avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn eller registrer en ny bruker

for å automatisk få tildelt relevante områder i Mine områder.

Import av inngående saldo og reskontro

17-07-2018 13:24 (Sist oppdatert 16-04-2019)
  • 0 Svar
  • 3 Liker
  • 2105 Visninger

Denne artikkelen viser deg hvordan du legger inn inngående saldo, og registrerer åpne poster på reskontro. 

 

 

 

A. INNLEGGELSE

A.1 -  Inngående saldo via Inngående saldo skjermbilde

(ved saldo på valutakontoer) 

 

NB: 

Skjermbilde Inngående saldo nuller ut det som ligger i periode 04-2017 (gitt at dette blir satt som import dato) og tidligere perioder. Med andre ord setter dette skjermbilde inngående saldo til og med periode 04-2017. Føringer som ligger på periodene etter dette blir derimot ikke nullet ut. Skulle det ligge noe på fanen Unntak i skjermbilde så betyr det at systemet nuller ut føringer som allerede ligger i systemet i periode 04-2017 eller i andre perioder før dette. Det er derfor viktig å sjekke om fane "Unntak" er blank eller ikke, for å ha kontroll på hva som genereres av føringer når en benytter dette skjermbildet (Inngående saldo)

 

Eksempel på justering: 

Ligger allerede 500 NOK på konto 2000 i hovedbok (periode 4 eller tidligere perioder). Videre legger du inn 1000 NOK på konto 2000 i dette skjermbildet. Skjermbilde vil da generer en hovedboktransaksjon som justere balanse fra 500 til 1000 NOK for denne konto.

 

Eksempel på nulling:

Gitt at du fører kun 0,01 kreditt og debit på konto for hovedbokskonto 7799 (importdato satt til periode 4), vil alt på denne periode og tidligere bli nullet. Skjermbilde vil da opprette en hovedbokstransaksjon som er speilvendt av det som allerede er registret i systemet til og med periode 4 slik at saldo totalt sett blir null.

 

For å bruke funksjonen Inngående saldo må man ha en Excel-fil å importere. Her må alle saldoene stå i en kolonne: debetbeløpene med positivt fortegn, og kreditbeløpene med negativt fortegn. Utover dette må alle kontoene ligge på hver sin linje i Excel-filen, og alle linjene må være tilknyttet en kostnadsbærer. Under ser vi et eksempel på hvordan Excel-filen kan se ut.

 

1.jpg

 

1. For å benytte seg av import av saldobalansen går man til Finans – Hovedbok – Konfigurasjon – Vedlikehold – Inngående saldo.

 

2. Det første feltet som må fylles ut er Importdato, og denne datoen må settes til datoen før første periode man har begynt å postere. Dersom man f.eks tar i bruk systemet 1. mai 2017 må datoen settes til 30.april 2017, og tilsvarende Periode (04-2017). Videre kan man legge inn en Beskrivelse, et felt som kun er til internt bruk.  

 

2.jpg

 

3. Klikk deretter på ikonet for opplasting som vist under.

 

3.jpg

 

4. Klikk Choose file og velg den aktuelle filen som man skal importere. Klikk deretter Last opp.

 

4.jpg

 

5. I vinduet Fellesinnstillinger er det bare å klikke OK for å gå videre.

 

5.jpg

 

6. I bildet som heter Kolonner må man knytte kolonnene fra Excel-filen opp mot riktig kolonne i Visma.net. Dersom navnene er like vil de være koblet sammen automatisk, men er de ikke like må man velge riktig kolonne i nedtrekkslisten til høyre. Når alle kolonnene er koblet sammen kan man klikke OK nederst.

 

6.jpg

 

7. Nå vil alle kontolinjene med saldo legge seg inn under fanekortet Transaksjonsdetaljer. Har man importert saldo på en valutakonto (i dette tilfellet 1940) må man huske å spesifisere både det norske beløpet og beløpet i valuta. Som standard blir begge feltene fylt ut med beløpet som ligger i filen. Videre må man la Velg en behandling stå til Validerdata. 

 

8. Klikk deretter på Behandle alle. Det som skjer da er at systemet går gjennom og knytter data i importfilen opp mot systemet, dvs. konto mot konto og kostnadsbærer mot kostnadsbærer.

