Brukertips i Visma.net ERP

I versjon 9.64 har vi lansert en ny måte å søke etter ulike dokumenter på. Den nye søkefunksjonen finner du i mange av listevinduene, og du ser det enkelt av at kolonnene har fått en ny søkeboks under kolonneoverskriften. Eksempler på skjermbilder med ny søkefunksjon er Utgående faktura (AR3010PL), Inngående faktura (AR3010PL), Salgsordrer (SO3010PL) og mange fler. Til og med i egendefinerte forespørsler vil du se den nye søkefunksjonen.   Det nye kolonnesøket erstatter det gamle søkefeltet som tidligere lå øverst til høyre i disse listevinduene. Den nye måten å søke etter dokumenter på lar deg raskt og enkelt selv velge hvilke kolonner du skal søke etter, samt at det går betydelig raskere dersom du har veldig mange dokumenter.   For å søke kan du enkelt markere den hvite boksen under en av kolonnene, skrive inn det du ønsker å søke etter for så å trykke Enter. I bildet nedenfor har jeg i Utgående faktura (AR3010PL) enkelt markert den hvite boksen under Bilagsnr. og fylt ut 0002, samt trykket Enter. Listen vil da vise utgående fakturaer med bilagsnummer som inneholder "0002".    Dersom du trykker på kolonneteksten Fakturanr. vil du kunne endre utvalgsmetode, og for eksempel se på kun fakturaer som starter med "0002".   Etter dette kan jeg også velge å spisse søket enda nærmere, gjennom å for eksempel legge inn "10002" i feltet under Kundenr. Da vil jeg kun få opp fakturaer som inneholder "0002" i fakturanummeret, og som ligger på kundenr. 10002.   I enkelte av kolonnene (for eksempel Type, Status og Dato) vil du kunne filtrere som før dersom du klikker på den hvite boksen under disse kolonnene. I skjermbildet nedenfor har jeg trykket i den hvite boksen under kolonnen Status, og fjernet avmerkningshaken for Åpne fakturaer.    Du kan også enkelt velge å fjerne alle søk/filtre ved å klikke på X-en til venstre for kolonnene.   Eksempel om du ønsker å søke etter deler av en varebeskrivelse: Dersom du ønsker å søke i beskrivelsesfelt hvor det du er vant til å søke etter ikke gir treff fordi beskrivelsen inneholder tekst mellom det du har søkt etter, kan du benytte %. I eksempelet nedenfor har jeg søkt etter "netphone%deksel", og dette gir meg treff på alle beskrivelser som inneholder både "netphone" og "deksel".  

I versjon 9.51 (13. juni 2023) har vi lansert et nytt skjermbilde som enklere lar deg avstemme saldoen på reskontro mot saldoen i hovedboken. Dette gjør det enklere å oppdage løpende avvik og kjapt rette opp i de eventuelle avvikene.   1. Gå til Meny -> Hovedbok -> Vis hele menyen -> Kunde- og leverandøravstemming mot Hovedbok (GL408000).    2. I feltet Kontroll for arbeidsområde kan du velge mellom Leverandørreskontro, Kundereskontro, Leverandør-/Kundereskontro, eller Alle. Hvilke kontoer som dukker opp kommer an på hvilke kontoer som er definert som hva i skjermbilde Kontoplan (GL202500). Les mer om dette her.    3. I kolonnen Avvik har systemet beregnet avviket mellom reskontroen og hovedboken på den valgte perioden.   Finne og rette opp i avvik   Dersom du har oppdaget et avvik mellom reskontroen og hovedbok, anbefaler vi å følge disse stegene:   1. I skjermbilde Kunde- og leverandøravstemming mot Hovedbok (GL408000), gå tilbake periode for periode ved å endre feltet Periode. Målet er å finne hvilken periode avviket oppstår i.   2. Når du har funnet den tidligste perioden med avvik, klikk på avviket i kolonnen Avvik, og du vil bli navigert til skjermbilde Kontoutdrag (GL404000).     3. For å finne hvilken hovedbokstransaksjon det er som skaper avvik bør du gå gjennom bilagene i perioden avviket oppstår i. Det første du bør sjekke er bilag som er ført i andre arbeidsområder enn reskontroen med avvik. For å gjøre dette, klikk på Arbeidsområde, fjern haken for Kundereskontro eller Leverandørreskontro og klikk OK.   4. Nå vises kun bilag fra andre arbeidsområder enn Kundereskontro eller Leverandørreskontro (avhengig av hvilket arbeidsområde du fjernet). Disse må reverseres ettersom de ikke har tatt effekt på reskontroen.  Merk: de må reverseres i samme modul som de er ført. Er bilaget f.eks ført på Transaksjoner (under Bankstyring) må de reverseres der. Se samleside om reversering for mer info. Når dette er gjort skal utgående saldo på Kundesaldo og Kontoutdrag vise samme sum.   5. Bilagene som er reversert i andre moduler må deretter føres på nytt i Kundereskontro.   6. Hvis det fortsatt er avvik i Kunde- og leverandøravstemming mot Hovedbok (GL404000) kan det være behov for å regenerere kunde- eller leverandørsaldoen. Dette gjøres i skjermbilde  Regenerer Kundesaldo (AR509900) eller Regenerer Leverandørsaldo (AP509900).   5. Velg perioden du avstemmer (f.eks 12-2018) og klikk Behandle alle. Merk: denne prosessen kan ta litt tid (skal riktignok ikke ta mer enn 10-15 min).   Hvis du har avvik også etter dette, ta kontakt med din partner for ytterligere hjelp.

