønsker du at ansattes nærmeste leder er den som først godkjenner reiseregninger, utlegg, ferieønsker og timelister? Deretter lønningskontoret (eller omvendt rekkefølge)? Det er en veldig enkel måte å sette opp og administrere en slik godkjenningsflyt,  les mer om det her!      

Synes du egentlig det er styr med at alle ansatte må "bekrefte" sin timelister?  Det er enkelt for leder eller admin å "bekrefte" timeliste for sine ansatte! Enten ansatte som har glemt å gjøre det, eller dere går helt bort fra rutinene om at ansatte selv må gjøre det!   I steden for å ha rutine som sier at ansatte må registrere seg ferdig å bekrefte timelister innen en gitt dato hver måned, så kan dere kutte ut "bekreft"-regimet. Si at alle timer må være ferdig registrert f.eks 1 dag eller 2 etter utløp av perioden. Deretter "bekrefter" admin eller hver leder på ansattes vegne (enkelt! se under) Godkjenning på vanlig måte   Sjekke om alle har bekreftet/"bekrefte" på alle ansattes vegne Klikk på "Liste"-knappen når du står i kalenderen på en tilfeldig ansatt Velg periodens siste dag i skjermbildet under NB! Hvis du skal bekrefte timelister til og med dag i forrige måned,  må du være i kalenderen på aktuell dag i det du trykker på "Liste-knappen"   Du vil se alle ansatte hvor timelisten er "ikke bekreftet" Klikk av checkboks til venstre for knappen "Bekreft timelister"   (se under) Alle personer blir markert - Klikk så "Bekreft timelister"      Les alt om timeliste, "bekrefte", sende til godkjenning, endre   

Her finner du hvordan du registrerer fleksitid i Visma.net Time & Absence.

På koden/lønnsarten står det noe om "innenfor" og "utenfor" skjematid, hva er det?

Guide til hvordan man kan registrere på vegne av mine ansatte i Calendar

Her finner du forklaring på forskjellen mellom oppspart overtid og fleksitid.

Timer må være godkjent før de kan overføres til lønn. Overføring skjer ved å generere en (csv)-fil som importeres i et eget menyvalg i Visma Lønn.

Som leder eller administrator, kan du nå enkelt få en oversikt over ansatte som ikke har bekreftet timene sine. Om ønskelig kan du også bekrefte timene på vegne av den ansatte.     For å bekrefte timer går du frem som beskrevet under: Logg på Visma.net Klikk på ikonet for Calendar Velg en ansatt i ansattlisten på venstre side Klikk Liste Angi cut-off dato for godkjenning av timer. Merk at siste dag i inneværende måned blir automastisk valgt. Huk av for de ansatte du ønsker å goskjenne timelisten for Klikk Bekreft timelister   Tips! Du kan markere alle ansatte ved å huke av i boksen til venstre for knappen Bekreft timeliste    

Beskrivelse av hvordan du kan endre på registrerte timer og fravær

Du vil først få opp en menyen der du som ansatt kan velge; Calendar | Expense | Payslip | Community For å registrere timer, trykk på "calendar".