 

7.jpg

 

Etter importen skal det generelt se slik ut som vist under. Får man feilmelding kan dette skyldes

  • konto eller kostnadsbærer angitt i filen eksisterer ikke i programmet. Da må disse opprettes først. 
  • kontoen som brukes har en annen valuta enn NOK i kontoplanen. Vi anbefaler da å bruke en annen konto (istedenfor å endre på standardkontoene i Financials). 

 

8.jpg

Til slutt gjenstår det bare å få bokført dette i regnskapet. For å gjøre dette må du først fjerne haken for På vent, og deretter klikke Oppdater.

 

9.jpg

 

Dersom alt er ok vil bilaget bli bokført i regnskapet og man har en inngående saldo på den datoen man har lagt inn. Bilaget finner man igjen under Hovedbok - Arbeidsområde - Registrering - Hovedbokstransaksjoner. Man kan også klikke på linken i feltet Buntnr

 

10.jpg

 

A.2 - Inngående saldo via hovedbokstransaksjoner 

(ved ingen saldo på valutakontoer) 

 

Det er også mulig å registrere saldoen på Hovedbokstransaksjoner direkte. Dette gjøres på Hovedbok  - Arbeidsområde - Registrering - Hovedbokstransaksjoner.  

NB: Har man saldo på valutakontoer (f.eks 1000 EUR på konto 1940) kan man ikke importere dette her. Da må saldoen importeres som vist i alternativ A.1 (se øverst i artikkel). 

 

På Hovedbokstransaksjoner kan man også laste opp en Excel-fil ved å klikke på ikonet for dette. Merk: dette forutsetter at man har en kolonne for tall i debet og en annen for tall i kredit, som vist under.  

 

debet_kredit.png

 

 

inngående_saldo_hovedbok.png

 

1. Velg bilagsarten Inngående saldo

 

2. Sett riktig dato. Denne må settes til datoen før første periode man begynner/har begynt å postere. Dersom man f.eks tar i bruk systemet 1. mai 2017 må datoen settes til 30.april 2017, og tilsvarende Periode (04-2017).

 

3.  Har man Excel-fil, klikk på ikonet for importer (se over) og velg Excel-filen. Klikk deretter Last opp. (Har man ikke Excel-fil kan man registrere debet og kredit-saldoene manuelt og deretter klikke Oppdater). Resten av fremgangsmåten tar utgangspunkt i en Excel-fil. 

 

2. I vinduet Fellesinnstillinger er det bare å klikke OK for å gå videre.

 

fellesinnstillinger.png

 

3. I bildet som heter Kolonner må man knytte kolonnene fra Excel-filen opp mot riktig kolonne i Visma.net. Dersom navnene er like vil de være koblet sammen automatisk, men er de ikke like må man velge riktig kolonne i nedtrekkslisten til høyre. Når alle kolonnene er koblet sammen kan man klikke OK nederst. (Merk: "Debetbeløp" vises med to oppføringer i listen. Velg den øverste)

 

manglende_felter.png

 

 

4. Saldoene er nå importert og det gjenstår bare å klikke Oppdater. 

Får man feilmelding må man rette dette før man kan oppdatere. Dette kan skyldes

  • konto eller kostnadsbærer angitt i filen eksisterer ikke i programmet. Da må disse opprettes først. 
  • kontoen som brukes har en annen valuta enn NOK i kontoplanen. Vi anbefaler da å bruke en annen konto (istedenfor å endre på standardkontoene i Financials). 

 

hovedbokstransaksjon.png

 

 

B. SPESIFIKASJON

B.1. Inngående saldo på kunde og leverandør 

 

Ved innleggelse av inngående saldo kan man kun legge opp en samlet saldo på konto 1500 – Kundefordringer og konto 2400 – Leverandørgjeld. Det er riktignok mulig å registrere fordringene og gjelden på hver enkelt kunde og leverandør ved å føre kundefakturaer med 1500 som inntektskonto og leverandørfakturaer med 2400 som kostnadskonto. Dette gjør at fakturaene  kan bokføres betaling på uten at saldoene på noen kontoer er endret. Har du fakturaer i valuta, se tilleggsinfo nederst i artikkelen.  