I versjon 9.50 (06. juni 2023) har vi lansert en ny funksjon som kan sette opp en sperre mot å føre bilag på reskontro fra et annet arbeidsområde enn Kunde- eller Leverandørreskontro. Dette gir deg mulighet til å hindre differanser mellom reskontro og hovedboken.   I skjermbilde Kontoplan (GL202500) er det nå kommet to nye kolonner; Kontrollkonto for arbeidsområde og Tillatt manuell registrering.    Hvilke kontoer som kobles til reskontro kan tilpasses for hvilken som helst konto ved å endre i feltet Kontrollkonto for arbeidsområde.   Dersom kontoen er satt opp som Kunde- eller Leverandørreskontro og du ikke har satt på haken Tillatt manuell registrering, vil du få en feilmelding dersom du forsøker å opprette et dokument i en annen modul enn Kunde-/Leverandørreskontro som vil føre til føringer på de respektive kontoene.   For selskap opprettet etter 6. juni vil ikke haken Tillatt manuell registrering være huket på. For selskap opprettet før 6. juni, vil haken være på for alle kontrollkontoer.

I Visma.net ERP har du mulighet til å periodisere på kostnader eller inntekter. Dette gjør du ved å først lage periodiseringsnøkler for inntekter eller utgifter, som legges på den utgående eller inngående fakturaen. I denne artikkelen viser vi oppsettet for periodisering av utgifter etter fast periode via en inngående faktura.   Opprette periodiseringsnøkler   Når du skal periodisere i systemet må du først opprette en periodiseringsnøkkel som du kan knytte mot kostnadskontoen din under føring. Denne styrer hvor mange perioder du skal periodisere over og hvilken konto du skal bruke.   Gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Vis hele menyen -> Periodiseringsnøkler     Periodiseringsnøkkel: Her gir du periodiseringsnøkkelen din en kode.   Beskrivelse: En kort beskrivelse av periodiseringsnøkkelen.   Bokføringsmetode: Her kan du velge mellom ulike bokføringsmetoder. For å periodisere etter faste perioder velger du her “Føring jevnt over perioder”.   Bokfør nå %: Her kan du velge en prosentsats som bokføres med en gang.   Start avvik og Fra periode: Disse feltene velger hvordan det skal periodiseres over faste perioder. Start avvik brukes dersom du får en faktura som skal periodiseres fra tidspunktet fakturaen er registrert. For eksempel dersom du får en inngående faktura for husleie i desember, og skal periodisere dette fra januar påfølgende måned, legger du inn 1 i feltet Start avvik. Dersom du for eksempel derimot ønsker å periodisere en faktura i et gitt kvartal, kan du ved å bruke feltet Fra periode velge fra hvilken måned periodiseringen skal starte.    Forekomster: Legg inn antall perioder det skal periodiseres.   Kodetype: Her legger du inn om det som skal periodiseres er en inntekt eller en utgift.   Bruk periodiseringskontoen fra: Her kan du velge hvor periodiseringskontoen skal hentes fra (Periodiseringsnøkkelen eller varen).   Kombiner periodiseringskostnadsbærere fra: Her kan du velge  hvor kostnadsbæreren skal hentes fra (Periodiseringsnøkkelen, den ansatte, varen eller leverandørlokasjonen).   Periodiseringskonto og Kost.b. periodisering: Her legger du inn balansekontoen og hvilken kostnadsbærer periodiseringen skal gå mot.   Under Tidsplan velger du om det skal periodiseres hver periode eller for eksempel annenhver periode.    Under Velg dokumentdato velger du når i perioden periodiseringen skal bokføres.   Knytte periodiseringsnøkkel mot faktura   Etter at periodiseringsnøkkelen er opprettet oppretter du bilaget som du knytter periodiseringsnøkkelen mot. I dette eksempelet oppretter vi en inngående faktura.     