Bankavstemming UTEN elektronisk kontoutdrag i Bankstyring (Financials)

[#1]

Trykk her for å gå til oversiktsartikkel om bankavstemming.

Bankavstemming går rett og slett ut på å sjekke om innbetalinger og utbetalinger i nettbank er bokført i regnskapet. I del 1 definerer vi relevante begreper og i del 2 presenteres relevant informasjon og dokumenter for avstemming. Deretter gjør vi en avstemming steg for steg i del 3. 

1. Begreps definering

I skjermdump nedenfor går vi i mellom de viktigste feltene ved bankavstemming.

Bilde 1 - Punkt 1 til 9 i bilde er definert i teksten nedenfor

1. Siste avstemmingsdato; betyr hvor langt denne betalingskonto er avstemt
2. Avstemmingsdato; betyr hvor langt vi vil avstemme frem i tid. Med valgene som er tatt her vil vi avstemme fra 1 februar til 28.
3. Vis t.o.m. dato: Feltet styrer hvor langt frem en vil se hva som er bokført i hovedbok (uoppdatert eller oppdaterte bunter)
4. Inngående saldo; er utgående saldo pr 31.01.2018, fra forrige avstemte periode, altså 120 000 kroner.
5. Avstemt mottak: Hvor mye som er avstemt i innbetalinger til en hver tid for denne spesifikke avstemmingen
6. Avstemt utbet: Hvor mye som er avstemt i utbetalinger til en hver tid for denne spesifikke avstemmingen
7. Avstemt saldo; viser hva som er avstemt til enhver tid. Her ser en at den er 120 000, det samme som inngående saldo. Den endrer seg løpende med avstemming. I avsnitt: 3. Avstemming steg for steg og bilde 4 ser du at denne er identisk med saldo, som gir en differanse på null. Med andre ord, hovedbok og  kontoutdraget er avstemt.
8. Saldo: Her legger vi inn utgående saldo for perioden som vi skal avstemme. I dette tilfellet legger vi inn utgående saldo fra bankkontoutskrift den 28.02.2018.
9. Differanse; er en indikator på hva som avstemt eller bokført til en hver tid for betalingskonto i avstemmingsperioden 01.02 til 28.02. Med andre ord differanse mellom "Avstemt saldo" og "Saldo".

2. Utgangspunktet for avstemming; kontoutdraget fra nettbank for periode som skal avstemmes og hva som er bokført i periode

I bankavstemming avstemmer en bank mot hovedbok. Rett nedenfor ser du kontoutdrag for betalingskonto 1920 i perioden 01.02 til 28.02 - bilde 2. Lengre ned ser du bilde 3 som viser hva som er bokført i hovedbok - punkt 10 til 15.

 

 Bilde 2 - Kontoutdrag periode 01.02 til 28.02 for betalingskonto 1920 - 7 transaksjoner

Bilde 3 - Hva som er bokført i hovedbok (ikke oppdaterte og oppdaterte bunter) - seks transaksjoner (punkt 10 til 15).

3. Avstemming steg for steg

Del A: Oppsett 

1. Vi går inn i programmet for å gjøre en avstemming uten elektronisk kontoutdrag. Går til Arbeidsomeråde > Registeringer > Avstemmingsutdrag og velger betalingskonto 1920 som vi skal avstemme.
2. Endrer "Avstemningsdato" til 28 februar i "Avstemmingsutdrag" (punkt 2 i bilde 1) og setter visningsdato til det samme (punkt 3 bilde 1).

Del B: Avstemming

Tar opp "Kontoutdrag" - bilde 2. For å sjekke om alle transaksjonene og saldoer som kontoutdrag viser for periode (01.02 til 28.02) er bokført og oppdatert til hovedbok eller identiske.

1. Sjekker at "Inngående saldo" er det samme både for "Avstemmingsutdrag" (punkt 4 i bilde 1) og "Kontoutdrag" (punkt A bilde 2). Er ikke noe avvik her, 120 000 begge steder.
2.  Sjekker deretter at transaksjon 10, 11, 12, 13 og 14 befinner seg både i "avstemmingsutdrag" og "kontoutdrag". Det gjør de. Disse er da er bokført og oppdatert til hovedbok.
3.  For transaksjon 15 ser du et gult utropstegn helt til venstre i bilde 3. Når en holder musepeker over dette sysmbolen, vises det følgende meldinger "Unreleased documents can not be add to Reconcilation". Transaksjon 15 er altså ført (synlig på avstemmingsutdrag), men ikke oppdatert til hovedbok. Trykk på bilagsnummer 300012 for å oppdater dokumentet til hovedbok. 
4.  Videre ser en ikke transaksjon 16 (bankgebyrer) på "avstemmingsutdrag" men transaksjonene ligger på "kontoutdraget". Disse bankgebyrene må føres i hovedbok. Dette gjør vi ved å klikke på "Opprette justering" i verktøylinje.  Velger posteringstype 3, endrer dok dato til 28.02 og legger inn beløp på 150 kroner for bankgebyrer. Kontrollere at motkonto og kostnadsbærer blir korrekt på føringen. Oppdater avslutningsvis dokumentet til hovedbok.

Del C: Avsluttning

1. Legger inn utgående saldo på 259 400 kroner fra kontoutdrag i felt "Saldo" punkt C i bilde 4 nedenfor.
2. Huker av for alt som er merket i Excel file som avstemt i tabell, slik som jeg har gjort nedenfor i punkt D i bilde 4 . Bilde 4 - Vi ser nå at "Differanse" er null på avstemmingsutdrag - punkt E. En kan da fjerne hake "På vent" og oppdatere "Avstemmingsutdrag". Klikk her gitt at du ønsker å annullere en "Oppdatert" avstemming.