 

NB! Det har nå kommet ny funksjonalitet vedrørende innleggelse av kunde- og leverandørforinger i systemet. Går på hvordan du legger inn åpningsbalanse på reskontro uten å oppdatere hovedbok. Tidligere må en føre faktura på konto 1500 (eller 2400), slik som punkt 9 nedenfor under underskriften  "Registrering av reskontro på kunder" viser. En kan nå heller velge å gjøre som nevnt her.

 

B.2.  Registrering av reskontro på kunder

 

Før man kan registrere gamle fakturaer må man aktivere manuell nummerering av faktura. For å gjøre dette, gå til Kundereskontro - Konfigurasjon - Innstillinger - Kundeinnstillinger og klikk på blyanten til høyre for ARINVOICE.

 

11.jpg

 

 

Her huker du av for Manuell nummerering og klikker Lagre og lukk. NB: Husk å fjerne haken etter å ha registrert de gamle fakturaene! 

12.jpg

 

 For å registrere de åpne kundefakturaene: 

  1. Legg først inn fakturanummeret  (nummeret fakturaen hadde i det gamle systemet) 
  2. Velg kunden som fakturaen skal bokføres mot.
  3. Juster både Dato og Periode, slik at de stemmer overens med dato/periode som er valgt på inngående saldo-bilaget.
  4. Legg evt. inn en beskrivelse av bilaget (f.eks "Reskontroføring av inngående saldo") i feltet Fakturatekst
  5. Klikk + under fanekortet Dokumenter for å opprette en ny linje
  6. Legg inn teksten "Inngående saldo" i kolonnen Transaksjonsbeskrivelse
  7. Legg inn 1 i kolonnen Antall
  8. Legg inn totalbeløpet i kolonnen Pris
  9. Sett kontoen til 1500 i kolonnen Konto
  10. Fjern evt. avgiftskode i kolonnen Avgiftskode slik at denne står tom. 
  11. Til slutt klikker du Oppdater som normalt.

Nå vil fakturaen stå bokført og Åpen slik at man kan registrere betaling på denne. 

 

13.jpg

 

 B.3. Registrering av reskontro på leverandører

 

For å registrere de åpne leverandørfakturaene: 

  1. Velg leverandøren som fakturaen skal bokføres mot.
  2. Juster både Dato og Periode, slik at de stemmer overens med dato/periode som er valgt på inngående saldo-bilaget.
  3. Legg inn fakturanummeret på fakturaen
  4. Legg evt. inn en beskrivelse av bilaget (f.eks "Reskontroføring av inngående saldo") i feltet Fakturatekst
  5. Klikk + under fanekortet Dokumenter for å opprette en ny linje
  6. Legg inn teksten "Inngående saldo" i kolonnen Transaksjonsbeskrivelse
  7. Legg inn 1 i kolonnen Antall
  8. Legg inn totalbeløpet i kolonnen Kostnad
  9. Sett kontoen til 2400 i kolonnen Konto
  10. Fjern evt. avgiftskode i kolonnen Avgiftskode slik at denne står tom. 
  11. Til slutt klikker du Oppdater.

Nå vil fakturaen stå bokført og Åpen slik at man kan registrere betaling på denne. 

 

14.jpg

 

C. Fakturaer i valuta

 

Har du åpne fakturaer i valuta må disse legges inn med samme kurs som opprinnelig registrert. Dette for at saldoen i NOK skal bli lik. Financials har automatisk import av valutakurser, og dermed en registrert kurs for den aktuelle dagen (hentet fra den europeiske sentralbanken). Kursen du registrerte fakturaen med i utgangspunktet avviker riktignok mest sannsynlig fra denne. For å enkelt kunne legge inn kursen du selv har brukt må du huke av for Aktiver overstyring av sats på leverandøren. Husk å lagre.

 

overstyring_av_sats.png

 

Når dette valget er aktivert kan du endre valutakursen ved å klikke på kursknappen, under registrering av faktura. Klikk OK når du er ferdig. 

 

endre_valuta.png

 

 

Aktuelt brukertips