Under kolonnen Periodiseringsnøkkel legger du til periodiseringsnøkkelen som du ønsker å benytte. Oppdater bilaget etter at fakturaen er ført ferdig. Bunten som opprettes i hovedboken vil se slik ut:     Det har da blitt postert på periodiseringskontoen i stedet for husleiekontoen i dette tilfellet.   Neste steg blir å oppdatere selve periodiseringen. Dette kan gjøres på 2 måter i Visma.net ERP: Manuelt per periode, eller ved hjelp av en tidsplan som oppdaterer automatisk for deg.   Oppdatering av periodiseringen   Neste steg blir å oppdatere selve periodiseringen. Dette kan gjøres manuelt per periode, men det er også mulig å opprette en tidsplan som gjør dette automatisk for deg.   Gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Kjør periodisering   Dersom du på periodiseringsnøkkelen satte opp at periodiseringen skal skje den første datoen i perioden må du velge første dato for perioden øverst i bildet. Når datoen er valgt vil periodiseringer som forventes kjørt denne datoen komme opp.      For å oppdatere valgte faktura huker du først av i avhukingsboksen før du trykker på behandle-knappen. Dersom du ønsker å oppdatere de andre periodene med en gang må du velge første eller siste dato for hver periode, alt etter hvordan periodiseringsnøkkelen er satt opp. Da vil det komme opp bilag klar for behandling.   Vi anbefaler å sette opp en tidsplan i dette skjermbildet som kjører periodiseringen automatisk for deg.      I vinduet automatiseringsplaner finner du ulike innstillinger for automatiseringen som kan tilpasses etter dine behov og ønsker.   Når automatiseringsplanen er satt opp vil oppdateringen skje av seg selv og du får ingen melding om at dette har skjedd. Du kan ta ut rapporter i etterkant for å se hva som har blitt periodisert og hvordan dette har blitt periodisert. Dette kan du gjøre enten ved å se på kontoutdrag eller ved å gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Periodiseringsplan.   Ønsker du å vite mer om periodisering? Periodisering fra og til dato Legge til periodisering på oppdatert bilag

Denne artikkelen beskriver hvordan du oppretter en periodiseringsnøkkel for datostyrt periodisering, samt legger til denne med fra og til dato på dokumentlinjer.   Start med å opprette en periodiseringsnøkkel ved å gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Periodiseringsnøkler     Legg inn et navn på periodiseringsnøkkelen (f.eks. "DATO") og en beskrivelse (f.eks. "Dato angitt").   Huk av for "Aktiv".   Velg følgende bokføringsmetode: Fleksibelt etter perioder, pro rata etter dag.   Huk av for Tillat avstemming i tidligere perioder   Sett kodetype til Utgift eller Inntekt. I dette eksempelet skal vi legge til periodiseringsnøkkelen på en inngående faktura og velger derfor utgift.   Velg gjeldende periodiseringskonto og eventuelt kostnadsbærer for periodisering.   Lagre deretter periodiseringsnøkkelen.     Periodiseringsnøkkelen kan legges inn på inngående faktura som skal periodiseres. Legg inn nøkkelen på gjeldende dokumentlinjer under kolonnen Periodiseringsnøkkel, deretter en startdato og sluttdato for periodiseringen.   Lagre og klikk på Vis tidsplan.     I periodiseringsplanen som åpnes opp, klikk på Generer transaksjoner for å se hvordan fakturaen blir periodisert utover periodiseringsperioden.   Ønsker du å vite mer om periodisering? Periodisering etter periode Legge til periodisering på oppdatert bilag

