Mine områder

Logg inn Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"
avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Maria Andreassen - Visma
  • 0 Svar
  • 0 Liker
  • 2475 Visninger
Oppsett av en arbeidsflyt hvor avdelingsleder godkjenner sin avdeling, sjef godkjenner avdelingsledere og lønningskontoret godkjenner deretter alle reiser (faglig).

Oppdatert 24.08.15

Se film her.

For å opprette en arbeidsflyt i Approval må brukeren være "System Administrator"

Arbeidsflyten opprettes under "Approval / Innstillinger"

For at du skal kunne opprette en arbeidsflyt i Approval må kostandsbærere være overført eller opprettet manuelt. Kostnadsbærerne vil du finne igjen under "Kostnadsbærer hieraki / Dimensjoner". Flytt de kostnadsbærerne som er relevant for godkjenning over på høyre side.  I dette tilfellet "Avdeling".

Under "Kostnadsbærer hierarki / Roller" definerer du godkjenningsrollene du ønsker å benytte. Vi bruker i dette eksempelet godkjenningsrollen som er standard og oppretter en ny rolle vi kaller "Lønningsansvarlig". 

Under "Kostnadsbærer hierarki / Godkjenner" lager du rollekartet som skal brukes i arbeidsflyten. Her defineres de kostnadsbærerne som angår godkjenningsprosessen. I dette eksempelet bruker vi to avdelinger, i tillegg til at vi oppretter en vilkårlig avdeling. Vi forklarer dette nærmere i neste steg. Stå på "Firma" for å legge til en avdeling, velg så om det skal være bestemt eller vilkårlig avdeling og trykk på "Legg til sti"

Under "Godkjenner for valgt sti" velger du hvem som skal godkjenne for avdelingen. Klikk på avdelingen du ønsker å legge til en godkjenner for, skriv inn navnet i feltet "Godkjenner", velg godkjenningsrolle og trykk på "Tildel"  (i dette eksempelet har leder for Administrasjonsavdelingen det litt spesielle navnet "Avd.leder Adm").

Siden avdelingsleder ikke kan godkjenne seg selv, må vi definere hvem som skal godkjenne avdelingslederne. «Deputy» betyr at personen bare kan godkjenne reiser som ikke kan godkjennes av andre.  Vi kan derfor utnevne sjefen (daglig leder, økonomisjef eller andre) til å være «Deputy» på "Vilkårlig" avdeling. 

Vi kunne ha lagt inn lønningskontor/medarbeider på avdeling "vilkårlig" også, men det enklere å basere dette ved å navngi personen når vi senere skal definere flyten.  

 

Under "Arbeidsflyt" angir vi et navn på arbeidsflyten. I dette eksempelet velger du dokumenttype "Utgiftsrefusjon" og klikker på "Opprett ny arbeidsflyt".

Kryss av for at arbeidsflyten skal være aktiv og velg "Basert på deres rolle i avdeling og prosjekt". Klikk på "Legg til steg".

Angi et navn på steget slik at det blir forklarende. NB! NB!  Haken i "Alle godkjennere må godkjenne for å fullføre dette steget" skal normalt fjernes!  Om du angir at flere kan godkjenne et kostnadsted, må i så fall alle gjøre det om hake er satt. Uten hake er det tilstrekkelig at 1 av dem som kan godkjenne, godkjenner.

"Arbeidsflyten vil feile dersom ingen godkjennere blir funnet" bør stå på. Om ikke vil reisen gå til neste steg om det ikke finnes godkjennere i dette steget (f.eks ny avdeling ingen er definert til å kunne godkjenne). Du kan lese mer utfyllende informasjon om disse punktene her.

Klikk så på rediger ved "Finne etter rolle" og kryss av for "Basert på deres rolle i avdeling og prosjekt" og velg godkjenningsrolle "Godkjenner". Kryss av for at denne regelen alltid skal anvendes og klikk "Lagre"

I neste steg registerer vi at lønningsansvarlig skal godkjenne reiseregninger for avdelingsleder. Klikk på "Legg til steg".  Navngi det. Hva du angir vedr "Alle godkjennere må godkjenne" og "Arbeidsflyt vil feile" vil i dette tilfelle ikke ha noen praktisk benytning.

Klikk på / angi "Bruk listen jeg har oppgitt" og du skal få opp skjermbildet som vist under. Der navngir vi lønningsansvarlig men vi må også angi hvem som skal kunne godkjenne lønningsansvarligs reiser. Det angir vi som et "unntak". I vårt eksempel kan Petter godkjenne alle personers reiser og utlegg, men hans egne utlegg behandles av Therese.

 

Kontrollere oppsettet / ønsket arbeidsflyt:

I rammen under finnes en funksjon som heter "Simulator". En simulator brukes for å kontrollere at arbeidsflyten er satt opp riktig. Du kan kontrollere hvordan arbeidsflyten vil bli seende ut ved å skrive inn navnet på avsenderen og/eller avdelingen. Trykk på "Simuler arbeidsflyt". Som vi ser av dette eksempelet er det Petter Sundy (lønningsansvarlig) som sender reiseregningen, avdelingsleder (Birger) godkjenner før Therese får den i steg 2 som "unntaket" til Petter selv.