Har du oppdatert et bilag og glemt å legge til en periodiseringsnøkkel kan du koble dette på i etterkant. Dette gjøres som forklart i denne artikkelen.   Gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Periodiseringsplan     Fyll inn feltene markert med grønt. Du oppretter nå en periodiseringsplan manuelt. Det er også mulig å kopiere en annen periodiseringsplan ved først å søke den opp i Tidsplannr.-feltet og deretter trykke på kopieringsknappen i toppen av skjermbildet. Deretter limer du den inn i en ny plan som du endrer slik at det blir riktige innstillinger. Når du har lagt inn alle feltene trykker du på lagre-knappen. Da får tidsplanen tildelt et nummer. Så kan du oppdatere tidsplanen ved å trykke Oppdater øverst i skjermbildet. Har du flere tidsplaner du skal oppdatere kan dette gjøres ved å gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Oppdater periodiseringsplaner.     Når du har oppdatert periodiseringsplanen vil periodiseringene komme opp for kjøring.   OBS!  Når du oppdaterte den opprinnelige fakturaen ble den bokført mot kostnadskonto i stedet for periodiseringskonto, noe som skjer dersom du kobler på periodiseringsnøkkelen før oppdatering. Du bør derfor lage en hovedboksføring hvor du fører hele nettobeløpet på fakturaen bort fra kostnadskontoen inn på periodiseringskontoen.   Ønsker du å vite mer om periodisering? Periodisering etter periode Periodisering fra og til dato

Visste du at 90% av alle henvendelser tidlig i et purreløp (som betyr når en kunde mottar en betalingspåminnelse eller et inkassovarsel) er spørsmål om fakturakopi? Kunden finner faktisk ikke fakturaen! Bruker du AutoInvoice og AutoCollect? Nå kan vi hjelpe hverandre ved at vi får tilgang på fakturakopien!  Vi vet at dette sparer alle parter for tid, og fører til raskere betaling av forfalt faktura. Andre fordeler: Vi får tilgang på fakturakopi på saker du har sendt oss for oppfølging med et enkelt tastetrykk i vårt produksjonssystem Fakturakopi på inkassosaken blir tilgjengelig for sluttkunden i vår sluttkundeportal "MinSide" Ved kontakt med sluttkunden bistår vi vedkommende med fakturakopi   Hvordan komme i gang: - Send epost til skysupport@visma.com Skriv organisasjonsnummer og navn på kunden eller kundene (om det er flere klienter): Be om å legge til ny bruker til Visma Financial Solutions i Autoinvoice til aktuell kunde.  Brukernavn/epost må være: svc_autoinvoicevfs@visma.com Brukeren må ha admin rettigheter Tada! Så enkelt og så effektfull!  PS! Lurer du på hva AutoCollect er? Bli kjent med tjenesten her AutoCollect - hvordan fungerer det?

Fra tid til annen kan det være hensiktsmessig å regenerere hovedbokssaldoen. Dette gjør at systemet går gjennom alle bunter og teller opp disse på nytt. Dersom du skal regenerere hovedbokssaldoen er det viktig at ingen andre bruker systemet samtidig, eller at det kjøres noen automatiseringsplaner. Denne artikkelen forteller hvordan man kan sette opp en automatiseringsplan dersom man for eksempel ønsker å regenerer hovedbokssaldoen på natt.   1. Gå til Meny -> Hovedbok -> Vis hele menyen -> Regenerer hovedbokssaldo (ScreenID GL509900)   2. Marker ønsket hovedbok og velg hvilken periode som skal regenereres   3. Klikk på symbolet for automatiseringsplan, og Legg til.     4. Velg Regenerer i feltet Behandlingsnavn. Under fanekortet Detaljer kan du gi automatiseringsplanen en Beskrivelse. I feltet Starter på: velger du hvilken dato automatiseringsplanen skal kjøres. I dette eksempelet er det valgt Utførselsgrense: 1. Dette gjør at automatiseringsplanen kun kjøres en gang.      5. Under fanekortet Tidsplan velger du hvilket tidspunkt automatiseringsplanen skal kjøres, ved å fylle ut feltene Kjør mellom:. Valgene vi har gjort i dette eksempelet vil starte regenereringen klokken 00:00, og siden dette kjøres hver 6. time vil automatiseringsplanen kjøres kun en gang.     6. Under fanekortet Betingelser ligger det betingelser basert på valget om hvilken hovedbok du ønsker å regenerere. Under fanekortet Filterverdier ligger det filtre basert på valget om hvilken periode du ønsker å regenerere. Disse valgene tok du i steg 2.   7. Siste steg er å lagre automatiseringsplanen ved å trykke på lagre-knappen. Automatiseringsplanen vil da starte etter hvilke valg du har gjort under opprettelsen.

Valuta ligger under Finans - Valutabehandling – Konfigurasjon – Innstillinger – Valutaer.

Mange har behov for en komplett oversikt over transaksjoner på alle kontoer for et visst periodeintervall. Denne artikkelen viser hvordan du kan få ut en rapport på dette. 

Mange ønsker å benytte en 13 periode i forbindelse med årsoppgjørsposter. Hvordan opprette dette?

Ved uttak i reklameøyemed, gaver og til privat forbruk skal det som hovedregel beregnes merverdiavgift. Dette skal innrapporteres på egna mva-koder for uttak. Nedenfor har vi utarbeidet et forslag til hvordan dette kan føres.    For uttak til bruk i egen virksomhet hvor det ikke skal beregnes uttaksmerverdiavgift, se dette brukertipset.   Forebredelse: Opprett egen ordretype Vi anbefaler å opprette en egen ordretype for å enkelt skille mellom uttak og andre salgsordre. Alternativt kan ordretype “IN - Faktura” benyttes.    Gå til Meny ->Salg -> Ordretyper (SO2010PL): Åpne ordretypen “IN - Faktura” og kopier denne Klikk + for å legge til en ny ordretype Gi ordretypen et nummer/bokstavkode f.eks “UT” Lim inn ordretypen IN som du kopierte Endre beskrivelsen til f.eks “Uttak” Klikk Lagre   Før uttaket I eksempel under skal det føres uttak på 100 gjenstander som skal gis ut som gave til kunder. Varene har en kostpris på kr 600,- eks mva og en utsalgspris på 720,- eks mva. Uttaks merverdiavgift skal beregnes av omsetningsverdi for varen. Gå til Meny ->Salg -> Salg (SO3010PL): Opprett en ny salgsordre Velg ordretype “UT” som vi opprettet over Opprett gjerne en egen kunde for “Uttak” Legg til vare på linjene Velg “Klargjør faktura” i menyen Behandlinger Dersom det er snakk om ikke lagerførte varer kan du hoppe over opprettelse av salgsordre og gå direkte til Utgående faktura (AR301000) for å legge inn varene.  På fakturaen endrer du avgiftskode på varene til en av kodene nedenfor og setter salgskonto til 3060 - Uttak av avg. pl. Varer 3U - Uttak av varer og tjenester avgiftspliktig høy sats 31U - Uttak av varer og tjenester avgiftspliktig middels sats 32U - Uttak fisk og maritime viltlevende ressurser 33U - Uttak av varer og tjenester avgiftspliktig lavsats Denne metoden kan også brukes ved uttak av varer til bruk i egen virksomhet. Du fjerner i så tilfelle avgiftskoden fra linjene. Legg til en ny linje hvor du korrigerer varekostnaden, slik at det er kostpris på varene som føres mot 3060 - Uttak av avg. pl. Varer. Beløpet skal være negativt og du skal ikke ha noen avgiftskode. Legg til en ny linje for kostnadsføring av uttaket mot riktig regnskapskonto, denne skal være varekostnaden + uttaksmerverdiavgift. Beløpet skal være negativt og du skal ikke ha noen avgiftskode. Oppdater fakturaen.   Resultatet av føringen over er følgende hovedbokstransaksjon:     Ved uttak av lagervarer vil du også få følgende hovedbokstransaksjon:      

Hvordan tilpasse kolonneoverskriftene når man angir et periodeintervall på resultatrapporten